1原物资管理信息系统状况及存在的问题
1.1原物资管理信息系统状况
蒲电公司以前使用的物资管理系统为原西北电管局所属单位统一使用的珠海远方电脑有限公司物流管理系统，自1998年投入使用至今已10余年，当时代表着电力行业物资信息化管理的先进水平。但随着科学技术的发展和企业规模的不断扩大及现代企业管理发展的要求，原有的物资管理系统已远远不能满足公司业务范围及成本控制的需求。
1.2存在的问题
1.2.1公司之前运行的物资系统仅停留在库存管理环节，无法实现需求计划、合同采购、供应商管理、统计核算等其他物资管理流程，许多日常工作尚需手工完成，工作效率较低且容易出错。
1.2.2跨部门流程未能形成数据共享与联动。物资系统、财务系统、设备管理系统是构建在不同平台上的独立应用软件，形成信息孤岛，缺乏横向和纵向的集成，重复劳动量大，造成人财物力的资源浪费，且各个系统同一对象的数据，由于来自不同渠道，经常导致数据产生不一致，可信度降低。
1.2.3数据加工手段落后，难于导出数据，更无法实时地进行费用预算控制和数据统计分析管理。由于人为统计核算的偏差，导致数据分析缺乏有效性，预见性差，为企业经营管理决策带来困难。
2改进物资管理信息系统的具体实施
2.1业务流程再造
对原有业务流程进行梳理，与各相关职能部门充分协调，明确各自职责分工，实现物资管理业务流程的优化、再造，保证物资流程的闭环管理，包括领用闭环管理和采购闭环管理，形成一个科学、实用、高效的业务流程体系。
2.2基础信息的扩充
为保证各类基础信息符合科学管理的要求，必须建立规范、统一的编码体系。电力物资品种多数量大属性复杂，对原系统的三万多条物资编码进行重新梳理，保证物资的分类及编码具有科学性、实用性和可扩充性。与生产、劳资、财务等职能部门协调，新增编制了设备代码、人员及工种代码、部门编码、费用编码等，保证了全公司编码信息的一致性和共享性。
2.3拓展物资管理信息系统的新功能
物资管理工作主要包括计划管理、采购管理、库存管理、统计分析四项内容，原物资系统仅停留在库存管理环节，无法实现计划、采购、统计等其他业务的信息化管理。因此需从全面科学管理出发，进一步开发出适合实际工作需要的物资管理系统的新功能。
2.3.1计划管理功能
物资计划是保障企业内部物资需求和进行订货采购工作的依据，也是实行成本控制的关键。其内容主要包括：
1）费用指标控制
费用指标控制是实现企业预算管理、成本控制的关键环节。根据不同费用方向，各费用归口管理部门可对预算指标实行控制管理，指标控制方法有两种：一是需求计划的费用方向及资金消耗进行审批通过后，系统自动进行指标核减；二是费用归口管理部门将预算指标分解下达到各使用部门，在使用部门填报需求计划时，系统自动对该部门指标进行核减，超指标部分不得录入。
2）需求计划管理
需求计划由物资使用部门填报，根据不同机组、不同费用方向进行分类，由相关技术部门、费用归口管理部门对填报的项目内容及资金情况进行业务及费用审批，然后提交给公司主管领导，审批通过后转入物资公司，由部门经理审批、下达。系统可根据每一物资所属类别自动分配给对应计划员，避免出现漏缺项目或重复采购现象。每个计划员只能看到需求计划中自己分管的物资。
3）劳保、工器具管理
针对劳保用品、工器具等周期性管理的物资，是实行按公司制度规定面对职工个人定期进行配发的一种管理方法。系统可依据制度规定，显示出不同工种应配发的物资品种及发放周期，并根据上次领用时间和发放周期自动计算出下次发放时间。使用部门填报领料单时，系统根据制度规定对物资名称、领用期限进行自动审查，不符合规定的不能生成领料单。
4）新增物资信息
物资使用部门从库存查询信息中选择自己需要的物资，以此填报需求计划，如现有库存中没有所需物资，则由物资公司专人依据物资类别新增物资代码、物资名称、规格型号、价格等信息，以保证物资信息的填写统一规范、符合科学管理的要求。
2.3.2采购管理功能
1）采购计划
系统根据审批通过的需求计划，同时参考库存情况、在途情况、物资储备定额自动进行平衡利库，计算出需采购量，为采购计划的形成提供准确信息。计划员以此编制、修订采购计划，报经部门领导审批通过后，系统自行根据物资类别分配给对应的采购员执行采购任务。每个采购员只能看到分配给自己的物资采购任务。
