电子档案管理基础范例6篇

更新时间:2023-04-19 17:23:16

电子档案管理基础

电子档案管理基础范文1

[关键词]电子档案管理人员;知识技能;分析

一、档案管理基础知识

(一)档案学概论。了解档案的起源与发展,特别是中国档案的产生与发展的历史过程,明确档案的基本含义、本质属性和档案种类的划分等。

(二)档案管理学。了解和掌握以档案收集为重点的档案馆(室)的馆藏建设方法与途径;掌握档案利用的需求和提供利用的原则、方式和方法,掌握档案管理和利用中有关信息的反馈技术和方法等。

(三)档案保护技术学。了解纸质档案耐久性的检测指标及方法,掌握造纸原料质量、纤维质量、造纸工艺与纸质耐久性的关系;了解各种纸质档案字迹材料的主要成份及其作用,掌握影响字迹材料耐久的因素;掌握一般声像档案制成材料的耐久性和保护条件;了解档案馆库温湿度控制的依据,掌握档案馆库内外温湿度变化的一般规律;了解微生物、昆虫、鼠类的基本知识及危害档案的情况,掌握防治它们危害的措施、技术和方法等。

(四)文书学。了解文件的概念,明确文件及公务文件的特点、功能及其表现;划分公文立卷范围和编制立卷类目等。

二、电子计算机应用及自然科学基础知识

(一)自然科学基础学科。学习高等数学、普通物理学、普通化学、电子学、自动化技术等。了解自然科学的基础知识和物质运动规律,掌握工程技术的设计方法,材料的物理化学性质,电子及电路原理等。

(二)微电子技术。微电子技术是微小型电子元器件和电路的研制、生产以及用它们实现电子系统功能的技术专业学科。在这项技术学科领域内最主要的是集成电路技术。微电子技术是随着集成电路技术、特别是规模型集成电路技术的发展而发展起来的电子学方面的分支学科。这门学科是电子计算机技术、通信技术的基础。认真学习微电子技术,就是要了解和掌握电子技术原理,特别是集成电路方面的基础知识,为学习电子计算机和通信技术打好基础。

(三)电子计算机技术。电子计算机是本世纪最重大的发明之一,对人类社会发展有极其深远的影响。电子计算机实际是一种能自动完成信息处理的机器。认真学习电子计算机技术,目的是了解电子计算机技术的发展过程、分类及发展趋势。值得电子计算机的算术基础、数理逻辑、脉冲及逻辑电路、运算方法及运算器、控制器、内存储器及外部设备等,牢固地掌握电子计算机的基础知识和工作原理。

(四)电子计算机软件技术。电子计算机软件是指为了完成电子计算机本身的管理或针对不同的信息处理任务而编制的程序及文档。电子计算机是靠人们把事先编好的程序装进机内之后才能工作,而程序是由程序人员编写和调试。程序人员根据实际需要提出问题,然后确定计算方法,构造数据模型,写出流程图,选择适用的语言,编写出程序并上机反复调试,直到满足实际需要为止。认真学习电子计算机软件技术,就是要了解熟悉电子计算机使用的二进制和其它数制的转换关系、机器语言、汇编语言及各种高级计算机语言等,掌握程序编制的基本原则和方法。

(五)现代通信及电子计算机网络技术。在现代社会中,人类活动所需的各种信息都是依靠以现代通信技术为基础的通信设备来处理、存储和传输的。如果说建立在微电子技术及软件基础上的电子计算机是现代社会的“大脑”,那么由程控交换机、光缆、通信卫星及其它现代化通信设备和电子计算机网络设备交织而成覆盖全球的电信网络,就是现代社会的“神经系统”。认真学习现代通信技术,就是要了解现代通信的工作原理及所需设备的作用、性能及发展趋势,掌握信息存储、传输的方法和技术,为管理电子文件、电子档案打好技术基础。直接管理电子档案的人员,应掌握网络操作技能,要达到国家规定的中级以上水平。

(六)办公自动化(OA)及电子计算机辅助设计(CAD)技术。电子计算机在国家机关、社会团体及生产设计、制造等部门的应用,主要体现在办公自动化(OA)和电子计算机辅助设(CAD)、辅助制造(CAM)等方面,并产生着大量的电子文件。我们掌握了办公自动化、电子计算机辅助设计、辅助制造等基本知识,就掌握了电子文件从产生到运作的过程及规律,便于从电子档案管理角度提出电子文件形成和归档的技术要求。

(七)电子计算机技术在档案部门应用知识。电子计算机在档案部门的应用,正在两个方面迅速地展开:一是为提高纸质等载体档案的管理效率,开发档案信a息资源为社会服务,而大量使用电子计算机技术;二是电子文件归档及归档后形成电子档案的管理,也离不开电子计算机。前者经过多年的实践和推广应用,已被广大档案工作者接受并发展到一定的深度和广度,后者正在起步。学习电子计算机在档案部门应用知识,就是要了解电子计算机在档案部门的应用情况及发展趋势,掌握各种应用的典型范例,熟悉其相应的应用程序等。以便在前人的基础上,更深入一步拓宽电子计算机在档案部门的应用范围。电子档案管理人员的电子计算机操作,应达到国家规定的中级以上水平。

