一、传统人事管理档案的弊端
（一）档案的收集和整理耗时耗力，效率低下
人事档案管理的第一步工作，是实现对下级单位或者个人的档案材料的收集。以往做法是先用大量的人力进行档案的采集，采用纸质化作业方式，人工书写或者打印。归类、编号、存档等工作需要很多人的参与，效率低下，出错率较高。
（二）档案的保管、鉴定和统计更是让管理人员焦头烂额
人事档案的保管、鉴定工作，涉及单位和个人隐私，秘密，不得出现任何错误。由于人手的限制，保管设备的老化，如档案室，档案夹等的老化损坏现象时有发生。档案的统计工作更是任务繁重，分门别类的计算，档案数据的更新等工作，要求档案管理人员要十分谨慎，这直接或间接增加了档案管理人员的工作量。
（三）档案材料的查阅与提调程序复杂，不适应现代化快节奏的要求
传统的“看守堆式”的档案管理服务模式，造成简单的“你查我调”的服务方式。这造成在实际需要人事档案的时候，既被动落后又浪费人力资源。而且查阅或提调档案的程序过于复杂，一份档案的提取要经过很多程序环节的批准，浪费了档案的使用者大量的时间和精力。传统人事档案管理中还存在很多弊端，如管理不严谨，易出现“弃档”“死档”“乱档”“重建档案”等。
二、现代信息技术建设人事管理档案的必要性与可行性
针对上述弊端，把现代信息技术引入医院人事档案管理工作是十分必要的，也是可行的。具体措施如下：
（一）完善医院信息基础设施
医院人事档案管理的首要工作是完善医院的信息基础设施建设。这一建设的核心是建立完备的信息网络，为医院最终建立信息化的人事档案管理创造信息化环境。医院要建立设备先进的计算机等硬件基础环境，并吸纳培训相关技术人才，使得他们能够熟练掌握信息环境下档案的录入、整理、鉴定和统计等技术工作。同时，在医院内部选择安装统一的人事档案管理系统软件，实现人事档案的协调一致。当然，要建立这一信息环境，需要医院对现有的人事档案管理设施进行全方位的更新，这会带来医院管理成本的增加。但是，这种资金投入的增加是暂时的，它带来的后续的经济与社会效益将会是十分明显的。
（二）建立适合医院特色的人事管理信息数据库
医院人事档案管理信息数据库是信息时代，医院人事管理档案建设的核心。数据库中的数据必须真实可靠，而且与医疗系统的人事管理数据标准要一致，如档案管理中的编号，类别等标准要统一要求。具体录入数据库的数据，如编号、身份证号、姓名、性别、学历、出生日期、工作状况等档案信息要详细，符合真实档案人信息。数据库的数据输入要细致，不要遗漏重要信息，数据库中数据的计算与数据的变更要及时准确。同时人事档案信息数据库的建立要符合行业标准要求，要适应整个医疗行业的统一要求。与这些工作是在信息技术下，做好医院人事管理的重中之重。
（三）借助现代信息技术做好医院档案信息的保密工作
网络环境下，信息在产生、处理及传输的过程中，时刻处于一个开放的状态。由于信息化档案资源一般处于共享状态，任何人通过信息高速公路中任一节点、任一终端都可以查阅到相关人事档案信息。但是这也带来了档案管理的保密性问题，放着不良分子利用信息技术窃取档案机密，造成档案信息的破坏和泄露。要解决这一难题，离不开现代信息技术的支持。首先，要对档案管理人员进行相关保密技术的培训，制定相应规章制度，做到有章可循。同时安装并及时更新最新的“防火墙”等技术防卫软件，实现档案数据信息在一个安全的信息网络环境下储存，防止出现档案数据被恶意的篡改或删除。利用现代信息技术加强医院档案信息的保密工作，这是医院人事档案管理中不可忽视的一个方面。
（四）建立行之有效的人事档案查阅与提调系统
人事档案设立是为了方便档案使用者的利用，这是人事档案建立的动力和最终目的。如果没有人利用相关人事档案数据信息，那么人事档案就丧失了存在的最初意义。医院人事档案管理也是为了本医院医务人员和上级医疗管理部门，甚至普通公众的使用，为他们提供个性化的真实的数据服务与支持。因此，医院人事档案管理要利用现代信息技术进行信息化改革，具体要设立人事档案信息数据查询平台，并提供畅通的查询数据的通道和接口。当然，要对档案的使用进行分层数据化管理，对不同的人群提供不同的数据查询权限，并对权限进行管理。这样查询者可以利用计算机网络在任何时候，任何借口下，查询权限内及时了解自己所需要的档案数据信息，又能够保障一些保密信息的非泄漏。这样最终可以提高档案的查询和提调速度，进而提高整个医院人事管理的效率。
（五）建立与医疗行业兄弟单位协调一致的人事档案管理网络联动机制
医院人事档案要与整个医疗行业的人事档案管理形成联动机制。以往传统做法，由于档案数据庞大，提取程序复杂，困难很多。但是借助于现代信息技术，可以实现医院人事档案管理的行业间互通有无，如借用云计算终端，把整个医疗系统的人事档案管理做一个大范围的，整个行业的数据库。这种做法，有利于医疗系统之间在人才、技术、信息等方面的交流与合作，又能够迅速的集中优势医疗资源解决医疗难题。患者亦可以通过这一系统，及时了解医院的医疗人才配备状况，选择自己信赖的医院就医。这也便于对整个医疗系统进行统筹管理，节约管理的成本。当然，这一联动机制的出现，光靠一个医院的力量不可能完成，需要整个医疗系统的参与。西方发达国家在医院人事管理方面，早就实现了这种医疗领域的网络联动机制。可以预见，在不久的未来，在医疗系统改革逐渐深化的时代背景下，我们国家也会建立较为完备的相应的医疗系统人事档案管理的网络联动机制。
（六）通过互联网、云端等网络信息技术实现与全球大医院在人事管理方面的交流与合作
信息化时代，医院也要把自己纳为整个信息网络中“网格”的一个组成部分，医院要想做强做大，离不开与其他优秀医院，尤其是国外优秀医疗系统的交流与合作。以往由于受到地域、时间、通信等诸多方面的限制，这种全球间医疗系统之间的合作，是很难实现的。但是信息技术的出现与普及，尤其是随着“云端”等现代终端技术的开发与使用，这种全球间的交流与合作已经具备了现实的条件。美欧等国家医院近几年，在建立医院间交流合作的方面，走的比我们早，效果明显。尤其是在医院人事档案信息化管理方面，美欧等发达国家已经实现了更广范围的人员之间的交流与合作。我们国家的医院在这一方面，还是小范围的各自为政，不能够实现医院之间在人事档案管理领域的互通合作，更不可能高质量的实现与国外同行的交流合作。因此，我们在用现代信息技术进行医院人事档案管理建设的时候，眼光一定要放宽，要看的更长远。不能只满足于医院被评为国内“三甲医院”等荣誉，要看到我们与国外同行的不足，要争做世界一流的医院。总之，信息技术会为医院的人事档案管理工作插上腾飞的翅膀。
三、结语
综上所述，医院人事档案管理系统一定要改变传统档案管理中存在的诸多缺陷，而利用现代信息技术，是实现医院人事档案管理的最有效也是最终的选择。当然，医院在进行人事管理档案信息化建设中，一定会存在很多困难，如硬件设施的不足，相关技术人员的培训不够，软件环境建设的滞后等。但是，信息时代的发展需要医院进行相应的改革。诸多医疗系统同类单位的实践证明，这一改革是必须的，也是可行的。
作者：赵飞 单位：山西省人民医院人事科
