[摘要]成文信息是企业质量管理体系的重要支撑，随着办公自动化的推广应用，成文信息正从纸介质演化为电磁介质，并作为企业产品和服务过程可追溯的有力凭证。但在实践中，电子化成文信息可信问题、安全问题以及长期可获取问题成为新时期质量管理体系面临的新挑战。鉴于此，本文基于实践应用，分析了电子化成文信息管理的实践背景，以及当前面临的问题。基于文件连续体理论、OAIS参考模型等提出解决电子化成文信息管理的对策，从整体出发，立足实践，系统地探讨电子化成文信息改进提升的方向和方法。
质量是企业的生命线，是产品的保证，更是口碑的保证。2016年7月实施的《质量管理体系要求》(GB/T19001-2016)提到“采用质量管理体系是组织的一项战略决策，能够帮助其提高整体绩效，为推动可持续发展奠定良好的基础。”在质量管理体系运行过程中，成文信息作为组织运行产生的信息以及结果实现的工具，也发挥着重要的支撑作用。随着企业办公自动化水平的提升，成文信息发生了根本性的变化，正逐渐从以纸介质为主向以磁、光介质等为主转变，与普通文件不同的是，质量管理体系的成文信息需要经受过程监视测量、管理评审以及持续改进等质量管理活动所带来的更频繁的利用，其凭证性使用属性更为凸显。
一、从档案视角理解电子化成文信息
(一)术语定义
成文信息是2016版《质量管理体系要求》的专用术语，替代了以往的“文件”“记录”，是两者的统称，《质量管理体系要求》对其定义是指组织需要控制和保持的信息及载体，可以是任何形式和载体的存在。从档案管理的角度来看，电子化成文信息实质是电子文件，结合《电子档案基本术语》对电子文件的定义，通过引申，电子化成文信息可以理解为通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。当前，企业电子化成文信息主要在OA系统、ERP系统、PDM系统中运转，是项目、产品运行的重要验证载体。
(二)电子化成文信息产生的实践背景
质量管理体系的重要特点是以成文信息为证据验证产品的有效性。因此，在产品的策划阶段、合同签订阶段、产品的重要节点、产品出库等诸多环节均需要保持成文信息，从而保证产品研制过程的可追溯性。电子化成文信息产生的实践背景来自于办公自动化的推广应用，以OA系统、PDM系统、ERP系统等为代表的应用系统成为企业核心业务流程运转的通道，这就促使原先以纸介质为主的质量成文信息转化为在线的、电子形式的电子化成文信息。由于大部分企业当前的信息化处于初级阶段，导致在信息化过程中存在“九龙治水”的现象。以质量管理体系运转为例，从用户的角度来看，作为电子化成文信息的主要生成者，质量管理体系全部表单或文件通过网络“单轨制”运行是更为高效的方式；从信息化部门的角度来看，作为应用系统的维护者，确保各类应用系统可用、有效即可；从质量管理体系归口管理部门来看，电子化成文信息在过程监视测量、管理评审、持续改进等环节中可获取，支撑产品、服务实现的过程验证即可；档案管理部门由于处于业务流程的末端，导致对电子化成文信息的认识存在滞后性，对于电子化成文信息怎么存、存了之后能不能用存在认知障碍。电子化成文信息管理的各个阶段处于自发的、无意识的状态，各类管理者角色立足自身工作需要或利益角度，存在明显的局限性，这就使得电子化成文信息管理缺乏系统性、有效性和科学性。
(三)电子化成文信息归档辨析