(八)设备维护知识。电子文件、电子档案的管理,涉及很多设备,如电子计算机及外部设备、数字通信的一系列设备、电源设备、调控设备等等。了解这些设备的工作原理并对这些设备进行保养、维修是极其重要的。这不仅涉及到物理、化学、电子计算机技术,而且要涉及到电工、电子学等方面的专业知识。我们对这些知识必须有一定的了解,而且要掌握一些保养、维修设备的实际操作技能。

(九)标准化知识。电子文件、电子档案管理离不开标准化。它涉及到标准制定、贯彻、修订等知识和方法;涉及到电子计算机信息处理、信息技术管理、电子文件生成到电子档案管理的工艺流程、保存条件等多方面的标准内容。了解并制定、完善这些标准,才有可能做好电子文件、电子档案的管理工作。

参考文献:

电子档案管理基础范文2

创建档案信息化“三位一体”建设新模式。“十一五”期间,全省档案信息化建设初步形成了电子文件中心、电子档案中心、数字档案馆建设“三位一体”交互发展的建设格局。在全面推进档案信息化建设的过程中,电子文件中心建设进入了电子政务建设的一盘棋,电子档案中心建设进入了本地社会信息化建设的一盘棋,数字档案馆建设进入了国民经济和社会发展“十一五”规划的一盘棋。

常州市档案局通过自身实践探索,开展了一场档案管理模式的变革——电子文件中心建设,拉开了全国电子文件中心建设的序幕。2007年4月,国家档案局在常州召开“全国电子文件中心建设经验交流会”。常州市作为首家现行电子文件中心作了经验交流并现场演示,电子文件中心建设便在各地相继展开。电子文件中心建设是江苏率先开展的档案信息化建设新模式,目前已建成电子(现行)文件中心60个。全省各地电子文件中心建设已成为本地区政务信息公开场所,为推进档案馆“五位一体”现代档案馆建设奠定坚实的基础。

江苏省电子档案中心建设项目,是按照省政府《关于进一步加强国民经济和社会信息化的意见》“全省基础性、公益性、标志性信息化工程”目标努力构建的。项目较为完整地应用国际标准OAIS的先进理念,按照文档一体化和馆室一体化原则,已基本完成“一库三平台四中心”的建设目标,并在电子档案采集、移交、长期保存和开发利用等方面有所创新和突破,如研制完成与c A认证及数字签名相结合的电子文件采集封装技术;率先应用国家新标准,实施电子档案长期保管格式转换并实现版权机制,保证电子档案的长期有效性;结合国家最新元数据标准研制出台30多种目录数据库结构700多个数据项,研制100多项元数据并应用于软件开发;率先采用微软先进的servlet技术构建“信息平台”,档案信息服务特色鲜明,功能较为强大,页面展示达到国际水准;率先攻克对于省级机关大量非结构化数据采集的难关,基本开发完成可视化采集工具并投入应用,实现了对办公自动化等系统产生的电子公文的可视化采集和电子档案移交。全省综合性档案基础数据库规模已达到12TB左右。

2010年全国《数字档案馆建设指南》,宣贯会在江苏召开。全省各地认真贯彻执行会议精神,紧紧依靠当地社会信息化基础设施建设环境,加强“三网一库”建设,充分利用各种政务网平台、公众网平台以及各类网络资源,以先进的信息技术为手段,集成建设适应数字档案现代化管理需要的应用平台,开发应用符合功能要求的管理系统,推动馆藏档案资源数字化、增量电子文件归档化,在基础设施建设、信息资源建设、应用系统开发和安全保障体系构建等方面,逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。2011年9月,地方标准《数字档案馆建设规程》(DB32/T1892—2011)。2012年2月,省档案局印发了《江苏省数字档案馆等级评估办法》,对全省数字档案馆建设做出规范和要求。同年4月,首家AAAAA级数字档案馆一太仓市数字档案馆诞生。目前苏南地区数字档案馆建设发展形势良好,苏中地区加快推进。

档案数字信息资源建设成绩显著。从1988年开始,全省档案部门就致力于档案目录数据库的建设,2002年《文书档案文件级目录数据库结构和交换格式》(DB32—2002)地方标准,2009年30个专题数据库结构标准。全省各级国家综合档案馆积极开展馆藏档案的目录数据库建设、档案全文数据库和多媒体数据库建设,逐步推进档案数字化建设进程。截止到2010年年底,全省形成各类电子目录1亿条,已划控档案1.1千万条,已对社会开放档案600万条,原文数字化约1.1亿页、照片52万幅、影片音像39万分钟,涉及经济建设和民生专题数据库已达74种。全省包括目录、全文、多媒体等数字档案资源总量位居全国前列。

