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保证设备管理系统在企业持续使用探究

2021-04-08 10:20 来源:设备管理论文 人参与在线咨询

延长集团炼化公司设备管理系统经过一年多的试运行,已经通过正式验收,并在各分厂投入使用,各分厂的领导和用户也基本习惯了设备管理系统操作方式,逐渐将各项设备管理业务数据在设备管理系统中录入和管理。就炼化公司管理系统所开发的100多项功能而言,基本满足了各分厂设备管理业务的日常需要,但如何让该系统长期有效的服务于基层设备管理工作,成为摆在炼化公司机动设备部面前的一道难题,也是乙方系统实施企业需要协助炼化公司机动设备部共同解决的一道难题。本文希望借助炼化公司机动部领导针对上述情况而采取的措施及其暂时取得的成果,进而探讨可能采取的有效措施和解决方案。

一、炼化公司设备管理系统上线使用情况

炼化公司设备管理系统于2019年12月中旬正式试运行,至今已经过1年多的使用和完善,系统开发的各项功能也逐渐被各分厂使用起来,在系统中录入和查看数据也已经成为各分厂用户日常工作的一部分,设备管理系统正在逐渐成为炼化公司各级领导和用户强有力的工作帮手。从系统目前的使用情况来看,炼化公司设备管理系统已经基本实现项目实施目标,可以为炼化公司设备管理工作的提升提供长远、有效的帮助。在这1年多的试运行期间,炼化公司设备管理系统在各分厂的推广使用并不是一帆风顺,一方面,炼化公司机动部领导在乙方实施企业的配合下,采取了许多改进措施才确保设备管理系统在各分厂顺利使用起来。另一方面,如何确保设备管理系统的长期、有效使用,如何采取更多的措施确保各级设备管理用户使用系统的积极性,确保设备管理系统真正解决用户日常管理工作中的实际需求,真正做到好用、实用、高能、高效,成为炼化公司机动部领导需要进一步思考的问题。

