知识管理下事业单位档案管理策略探讨

2022-09-21 16:39:19 来源:写作指导

知识管理下事业单位档案管理策略探讨

摘要:本文就知识管理视角与事业单位档案管理之间的联系作出阐述,探讨事业单位档案管理的必要性和关联性,进行基于知识管理视角下事业单位档案管理的策略分析,旨在不断提高事业单位档案管理的工作质量。

关键词:知识管理;档案管理;事业单位

在新时代背景下,档案管理作为事业单位一项重要组成部门和工作内容,应将知识管理工作及时纳入事业单位档案管理的各项统筹中来,在档案管理中不断优化创新工作模式,在实践中探索出一条以专业技能为抓手,更好地完成事业单位档案建设的道路,从而大大提升档案管理的质量和效率。

一、知识管理与档案管理之间的内在联系

(一)两者存在的联系是普遍的

所谓知识管理就是在一整套知识体系中,通过将知识由量化变为质化的一个过程,让整个知识体系不断吸收新知识,将知识加以整合、分享、创造、存储和提取,形成一整套的知识体系循环,这样一个知识体系的循环可以不间断地对所学知识产生反馈,从而达到不断学习、不断积累的目的。知识管理是建立在以信息化技术为基础之上的,性质为应用性知识,最本质的特点就是具有创新的灵活性,在灵活性中找寻知识规律,在实际工作中能够更好地掌握规律并利用规律,进而不断实现知识管理的重要性。当今我国对知识管理这一专业性概念越来越重视,知识管理的主要研究方向是建设出一个完整的信息管理体系,以对知识的挖掘和对人力资源的利用为探索方向,通过多年研究和实践我们不难发现,传统的知识管理模式不能很好地适应知识管理的发展。因此,在问题的基础之上,应采取有效的信息管理模式来促进知识管理模式的升级。知识管理从字面意思上来讲,和档案管理并无太多联系,但是我们分析其实质意义和应用实践,不难发现,其最终的目的是一致的,它们都是为了给社会大众和政府机关的管理工作来进行服务的。

(二)两者之间的相互融合

在档案管理实际过程中,很多的操作过程和最终达到的目的相似,都是帮助档案管理人员在日常工作时摄取专业性知识,最终目标就是开展档案管理知识内容的管理和检索,其实际操作的对象都是档案。知识管理和档案管理之间采取的信息化手段类似,操作流程都是趋于规范化和系统化,在集中化处理信息的时候,都是通过筛选、加工、存储、调取为大致流程,加工后利用有效信息进行存储,根据实际内容的需要定向筛选。综合以上阐述,我们可以大致认为档案管理和知识管理之间有内在联系和互通性,也可以说知识管理包含档案管理。知识管理从内涵意义上来讲,由社会的知识体系、组织的管理体系和科学的机构体系三个有机部分结合而成。在具体实践中,我国大部分事业单位都不能很好地具备上述三者之间的关系,所以我们需要对知识管理和事业单位档案管理进行深入的研究,并拿出具有可操作性的方案。在事业单位的档案管理中,档案管理人员对档案知识和知识管理的理解及运用较为固定,在档案管理的实际工作中不能很好地区分内容和管理形式,与理想化的知识管理下的档案管理有较大差距。

二、在知识管理视角下档案管理的策略方法

(一)用规范和标准来约束事业单位档案管理工作

在传统的事业单位档案管理中,是以实体档案为对象来进行工作的,以档案的管理和储存为主要工作。在当今社会信息化的背景下,事业单位档案管理工作应该向着信息化、智能化标准迈进,充分利用科技电子信息带来的便利条件,不断提升事业单位档案管理的水平和模式。要加强信息的共享化,也就是档案信息的共享化,将功能设计充分展现出来,完善档案管理体系的建立。与此同时,应及时谋划一系列符合信息化标准的管理实施办法,提升档案管理的规范化和制度化,用标准和制度来约束档案管理人员的行为。要严格遵守本单位和国家标准,规范化录入信息,包括字体、格式、文字的录入等。在档案数据中要根据相关标准来建立和管理,软件的升级和硬件的日常维护,同实体档案相对接,彻底实现事业单位档案数据的规范化和共享化。最后,事业单位档案管理人员要严格遵守相关保密规定,对档案的内容进行保密。