2006年,省档案局制定了《江苏省档案信息化保密管理办法》,对档案数字化单位和档案数字化进行备案制度,此项工作作为省档案局24项行政权力之一,确保档案数字化工作的标准化、规范化和信息安全。各级国家综合档案馆根据实际情况,制订出切实可行的馆藏档案数字化方案,本着积极、稳妥、实事求是的原则,量力而行,循序渐进,分步实施,在做好鉴定、整理、分类的基础上有序开展馆藏档案数字化工作。各地根据本地实际,多种形式、多渠道地开展室藏档案数字化工作,积极争取领导支持,舍得投入,不少单位和档案馆档案数字化率达到100%,并通过数字档案室系统或电子文件中心等,向同级国家综合档案馆移交具有永久和长期保存价值的电子目录和电子档案全文。

档案信息化标准规范建设初见成效。为深入贯彻《数字档案馆建设指南》,积极开展数字档案馆(室)建设地方标准研制。2011年9月组织制定的《数字档案馆建设规程》、《电子档案基础元数据数据库结构和封装格式》和《档案数字化操作规程》等地方标准由江苏省质量技术监督局。

《数字档案馆建设规程》结合江苏实际,引进国际先进经验和OAIS架构模型,明确了数字档案馆建设基本技术框架,规范了软硬件平台的技术方法和标准,创造性地建立了较为完整的数字档案馆和数字档案室评估体系,制定了详细的评估细则及评分标准,成为全省切实推进数字档案馆建设的依据。

《电子档案基础元数据数据库结构和封装格式》是在国家《电子文件归档与管理规范》、《文书类电子文件元数据方案》、《基于XML的电子文件封装规范》等标准规范基础上,细化研究明确了电子档案基础元数据模型以及涉及公共馆藏和民生的30个基础电子档案专题数据库结构和目录数据格式。该标准通过江苏省电子档案中心的实践,利用信息技术手段,以综合档案信息资源为处理核心,对电子档案信息资源进行收集、管理,传输和提供利用的技术环节和要素进行了全面验证,效果显著。

《档案数字化转换操作规程》充分考虑了国家对档案管理的各项法律、法规规定及国家与行业标准相关要求,明确了纸质档案、录音录像档案、照片档案、缩微胶片档案、实物档案进行数字化转换的操作要求,对原始档案准备、交接、转换设备选择、技术参数设定、存储格式、数据校验等做出详细规定,并且对操作规程、数字化文件存储、数据验收、数据备份、数字化成果管理、安全保密要求等做出了相应规定,通过规范性附录和资料性附录提供档案数字化转换流程等,可操作性和实用性较强,具有一定的前瞻性。

标准的研制与实施,对全省社会信息化和档案信息化工作产生极大的推动作用。通过全面应用国家和地方系列标准,各级党政机关、企事业单位办公自动化系统和相关业务系统中电子档案元数据,市县国家综合档案馆、专业档案馆数字档案馆的电子档案接收与管理系统等将得到有效规范,电子档案信息统一、规范,更加便于交换、传输、管理和存储,较好完成电子文件归档和电子档案向档案馆的移交工作,并以此作为全省各级各类档案馆(室)进行档案数字化转换的基本要求、数字档案馆和数字档案室考核评估的技术标准依据。

进一步加强电子文件归档管理。2005年,根据国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》和国家标准《电子文件归档与管理规范》,江苏省档案局制定了《江苏省电子文件归档与管理办法》,2010年参与制定了江苏省《电子文件管理细则》,始终坚持电子文件管理覆盖所有门类、所有领域和全程管理的基本要求,着力加强本地区进馆单位电子文件的归档、管理、指导、审核和进馆接收工作。各级机关、团体和企事业单位档案部门根据档案管理的基本要求,加强对所产生的电子文件进行全面采集、积累、鉴定、著录、归档,保证本单位产生的电子文件及时、真实、完整、有效地得到收集。

积极开展数字档案室建设,努力推动电子文件管理、档案管理应用系统和办公自动化系统的衔接,加强数字档案室系统的研发和应用,按照文档一体化、馆室一体化原则,取得了较好的成效。

江苏能够在档案信息化建设上取得一定成就,我们认为有一些基本经验。

坚持统筹规划、统一领导。准确把握定位,引领档案信息化建设长期、稳步发展。2004年10月,根据《江苏省信息化建设规划纲要》、《全国档案信息化实施纲要》和《江苏省电子政务建设意见》等精神,江苏省档案局制定了《江苏省档案信息化规划纲要(2005~2010年)》(以下简称《纲要》),引领和推进全省档案信息化建设。《纲要》紧紧围绕全省“两个率先”建设目标,以档案信息化网络建设为基础,以档案资源信息化建设为核心,以深化信息资源开发利用为目标,较快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化进程,全面推进档案信息化建设稳步发展。多年来,在档案信息化建设中,全省坚持纳入规划,有序推进;统一标准,统筹建设;突出重点,分级建设;安全保密,注重实效;引导示范,逐步展开的基本原则,坚持融入社会信息化、依托党委政府系统电子政务建设,坚持科技创新、实施重点项目带动战略,大力加强档案信息开发利用,以提高公共服务能力、服务党政机关、服务人民群众为工作导向,以档案信息网络化建设为基础,以档案资源建设为核心,以深化信息资源开发利用为目标,加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化等,推动全省档案信息化步入一个良性发展的新阶段。2005年,苏州市档案局在市委、市政府及信息办的支持下在全省率先建成市级数字档案馆,建设完成了档案馆管理系统、机关档案室电子文件整理归档系统、现行文件查阅系统和档案局馆内外网站。无锡、常州、扬州、泰州、连云港等市也提出了与电子政务同步建设电子档案中心或数字档案馆的建设方案,得到了各地领导的重视和支持。《纲要》对全省档案信息化建设起到了重要的推动作用。

