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新时期档案管理工作浅探

2021-02-04 16:01 来源:人事管理论文 人参与在线咨询

【摘要】档案管理一直以来都是机关事业单位和企业管理工作的重点内容,对各行各业的建设与发展具有广泛且深远的影响,一旦没有做好档案管理,则难以真正呈现工作质量,无法对工作效率进行科学评估与改善,影响工作决策正确性。论文从新时期的档案管理视角出发,概述档案管理工作的重要意义,结合多年从事调水方面的档案工作经验,对档案管理现状进行相应分析,以期为我国新时期的档案管理事业贡献一份微薄力量。

【关键词】档案管理;事业;新时期;措施

1引言

目前,我国档案管理工作在新时期背景下出现了巨大变化,呈现出档案资源数据日益丰富、档案信息愈加多元化的特征,加之计算机技术、网络技术的快速发展,传统的档案管理工作理念、方式、方法、管理制度逐渐暴露出越来越多的问题,难以顺应新时期的发展需求。在此形势下,改革创新档案管理工作刻不容缓。因此,研究新时期的档案管理工作十分必要,是摆在我国各地、各级档案机构面前的重要任务。

2新时期的档案管理工作意义

档案资源包含历史发展与过去工作情况,能够给机关工作顺利开展,社会进步提供可靠依据,新时期档案管理工作的重要意义主要体现在以下两方面:首先,无论任何时期,档案都可以作为真实的历史凭证,是工作主要参考资料,形成于社会实践活动过程,信息不是后人自行编造,保证了历史情况记录的客观性。有的宝贵档案资源为当事人工作历史痕迹的亲笔手稿,有的档案资源经过了机关领导批示或签署,想要充分利用并最大限度提升这些档案资源的价值,就需要全面的档案管理工作,将档案资源中的有价值信息提取出来,做好档案编码、保存、调用、借阅等,让档案资源的利用更加高效、便捷[1]。其次,最近两年我国档案事业快速发展,各地事业单位档案部门勇于改革创新,解放思想,将档案工作重点从过去的单一保存档案逐渐转移到开发和利用档案资源的综合服务上,以此作为促进精神文明社会、物质文明社会建设的科学途径,积极引入现代化技术、科学管理手段,提升档案资源统计、鉴定、收集、整理等各项工作效率,现代社会发展中档案服务的功能愈加强大。

3档案管理工作的现状分析

3.1理念滞后。一些基层事业的工作人员,将工作内容局限于抄录档案、保管档案范围内,对档案的管理仅从档案事务性工作出发,尚未正确认识档案管理具有的国家财富价值,没有明确档案管理对现代社会发展所起到的间接性增加经济效益作用。理念上的滞后,不仅导致档案资料频繁出现信息泄露、丢失、不完整等情况,还经常发生档案管理设备老旧、破损等问题没有及时解决,难以满足现代化档案管理需求,思想上对档案工作档案管理的不重视,行为上对档案管理的不规范不科学,大大阻碍了档案管理工作改革创新[2]。

3.2欠缺制度。制度是任何一项工作标准化发展的必备依据,档案管理也不例外,只有具备健全完善的管理制度,才能够保证这项工作的细致性、严肃性、标准性,最大限度避免档案工作出现各种纰漏,保证档案管理整体效率与水平。然而,在实际情况中,我国大部分事业单位普遍处于欠缺制度保障的局面,其中的突出不足有以下两点:第一,尚未明确分配各项档案管理任务,经常存在一人同时兼顾多项档案管理工作的情况,此外也容易出现工作人员冗杂、部门闲职过多、人力资源浪费严重等问题[3]。第二,尚未明确绩效考核机制,观察我国各地档案管理工作现状不难发现,管理流于形式的现象非常严重,究其原因主要是绩效考核机制的缺失所致,工作人员责任心薄弱,工作不积极,档案管理过于追求面子化工程,降低了工作质量,难以体现档案资源的社会价值。

3.3方法单一。社会在不断进步,档案工作的方法不能停滞不前,而是要与时俱进向着多元化方向不断迈进。但是现阶段来看,我国事业单位档案管理方法还存在着过于单一陈旧的问题,事业单位很多档案工作人员自身没有接受过专业系统培训,所掌握的档案管理手段、理论知识、现代化技术明显不足,实际工作开展盲目沿用过去“老一套”方法,不仅工作过程乏味枯燥,工作效率也很低下,难以提升档案管理工作质量。此外,现代化设备应用的不足,也无法体现飞速发展的现代科学技术在档案管理工作中的独特优势,无法为档案管理注入源源不断的新活力。