《质量管理体系要求》(GB/T19001-2016)明确组织的质量管理体系应包括“标准所要求的成文信息以及组织所确定的、为确保质量管理体系有效性所需的成文信息”，第7.5.3.2条要求“对所保留的、作为符合性证据的成文信息应予以保护、防止非预期的更改。”总结即是，成文信息需要保留，并且要保证内容的真实性。从实践过程来看，电子化成文信息是产品实现重要节点控制的凭证，但由于其内容以策划、计划、审批为主，因此电子化成文信息具有一定的归档价值，但长期保存价值较低。根据《机关档案管理规定》(国家档案局令第13号)规定“满足第五章规定且不具有永久保存价值或其他重要价值的电子文件，以及无法转换为纸质文件或缩微胶片的电子文件可以仅以电子形式进行归档。”电子化成文信息作为产品实现的辅助性证据，大多属于不具有永久保存价值或其他重要价值的归档材料，理论上是允许“单套制”归档的，但对于电子化成文信息单套制管理及归档的方法，企业往往举棋不定、难下决心。
二、电子化成文信息管理存在的问题
(一)电子化成文信息的系统依赖性问题
从纸质文件到电子文件是人类记录史上最深刻的一次变革，其深刻在于记录符号第一次转向人工不可识读，[1]必须依靠计算机、操作系统等设施设备方能阅读。因此，电子化成文信息不能独立存在，必须有所依托。系统依赖性决定了在质量管理体系内部审核、管理评审及认证等质量活动中需要依赖一定的环境方能查阅相关的电子化成文信息。以往检查的实证材料主要是纸质版的，随着电子化成文信息的应用，实证查阅将由纸质版转为电子版，而且为了确保电子化成文信息的真实有效性，检查人员通过OA、PDM等系统查阅电子化成文信息是可行的做法，但目前有些做法是打印电子化成文信息后提供检查，这种脱机输出成文信息的方式会在一定程度上受到质疑。
(二)电子化成文信息的真实有效性问题
在技术层面，目前OA系统、PDM、ERP等系统具备固化的业务流程、严格的日志审计、定期的数据备份等功能，部分企业还引入了数字签名、时间戳等技术，可在一定程度上防止数据丢失、未授权修改、非预期修改等问题。但由于电子文件管理缺乏全生命周期的管控，还难以确保电子化成文信息的真实有效。在制度层面，国家已经逐步认可电子文件以及电子档案的证据作用。根据最高法、最高检和公安部2016年颁布的《关于电子数据收集提取判断的规定》，对电子数据是否真实，着重从以下几方面审查：一是是否移送原始记录存储介质；二是电子数据是否具有数字签名、数字证书等特殊标识；三是电子数据的收集、提取过程是否可以重现；四是电子数据如有增加、删除、修改等情形的，是否附有说明；五是电子数据的完整性是否可以保证。综上所述，电子化成文信息作为证据是具备条件的，但是仍需在技术、法律等层面上进一步扎紧藩篱。
(三)电子化成文信息的长期可获取性问题
电子化成文信息具有表单多、发起点多等特点，由于质量管理体系主要是过程控制，因此，电子化成文信息很大一部分是审批记录，但是审批表单在设计和制作过程中缺乏统一规划，导致元数据混乱，同一个文本值，其元数据元素各不相同。再有，审批记录与发起人相关联，随着人员账户的注销，其账户上的记录也会跟着注销，因此，人员的调动、退休、离职等因素都可能使电子化成文信息的长期可获取存在难点。综上，由于元数据混乱、流程类型多，导致电子化成文信息自动化归档成为一大难题。抛开归档的问题，假如电子化成文信息一直存在于OA等应用系统中，那么其长期可获取问题是否可以解决？答案是否定的。随着软件和硬件性能的提升，OA等软件产品升级或另选其他产品的情况时有发生，尽管可以通过数据迁移，或继续维持系统运行，但无论采用哪种方式，其成本将随着时间的推移不断增高。
三、电子化成文信息管理的对策
(一)以文件连续体理论作为电子化成文信息管理的逻辑起点
