摘要：信息社会，各行各业的工作模式得以革新或重组。同样，档案工作也被赋予了新的使命，与此同时也面临着新的挑战，因此也需要及时优化档案工作方法，以快速适应时代对档案管理工作提出的新要求、新标准。本文主要通过对信息社会背景下档案工作优化的重要意义和需要遵循的原则进行分析，剖析在信息化背景下档案工作中所存在的问题，并尝试提出了相应的优化对策，以期对我国档案信息化工作现状的改善起到一定的助力作用。
关键词：信息社会;档案工作；优化
一、信息社会中优化档案工作的重要意义
信息是信息时代最重要的资源，信息社会的一个重要特征，是社会衍生的信息和社会对信息的需求同时激增，这种态势对信息服务业提出了严峻挑战，导致社会信息服务和信息技术业的空前发达。档案信息是社会信息中最可靠、最系统，因而也最具价值的原生信息，它与社会活动的关系最为密切。档案信息的管理水平及其提供利用的程度，直接关系到社会秩序的稳定、经济发展的速度和文化建设的繁荣，关系到各行各业工作的安全与效率。
1.有利于档案工作水平的提升
在信息社会中，几乎所有工作都难以避免地需要朝着数字化、信息化的方向发展转型。档案工作承载着对信息记录存储、归类分析的职能，不论是对于特定的单位、行业还是对于整个国家、社会，都有着极其重要的意义，需要能够对信息进行永久保存并且易于检索的工作方式。传统的档案工作方式运用纸质档案，不仅在存储中会占用大量的物理空间，还对存储环境的温度、湿度要求较高，而且即使在较为完美的环境中也不能永久保存，也存在着易丢失、易污损、难以检索等缺陷。而顺应时代潮流，将传统的档案工作优化为数字信息模式，建立完备的档案数据库，能够让档案存储不再受时间和物理空间条件的限制，在云端就能永久存储海量信息。而构建一个易于检索又能够在云端对档案信息进行计算、归类分析的档案信息系统，又能让档案的检索、分析工作更为便捷，大大提升档案工作的效率和水平。
2.有利于保证档案的时效性和真实性
传统的纸质档案通常更新缓慢，在“更新、调入、退还”等环节有时需要当事人和相关单位去走一道道手续才能完成。而在保存期间又容易受到储存环境的影响而造成不同程度的损毁甚至是丢失，同时也为不法分子对档案的篡改和窃取提供了可能。利用信息技术优化档案工作，将档案内容数字化，存储于安全的系统环境中，在安全加密的网络线路中进行及时的信息更新和共享，并在每一次更新时都留下痕迹，不但保证了档案更新的时效性，更保证了其内容的完整、真实可考。
二、优化档案工作的原则
当社会的网络化趋势成为时代潮流，档案工作从对象、内容到程式、方法都在发生变化时，档案工作者必须根据新的技术环境和社会需求重新设计，重新建构整个档案信息管理系统的结构体系和运转模式，努力实现档案信息资源的网络化共享。否则，档案馆、室工作便无法在发展了的社会环境中有效运转，实现其应有的功能。网络化是档案工作自身发展的必然与必要选择。
1.信息安全
档案资料的真实性是其作为特种信息发挥作用的基础，因此无论是在形成还是在提取、传递过程中，档案信息的安全性决定了该档案资料是否具有价值的首要判断标准。信息技术是一把“双刃剑”，在档案管理工作当中，信息技术在为档案工作的飞跃发展提供了技术支持的同时，也让档案工作面临了一些新的隐患，信息安全问题是档案信息化首要考虑的因素。由于档案信息被数字化之后，一般会存储于电脑硬盘或云端，那么在进行信息共享时，由于涉及到的网络线路、产生的信息层次也会比较多，一旦所处的网络环境不够安全、加密不够到位，也会让档案信息容易受到攻击和篡改，无法保障档案信息的真实。因此，在信息时代，保证信息安全是档案信息化工作的重中之重。
2.制度规范
在任何行业当中，规范的制度是一切工作步入正轨的前提，在信息社会尤其如此，由于档案工作的严谨性，对待档案工作更是如此，专业细化的工作制度是减少人为因素影响，保证档案工作科学性与真实性的必要条件。档案工作的制度除了需要保证传统的信息采集、档案收集、归档入库、检索调取等工作有序进行，还要使得信息化建设所需要进行的影像扫描、信息录入、信息存储、系统建立、管理权限等工作有规可循、有据可依。保障档案的存取流程科学、合理、便捷、高效，具备相应的逻辑基础，因此制度规范的建立也是档案管理工作优化的基础准则之一。
3.保证效益
