摘要：本文以企业档案信息资源建设为主题展开论述，首先对企业档案信息资源建设的现状进行了分析，然后以此为基点，从多个角度入手对企业档案信息资源建设的原则和对策进行分析和探讨。
关键词：档案信息资源建设；原则；对策
一、引言
企业管理离不开有序的档案管理，它可以让企业运行更加高效。技术的不断进步与突破，让我们身处信息化时代的21世纪。那么，企业要想符合时展步伐就必须要将信息化技术融入档案管理工作。企业档案信息记录着企业的发展历程，为企业管理各项工作的开展，提供了强有力的信息支持，所以，在企业档案信息资源建设中，要遵循一定的原则，而且针对档案信息资源建设中存在的问题制定积极有效的应对策略。
二、企业档案信息资源建设现状
（一）没有充分利用数据库功能
随着社会经济的快速发展，现代企业的规模也在不断扩张，企业生产、管理模式也发生了一定的变化，但是，企业在不同时期所建立的企业档案信息资源还存在不完善的地方，如档案信息资源不完整，缺乏必要的连贯性。究其原因，主要是因为企业的相关工作人员在建立档案数据库的过程中，没有按照相应的企业标准和国家标准严格执行，这样不仅会造成档案信息缺失和缺乏连贯，而且很可能会造成档案信息缺乏真实性，进而影响到企业决策。由于档案数据库缺乏完善，企业管理人员在工作开展过程中，无法及时得到信息支持和服务，最终导致工作效率严重下降，进而影响到企业的运营发展。
（二）企业电子文件信息的采集和利用有待开发
传统的企业档案信息储存主要以纸质的形式完成，但是，随着信息技术的发展，企业档案信息的内容以及信息载体都发生了很大的变化，现代企业在长期的运营管理过程中，会出现大量的文字、图像、声音等信息，而此类信息的储存和管理必须利用计算机系统来完成，所以，现代企业的档案管理都已经引进了最新的信息技术。虽然现代企业已经实现了办公自动化以及电子文件搜索等目标，但是在利用信息技术进行档案管理时，信息安全保障工作仍然有待完善。
三、企业档案信息资源建设原则
（一）严格遵循国家规定和有关标准进行档案信息资源建设
建设企业档案的全部信息体系对企业的发展具有积极的作用，能让企业的各项工作顺利开展。那么，最大限度的保证工作效率和信息的准确率就必须要符合国家的规定标准范围。建设的过程中，不折不扣地依照程序操作以让建设企业档案信息体系地工作顺利进入正轨。如此一来，在需要调用信息时候会更加从容高效。然而，由于企业性质地不同，在具体建设环节中必须充分考虑企业的实际情况，继而采取一定办法让档案信息资源建设在不违反国家规定的同时又能促进企业向上发展。
（二）档案信息完整、真实、准确
企业档案信息资源建设的核心宗旨就是必须贯彻执行完整、真实的原则，完整真实原则的缺失将会使信息体系的建设毫无意义。科技的迭代更新使得其在应用方面也不断取得突破，在企业档案信息资源建设中采用信息化是大势所趋。由此，更要坚守档案信息的完整和真实。那么，这就要求负责档案管理人员在采集员工信息时务必保证完整真实。
（三）企业档案信息资源要能长期保管和利用
企业的长久稳定发展离不开内部档案信息的有效长期保存，无论在哪个发展阶段企业都会有需要调用这些信息资源的时候。基于此，在建立企业档案信息资源的过程中，必须始终坚持收集上来的档案信息能够被良好保管和有效使用。信息技术运用的进一步深入，使得工作人员更加便利的保存企业档案信息资源。必须要强调的是，为了避免企业档案信息的丢失，相关负责人员需要定期对信息化系统予以更新和维护。
四、企业档案信息资源建设策略探究
（一）加强档案资源的信息化建设
