化工行业上市公司内部控制环境探讨

2022-09-21 16:42:31 来源:写作指导

[提要]近年来,国内外层出不穷的安全事件给化工行业带来大量的负面影响,同时将人们的关注焦点转移到内部控制方面。考虑到近期众多有关化工方面的事故,加强内部环境制度建设也是很重要的。本文基于内部控制理论,对我国化工企业内部控制环境中存在的问题进行分析,并提出可行性解决措施,以供企业内部控制环境参考。

关键词:内部控制环境;化工制造;优化建议

1938年麦克森-罗宾斯公司的舞弊欺诈案以及后来由于财务信息遭到扭曲而引起的一连串公司丑闻,使得人们更加关注内部控制及其环境。虽说控制环境是内部控制的主体部分,但它的发展在我国却仍未得到太多关注,它的内涵、方法以及相关理论概念并未得到广泛的传播。我国上市公司内控系统在很多方面仍存在着不足之处,受薄弱的内部控制环境产生的负面影响尤为严重,因此改善上市公司内控系统已是迫在眉睫。

一、文献综述

内部控制环境作为内部控制的基础,它并不是单独分割出来的一块儿,对于内部控制环境的研究不能将其从一个整体之中脱离出来,而是应该将其与内部控制紧密结合在一起。对于企业的内部控制,国内外已有很多学者进行了大量研究,主要针对于内部控制环境的多种影响因素、研究途径和方法、如何进行信息披露等方面,并且已经取得了一些研究成果。AnnukkaJokipii(2016)认为,如果想要谈论内部控制环境因素,那就需要将问题一分为二,同时考虑内部和外部的环境问题,如果是站在内部环境的角度,需要从企业内部的治理、组织结构等方面进行审核;如果是从外部环境的角度来考虑,则是应该涵盖国家经济法律环境以及道德政府在企业内部控制中可能会起到的作用。MaijoorS.(2016)认为审查活动,可以扩展审计人员对于内部评价和内部控制的研究,需要设计人员承担相应的职责,能够为了更好的工作,提升工作效率。VinayK.Garg(2013)则认为企业内部的控制环境制度里面应该包括监管和鼓励。在监管机制下,董事会、债权人充当监视人,对公司管理层经营进行监督;在鼓励机制下,通过激励合同将管理者的利益与股东的利益挂钩,迫使管理者获取自己利益的同时兼顾股东利益。张文杰(2015)的研究主要是想要说明内部控制环境本身就具有重要性,是内部控制的基础要素,并且内部控制环境的完整稳定性与内部控制的完整稳定性息息相关。杜刚(2015)从社会职责这一角度分析,将内部控制理论结合了国家电网企业,成功构建了电网公司内部控制的体系;同时,提出框架中应当包括履行社会责任的企业文化、经营理念、反舞弊制度、可持续发展战略等方面的内容。李娜(2014)认为对于内部控制环境的审查是很有必要的,因为通过对内部控制环境的审查,可以进一步地提高审计工作中的工作效率,从而能够延伸审计人员对于内部控制范围的控制和把握,并且对于职责有一个比较清晰的划分。张慧敏(2014)根据案例得出了企业内控环境对企业内部控制具有深远的影响意义,源于以下几个方面:明确的组织职位结构、亲和的意见沟通和有效合作途径。蒋泽娟(2013)提出了内部控制的要素主要有管理者的经济价值观、财务信息的可靠性和准确程度以及信息系统的建立等方面,并且主张能够在内部控制的框架中加入设计与内部控制相关的活动等一系列的新想法。

二、内部控制环境基本理论

(一)内部控制环境的概念。根据主流的定义,内部环境指的是影响、制约企业内部控制制度建立与执行的各种内部因素的总称,是实施内部控制的基础,主要包括治理结构、组织机构设置与权责分配、企业文化、内部审计机制、人力资源政策、反舞弊机制等内容。