在“十二五”发展的开局之年,全省继续加强档案信息化规划编制工作,《江苏省档案信息化“十二五”发展规划》已经,提出到2015年,形成结构合理、网络健全、管理有效、服务便利、覆盖全社会的现代档案管理和服务体系,满足档案事业科学发展和人民群众日益增长的档案文化与信息需要,在新的起点上全面推进全省档案事业发展再上新台阶。

坚持科研项目引领信息化建设,成效明显、作用巨大。档案科技创新在全省档案信息化建设中发挥了积极的驱动作用。2004年,江苏省档案局印发了《江苏省档案科技项目管理办法》和《江苏省档案优秀科技成果奖励办法》。至今,全省共有84个项目列入省档案科技项目计划,48个成果评为省档案优秀科技成果。近lO年在国家档案局立项25个,获得国家一等奖2项,三等奖9项,在全国档案科技工作中成绩显著,名列前茅。全省档案科学技术研究在“十一五”档案事业发展中取得了优异的成绩。江苏的档案科技项目研究体现出以下几个特点:一是自主创新,注重科技成果原创性,解决工作中面临的重大问题,创立新的档案管理模式;二是超前思维,准确把握社会转型期档案学理论建设和发展规律,创立新的档案安全监管体系;三是集成创新,有机融合各种先进技术,着力实施信息化带动战略,实现档案事业服务大局、服务民生;四是突出需求,围绕热点和难点,持续攻关,积聚引领档案事业科学发展的科技能量。科技项目提升了江苏的档案科技水平,推动了全省档案信息化建设,实现了以项目带动工作、以科技促进发展的目标。

电子档案管理基础范文3

新型农村合作医疗的档案管理是一项长期而艰巨的任务,目前根据相关调查显示,在农村合作医疗档案管理的过程中存在管理人员对工作不认真,没有认识到有效管理档案对农村合作医疗工作的重要性,而且档案管理人员自身的专业素质和水平以及理论文化水平都存在着差异,因此要加强新型农村合作医疗档案管理队伍的建设,提高管理队伍的专业水平和管理水平,科学有效的进行培训相关的电子管理档案的技术和手段,提高管理队伍的管理能力和水平。另外还可以聘请专家或专业的培训课程,吸收外部有利资源,促进管理队伍整体素质和能力的提高。

二、加强新型农村合作医疗电子档案的规范管理

随着经济和科技的不断发展,信息技术水平也在不断的提高,电子信息技术为我国新型农村合作医疗的档案管理提供了更加科学便捷的管理方式,也适应了新农村合作医疗工作发展的需要,那么在充分利用电子信息技术管理的过程中包括以下几个方面:首先,利用电子信息技术管理档案明确档案管理的职责,促进电子档案管理的规范化和标准化。其次,利用电子管理的技术手段适应新的形势,对档案管理按类别进行划分,保存电子版档案,这样不仅方便查找信息,更加节省人工处理的时间,不断加快推进新型农村合作医疗档案管理的电子信息化建设。

三、改变传统管理观念,提高电子档案的开发和利用率

为了更好的管理新型农村合作医疗的档案,就要彻底改变传统的管理观念,农村合作医疗的档案管理的目的主要是为了更好地开发和利用,而不仅是停留在整理和保存的环节上,档案对于农村合作医疗工作的发展有着重要的意义,有效的电子档案管理有利于新型农村合作医疗档案信息的统计、分类、查找、总结等各项工作的顺利进行。传统的人工收集和整理,一方面浪费了大量的时间,另一方面在查阅资料上也带来了诸多不便,不利于提高新型农村合作医疗档案管理工作的效率,改变传统的收集和管理档案的手段和观念,充分利用电子信息技术,整理和开发档案信息资源,大力开拓新型农村合作医疗档案利用的新途径,不断地吸取外部资源和优势,根据具体的实际情况进行科学整合,促进新型农村合作医疗档案管理的改革和创新,新型农村合作医疗工作创造良好的环境,更好的促进新型农村合作医疗事业的发展和前进。