21世纪是以互联网的快速发展为标志的时代，处于这个高速发展的环境中，企业也必须更新自身的档案管理方式。如今，将信息化技术融入到企业档案管理是客观需要，它能极大提高企业管理档案的效率，让企业的档案信息化建设对企业发展起到积极作用。由此，档案信息资源建设的推进必须予以肯定。具体的实现过程相对简单，首要的是让档案管理人员手动输入或者是利用扫描技术把数据放到计算机系统中，系统会将这些信息以数字化形式予以保存，在这个过程中，为了方便查找就必须把这些信息通过建立子目录来进行合理分类，信息一般包括图片和文字等。其次，工作人员还必须在系统中建立索引，如此一来，大大简化了查看档案信息的过程，网络系统会自动处理这些进入系统的数据。最后，企业必须建立完善的网络设施，由此，这些进入系统的数据才能通过网络平台在各子公司各部门之间进行共享及传输等，让档案信息的需求能够被及时满足。
（二）加强档案数据库建设
如今，现代企业的各类档案由于数量庞大，必须借由信息化技术转为数据信息以保存。查看及处理全部档案信息的前提基础是拥有一个完备的数据库，工作人员可以通过数据库对各类档案信息进行储存操作等，也大大方便了企业各职能部门的及时调用，使企业运行更加高效。数据库要想发挥作用就一定得涵盖企业档案信息的全部内容，并且对这些数据加以合理分类，在合理分类的基础上继续细化分类，如此一来，对档案信息的查看调用等操作更加高效。完整真实的档案信息数据库建设完成之后，就必须要增加设立专门的计算机系统维护人来对该数据库予以实时更新及维护，只要有一条新信息这个维护人就要在第一时间上传到数据库中实现信息更新。除此之外，在做好日常工作的同时也要时常学习最新的信息化技术以增强对系统的管理维护能力。
（三）建立健全档案信息安全保障体系
企业档案信息资源建设对企业发展壮大而言是不可或缺的。如今的各个行业内无不有信息化的渗入，企业的档案建设同样需要依靠信息化来提高效率。由此，如何保证信息的安全性成为普遍关心的话题。企业档案信息的安全性必须依靠企业中的IT部门人员来加以保障。与此同时，企业中负责档案管理部门要时刻保持安全防范意识。因此，需要做好如下工作。必须加强意识防范由网络系统进入的恶意攻击，这些攻击多是由黑客散播系统病毒引起的，病毒会使企业的档案信息系统陷于故障和瘫痪，由此，必须设置安全认证环节，如加强网络访问用户的身份认证，通过密匙管理等手段保护系统安全，用户没有输入正确的身份认证信息就不能进入系统内部，也就达不到访问数据库信息的目的了。此外，通过建立计算机防火墙来实时监控信息网络系统的运行状况，定期更新及维护系统安装的杀毒软件，最大程度内减少企业档案管理部门内网与外网的相互联系，并且所有档案信息数据必须进行备份，共同保障企业档案信息的安全。
（四）加大企业人员培训和管理
加大对档案管理人员的培训力度，目标是让档案信息体系建设人才兼具计算机技能以及掌握档案管理方式，让企业档案信息资源管理系统建设更加高效。由此，首先要为其培训档案管理方面知识，让人员具备基本档案信息管理的素养。其次培训人员掌握现代计算机网络技术，必须掌握的基本技术有必要的操作技巧、数据库管理方式以及其他系统软件的应用能力。档案管理工作并不是一个闭门造车的过程，期间必须同企业有关兄弟部门进行交流且涉及到方方面面，由此，档案信息管理的工作人员必须具有高度的责任感和良好沟通能力。除了专门人员的培训工作外，企业要加大对普通员工的培训。不同于专门人员的培训，对普通员工的培训更加偏重理论知识传递和实践操作培训。培训理论有病毒的形成和传播方式，数据库被病毒入侵的原理等。培训实践操作有存储和录入档案信息的正确方式，访问档案信息的方式等。整个培训过程结束后，企业员工会拥有基本的档案信息管理使用常识，并在运用档案信息中规范自己的行为，这无疑都为档案信息的安全起到了积极保护作用。
五、结语
企业档案信息资源建设工作的开展，直接关系到企业的决策以及管理工作，对于企业的发展有着巨大的影响，在档案信息资源建设过程中，必须遵循一定的原则，而且为了不断提高工作效率，企业需要相关专业人才加大培养力度。
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作者:梁晨 单位:中国国际工程咨询有限公司