(二)内部控制环境构成要素。本文所探究的企业内部控制环境要素大致可分为如下五项:组织结构与权责分配、治理结构、人力资源政策、内部审计机制、企业文化。

1、组织结构与权责分配。组织结构是一系列组织机构和管理级别为促进其管理和实现其目标而划分,它显示了机构内各部分的等级、沟通方式和各组成部分之间的相互关系。

2、治理结构。董事会是公司内控制度的核心,也是管理经营者行为的有效机构。现代公司治理结构的一个特点是管理权和所有权分离。对管理者的监督机制其实可以分为两大类:一类是管理资本市场、产品市场和法律制度的外部监督机制;另一类是内部监督机制,由董事会组成。加强董事会的建设通常是管理经营者的各种方法中最有效的一个。就我国而言,监事会对于内部环境来说,通常是一个必不可少的要素。监事会对股东(大)会负责,通过监督董事、经理和其他高级管理人员依法履行职责来实现对公司的经营控制。

3、人力资源政策。人力资源政策作为一个关键的因素,深深地影响着内部环境,企业的人力资源政策对于每个人的业绩起到了很直观的作用。人力资源政策应包括与人力资源流动、积累、配置和评价有关的具体因素,从而确保内部控制效率。

4、内部审计机制。内部审计是一个重要的保障,它有助于企业建立一个遵守法律、公平和公正的内部环境,从而担起监测内部控制的执行情况的责任,评估其效力并加强内部控制的完整性。除了监督内部控制的有效执行,并对内部控制进行自我评价外,审计委员会还帮助确保董事会与本组织的外部和内部审计员直接沟通。

5、企业文化。企业文化是内部环境的核心体现。企业文化不同于体现公司特有的精神价值和特性的其他组织,它是公司长期生产过程的产物,是一套核心信念和价值观、生活方式、人文环境以及商业思维和行为方式。企业文化不仅直接影响着内部控制的制定,而且还决定内部控制的有效实施和目标的实现。

(三)内控控制环境理论依据。一般来说,内控环境要素的理论基础主要指的是委托理论,委托理论归属于制度经济学契约理论的范畴,大体上研究的是委托关系,而这种关系多指行为主体源于某种契约,支配其他的行为主体为其提供服务,同时给予后者决策权,根据后者提供的劳务支付相应的报酬。委托理论的主要思想是:委托关系是随着生产力的增长和产量的大规模增加而形成的,一方面是因为生产力发展使分工更加精细,从而使权利持有人由于其知识、能力等方面的原因而无法行使其所有权利;另一方面是由于职业分工造成了一种情况,即有大量经验丰富的人有能力代表其行使委托给他们的权利,但在委托人与人之间的关系中,委托人的职能不同于人的职能,因此委托人寻求的是人的职能。从理论上讲,两权分离下的现代企业形成股东、董事会、经理层、员工之间的委托关系,内部控制则通过约束与制衡机制默默地维系着委托人和受托人之间的信任关系。同时,关于关系所造成的客观“自然缺陷”的信息不对称,可能会导致人的反向选择和道德风险问题。解决办法是在股东、董事会、管理人员、雇员等之间建立一种基于合同的“问责”概念。内部控制是以利益攸关方的要求为基础的,也是由负有“澄清责任”的一方正确承担责任和行使权力的基础。