(二)推广信息化档案管理平台的建设和使用

在事业单位档案实际工作中,档案管理人员应该提高责任意识,把档案管理工作作为服务群众的目的,更好地为档案使用者服务,因此,档案管理人员必须转变服务和管理观念,做好自我价值观的客观定位,把服务意识放在前排。在面对客观问题时应发挥主观能动性,要研究如何将档案管理平台信息化进行宣传推广,以此来减少工作时所带来的问题,如因为信息平台跨越不对等,在档案管理储存时丢失信息等。档案信息平台的建设方案要做到统筹兼顾,既要考虑到信息平台使用者的需求,也要兼顾档案信息平台被服务者的相关诉求。在档案信息平台建设初期,要做好设计方案,重点是不断调研和听取使用者和被使用者提出的建议,完善服务功能,在信息系统的基础功能之下,尽可能完善拓展相关功能。只有将信息平台建设好,才能更好地为大众服务,才能为事业单位档案管理提供便利。档案信息平台的设计者应充分考虑现代社会大众对事业单位档案管理的需求和对科技的衔接,设计者应考虑将5G互联和5G云盘的热门功能镶嵌在事业单位档案管理系统中,通过运用大数据检索和大储存的功能来设计,尽可能减少硬件的增加,减少维护费用,在考虑系统便利的同时也要想到后期维护升级等问题。在档案管理平台的推广上要大胆创新,组合新型宣传推广模式,把实用角度和服务角度更多倾向于被服务者,做好服务工作,提高档案的使用效率和工作效率。

(三)加强档案管理工作的软设施

所谓档案管理工作的软设施就是以服务和高效为目的,在共享信息的框架内做好服务和共享。每个事业单位的特色和行政职能不尽相同,但是在事业单位档案管理的大系统下又是互通的,必须要找到各个事业单位的共同点,打消档案管理中各自为战的想法,利用设备设施、软件升级换代的方法,将基层单位的档案管理功能相互融合和互通,这样才能充分发挥其相关特点,产生正面积极的作用。首先,事业单位应该按照有关标准配备硬件设施,包括计算机,服务器,云智能等,通过智能数据互联来实现信息共享。其次,事业单位还要切合自身实际不断优化升级软件,根据档案管理人员的实际工作,参考被服务人员对档案信息的需求为前提,把软件升级作为支撑,查缺补漏,增添新的功能,更好地为档案管理做出贡献。最后,事业单位信息部门应该开发出一整套智能性高、安全性稳定的档案管理操作系统,以档案管理的实际需要进行有效整合,构建一体化档案管理大格局。围绕信息共享的原则,加强信息化安全保障工作,建议相关职能部门建立一整套信息安全保障系统,以便于保证档案信息的安全可靠稳定。

(四)不断优化事业单位档案管理信息的利用率

为不断提高档案管理工作中档案信息的利用率,要对档案信息进行有效整合,再对档案进行分类管理。按照相关规范化流程进行修改和编辑,去掉重复、模糊、错误的档案信息,根据档案内容的性质进行整合分类,以便于在查找和检索时最大程度上节约时间,为档案使用人员提供更优质的服务。在档案的编写和研究时,要立足于创新。在创新的基础上立足于一个中心点,这个中心点就是加强阅览服务的用户体验,这就需要对档案进行第二次乃至第三次的加工和处理,在处理和加工档案信息的同时要体现人文关怀和实施便利的功能。档案管理工作的服务水平直接影响档案管理工作的好坏,这是对档案管理工作的提档升级,也是提升档案管理工作效率的体现。紧紧围绕以服务为中心的大局意识,为档案的使用者提供优质便捷的服务,档案管理人员可以集思广益,通过开展多种有效形式提高档案利用的服务质量和利用效率。在新时代的大背景下,人类的发展进步已经由传统进入到信息化时代,在事业单位档案管理的进程中,知识管理的运用对档案管理水平的好坏起着重要作用。因此,必须加强事业单位档案管理信息化、智能化的管理水平,不断提高工作人员的综合素养,转变工作方式,不断大胆创新,在符合实际的条件下引进一批档案管理的专业人才,在专业化和信息化的脚步中立于不败之地,为事业单位档案管理工作信息化提供智能保证,只有这样事业单位的档案管理工作才能产生客观的效果和预期。

作者:樊景宝 单位:通榆县劳动人事争议仲裁院