文件连续体理论是指文件往复运动于从生成到处置的连续体的一个过程。文件连续体理论是文件生命周期在电子文件时代的拓展和延伸。传统纸质载体从生成、利用到归档保存或销毁是一个完整的生命运动过程，从表现形式来看，文件生命周期是一个线性的运动过程，而文件连续体理论则强调电子文件是一个循环往复的运动过程，鉴于电子文件载体的独特性，电子文件频繁地处于生成、利用到归档保存或销毁的过程，每一次利用都是对电子文件生命的重新激活。Upward曾强调连续体理论所描绘的是普世性的文件保存原则，无涉具体体制或表面现象。[2]基于此，电子化成文信息符合文件连续体理论的特点，只有认识到电子化成文信息是一个循环往复的运动过程，才能准确地抓住电子化成文信息管理的关键点和切入点。电子化成文信息因质量管理体系运行的需要而产生，又因为要验证质量管理体系运行的有效性，需要频繁地通过利用电子化成文信息来追溯、确认管理过程的有效性、合法性。可以说，直到产品或服务终止，电子化成文信息始终需要处于备查的状态，这种表现形态与文件连续体理论不谋而合。
(二)基于OAIS参考模型提高电子化成文信息质量
探讨电子化成文信息管理的实质是要解决电子化成文信息可信、可用以及可获取的问题，而电子化成文信息的生成始于应用系统，全过程也是依附于各个应用系统，因此，信息系统的合理规划和建设对电子化成文信息管理水平的高低起着决定性作用。从企业信息化建设来看，系统建设仍以外购为主，呈现“万国牌”现象，再加之企业自身缺少顶层规划以及配套标准支撑，导致元数据标准缺乏、数据接口标准欠缺等等，严重影响系统的兼容性和数据的共享性。系统引进和建设解决的是有无的问题，但构建系统间数据共享的生态才是决定企业信息化可以走得多远的关键。综上，借鉴现有的管理模型或管理思路是解决企业信息化管理问题的突破口，OAIS参考模型就是破解困局的钥匙之一。
1.OAIS参考模型基本情况
作为数字信息长期保存和利用的基本框架体系,开放档案信息系统参考模型(OpenArchivesInformationSystem，以下简称OAIS，ISO14721)在数字文件保存领域得到了广泛的研究和应用。OAIS是由空间数据系统咨询委员会(CCSDS)制定的标准，2003年参考模型最终作为ISO的标准(IS014721：2003)颁发，其主要目的是为具有数字信息长期保存和利用责任的档案机构和非档案机构提供数字信息长期保存和利用的基本概念、术语、基本信息模型、功能模型和指南，[3]与此同时，OAIS是在抽象层面上提出的一个参考模型，并不定义任何实施这些概念的特殊方法，只是一个系统结构、一个总体框架，它是对于数字信息保存系统相关的环境、功能模块以及信息对象的概念化，是实际系统建立的起点，任何致力于数字信息长期保存活动的系统和组织都可以在其基础上构建自己的长期保存的系统框架。OAIS将模型中的数据归纳为三种类型，即SIP(提交信息包)、AIP(档案信息包)、DIP(分发信息包)，对这几种核心数据包的管理是实现OAIS功能的必要条件。主要技术一是数据包检测技术，如对进入OAIS系统的SIP完整性、有效性检查和病毒检测技术；二是格式检查技术，检查AIP与其著录信息参照完整性等技术，数据包封装技术，OAIS模型并没有制定数据包的存在形式，因此对数据包的封装技术可以考虑采取XML、数据表、交换格式等方式进行；三是数据包接口和转换技术，包括OAIS与外部程序进行数据交换的接口和转换技术，将归档信息包存放到数字化存储库的程序以及SIP、AIP、DIP三者内部的转换技术。[4]
2.OAIS参考模型管理理念的应用
无论电子化成文信息保管期限是4年、8年，还是10年，确保电子化成文信息有效保存、长期可获取是电子化成文信息管理的立足点，而电子化成文信息又依附于应用系统，因此，提高应用系统的稳定性，避免或减少应用系统升级、换版带来的负面影响仍是当前电子化成文信息管理的重要手段。乐观来讲，虽然应用系统建设相对稳定，但依然难以避免技术带来的冲击、企业发展转型升级以及其他不可控的内外部因素，一个企业的电子化成文信息要保持稳定和长期可获取，必须要有一个稳定的框架以及管理模型，并使之成为今后所有应用系统建设的标准。如是，凡是在企业建设的应用系统均是按照这一框架模型来构建，那么即使系统发生了更迭，但数据之间的迁移和转换仍是可持续的、可信的，并且保持持续可获取。OAIS参考模式一方面是一个成熟的系统管理构架，另一方面在系统建设、元数据管理、内部流程、规范、业务规则、人员管理等方面均具有较强的指导意义。因此，可考虑采用OAIS参考模型来推进应用系统建设，进而提高电子化成文信息的适用性和可用性。
