1企业档案信息化管理促进文件收集归档方式的优化
首先，企业档案信息化管理增加了归档监控的渠道：例如，企业可以通过利用外出授权系统的方式，对企业工作人员的去向情况进行调查与登记，督促相关工作人员及时将外出业务中所产生的各种文件进行归档整理。同时，在企业信息化管理系统当中，可以在公文处理模块当中引入插件，在主办部门编写相关活动文件的过程当中，借助于该插件来提醒档案管理工作部门组织开展相关的归档工作，这对于促进档案部门对活动的全程性跟踪监控而言有相当重要的价值，确保整个业务活动当中具有价值的文件资料能够得到全面的收集。除此以外，还可以通过应用连接技术的方式，将企业财务管理系统与企业档案信息管理系统连接起来，这样一来，对于企业日常经营管理期间所涉及到的各种活动经费开支活动、业务人员差旅费报销活动以及工程款项结算活动等，档案部门都能够借助于档案信息管理系统，在财务验证中发挥相应的价值，借助于经济属性工具，对文件材料的归档情况进行严格把控。其次，企业档案信息化管理提供了多类型的在线归档模式：在档案信息管理系统当中，通过对各类系统软件以及应用软件的广泛使用，使得电子文件的归档方式呈现出了多元化以及多样化的发展趋势。对于档案文件的形成单位而言，可以直接利用归档电子文件接收单位的信息系统，更加真实与高效地展开对电子文件等一系列操作（包括文件形成、文件收集、文件整理以及文件归档等在内）。同时，也能够依托于形成单位的档案信息管理系统，在互联网网络的支持下，同步完成文件归档以及文件传输方面的工作。接收单位在一定的数据转换处理基础之上，将这部分文件档案中的关键数据导入信息管理系统当中，以上对于提高企业档案信息化管理综合价值而言意义显著。
2企业档案信息化管理促进档案整理效率的提升
在将信息化系统与企业档案管理工作相互融合的背景下，实现了文档的一体化发展，文件生命周期内各个阶段相互之间的连接更加紧密，这对于降低劳动量，促进文件管理高效化发展而言意义重大。企业档案信息化管理在提高档案整理效率方面的优势主要表现为以下两个方面：首先，企业档案信息化管理促进了档案整理流程的简化：企业档案管理软件的广泛应用产生了文书档案以件为单位进行归档的整理模式，归档文件整理的改革工作得到进一步的凸显。在信息系统的干预下，除了能够为档案资源的利用方提供档案文件的目录检索功能，且能够为利用者提供文件的全文内容检索，从而对于提高文件档案利用效率而言也有重要价值。在这样一种模式下，企业归档文件整理的步骤得到了明显的控制与优化，传统意义上的组卷步骤被省略，以盒代卷，使归档文件在整理，特别是在排列过程中的工作难度得到了有效的控制。同时，有关案卷标题的撰写以及案卷目录的编制工作也被取消，档案整理方面的工作强度得到了有效的控制，很多存在于传统档案管理中的预立卷等弊端得到了消除，档案整理化繁为简，工作强度被有效控制。其次，企业档案信息化管理促进了档案整理质量的提升：在企业推广使用档案信息化管理系统的过程当中，档案管理工作部门与企业其他相关部门，例如文书部门、业务管理部门等之间的横向联系更加的紧密。相关工作人员能够通过管理软件，就文件形成方对文件的处理情况进行动态且全面的监督控制，从而使档案资源更加的完整与真实。由于档案形成方对于档案在形成过程当中的运转情况有比较全面的认识，对档案文件相关的政策法规有详细的了解，对于文件档案相互之间的联系关系也比较的熟悉，故而从这一角度上来说，在企业档案信息管理工作实施期间，只要对档案文件的形成方进行与档案业务知识相关的培训，在系统界面上准确填写档案内容及相关著录后，才能够进一步对档案进行处理以及归档等相关操作，由此能够使档案文件分类编目，乃至档案整理的质量水平得到进一步的提升。
3企业档案信息化管理促进档案保管安全性的改善
企业档案信息化管理模式的应用与推广使得文件材料的统一性、规范性以及标准性特点得到了进一步的凸显，从源头入手，使企业信息管理系统当中所涉及到相关归档文件的整体质量得到了可靠保障。除此以外，现代化技术设备的推广应用使得电子文件在企业档案中的构成比例得到了进一步的提升，档案库藏结构有一定的变化，档案保护条件以及档案保护环境均得到了相当显著的改善。具体而言，企业档案信息化管理在促进档案保管安全性改善方面的意义主要表现在以下几个方面：首先，企业档案信息化管理使得档案文件质量得到了坚实的保障：从档案资料制法准备的角度上来说，要求信息系统输出设备使用符合档案规范，能够确保档案载体所记录的字迹材料得到全面且有效的保管，从物理角度、化学角度入手，重视对档案文件材料质量的全面控制。在信息化管理系统的干预下，在无纸化办公进程作用之下，将实体形式文件与电子形式文件相互分离，传统意义上的纸质形式文件逐步退出档案文件的流转过程，从源头上杜绝了这部分档案文件在处理全过程当中发生损坏或者是磨损等质量问题，确保档案文件不发生散失的问题。除此以外，在档案信息化管理作用之下，文件形成部分面向档案部门的文件材料移交时间点得到了进一步提前，档案部门有充足的时间来发现在档案文件资料中存在的问题，从而及时采取针对性的控制措施，进而达到确保档案文件质量的目的。其次，企业档案信息化管理使得档案损毁的可能性得到了有效的控制：信息系统能为档案利用者提供文件、图纸、照片等电子版本利用，避免因档案原件外借及拆卷复制造成物理性破坏，保护了档案原件。因归档电子文件与载体能分离复制，可实行三套制保管，一套本地保管，一套异地保管，一套在线提供利用，预防归档电子文件因意外风险造成损毁。
4结束语
本文围绕企业档案信息化管理在企业档案管理中的重要意义展开了分析与探讨，通过以上分析，认为企业档案信息化管理的主要价值体现在三个方面：其一，促进文件收集归档方式的优化；其二，促进档案整理效率的提升；其三，促进档案保管安全性的改善。
作者：赵晓蕾 单位：西北电建三公司