物资使用部门可以实时查阅自己需求计划的实施进度及库存到货情况，根据需求计划的填报内容和到货情况及时领料。
2）比价管理
建立各供应商的报价信息，掌握供应商的最新价格，参考历史价格，选择价格最低、发货、周期最短、货物及服务质量最优的供应商作为主要供应商。
3）采购订单/合同
从采购计划、询价比价、领导审批、采购订单、签订合同、打印发放到接收的采购业务全过程实行跟踪管理，公开透明，管理方便、快捷。对订单及合同可进行登记查询、台帐打印、统计合同执行情况等功能。已签订单或合同但尚未到货的物资为在途物资，系统在采购计划利库环节会对此进行核减。
4）发票管理
根据供应商发票，办理库房的“资金入库单”，为财务的账目处理和月末稽核提供依据，同时根据物资入库价格自动加权平均生成新的物资平均价格。
5）供应商管理
建立详细的物资供货商档案，包括供应商全称、编码、地址、电话传真、联系人等基本信息，还包括开户银行、银行帐号等采购付款信息。可以按供应商进行采购量、供货量及准时交货率统计分析，评估、选择最佳供应商。
2.3.3统计分析功能
1）统计报表
统计报表是将系统中所有信息进行组织、分类，根据需要生成各种符合自定义条件的数据报表，并实现数据表的导出（接口Excel）。主要报表包括：入库单汇总查询，出库单汇总查询，库存清单查询，物资出入库详单，报警物资分类查询，费用指标使用情况查询，各部门领用情况查询，资金报表等。
2）分析报告
分析报告是对历史数据进行汇总、分析、挖掘，并提供表格、图形等多种形式的展现方式。主要分析报告包括：积压物资分析、采购计划执行情况、需求计划执行情况、资金周转分析、入库价格走势分析等等。
2.4进一步完善原有的库存管理功能
2.4.1入库管理
在原系统的“账目入库”基础上，进一步新增了“实物入库”环节，并对物资的到货验收进行记录，验收不合格的物资办理“物资退货”，反馈采购员重新采购，对于验收合格的物资，办理“实物入库单”，库存数量随之变化，需求计划提报部门即可领用。待收到货物发票后，填写“账目入库单”，办理正式入库手续，接受财务稽核入账。
2.4.2出库管理
因新系统实行了计划管理和费用环节，出库物资也必须依据物资计划这个源头，把物资出库细化为“计划领用”“非计划领用”两种方式。正常物资领用实行计划领料的方式。
2.4.3库存管理
原系统只能反映实物、发票均已入库的库存情况，不能显示实物已到货验收、发票未到的那部分“暂估物资“，因此无法掌握实际库存情况，参考价值极低。现新系统新增了“在途物资”和“实物库存”和excel接口的数据导出功能，以便灵活机动满足各种管理需求。
2.4.4库存月结
线系统新增了与财务数据接口管理的功能，每月对物资收、发、存情况进行月结处理，同时将每月月结数据，转历史数据库，可随时查询、打印库存月度报告，避免了重复计算及多头数据的不一致性。
3.尚需进一步改进
作为首批推广使用华电招标采购网的试点单位，蒲电公司于2008年已全面实施网上“阳光采购”，面向社会进行网上询价、竞价、招标及采购业务，该物资信息系统尚需进一步改进的是实现与华电集团公司招标网的数据接口。
1）需追加对固定资产管理。
实现对各种仪器、设备、家具的购置审批、维修和报废手续等的信息管理，建立固定资产台帐、设备及仪器分类统计表、公用及个人办公家具台账、多余设备闲置报表等，可随时了解企业固定资产状况，防止国有资产流失，避免资产闲置浪费。
2）需加强库存定额管理。
对备件、材料设置最高最低储备量和标准订货量，可随时进行超储报警、缺货报警分析。通过跟踪备件最后使用日期，进行呆滞物资分析。
4.结语
通过对物资管理信息系统的改进，实现了科学高效的物资管理信息流通，提高了物资管理水平，提高了工作效率，使物资管理更加科学化、信息化、精细化，并且使费用预算管理得以具体实施，降低材料成本，给企业带来了极大的经济效益，为企业科学决策提供了强有力的技术支持。但是物资管理信息工作是一项长期的可持续发展的工作，不是一蹴而就的，物资信息系统的改进工作必将伴随着企业的发展而不断发展，随着电网企业物资精细化管理和集约化管理的不断推进，该系统的功能将会更加科学、更加完善，必将在今后的经营管理中发挥更大的作用。
作者：王婕 单位：陕西华电蒲城发电有限责任公司物资公司
