摘要：合同管理是维持企业正常运转，防范法律风险，保障交易正常进行的一个重大的法律支持项目，同时合同管理也能为日后处理各种纠纷提供重要的支持和法律依据。因此，本文就企业合同管理的法律风险进行梳理，在此基础上有针对性地提出防范措施，包括优化管理机制、强化培训力度、加强合同签订的严谨性、加强风险防范意识等措施。
关键词：企业合同管理；法律风险；防范措施
一、潜在风险分析
1.重要性分析
企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称，是法学、经济学和管理科学在企业运行过程中的综合运用，对企业的重要性不言而喻。企业的一笔笔交易，每一步的运转基本都要以合同这一载体来沟通和实现。可以说，合同就是企业向外沟通的桥梁，也是企业的命门所在。企业若想在今后的商业竞争中一帆风顺，无后顾之忧，就需要认识到合同管理的重要性。规范化的合同管理不仅能预防一些违约行为的发生，也能在交易对方违约之后最大限度地为企业提供救济措施，保障企业的利益。
2.合同管理风险
企业合同管理工作虽然在大多数企业中属于支持部门和辅助部门的任务，但却不是一项简单的工作。合同管理存在着方方面面的风险，有涉及合同和法律本身的，也有来自公司组织结构层面的风险。
（1）公司组织结构风险
公司组织结构上带来的风险可能涉及公司有没有专门的法务部门来管理合同，该法务部门的成员是否具备合同管理的背景。如果一个公司没有专门的法务部门，那就需要由企业管理层直接与外聘律师开展有关合同管理的业务沟通。虽然设置一个专门的法务部门意味着增加了人员成本，需要公司的管理层综合考虑法务部门和人员的配置成本。但需注意的是，如果缺乏公司组织结构上的意识，则可能为公司以后的发展壮大埋下隐患。
（2）人力资源风险
人力资源方面的风险主要指在合同管理方面聘用非专业人士进行管理，比如行政人员、人力资源人员或者财会人员，以全职或兼职的方式来进行合同管理。合同管理作为法律事务工作的一部分，具有很强的专业性。它不仅仅是一个文书的归档整理问题，还包括法律文书的审核、案卷的整理及保存等等工作，其中涉及法律条文的理解和运用，非专业人士来处理法律问题具有很大的风险性。
（3）合同审核风险
合同的审核流程同样可能存在风险。合同审核的主体、层级应根据不同合同种类、内容及重要性进行划分。涉及用章、用印及签字问题也需要设置合理的流程。有些企业为了达到交易的高效性，设置比较简单、快捷的用章用印流程，如果交易顺利进行自然不存在风险，而一旦交易出现纠纷，则不规范的合同审核风险就会出现。
（4）业务流程风险
业务流程风险是指具体的业务部门人员在进行业务的扩展和推进时，由于缺乏合同管理的相关知识和不合理的业务流程而给公司造成的风险。一般情况下，因为法律具有复杂性和专业性，非法律专业人员在从事交易及合同草拟的过程中，需要设置相关的业务流程，来进行法律支持，而如果业务流程设置不合理，则会丧失法律支持或者使法律支持流于表面，给业务的进行埋下隐患。
3.合同法律风险
除了合同管理方面的风险，合同本身在形式、内容、履行的方方面面也存在着风险。
（1）合同形式风险
合同的形式虽然多种多样，但在企业的运营管理中，不同形式的合同风险是不一样的。现代企业运营过程中，一般都签订正式的书面合同，避免签订口头合同，或者签订仅有几个核心条款的不完备的书面合同。在合同签订过程中，也需要法务人员确定合同的形式。另外，合同对方的资质问题也可能带来合同的形式风险。
（2）合同内容上的风险
合同内容上的风险是指合同条款中的风险，其中包括是否违反法律法规的禁止性规定，是否与行业规范相违背，权利义务条款是否对等，违约责任是否和权利义务一一对应，争议解决条款是否准确等方面。例如，在约定仲裁作为争议解决的方式时，对仲裁机构的不准确描述就有可能导致约定的争议解决方式无效，如果合同产生了纠纷，那么争议解决机构的变动可能会给企业带来败诉的风险。
（3）合同履行风险
合同履行中的风险是指交易双方在履约过程中可能出现的情况所造成的风险。比如，如果合同中没有约定不可抗力条款，那么再遇到今年病毒的情况时，则在是否可以适用不可抗力条款时会出现不确定因素。另外，倒签合同也是在合同履行中的一个风险点。
二、具体防范措施
针对企业合同管理中的风险，企业需要设立针对性的防范措施，才能做好企业合同管理工作，将风险降低，为交易保驾护航，也为日后的纠纷提供帮助。以下几点是针对降低企业合同管理风险的具体措施。
1.优化管理机制
优化管理机制可以有效减少合同管理的风险，具体来说有以下三个方面的措施。
（1）人力资源评价