二、影响设备管理系统长期有效使用的因素

要想确保设备管理系统在炼化公司的长期、有效使用,就必须先找到影响设备管理系统长期有效使用的影响因素,经过分析,我们认为这些影响因素主要包括:来自项目甲方的影响因素:(1)企业领导对设备信息化管理工作的理解和重视程度企业领导对设备信息化工作的理解和重视程度直接决定了设备管理系统实施的目的、方向、要求、进度和质量,会对设备管理系统的长期、有效使用起到决定性的作用。企业领导对设备管理系统建设的重视程度主要体现在如下方面:设备信息化建设对企业设备管理工作水平提升的理解程度:企业领导如果真正认识到设备信息化建设确实可以有效提升企业设备管理业务水平,他们就愿意投入更多的时间和精力来关注设备管理系统的实施、建设和使用过程。对设备管理系统建设目的和要求的理解:如果企业建设设备管理系统的目的只是为了迎合国家政策要求、满足企业信息化发展趋势,甚至是为了公司的上市要求以及企业客户的同步信息化建设要求,此时,企业就不会以自身需求出发提出符合企业实际的业务需求、设计符合企业长期发展需要的设备管理系统功能,而只会从完成系统实施任务、满足外界实施要求的角度来完成系统实施工作,更不会考虑设备管理系统的长期使用效果。对设备管理系统实施主体的理解:只有企业领导充分认识到了设备管理系统实施的真正主体是企业方,尤其是企业设备管理单位,而乙方实施企业只是协助和配合企业高质量地完成系统实施任务,企业各级领导和用户才会真正从自身需求出发,监督和配合乙方实施企业设计出符合自己长远发展需求的设备管理系统。(2)企业各级领导对设备系统的支持力度对于参与设备管理系统实施的企业人员来讲,设备管理系统实施是一项需要投入极大耐心,进行细致而繁杂的劳作,经常得不到理解和支持的额外增加的工作,工作做得好可能还会得罪人,做得不好又会经常成为抱怨的对象,出力不讨好。因此,企业各级领导的支持力度就成为设备管理系统得以顺利实施和长期高效使用的有力保证,企业领导的支持力度应该来自于如下几个方面:安排熟悉业务、具有高度责任心的关键用户全程、全职参与设备管理系统的建设实施工作,保证项目实施乙方可以得到真实、完整的设备管理业务需求。各级领导和用户尽力参与到设备管理系统的设计、测试与试运行工作中,全程参与系统功能的蓝图设计与程序开发和测试工作中,确保系统功能真正符合炼化公司设备管理业务需求。制定科学、合理的系统实施与使用奖罚制度,通过奖励提升关键用户和各级单位最终用户的积极性;通过适度的惩罚达到制止和避免消极、抵制系统实施和使用的情绪。持续进行设备管理系统使用情况的检查、考核与奖罚工作,尽力避免系统上线时高调宣传和要求、过后又逐渐放松考核、不进行监督的情况发生。除了进行必要的物质奖罚,还应该对深入理解设备管理系统设计原理与流程、熟练操作设备管理系统功能、在部门内起到系统使用带头作用的用户进行必要的职务提升,使他们可以发挥更大的作用。(3)系统用户对设备管理系统的使用热情设备管理系统开发完成后最终是要给企业用户使用、并由用户来评判系统实施质量的好坏、是否真正满足用户的要求。影响企业用户对系统使用热情的主要因素包括:功能设计的完整性:设备管理日常主要业务是否纳入了系统管理范围,用户是否还需要过多的完成线下操作,尤其是否还要在不同的系统中不断地切换操作、是否需要完成线上和线下2遍操作,都属于系统功能不完整问题,会极大影响到用户使用系统的热情。业务设计的关联性:企业各项设备管理业务都有其发起点和结束点,一项完整的业务经常会关联到不同的业务流程、不同的业务部门,如果设备管理系统不能很好地将这些有关联性的业务过程进行集成、闭环管理,就会人为制造更多的信息孤岛,给用户带来更多的不便,从而降低用户使用系统的热情和积极性。功能使用的简便性:系统操作功能越简单,用户需要记住的操作过程越少,用户就越容易接受系统的操作习惯,因此,设备管理系统设计之初就要从使用简便性出发,将展示风格、操作界面、字段描述等设计得更加人性化和简捷化,该有的内容一定要有,没用的信息一律删除,尽量保证用户一看就懂、一用就会。使用性能的稳定性:一方面要求用户在使用系统的过程中,设备管理系统不能经常死机、宕机,另一方面,系统功能不能存在BUG,在用户使用系统时不能经常提示程序错误。这些都会造成用户反复登录系统或重复录入信息,从而对系统的性能稳定性产生极大的怀疑,也会对系统的使用产生抵触情绪。程序运行的高效性:设备管理系统在进行信息展示时,会由于程序的取数逻辑、运算方式、开发技巧等原因,而造成系统运算效率有很大的不同,当系统运行效率过低时,就会对用户使用系统的耐心造成很大影响,从而严重影响用户使用系统的耐心和热情。(4)来自设备管理系统实施乙方的影响因素设备管理系统主要是由乙方针对甲方的需求进行蓝图设计后,依据业务蓝图设计方案而开发。但在系统功能开发过程中,虽然企业关键用户会全程参与其中,但乙方作为项目实施的主要责任方,其项目实施经验和参与项目实施顾问的能力,在很大程度上决定着设备管理系统的实施和开发质量,从而对系统的长期有效使用产生关键性的影响。乙方在设备管理系统方面的成功实施经验:乙方历年在炼化同类型企业中实施设备管理系统的成熟经验会给甲方带来许多参考作用,尤其是乙方在同类型企业的成功实施经验,更可以为甲方带来极大参考和学习经验,更有利于提高设备管理系统的成功实施概率、减少项目实施风险。乙方对炼化企业设备管理业务的了解和熟悉程度:乙方实施单位派驻项目实施现场的实施顾问如果对炼化公司设备管理业务有高度的理解和熟悉程度,会从根本上影响设备管理系统的设计和实施质量,优秀的实施顾问可以直接按照企业的业务运行情况,从业务架构、功能架构、流程架构等方面设计出高度符合炼化公司实际情况的系统基础架构,减少大量的调整工作量,提高项目按期完成概率。乙方对炼化公司设备管理用户业务需求的理解程度:乙方实施顾问对炼化企业最终用户业务需求的理解程度,决定了他会不会设身处地的站在企业用户的角度来设计系统功能,提出适合企业用户使用的实用解决方案,而不是从所谓的“技术要求”出发,纸上谈兵,设计出“逻辑严谨”但操作复杂,“功能细致”但使用呆板、不人性化、缺少实用功能的设备管理系统,进而严重影响用户感受度、接受度。乙方对设备管理理论知识和发展趋势的认识程度:乙方实施顾问要有深厚的设备管理理论知识,对设备管理技术的发展趋势有深入了解,能引导用户结合企业现状、采用新的理论知识设计设备管理系统的功能,而不是由用户引导顾问、完全按照用户的想法来设计和开发系统功能,随后又由用户随意变更业务需求,给系统功能开发工作带来太多的不确定,也给系统功能使用带来过多的变动性。乙方对炼化公司用户知识转移程度:在设备管理系统实施过程中,培训和知识转移是一项必须长期坚持的工作,只有进行了充分的知识转移,用户才能更深入地理解设备管理系统的设计理念、业务关联性,更加熟悉系统功能的操作方式、更好配合乙方的实施工作,以更大的热情投入设备管理系统的长期使用工作中。