四、完善新型农村合作医疗电子档案管理的制度

新型农村合作医疗事业与千家万户有着不可割舍的重要关系,尤其是在档案管理工作上,想要更好的发展新型农村合作医疗事业,那么在利用电子信息技术管理档案的过程中,迫切需要完善的电子档案管理制度,有了制度作保障,那么接下来的档案管理工作就会容易很多。完善档案管理制度是新型农村合作医疗工作中的一项重要组成部分,所以我们要对其重视起来,对电子档案管理的权责和管理的程序进行规范化,并且对其有明确的规定,从而使整个新型农村合作医疗电子档案管理的过程形成一个有效的整体,在充分利用先进电子信息技术手段与完善的制度相结合的基础之上,有利于新型农村合作医疗事业的进一步发展。

五、加大电子档案管理的基础设备投入

当前我国科学技术水平不断地提高,促进了新型农村合作医疗电子档案管理的更好更快的发展,但是根据相关调查显示,我国农村合作医疗的档案虽然采用的是电子信息技术的管理方式,但是在基础设备上还急需要加大投入,电子信息技术管理档案的方式是需要一定的基础设备的,例如,电脑、打印机等,那么为了使新型农村合作医疗电子档案的管理更加有效,那么我们要健全和完善电子信息技术的基础设施,这样才能有效的提高电子档案管理效率,为电子档案管理提供一个良好的基础设施环境,更好的促进电子档案管理的发展和进步。

六、小结

电子档案管理基础范文4

系统建设的质量治理框架

档案机构开展信息化工作的质量目标是高效率、低成本地建设一个能够支持现代档案管理业务开展的应用系统。而电子档案管理系统建设能否按照预期计划高质量建成,与参建人员综合能力、基础设施环境、现行法规制度,以及建设过程的规范性和科学性有很大关系,所以从系统建设之初就要明确影响质量的关键要素和质量控制框架。电子档案管理系统建设过程中所依赖的法规政策标准、系统建设需求、建设过程监管、软硬件设施支撑环境,以及参建人员能力和水平,都是决定电子档案管理系统建设质量的关键要素,如图所示。从图中可见,电子档案管理系统建设质量不仅要从最终输出的档案管理系统角度进行衡量,还需要追溯到建设过程中支撑、控制、输入和监管等环节的质量。这是因为电子档案管理系统建设并非一次性的成品输出,而是一个滚动建设和持续完善的过程。此外,多个立档单位与档案保管单位之间的业务协同和数据共享等特点,决定了电子档案管理系统建设的复杂性和特殊性。由此,需要从系统建设的支撑环境、需求输入、制度控制、过程监督、功能实现、系统运行和建设成效等方面进行全过程管理,最终形成一个满足档案机构实际需求的高质量电子档案管理系统。1.环境建设质量治理软硬件基础设施及其网络环境、建设项目资金等,是电子档案管理系统建设的基础支撑和电子档案管理系统赖以生存的生态环境,决定了电子档案管理系统建设成果能否得以使用。网络与软硬件设施,及其运行管理机制,直接影响了电子档案管理系统的功能使用、数据访问和业务开展。当前,网络技术、中间件、存储设施、服务器等基础设施的迭代更新速度很快,要求软硬件基础设施的更新换代需要保障档案系统的功能稳定、安全可用和业务的连续性,环境基础设施的质量治理能力亟待改进。2.需求分析质量治理档案机构及其人员是电子档案管理系统建设的主体,决定了系统建设的方向和目标。档案部门人员根据实际业务需要,提出信息化环境下开展档案服务工作的目标,最终形成系统建设需求,而需求的准确性和完整性直接影响了电子档案管理系统的设计和实施方案,因此档案管理人员的需求分析能力至关重要。通常,需求分析由档案管理业务人员和系统建设的专业技术人员协同完成,而双方在系统建设过程中需要不断地沟通交流,明确潜在需求和需求可能变更的方向。需求的变化和更新是软件系统建设的重难点,由此各方人员在分析系统需求时,不仅应充分理解现有业务活动流程、范围和要求,还应具有前瞻性思维,以发展的眼光来开展需求调研和分析设计,确保系统建设需求能够在较长的一段时期内保持有效。3.制度嵌入质量治理法规政策遵从性是电子档案管理系统建设区别于其他类型信息系统建设的重要特点之一。档案管理机构在开展各类活动时,需要在外部制度的基础上,提炼出本单位应遵循的条款和工作实施的具体要求。而后在电子档案管理系统建设过程中,将具体化的制度要求嵌入到系统中,尽可能实现系统自动化的制度遵从,减少人工参与度,更客观、有效地执行各项法规、政策、规范和标准。这就要求电子档案管理系统建设的相关人员熟悉并深刻理解各个层级制度中约定的各项要求,研究其应用场景及其间的关联关系,制定切合本部门业务活动的各项制度。同时还应借助监管手段和各种技术方法加强制度执行的质量,督促和检查制度执行过程中的漏洞与风险,并持续改进。4.过程监管质量治理电子档案管理系统建设是一项复杂的信息化系统工程,对其建设过程的监督和管理是保障质量的重要措施。档案信息化建设工作通常会采取政府招投标和政府采购等方式来选择供应商,并委托第三方机构(承建方)来完成电子档案管理系统建设的具体任务。承建方负责方案设计、系统开发、环境部署与集成调试;建设方负责全局规划、整体设计、资金筹措、明确需求等重要工作。对于电子档案管理系统建设的可行性研究、方案论证、系统设计、设备采购、软件开发、数据处理和系统测试等各个阶段,承建方和建设方均应采取过程质量控制方法,检验各自承担的任务,同时监督对方的工作。必要时还可引入第三方监理公司来协助建设方对电子档案管理系统建设的进度、成本、目标、任务、范围,以及合规性和有效性等进行检查。由此监理方的质量检查、风险控制、发现问题和诊断能力成为影响电子档案管理系统建设质量的重要因素。5.功能实现质量治理电子档案管理系统建设的一个重要的显性成果就是将档案业务融入信息系统的电子档案应用软件系统,作为档案部门及其人员开展业务活动的网络化工作平台,其功能的完整性、流程的合理性、数据的规范性是助力档案人员开展各项业务工作的重要保障。与一般的应用软件系统相比,电子档案管理系统的质量除了实现基础的系统管理功能以外,还具有档案业务的法规、政策和相关标准强执行性等特点,需要有标准符合性的质量检查。因此,电子档案管理系统的设计与开发需要深入了解档案业务事项、办理流程及其政策、规范要求,才能保证系统功能完整、流程合理且数据规范。6.运行维护质量治理以往的烟囱式、自给自足的建设模式正在逐渐被淘汰,而共建共享成为新的系统基础设施部署的共性特点。许多省级综合档案馆统一建成了区域性的数字档案馆基础设施运行服务平台,采取了海量存储、云计算的虚拟服务模式。云计算的IT集约化服务模式在统一规划、资源租赁、平台支撑和应用共享等方面具有较高的统筹性、规范性和专业性,但对各档案管理机构而言几乎是个“黑盒子”,即档案人员只需规范地按照操作规程使用,无需关注其背后复杂的技术方案和实现原理。一方面,这有助于档案人员集中精力钻研档案管理业务、提升档案信息服务;但另一方面,由于档案人员缺乏技术知识,对外包服务的监管和控制将成为提升电子档案管理系统质量的一项重要任务。7.应用成效质量治理按时完成建设工作,并顺利通过项目验收、保障档案人员能够基于应用系统开展档案工作,是电子档案管理系统建设的标志性成果。系统建设不仅要保障建设方获得一个高质量的电子档案管理系统,而且还需要承建方能够在建设成本范围内取得良好的信誉,积累经验和获取收益。因此,衡量电子档案管理系统建设质量,需要从建设工作成效多方面进行检查评估。近年来,“以评促建,以建促用”的电子档案管理系统治理理念和方法已经在我国各级各类档案管理机构得到很好的推广和应用,使建设方、承建方、监理方均能各尽其责、获得最大的收益和顾客满意度。

