【摘要】
近年来，技工院校招生对象和招生规模越来越大，因此对档案信息的管理工作也越来越严格，要求也越来越多。本文联系工作实际，就技工院校档案信息化管理工作的新要求进行了新的探索和说明，同时也进行了相关的分析工作，根据最终的分析结果提出了新的看法和建议。
【关键词】
技工院校档案；信息化管理；途径
加快对信息化的建设工作，不仅是现代职业教育发展的大势所趋，也是社会进步的信号。技工学院逐渐成为我国培养高技能人才的主要场所，因此更应该提前适应信息发展和建设的趋势，创建适应工作需要及进步的网络化应用系统，提升目前的信息化水平，把信息技术逐渐运用到人力资源管理中去。人事档案管理离不开人力资源管理，它们之间相互关联、相互渗透，所以，在信息化建设过程中，一定要和人力资源管理同步进行，对其进行有机整合。
一、逐步健全信息化档案管理工作
（一）对技工院校信息化档案管理工作进行强化。
院校档案管理的工作之一是教学档案管理，做好技工院校教学管理，是面对师生服务，适应技工院校评估的一项重要工作。针对课时管理方面，提出了结合专业教师所教课程进行编制学科编号任务，对每一位任课教师都需要进行编码，安排相关的负责人使用计算机编程管理，对一些工作数据及时记录、收集和实施规范化管理。
（二）根据技工院校特点创建学生档案管理制度。
技工院校的在校管理工作必定会经历一些发展期，因此就决定了档案管理的特殊性，在档案管理工作中一定要充分发挥其作用，给招生分配制度、教学改革和管理、学生档案管理以及学科设立等工作创设真实、准确、高效的服务。根据现实工作的需求，适当地创建学生档案管理和调阅制度。技工院校的在校学生，大约有三分之二的实习课程，大部分时间学生在生产公司参加工作实践。学校要对实习期间学生的表现和学生实践成绩进行及时的收录和采集管理工作。
（三）将资料及时入档，保证资料完整。
通常技工院校进行评估工作时会注重规范性，针对本院校的办学水平提出一系列的评估标准，但评估工作的内容较多，涉及的领域很广，需要工作人员查阅大量的文献资料。在评估组和主管评估机构审核期间，一定要调阅相关的评估报告，结合院校的实际情况来衡量，根据评估标准进行打分，所有查阅的资料档案一定要真实可靠，同时还要保证其完整性。完善评估档案材料的收集进档体制，制定统一的评估资料入档时间，对一些标签、字体大小和资料盒进行统一规范的要求，保证评估资料的完整性和调阅时的方便性。
二、创建技工院校教学档案信息化管理的重要途径
（一）理顺管理体制机制。
在教学档案管理信息化建设中，首先要理顺管理工作的体制机制。一定要知道教育教学档案分类的标准和范围，明确信息数据收集工作人员的身份和权限，确保数据采集过程中不会出现错误和遗漏，并且要求教学信息资料的真实性。另外数据的出处必须是一些指定的人员和单位负责，同时数据的填报工作不得违反规定的程序。在处理数据过程中，除工作人员之外所有的人都不得对数据进行干扰，确保数据填报工作的规范化、制度化和科学化。在教学档案数据采集之前，应该对数据采集工作人员进行专门的培训，甚至组织相关工作人员到一些重点高校进行学习参观，不但要求采集数据人员对数据填报工作的熟悉程度，还要保证其对学校的各项工作都掌握得很清楚。
（二）进行档案集成化管理。
技工院校教学档案之所以进行集成化管理，一方面是为了提升教学档案信息化管理建设的整体效果，另一方面是为了发挥资源整合的优势和调动学校的一些部门力量，增强学校各部门间的协作能力，从而提高档案管理工作的效率。技工院校本就应该结合自身的实际情况和设备条件，创建符合自身发展的集成化档案管理模式。一些学校引进的教学档案管理集成系统，在使用之前一定要进行匹配性分析，采集一些教学工作者的构思和想法，及时解决存在的问题，例如操作繁杂、资料不能共享、系统互不兼容等等。然后对其进行适当的修正，并且在实际使用过程中进行最后改进工作，使其符合学校的要求和办学理念，使得教学档案的结构运行和存在方式均在学校教学档案集成管理的范围之内。
（三）创建标准化建设程序。
教学档案的最大特点是工作非常细致繁琐、信息量大、种类繁多，并且工作量较大，对其要求很高，周期也比较短，这样一来，就需要设立专业的教学档案信息化管理软件，依靠计算机网络办公的优点，适当地降低人工管理档案的工作量。在教育教学管理软件库管理中，一定要先前准备好各种电子数据和标准化的各类材料，方便档案管理工作的调阅工作。实现文档的一体化管理目标，使得档案管理工作尽早实现信息化。在数据库建设过程中，需要大量的精力、物力、人力等，但当该项工作完美完成后，可以给后期的使用过程带来很大的方便。在平常工作中，学院应该制定一些较为细致的规则，保证各项教学工作都会有相应的标准化数据库，使得所有的教学工作过程尽早地进入到信息化管理当中去，尽早实现教学档案的标准化建设。
三、结语
总而言之，在技工院校信息化建设工作中，把人事档案管理和人力资源管理进行恰当地结合，可以跟得上大型技工院校信息化发展和建设的要求，为全面提高技工院校的教育教学质量有着非常关键的作用。
作者：叶绸英 单位：河源技师学院
【参考文献】
[1]同文娟.技工院校教学档案特点与管理刍议[J].陕西教育(高教版),2011(05).
[2]申祖霞.技工院校加强声像档案管理工作的几点思考[J].时代教育,2012(11).