三、炼化公司为设备管理系统长期使用采取的措施

炼化公司及所属分厂在设备管理系统使用过程中,也经历过一些困难和挫折,出现过各种影响设备管理系统使用效果、尤其是影响设备管理系统使用收益的情况,后来在公司机动部领导的重视和加派人力支持的情况下,迅速弥补了之前项目实施过程中的不足,从本质上解决了项目实施过程中存在的问题,为设备管理系统在炼化公司的长期使用打下了坚实的基础。炼化公司机动部领导主要采取了如下改进措施:(1)从人员方面加强对项目实施的配合程度:抽调设备专业中层管理领导参与到项目试运行检查工作中,要求设备、电气、仪表、特种设备、固定资产等各个专业领导重新审核系统功能,以更加专业、务实的态度确认设备管理系统各功能的适用性,同时,从炼化公司层面对存在争议的业务和系统功能进行规范和要求,确保系统功能更加具有推广使用价值。(2)重新梳理设备管理系统的设计理念与功能:通过逐项梳理,发现之前系统功能设计过程中的不足和问题并提出改进意见,停止使用不实用功能,补充开发缺失功能,使设备管理系统的功能更加的符合炼化公司用户的管理和使用要求。(3)加强设备管理系统的使用考核力度:不断向炼化公司所属单位提出系统使用要求,加强了设备管理系统使用的考核力度,通过奖、罚结合的考核方式,增加了各单位用户对系统使用的主动性。(4)以设备管理系统数据促进企业设备管理水平的提升:要求各分厂在2020年8月底前完全使用系统功能,通过系统数据检查、系统月报数据验证各单位提报的业务数据,不断督促各基层单位使用系统、检查和完善系统基础数据,从制度上确保用户必须使用设备管理系统、不断提升和改进系统中各类数据质量与完整度。上述改进措施极大地提升了设备管理系统在炼化公司所属单位的使用频率和力度,基本保证了系统所有开发功能都能在各基层单位得到真实运用,并取得了良好的使用效果。设备管理系统开发102项功能,其中10项在部分分厂不适用,功能使用率98.6%。通过上述措施的实施,设备管理系统在炼化公司的使用情况得到了如下提升:各分厂领导更加重视和支持设备系统使用;资产台帐完整录入设备管理系统;开发功能基本能够在系统中录入、管理;对工单的使用要求进行了细化和明确;基本明确需要维护操作记录的功能清单;取消了2项不适用功能操作要求;使用移动APP功能并改进了点检录入内容;进一步明确了各项业务指标的取数逻辑;逐渐减少业务与信息化两张皮的现象;设备管理月报系统化管理成为业务提升的依据。虽然设备管理系统在炼化公司的使用水平得到了很大提升,但设备管理系统要想取得长远的使用效果,还需要在以下方面进行强化。(1)炼化公司机动部领导持续不断的重视和要求:只有领导持续要求和重视,基层单位才会坚持不懈地使用系统、不断地提升系统数据质量,也才能为设备管理系统的长期使用打下基础,并为以后进行大数据分析、智慧运维工作创建条件。(2)持续不断的知识转移:知识转移来自于炼化公司内部知识转移和乙方实施企业后续安排的知识转移,尤其是要加强炼化公司内部的知识转移力度,从本质上解决炼化公司对乙方实施单位的长期依赖。炼化公司设备管理系统已经顺利通过了试运行验收工作,项目实施双方通过良好的配合、不断的改进,基本保证了设备管理系统在炼化公司具有了长期、高效使用的可能性,这进一步说明了项目双方有针对性地采取改进措施起到关键性作用

作者:张鹏 单位:陕西延长石油(集团)有限责任公司炼化公司机动设备部

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