结语

电子档案管理基础范文5

[关键词]高校;学生档案;数字化建设

随着计算机网络技术的发展,档案管理逐渐由传统的手工管理向网络化管理转变。学生档案从建档、保存、查询、利用和档案邮递等过程都发生了质的变化。构建一种适合高校学生档案数字化管理的新方法,以解决传统学生档案管理中存在的问题,是当前高校档案工作急需解决的实际问题。

一、高校学生档案数字化建设工作的背景

1.2008年教育部、国家档案局联合颁布了《普通高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)。它是指导新时期高校档案工作科学发展的法规性文件。本办法将学生在校形成的文件材料纳入归档范围,而且单独设类,彰显了以人为本和重视民生的档案理念。

2.高校档案工作的重点一是管理,二是服务。而要提高学生档案管理工作水平,计算机网络化管理是关键;档案工作服务创新是从事档案工作的理论基础和行动指南,我们要在新的机遇条件下,结合高校学生档案工作的实际情况,用创新理念服务于高校各项工作。

二、高校学生档案数字化建设保障体系

高校学生档案数字化建设是一项复杂的系统工程,涉及档案学、软件科学、信息管理等多个领域,需要学校各个部门的共同参与。

1.前期准备阶段。这一阶段主要分析学生档案信息化管理项目的可行性、项目投资收益比、项目的主要功能、学生档案信息数据库的选择及相应基础设施配套情况、学生电子档案接收范围、接收源等。并合理规划项目各阶段的目标及完成任务,组织专人负责各阶段,并通过招投标筛选出最合适的合作伙伴。

2.基础设施建设。高校学生档案数字化基础设施建设是高校档案信息建设的基础,主要由硬件设备、软件系统和校园网络组成。在硬件方面,主要有计算机、打印机、扫描仪、存储设备及其它必要组件。软件系统主要指档案信息系统,该系统除应具有收集、管理、保存和利用等功能外,还应能实现公告、权限管理、元数据管理、安全管理等功能,以确保学生电子档案的真实性、完整性。网络建设主要包括基于局域网的档案管理平台,基于校园网的学校平台和基于互联网的公众平台,统一各部门之间管理软件数据接口,以实现学生电子档案的收集、保管、利用,最终实现学生电子档案资源共享。