3.建立元数据标准确保数据互融互通
OAIS信息模型能够为数字档案馆制定相关的元数据集合提供方案，尤其是长久保存的数字对象的元数据模型。目前大部分企业的应用系统建设各自为政，缺乏统一的元数据标准，各个表单之间的元数据缺乏统一标准，例如标题项对应的元数据项可能是title、name、F1或者FN，各式各样的元数据导致无法正常归档，且今后数据迁移也是一个大麻烦。因此，需要统筹建立元数据标准，为系统间的数据共享和数据的长期可获取奠定数据基础。
4.采用数字认证技术提高数据可信度
当前数字认证技术主要有数字签名技术和时间戳技术。数字签名是指利用特定算法对电子数据进行计算，得出的用于验证电子数据来源和完整性的数据值。可信时间戳是由权威可信时间戳服务中心签发的一个能证明数据电文(电子文件)在一个时间点是已经存在的、完整的、可验证的，具备法律效力的电子凭证，可信时间戳主要用于电子文件防篡改和防抵赖，确定电子文件产生的准确时间。数字签名技术和时间戳技术应用广泛，如浙江省直机关采用数字签名和时间戳技术，确保归档到浙江省档案馆的电子文件是可信的、可用的。采用上述技术，对内使电子化成文信息将具有更高的可信度；对外使电子化成文信息同样具备法律效力。
(三)加强制度建设巩固电子化成文信息的合法地位
电子化成文信息的运转过程的合法性需要以制度形式予以明确。即通过质量管理体系文件明确规定什么样的电子化成文信息是可信的、可用的。对于成文信息而言，其存在的意义在于提供质量管理体系运行的凭证信息，确保产品和服务过程可追溯、有依据。以合同审批为例，依托ERP系统，合同审批有签字、有流程、有日志、有记录，但审批过程是否合法并没有在质量管理体系文件中予以认可及明确。内部审核与管理评审应将电子化成文信息的审核要求和标准纳入有关规定。以往内部审核与管理评审中，查阅实证材料采用的是纸质形式，白纸黑字一清二楚，但随着电子化成文信息的出现，内部审核与管理评审查阅实证材料则必须在办公内网客户端进行，这就带来两个问题：一是在电子环境下，所有实证材料均可在数据库端查阅，对部门、项目或个人的审查是否可以省略，因为只需要在具有管理员权限的电脑客户端即可查阅所有部门、项目及个人的所有电子化成文信息，这就带来了内部审核及管理评审意义的争议问题；二是当前电子化成文信息是依附于系统生成、流转以及提供利用和实证支撑的，一旦脱离了系统，将失去电子化成文信息的背景信息及可信痕迹，与此同时，电子化成文信息的打印稿是否可以作为实证材料、是否可信也需要从制度上予以确认。电子化成文信息与电子文件一样，均是一项新事物，新事物在给我们带来便利的同时，也带来了烦恼和困惑。对此，企业应该从源头出发、从整体出发，解决好主要矛盾，兼顾好次要矛盾。电子化成文信息管理所面临的困境同时也是企业信息化建设面临的困境，这就更需要企业精心统筹，从顶层规划出发，打桩筑基，如建立元数据标准、统一系统接口，以更大的决心和勇气推动企业数据资源的建设和共享。
参考文献：
[1]冯惠玲.走向单轨制电子文件管理[J].档案学研究，2019(1)：91
[2]连志英.一种新范式：文件连续体理论的发展及应用[J].档案学研究，2018(1)：20
[3]周丽霞,红.基于OAIS信息模型的数字档案馆元数据体系设计[J].档案学研究，2013(1)：63
[4]钱毅.OAIS对数字档案馆系统技术路线和管理策略的启示[J].档案学研究，2009(2)：48
作者:陈水湖 张小静