人力资源评价是指对企业员工在工作时表现出来的专业性、技巧性、思想品德、工作态度及能力等的一个综合评价。具体到企业合同管理工作中，就是对负责企业合同管理的员工的专业度、工作能力和态度的评价，这个评价可以与员工的绩效挂钩。人力资源评价既可以筛选出更专业的法律人员进行合同管理，还可以激励员工付出更多时间与精力投入对相关法律知识的学习和对企业合同管理的工作中。
（2）合同管理制度
一个完善的合同管理制度可以在很大程度上减少合同管理的风险。一般一个完整的合同管理制度，包括合同的分类、职责、管理权限、流程、合同纠纷的处理、违约条款、合同的档案管理以及合同的审核流程图及合同的审批。合同管理制度的建立是将合同管理中各环节的工作拆分然后制度化，有力地保障了合同管理各环节的执行和落实，进而降低合同中的法律风险。
（3）监督体系的完善
合同管理监督体系的完善也能够减少风险。仅有完善的合同管理制度而无监督机构和制度，容易造成合同管理无法落实的情形。设立相关的监管部门，周期性地对合同管理制度的落实情况进行监督和检查，对合同管理人员的工作情况进行监督，可以有效地督促合同管理工作的顺利进行。
2.强化培训力度
合同管理工作最终落实的对象是每一个人，因此对人员的培训也是降低合同管理风险的一个有效措施。
（1）一般业务人员的培训
一般业务人员是指除了专业的法务人员之外的可能在日常业务中涉及的合同管理人员。比如，业务人员在工作中可能会涉及草拟合同的初稿，财会人员也可能涉及合同的履行，像打款之类的普通业务行为。对这些人员不需要进行深入专业的培训，只需对所涉及的业务进行专门化的培训，即可有效降低合同管理的风险。
（2）专业合同管理员的培训
专业的合同管理员指在公司内专门处理合同管理事务的员工。一般这些员工都具有法律事务处理的背景，具备基础的法学教育和管理合同的经验。对这些员工的培训则需要系统、深入、较长时间的培训，使之学习的法律实务知识和之前的经验尽快地与本公司的实际情况相融合，更好地具有适应本公司实际情况的合同管理技能。
3.签订过程严谨化
合同的内容和形式固然重要，合同的签订却是企业在日常经营管理中最容易出现问题的环节，因此合同的签订过程一定要严谨化。
（1）引入电子信息系统
目前，许多公司在合同管理工作中引入了电子信息系统，之前传统的合同处理大多数是一种手工工作的状态，弊端较多，效率也比较低下。通过引入电子信息系统，可以改传统手工作业的模式为机器作业模式，减少由人产生的错误，也可以更好地执行合同管理制度，同时电子信息系统也拥有更高的效率和准确度。
（2）规范合同编码规则
规范合同编码规则能够便于合同的索引、调阅和统计，也可以减少合同的丢失、错误等情形，还可以防止内部的合同被伪造。在合同履行期间，若是产生了纠纷，也可以快速地进行检索和调阅，减少合履行中的法律风险。
（3）公司律师参与
公司律师参与合同签订过程，可以有效降低合同中的法律风险。由具有法律背景和实务经验的公司律师，不论是公司法务人员还是公司聘请的外部律师，都能够较为迅速且准确地分辨出合同签订过程中的不足和风险点，进而提出具有规避风险的建议。
4.加强风险防范意识
除了优化管理机制和严谨合同签订过程之外，加强风险防范意识也是降低合同法律风险的有效手段。（1）加强合同管理风险防范意识重视合同管理风险防范不仅体现在制度的设计，还体现在合同管理风险防范的意识提高。这要求管理层应时刻重视合同管理的工作，重视法律支持部分的风险防范作用，对相应的工作给予关注和支持。比如，重视具有法律背景的专业人士，在合同管理的各个阶段积极促成法律人员的参与。（2）加强合同法律风险防范意识合同问题本质上是法律问题，合同本身的风险归根到底是法律风险。法律风险的防范是一个大的概念，是许多企业在成长过程中都会面临的问题，法律风险也是造成企业受损的一个重要原因。要加强合同法律风险的防范意识，就要招用专业的、具有丰富经验的法律从业人士对专业问题进行关注和解决。
三、结束语
随着企业的成长，法律风险问题将会随之凸显。企业合同管理的法律风险多种多样，因此需要提出针对性的防范措施，包括优化管理机制、强化培训力度、加强合同签订过程的严谨化、加强风险防范意识等措施，才能对企业的发展起到保驾护航的作用。
参考文献
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[2]岳璐璐.法治背景下企业合同管理与风险防范问题研究[J].中国市场，2020（11）：103-104.
[3]王宏丽.企业经营管理中的法律风险防范[J].中国商论，2020（6）：130-131.
作者:陈学楷 单位:中国烟草福建进出口有限责任公司