3.基础业务建设。学生档案数字化建设基础业务主要包括两方面:一是传统学生档案的数字化处理,即将已保存的学生实体档案通过扫描仪电子化;二是学生档案的数字化管理,主要涉及学生电子档案的生成、接收、传递、保存和查询利用。首先,对原有馆藏的学生纸质档案,学校应通过前期调研、规划,制定符合本校的数字化加工方法进行数字化;其次,对正在形成的学生电子档案,各高校应根据自身实际情况,结合已出台的国家相关标准,积极制定适合本校的学生电子档案归档标准,明确学生电子档案的数据格式、收集范围、接收规范等内容。

4.保障体系建设。学生档案数字化管理的保障体系离不开人力、物力、财力的支持。高校领导要给予重视,将档案信息化建设列入议事日程。加强对档案信息化建设的财政支持,保证高校档案机构购买和配置档案信息化所需要的硬件和软件设施。加强档案信息化人才队伍建设,一方面解决档案部门人员编制少的问题,增加新员工。另一方面定期对馆内人员进行业务培训,切实提高学生档案工作人员的管理水平。

三、高校学生档案数字化形成过程

1.调出学生档案。对学生档案拆分和登记。根据各高校档案信息化程度和实际情况,按批次调阅档案,以专业和班级为一批,填写档案借阅登记表。对于不同类型档案的特点采取不同的拆分办法,并不能损坏档案,以确保学生档案的原始性。

2.学生档案扫描。针对不同档案的特点,采用不同的扫描方案。对于纸质较差、字迹不清的学生档案,采用平板扫描仪,轻拿轻放;对于学生设计的图纸档案采用图纸专用的工程扫描仪;对于纸质较好且量较大的学生各种证书档案可以采用高速扫描仪。

3.学生电子档案保存。按照档案管理系统对学生电子档案技术规格的要求命名文件名,保存扫描文件,修复编辑学生电子档案。对已经保存的文件进行纠偏、去污、拆边、对比度、亮度等处理,确保文件清晰、端正、干净。

4.学生电子档案识别。对于文档类学生电子档案,通过图文扫描系统编辑后导入数据系统识别,识别后的文件按照学生档案管理要求生成双层PDF文件。

5.学生电子档案质量检测与分类。对于扫描且编辑完成的扫描件,依据学生档案的个人信息,按照高校档案管理系统的要求,制作档案导入系统模板,著录档案相关信息,同时检查是否有漏扫或档案不完整的现象,确保档案目录数据分类与档案扫描文件的一一对应。

6.学生电子档案导入高校档案管理系统,归还档案。扫描且检查合格的学生电子档案,按照高校档案管理系统的要求导入高校档案管理系统,确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确,使加工扫描成果在高校档案管理系统中有效检索和显示。按照档案原貌封装档案,档案归还后上架,同时要把当期完成的电子档案备份保存。

总之高校学生档案是高校档案馆藏的重要组成部分,加强高校学生档案数字化管理,使之与高校办公自动化形成一个有机整体,将学生电子档案生成与归档相连接,提高学生档案归档率,使查询者不局限于学生档案室。通过网络实现远程传递、异地处理、网内共享和实时归档,这样就会让学生档案最大程度的发挥作用,体现以人为本的思想,为用人单位和学生提供更好的服务。

参考文献:

[1]《中华人民共和国档案法》

[2]《普通高等学校档案管理办法》(国家教委27号令)

[3]金波.论数字档案信息资源建设[J].档案学通讯,2013(5):45-48.

[4]秦芳远,刘环琼等.办公自动化环境下学生档案数字化管理的研究[J].数字兰台,2012(5):20-21.

电子档案管理基础范文6

大数据时代,我国档案部门迅速掀起了研究大数据的热潮,大数据、档案信息、大数据档案等概念在学术界反复地出现。那么,大数据时代如何应对档案信息化管理工作呢?

【关键词】

大数据时代;档案;信息化管理

当今时代是信息化迅速发展的时代,信息是当今社会发展的不可或缺的战略资源。近年来,随着互联网和物联网技术在中国的快速发展和广泛应用,不同作用的海量信息衍生出巨大的数据量,最终形成了信息量暴增的大数据时代。自从大数据的理念提出后,我国档案部门迅速掀起了研究大数据的热潮,大数据、档案信息、大数据档案等概念在学术界反复地出现。那么,大数据时代如何应对档案信息化管理工作呢?