4新时期加强档案管理工作的可行策略

4.1提高重视程度,全面认识档案管理。长久以来,很多人都将档案管理定位于幕后工作,不够关注这项工作,加之档案管理没有明显的工作成绩,更加剧了档案管理被忽视的程度。新时期的事业经营管理与发展中,要提高对档案管理的重视程度,将其作为一项艰巨且需长期坚持的工程,全面认识档案管理重要性,意识到档案管理对于机构稳定运行、企业正常发展以及社会快速进步等方面的积极作用,把档案管理纳入重点工作范畴,从上到下有序落实各项档案管理内容,及时发现其中的不足之处,采取有效方法防范和解决处理,通过思想态度的端正,自觉扛起岗位工作中的档案管理责任,认真严肃看待各项档案管理工作。例如,事业单位领导人可以加强对档案管理工作情况的兼顾力度与宣传力度,采取现代化宣传方法,在事业单位官方微信公众号平台宣传新时期档案工作的社会效益、巨大价值、服务功能,定期检查档案管理工作,不定期结合实际情况指导档案管理工作,多措并举一方面发挥出自身作为领导人的组织引领作用,另一方面将档案管理意识牢牢树立在所有工作人员心中,使其能够重视档案管理,积极参与这项工作,构建人人发挥作用的档案管理新模式。

4.2完善管理体系,规范健康发展。针对目前档案管理呈现出来的不正之风,各地事业单位要尽快完善档案管理体系,制定与本机构工作实际情况相符,贯彻落实了国家相关法律法规要求以及政府政策方针的档案管理规章制度规范,让档案管理工作健康有序发展,真正解决档案管理的混乱局面,切实发挥管理制度的保障作用。通过制度的制定和执行,堵住档案管理工作纰漏,降低档案管理过程风险与安全隐患,实行合理的奖惩机制、绩效考核机制,做到有功及时赏,有错严肃罚,体现规章制度具有的约束与激励双重功能,令档案管理工作的进步和发展始终建立在公正公平基础原则上,保持档案管理长久活力,调动工作人员责任心与工作激情。

4.3增加信息化应用,革新工作方式。面对新时期对各个领域信息化建设提出的迫切要求,事业单位的档案管理工作要尽快增加信息化应用。一方面,购进功能完善、效率高、安全保障强的档案管理现代化软硬件设备设施,为档案资源的信息化管理工作顺利落实提供基础条件。另一方面,加强对工作人员使用信息化手段提升档案管理效率和质量的技术培训力度,保证工作人员可以娴熟操作计算机、现代化设备设施、信息管理系统、档案数据库等。

4.4落实档案服务,丰富工作内容。新时期档案管理工作具有不容忽视的服务功能,事业单位要采取科学途径落实档案服务,走出手工传递文件、手工调阅档案、手工检索档案文献等传统服务模式局限,避免被动提供档案服务,从主动挖掘并提供个性化档案服务需求出发,利用大数据技术、数字档案馆等,通过更新服务理念、变被动服务为主动服务等措施,丰富档案管理的服务性内容,开发档案服务更多新渠道,强化档案服务档案管理对加快精神文明建设脚步,促进地方经济建设水平提升起到的服务力量。

5结语

事业单位的档案管理作为一项复杂琐碎的工作。在开展过程中容易出现各种各样的纰漏,面对新时期对档案管理工作现代化发展提出的新挑战,事业单位要准确定位自身职责作用,明确档案管理的现实意义,深入分析目前事业单位档案管理工作存在的主要问题,从实际出发采取可行策略,加强档案管理工作,多角度、全方位提高档案管理效率和水平,打造专业高素质的档案管理工作队伍,加强对新时期档案管理工作方法的研究与尝试,不断积累实践经验,让档案管理事业更上一层楼。

【参考文献】

【1】李焕.试论县级档案局现代化档案管理工作[J].卷宗,2020,163(7):121.

【2】张琼.档案局档案管理工作的研究与探讨[J].科学与财富,2020,31(18):265.

【3】杨启燕.新时代企业档案管理工作的着力点[J].现代企业,2020,28(7):31-32.

作者:孙英 单位:山东省调水工程运行维护中心牟平管理站

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