付出与收益平衡是档案数字化工作中不得不考虑的一个环节，档案数字化并不是凭空想象或者是简便处理就能够完成的，相反，在档案数字化改革的初期，相关单位需要做的不仅仅是档案整理工作，也不仅仅是纸质档案加工成数字档案的简单操作，档案数字化的过程更倾向于是一个从无到有的开拓阶段。档案数字化建设会使档案数据信息分析工作完成得更加高效，所涉及的信息内容、获得的结果也更为多元，能够为档案相关的领域发展提供更多帮助，这就是档案信息化能够获得的效益。而相应的，档案数字化建设需要相关单位在时间、人力、物力、财力方面大量投入，如何确保投入之后可以收效更多，保证投入与产出比，也是今后档案信息化建设工作当中必须思考的问题。
三、目前档案工作存在的问题
面对以计算机网络为主导的信息技术革命，档案馆、室的传统技术手段已远远落后于技术发展，也因此使得传统服务模式的局限性表现得愈加突出。信息技术逐步改变档案工作的管理对象和可用手段，计算机技术渗入到档案文件管理的各个环节，纸质文件被越来越多的数字化文件所代替。这些变化促使档案工作由传统管理模式向现代管理模式过渡，最终将彻底改变现有档案工作的面貌。
1.档案数字化程度较低，重视程度不够
目前来看，我国的档案信息化建设工作的主要阻碍就是档案数字化程度不高。档案信息的数字化是一切档案信息化工作后续的前提，然而如今很多单位还延续着传统的纸质档案工作模式，没有及时开展数字化建设工作。或者只是对档案信息进行了简单的录入、制表，没有建立起完备的数据库和信息系统。还有一些单位虽然已经开始着手进行档案信息化工作，但苦于没有财政拨款，用来工作的设备老旧、过时，网络环境不稳定、安全漏洞多，却无法及时更新，也不能顺利、安全地完成档案信息化工作。究其原因，是相关单位的工作思维较为陈旧，没有充分认识到当今时代背景下，档案信息化工作对于单位和社会的重要性。
2.管理较为混乱，常常无规可循
一些单位，尤其是一些私营的企业单位，对于档案工作本身就不够重视，几乎没有成文的档案管理制度，也往往没有专门的档案室，甚至也没有专门负责档案管理和信息化建设的工作人员，全靠人事、行政、网络维护等岗位的工作人员“兼职”进行，甚至一些小微企业尚未按照法律法规要求保存相关档案材料。在繁忙的日常工作中，无规可循的档案管理工作往往被忽略、遗忘，直接造成档案管理不利的局面。一旦出现档案遗失等严重后果，由于分工不明，无法责任到人，工作人员也往往互相推诿。甚至在某些不良事件发生后，在需要查询相关的材料的时候才发现根本无据可循。而有些单位虽然制定了一系列的档案管理制度，但基本以领导的意思为准，导致制度缺乏专业性和可行性，实行的效果不佳。
3.工作人员专业素质不高
上一条问题中提及了一些单位中存在让其他岗位的工作人员兼职管理档案的问题，这也是造成档案管理工作人员缺乏专业素养的一个重要原因。目前在很多单位中，负责档案管理和档案信息化建设工作的都不是具有档案管理和信息技术专业背景的人才，这些非科班出身的工作人员也往往并没有受过系统的岗前培训，其日常工作基本上停留在跟着同部门领导和前辈同事所传授的工作经验“现学现卖”，导致掌握的技能碎片化，工作方法和理念也较为陈旧，无法很好地适应信息时代档案管理工作的需求。不但如此，大部分“身兼数职”的档案管理人员也疲于应付繁杂的日常工作，无法兼顾到档案管理和信息化建设的工作，又因为缺乏相关的专业素养，极易导致看起来“不太重要”并且“不是本职工作”的档案工作被搁置、延迟，甚至遗忘。
4.网络环境安全性不足
档案信息化工作对网络安全的要求很高，但在一些单位中，这一点也没有引起工作人员的足够重视。一些被临时分派到相关岗位的工作人员由于专业素养不够，又没有进行过专业技能培训，完全没有能力完成维护档案信息安全所需的工作。还有的工作人员虽然掌握了一定的信息技术，但对档案信息安全、保密的重要性和需求认识不深，认为档案信息化的网络环境只需要参照日常工作网络的标准来进行维护就够了，所以不会主动进行进一步的安全维护和信息加密工作。而很多单位设备极其老旧，也无法用于完成较高级别的网络安全维护工作。而在系统登录管理权限方面，许多单位也存在着权责不清、管理混乱的问题，往往是部门领导、网络技术维护人员和普通职工共用权限，也有着很大的安全隐患。
四、档案工作的优化对策
1.提高重视程度，尽快完成档案数字化