1筑牢档案管理基础

为更好地做好档案管理的基础工作,各单位要加强单位内部各类档案搜集、管理部门之间关于档案管理的沟通协作。要对档案员进行严格规范和约束,督促其切实履行好职责,高标准做好档案管理工作,例如档案搜集、分类、鉴定、整理等工作,同时,也要增强档案员的服务意识,提升其服务水平。在高度重视的前提下,还要对其进行有效的、全方位的监管,确保档案管理工作的准确性、全面性、及时性。此外,档案管理部门应加强与单位内部其他部门之间的沟通与协调,及时准确地将搜集处理好的档案资料提供给单位内部所需要的部门,为其业务工作或制定工作目标提供参考,充分发挥档案在业务工作中的基础性作用。

2实现档案管理数字化

为加强档案管理,提高档案资料利用率,使档案更好地为业务工作服务,各单位应对现有档案管理和服务模式进行改革创新,不断实现档案管理的数字化,争取实现档案管理质的改变。在原有纸质资料的基础上,把大数据时代的技术优势应用于档案管理工作中,对纸质资料进行整理、编号、储存,将档案资料进行电子化处理,建立信息化数据库,不仅方便了档案查阅利用,也节省了大量时间,既能提高档案员的工作效率,减轻了其工作负荷,还提高了档案的利用效率。

3抓好电子档案归档工作

做好档案管理的基础工作的同时,必须要做好以下三点:一是要做好现阶段电子档案归档系统与办公系统的融合,加强电子公文流转系统的全程控制,按照公文起草、签发、拟办的过程存储形成的电子档案,确保公文类电子档案内容齐全。对于专业类电子档案,应由国家档案局会同专业部门,分门别类制定有关专业类电子档案数据标准,确保专业类电子档案的系统配置、标准规范的尽快落实。二是要制定档案数字化计划,要着眼未来档案工作发展需要,制定符合实际的档案数字化计划,并按照有关技术规范统一数据标准。三是要瞄准大数据时代电子档案归档工作的需要,研究数据资源采集、管理、、分析、利用的数据平台模型,满足电子档案归档及管理的需要。

4强化档案干部队伍建设

大数据时代,要全面提升档案工作人员的综合素质,使其不仅要有熟练的计算机基础,掌握计算机系统和网络安全防护知识,以确保档案资料的完整性和安全性,更要有深厚的档案专业知识。为此,各单位应该注重培养可以可以服务于网络开发和数据分析人才、系统设计与分析人才;要重用严管档案工作人员,建立科学的档案管理工作用人晋升提拔机制,积极引进高学历、高素质人才,不断优化档案队伍,确保队伍稳定有力。要定期对档案工作人员进行有针对性的专业培训,如继续教育、专业学历教育,学历培训等,确保档案工作人员持证上岗,切实承担起对档案的保护管理责任。档案工作人员要加强学习,坚持接受信息化技能、档案专业知识及管理工作培训,进而加大培养档案工作人员良好的工作作风和创新意识,不断提高档案工作人员的政治素质、业务素质和管理水平,建立复合型档案管理队伍。

5加强档案管理软硬件建设

各单位要切实加强档案管理的软硬件建设,为档案信息化管理提供新载体。具体要做到以下几点:首先,加大对档案管理工作基础设施的投入力度,对现有基础设施加以升级或更换,确保能够满足档案管理信息化建设需要;其次,加大对现有档案管理工作人员培训力度,通过外派学习、视频教学、网络会议等多种手段对档案员进行专业化、信息化及服务意识等内容的培训,全面提升其综合素质;再次,要适当提高档案管理工作人员的任用门槛,积极引进专业化、高素质人才,聘用更多经过专业培训的档案管理工作人员,以便对现有档案工作进行信息化管理方向的创新和转变。

6创新档案管理制度

各单位档案管理部门要结合本单位实际情况和大数据时代背景,进一步修订完善现有的管理机制,不断创新档案管理制度。按照《电子文件归档与电子档案管理办法》精神,及时、全面制定适应信息化建设的各项档案管理制度,进一步健全完善档案管理业务流程及技术规范,以确保电子文件和电子档案的安全性与完整性;同时,要进一步统一档案整理、统计、服务等管理标准,切实实现档案资源共享,进一步使档案管理更加标准化、规范化。

7制定数据管理体系

大数据时代,任何一个单位都要面对海量数据,而且数据的格式是多种类型的,如果没有一个统一的数据管理体系,很难做好数据的采集、利用工作。因此,档案部门要着眼于大数据时代档案工作的发展需要,积极与信息化统筹部门合作,制定各种数据的管理体系,对于各行业产生的数据格式、元数据进行规范,确定数据的种类,构建数据检索系统,为大数据时代的档案管理打好基础。

8结语

在大数据时代的发展背景下,档案资料信息化管理已成为时展的必然趋势。各单位要客观分析大数据时代给档案工作带来的机遇和挑战,同时,要针对档案工作面临的问题认真查找改进措施。只有这样才能够把“死档案”变成“活资源”,更好地为经济发展和现代化建设服务,进而真正发挥以史资政、服务大局的作用,也只有这样,档案管理工作才能更加规范化、专业化、信息化,档案事业才能与时俱进,发挥更大作用,作出更大贡献。

作者:李兰兰 单位:新疆维吾尔自治区特种设备检验研究院

参考文献: