【摘要】
企业人事档案主要记录了企业职工的详细信息，为企业未来发展选拔人才提供了参考。过去很长一段时间内，我国企业一直运用传统的方式来进行人事档案管理，管理效率比较低，而且难以充分发挥出人事档案的作用，已然不能符合现代社会的需求。为此，企业需要采用信息化的手段来管理人事档案，以便能够为企业、职工发展提供帮助。
【关键词】
企业人事档案 信息化管理
企业采取信息化的手段来管理人事档案具有非常多的优势。比如企业领导能够在档案信息系统上直接查找职工信息，而省去了人工查找的时间。另外，信息化管理方式能够实现人事档案资源的智能化管理，可以依据程序进行自动分类、自动分析、自动加工等，这对提高人事档案工作效益有着重要的意义。
1企业人事档案管理现状分析
（1）缺乏完整性和适时性，未能在更广泛的领域运用。
早期人事档案管理人员会根据相关规范来档案立卷折，仅注重如何妥善保管，把完整性和保密性作为重中之重，人事档案往往只是简单的材料堆砌与积累，并没有对员工档案信息展开更为详细的分析与运用，再加之，因为企业人事档案自身就存在着一定的滞后性，记录的信息可能与职工现实表现并不相符，或者有很多现实表现并没有及时的更新，形成综合性的信息材料，使我们无法进行一些深层次的思考，更无法打开人事工作的新局面，致使档案使用效益甚微。
（2）目前在企业的人事档案管理中，缺档、断档和死档的问题时有发生。
之所以会出现这些问题，原因有很多，例如认识档案管理人员更换而未做好交接工作，或者企业的人员流动较大等等。这些问题的存在为企业人事管理工作的开展带来了极大的不利影响，也不能使企业更好地掌握员工的动态和现状，不利于企业发展战略的制订与实施。
（3）管理方法落后，工作效率低下。
长期以来纸张一直都是有效管理档案的主要媒介，但是随着档案内容的不断增加，各类档案的打印、整理、装订、保存和查询逐渐暴露出了一弊端，比如纸张长时间的保存之后，会出现明显的泛黄现象，而且字迹会变得模糊不清，查询期间，需要从很多的档案中进行查找，便利性差，同时难以共享。近几年，随着信息量的增加，人力资源部作为大型企业的核心部门，档案管理工作量越来越大，传统的档案管理方式逐渐陷入被动。
（4）一直沿用的管理体制阻碍了信息化管理的发展。
这主要是因为早期的管理体制将人事管理与档案管理分离以及纸制档案归档的滞后性使人力资源信息和人事档案管理脱节，从而造成人员数据信息不完整。
2人事档案管理信息系统的解决方案
随着社会规范化、诚信化程度的不断提高和信息化时代的到来，人事档案作为人力资源管理的凭证、参考和依据，必须引起各级领导的重视，采取切实有效措施，充分利用员工素质模型，用信息化建立全面、真实、详细、连续的人事档案，实现人事档案信息化与纸质化双轨制，全面提高人事管理水平，为合理使用人才，加强个人诚信提供强有力的支撑和帮助。作为人力资源管理信息系统的延伸，通过系统的合理设计和管理体制的适当调整，即可实现人事管理系统和人事档案系统的连接，从而形成完整的个人信息档案和与之对应的规范化的人事电子档案。人事档案管理信息系统功能具体表现如下：
（1）人事档案管理系统中详细的记录了企业人员的各项信息，这些信息实时更新，并且咪每年都上报中央企业。这样中央企业要想了解某一个员工的信息，只需要查询信息系统即可。这不仅节省了人员检索档案的时间，也减轻了工作人员的工作量。而且由于信息系统中所管理的人员信息都是最新动态的信息，企业领导可能随时了解到员工的表现情况，这对劳资管理意义重大。
（2）人事档案信息化之后，便于组织部门对企业部门干部进行考察。信息系统由于维护及时，泽人员更新快速，企业领导者能够随时查看员工个人的履历表，各个部门干部的变动情况。这样企业领导就能够掌握企业全体员工的素质情况，以此作出合理的人员调整。
（3）系统不仅支持多种格式的电子文档文件、图片文件，还支持音频及视频文件，对于某些重要工作或（档案）场景，可以录音或利用摄像机拍摄，生成音（视）频文件保存到电子档案中，从而使人事档案的记录更加生动具体。
（4）系统还可以对人事档案进行日常的管理，比如记录人事档案的借阅信息等各类信息。
3人事档案信息化管理中注意的问题
（1）进行数据整合。
人事档案记录的信息十分庞杂，而且前后所记录的信息者相距时间比较长，在记录的过程中，因为主客观因素的影响，人事档案中信息中时常会出现差错，很有可能会出现前后不一致，或者出现相同的信息记录不同情况。所以企业人事档案的信息化系统建设前提条件就是做好信息数据的整合工作，保证所获得信息是唯一正确的信息。这项工作十分繁琐，需要花费非常长的时间，尽管如此，也需要人事档案信息建设者努力做到这一点，因为人事档案中所记录的错误的信息没有任何的意义，而且可能会引发更严重的问题。
（2）转变管理思路，努力做到人事管理与人事档案管理相结合。
目前我国企业的人事档案管理和人事管理分别由不同人员进行管理，有的是两个部门管理，这样在档案收集、信息录入及档案移交归档案方面就存在诸多不便，笔者认为：人事及档案管理应该统一管理，实现从人事材料的收集、录入、归档及管理的一体化操作。
（3）注重培养人事档案管理人员的各方面素质，尤其是政治业务素质。
虽然信息技术的应用，对人事档案信息化管理起着不可替代的作用，但是人依然起着决定性作用的重要因素。为此，企业定要对人事档案管理人员进行专业性的培训，以使其能够完全掌握最先进的人事档案信息管理技术，知识层次更加深入。因为人事档案管理工作特别强调责任，为此，企业必须着重对管理人员进行政治业务素质的培养，以使管理者拥有非常高的政治觉悟，拥有政治责任感，并且具有一定的政治辨别能力。
4结语
综上所述，可知人事档案管理工作作为企业管理内容之一，企业充分的重视，这不仅有利于企业未来发展，也能够为人事档案管理事业作出一定的贡献。企业人事档案管理部门要转变管理思路，运用现代化的管理模式，以使企业人事档案管理能够与时俱进的发展。
作者：刘波 单位：赤峰热电厂
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