相关单位的领导人员应该提高对当今时代的认识水平，意识到档案信息化建设工作对于本单位和社会的重要性，并且要切实知晓本单位进行档案信息化工作的现实需求，进而更好地领导各个下属部门进行有序、高效的档案数字化建设工作。档案信息化工作较为繁杂，需要相关部门的领导和工作人员通力合作，明确分工，责任到人，对现有的纸质档案信息进行准确地采集录入，更需要对存在污损、脱漏、空白等问题，难以准确录入的档案进行尽可能地核实，尽量确保数字化档案信息的完整性和真实性。建设档案信息数据库和信息系统不能满足于录入现有的纸质档案内容，更要与社会各单位联网，对相关信息进行及时地更新，并丰富内容，以便进行更精确的分类、检索和计算，满足相关领域的更多需求。这些工作都是需要建立在完成档案信息数字化的基础之上的。
2.强化管理意识，完善管理制度
尽快建立起完善的管理制度，提高档案管理工作本身的效率和质量，是优化档案工作最有效的方法，也是更好地完成档案信息化建设的必要条件。这也需要相关的单位在提高对档案管理工作重视程度的基础上，投入更多的人力、物力和财力，为档案管理工作提供专门的空间、设备，并安排专业的工作人员制定起有效、可行的工作制度，让档案管理工作有规可循，从而顺利开展。制定档案管理制度需要针对各单位的自身特点来进行，切不可照搬其他单位的现成制度，在试行的时候，也要特别留意制度与本单位现实情况的贴合程度，及时进行补充和完善。
3.提高工作人员的专业水平
单位应该保证从事档案工作的职工拥有与岗位需要所匹配的专业素养，请专业技术人员来对临时调岗过渡的员工进行必要的技术培训，确保其有能力完成档案管理和档案信息化建设工作。如果不得不出现“身兼数职”现象，也要适当地减轻相关工作人员的工作量，确保其有精力完成繁杂的档案管理工作。相关单位也应该及时调整部门岗位分工，对档案管理和档案信息化建设工作设置专人专岗，并及时向社会招聘有档案管理、信息技术专业背景的人才来进行相关的工作，从而确保本单位档案工作能够保质保量地开展。
4.强化网络环境安全
信息社会，网络安全是为档案信息化工作开展保驾护航的重中之重。相关单位需要安排有过硬专业背景的工作人员进行此项工作，为存储着重要档案信息的设备建立起安全的系统，有效的网络防火墙，并对信息共享中的网络线路及时进行加密，确保档案信息在存储中和共享传输过程中不被恶意拦截、窃取和篡改。同时，应对存储档案信息的设备定期进行维护和更新，防止因设备老化、损坏造成不必要的麻烦。也要对已经存储的档案进行备份，并对存储在设备和云端里的档案信息定期进行抽检，以防安全维护不力导致重要信息在未经察觉的时候丢失。
五、结语
总而言之，建立档案信息网络是时展的必然要求，就现阶段实际情况来看，我国已具备了档案信息网络建设必备的基础条件。信息化在人类文明方面引导着世界文明的发展进程，是当今社会种不可阻挡的发展趋势，各行各业都在追逐着信息化的发展潮流。在信息化社会发展的今天，网络改变着人类对信息资源的获取、传递、保管、存储、开发和利用的传统方式，网络成为信息资源生存的基本环境，网络成为国家、地区、组织和人与人之间交流的桥梁，网络带来了自动化、流程化、规范化和高效率。面对这种时代的改变，我们只有顺应时代的进步，运用现代化的管理手段，更新管理理念，重组业务流程，改变服务手段，进行管理理念的创新，提高服务质量，带动体制改革，提升管理水平，开发档案资源，为社会提供更好的信息服务。
参考文献：
[1]周新.企业单位档案管理工作优化途径分析[J].科技经济导刊，2019
[2]邓瑾，马红霞，徐玲.信息社会石化企业建设项目档案管理的改革与创新分析[J].化工管理，2017
[3]钟虹.大数据背景下人事档案信息化建设的问题与对策研究[J].中国管理信息化，2019
[4]朱杰云.浅析机关事业单位档案信息化建设问题与对策[J].兰台内外，2019
[5]叶淑仪.我国档案信息化建设中存在的问题及对策探讨[J].办公室业务，2019
[6]许茜.浅谈档案信息化建设中数字档案信息的安全问题与对策[J].黑龙江科技信息，2017
[7]刘蓓.试论信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].兰台内外，2020
[8]丁海斌，颜晗.论档案的根本作用是人类群体思维的重要经验基础——兼论档案从哪里来到哪里去[J].档案学通讯，2020
[9]张玉梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].办公室业务，2017
作者:陈世萍 单位:河南省体育工作大队