三、化工制造业上市公司内部控制环境现状分析

化工行业是我国主要的经济支柱之一,本文主要通过对已经上市的102家大型化工类上市企业进行研究,通过公司的年度报告、内部控制自我评价和社会责任报告分析,结合迪博内部控制数据库相关内容,对化工制造上市公司内部控制环境现状进行分析。近3年,主动进行披露信息的企业数量为96家,并且在披露信息的这些企业之中,内部控制环境信息整体呈现下滑的趋势。相对于内部控制环境信息的减少,虽然披露企业的数量增加了,但是对于特定公司来说,这并不是什么好事。在调查的102家企业中,没有一家公司对内部控制环境报告进行独立分析,可以看出,我国大型化工企业对于内部控制问题的重视程度远远不够,仅仅是在企业披露部分财务信息的时候,简要地讲述了一下内部控制环境信息的变化。所有样本公司都披露了治理结构和组织结构相关信息,但内部审计、人力资源和企业文化等控制要素的披露并没有做到全覆盖。同时,披露内部审计、人力资源以及企业文化的企业数量逐步上升,这说明企业对控制环境中重要控制要素的重视程度在提升。通过对102个样本公司内部控制环境的内容进行分析可知,23家企业董事会下尚未设置薪酬委员会、审计委员会等职能部门,10家企业表明不适用,仅69家企业董事会下设置了薪酬委员会、审计委员会等组织机构。可以看出,化工制造上市公司法人治理结构尚不完善。再来看内部审计情况,34家企业会经常开展内部审计活动,58家企业偶尔开展内部审计活动,有10家极少开展内部审计活动,这说明大部分企业内部审计监督不力,未能真正发挥审计的作用。从人力资源政策来看,用企业各项信息披露中对人力资源政策描述的详尽程度来衡量企业对人力资源的重视程度。样本报告中,仅有25家企业人力资源政策十分详细,对薪资水平、员工成长计划、培训与学习环节进行了详细的阐述;67家企业的人力资源各项政策描述一般,不够详细;有10家企业的人力资源政策简单几句话带过,几乎等同于没有。可以看到,大部分企业对人力资源的重视程度不够,缺乏对员工的职业生涯发展规划,对企业长期发展不利。从是否有企业文化手册来衡量企业对企业文化的重视程度以及企业文化体系是否健全,结果显示:有38家企业拥有企业文化手册,有48家企业没有企业文化手册,16家企业认为企业文化手册没有必要。从中可以看出,大部分化工制造业上市企业并不重视企业文化建设,企业文化仅仅停留在口号上。

四、化工制造业上市公司内部控制环境优化建议

(一)优化公司治理结构。当今社会,由于经济制度的限定,国有股份在上市公司结构中算是一枝独秀。在推崇国有制的股权制度之下,其他股东对于公司的政策影响很小,这会使得股东对于公司事务参与的积极性受到影响。如果能够降低国有股在公司股份上的占比,积极稳步地让国有股和法人股之间能够主动流通,增大其他个人股东的持股比例和权益,就能够让大股东自发地相互制约督促,建立一种合理的治理结构,可以在很大程度上改变现在的股权结构,对于公司的经营和内部控制都有很多正面的影响。与此同时,许多化工制造业上市公司执行董事和总经理由一人兼职,无论是公司的经营计划和投资方案还是对人员的聘任都是一人做主,执行董事无法发挥制衡经理的作用。想要解决这个问题,最快捷的方法是由股东重新委派执行董事,不兼职其他职务,给予独立的身份状态,在组织结构上高于经理层,行使执行董事的各项职权。该执行董事需要有专业知识和相关工作经验,监督内部控制是否得到有效实施,同时协调好内部和外部审计之间的合理关系。很多的监管机构形同虚设,针对这一现状可能产生的内控风险,应当适当增加有足够专业知识的外部独立监事。更重要的是新增监事的独立身份,面对执行董事以及一些公司高管时,能够进行严格的监督,对于违反公司规定章程的股东决定方案和提出异议的时候,对可能发生的内控风险及时加以防范。

(二)完善企业组织结构。企业内部控制结构的完善和优化,需要拥有良好的组织结构,职责明确、层次清晰、渠道通畅算是最基本的要求。为了能够满足公司对于认识管理的要求,要对于现阶段企业中的人事处进行变革,成立企业内部的人力资源部,引进科学的人力资源管理方法。其中,营销部门是公司内部的重要职能部门,主要考虑因素是公司起步阶段对于外部市场中的采购要求低,但随着公司一步步的稳定发展,对外采购所需要的化工原料数量也逐渐增多,有必要将原料供应分成销售和供应两部分,增加专业的清晰化。之后,为了单独清晰化职能,成立信息处。国内已经上市的化工企业在财务和人事部门已经运用了比较成熟的信息管理系统,但是并没有相应的管理机构负责组织机构的运行和维护。除此之外,公司也应该成立政工部。上市化工企业的员工主要来自于上级集团公司的内退人员和买断员工,需要统一思想,通过政工部,将企业文化划给政工部门进行统一管理,并且设置专门的内部控制管理部门。现阶段,公司内部的控制体系还不够成熟,存在很多亟待解决的缺陷,需要成立专门的部门协调内外部的审计,能够制定相应的措施并及时处理问题。

(三)有效发挥内部审计的作用。随着内部控制环境的日益复杂,内部审计在内部控制中的作用越来越明显,成为对公司发展过程有效进行监督控制的手段。内部审计可以确保内部控制的正常运行,企业想要加大内部审计的宣传力度,提高企业所有人员的内部审计意识,需要着重做到以下两点:

(1)提升内部审计效果。给内部审计的部门相应的权力,确保其能够独立履行职责。公司领导层对内部审计的不重视,使得内部审计既缺少必要的独立性,又没能在内部审计应有的领域里履行应尽的职责。想要构建合理的内部审计机构管理模式,就需要以监事会为主体和中心,企业内部的审计工作在董事会和监事会共同带领下进行统一的管理和协调,最终由董事会负责,受监事会的指导,保持相对独立。

(2)明确内部审计职责。针对内部审计领域窄的问题,为了让内部审计更好地发挥作用,化工制造上市公司需要重新明确内部审计部门的职责。不再局限于对会计凭证、账簿和会计的相关资料进行检查和复核。此外,要不断提高内部审计人员的综合素质,定期对内审人员进行业务培训,提高专业技能。

(四)改进人力资源政策。改进人力资源政策是完善企业控制环境的重要手段,化工制造业上市公司普遍存在着员工平均年龄过高,而学历与技能又普遍较低的情况,同时人力资源政策不够完善,缺少培训制度和薪酬绩效管理制度,对员工的晋升没有具体的奖惩方案。要改进和完善人力资源政策需做到以下两点:

(1)严格人员聘用机制。制定详细的人才招聘及培养计划,扩宽招聘的渠道,不再以内部招聘的形式解决企业员工家属的工作,而是以公平、公正的方式招聘需要的人才。招入并培养一批年轻的员工,为化工制造上市公司注入新鲜血液,形成公司坚实的后备力量。同时,招聘专业人员,建立一支有知识、有技能、有经验的实力战队,带动企业更好地发展。在选拔人才的时候应该综合考虑员工的实力和职业素养。

(2)全面完善人力资源政策。想要完善企业人力资源政策,就要对现存的招聘人才录用员工的制度进行改进。对于缺失的制度,要及时补充,比如制定员工培训制度,人力资源部年末向各个部口征询培训内容的意见,并结合实际需要制定下一年的员工培训计划。培训的内容,既包括职业规划、企业文化、办公室软件的操作等培训,也包括个别特殊岗位的培训。严格记录每次培训的出勤、考核情况,检查培训的效果,确保培训不是简单的走过场。科学制定竞争上岗、晋升考核制度,化工制造上市公司采用竞争上岗的形式,让员工选择适合自己的岗位。同时,设置考核制度,使绩效考核不再流于形式。考核包括两个方面:一是对员工出勤的考核;二是对员工业绩工作情况的考核。考核每月进行一次,月底各部口将考核表交予人力资源部,为员工绩效打分,分数的高低直接体现在员工的奖金收入上。

(五)培育企业文化。明确企业文化的制度化主要是需要做到倡导企业推崇的价值观和领导的地位,并且将企业价值观转变成为有可行性的管理制度,更重要的一点就是将制度转变成企业员工的习惯。对于企业文化的建设,需要让文化由书面变成实际行动,贯彻在企业内部,感染企业的每一位员工,获得大家的理解和认同,让企业文化变成员工日常中的行为准则。

作者:袁敏 单位:江苏科技大学