摘要:应实现干部人事档案的信息化建设。目前，干部人事档案管理存在一些问题，如档案材料来源不规范，档案材料不够真实，档案管理人员水平不高。干部人事档案具有重要性，故对档案进行信息化建设具有重要意义。提出了干部人事档案信息化管理的优化措施:创建人事档案数据库，提高档案利用率;提高档案的时效性和真实性;部门协调，实现档案共享;确保档案信息化的安全;提高管理人员技术水平。要推进干部档案管理工作的改革与创新，提高档案存取效率和管理精准性。
关键词:干部人事档案;信息化建设;困境;对策
1干部人事档案管理存在的问题
1.1档案材料来源不规范
不同时期的工作人员不同，工作方式与习惯也不一样，收集档案这一工作就很容易存在不规范的问题。如果干部档案外调，各部门甚至各地区差别很大，就会导致信息来源和档案形式多种多样，档案管理人员在整理时会很迷茫，对资料内容不熟悉，会找不到资料。有的档案字迹不清晰，表意不明，加大了档案材料管理的难度。
1.2档案材料不够真实
干部人事档案是教育培训、人才测评的重要依据，都是纸质的。长期以来，由于每次填报前后信息不一致，有些干部可能会出现记忆错误，而且信息量大，很难检查每次填写的信息是否一致。个别干部考虑到自己的利益会伪造个人档案，一旦这些材料进入档案馆，就很难在今后的参考资料中核实和鉴别真伪。
1.3档案管理人员水平不高
档案人员的专业水平和技能并不能证明他们具有专业的管理水平。有的档案管理人员专业水平不高，再加之人事档案归档要求不严，个人档案缺少一些资料和档案目录，会导致档案出现不严谨、不完整的现象。有的干部不能及时报送和归还档案，难以记录，有的干部甚至在档案移交过程中丢失档案。
2干部人事档案的重要性
从最初的招聘开始，到后续的培训、绩效的记录、薪酬的统计、劳动关系的确定等，甚至包括其他各个细小环节，都要记录在人事档案中。一个人从高中到大学阶段的各种经历都要记录在人事档案中，在就业和单位选拔录用等方面会对一个人的未来产生巨大影响。对于一名干部而言，干部人事档案是其身份信息的最原始凭证。干部人事档案能够彻底反映出这名干部的基本信息和成长历程，具有极强的参考价值。当干部的信息出现异议和问题时，最基本的参考依据就是这份具有历史性和真实性的干部人事档案。对干部的监督和规范是干部人事档案能够发挥的有效作用之一。
3干部人事档案管理信息化建设的意义
3.1提高档案管理效率的必然要求
传统的事业单位干部人事档案管理工作模式的档案处理效率较低，以纸质文件形式进行档案管理的体系和业务流程占据了较大空间，承载的内容也有限，查找也麻烦，严重滞后了事业单位的整体工作效率。事业单位应对干部人事档案进行信息化管理，利用信息化技术手段有效减少档案处理失误，节省时间，节约空间，便于信息储存和快速查找，减轻档案管理人员的工作负担。
3.2新时代干部人事档案工作发展的必然趋势
当今档案资源管理难度急剧增加，传统的档案检索、利用和服务工作难以满足社会需求。应推动干部人事档案管理的科学化、信息化、规范化、智能化，保证档案管理工作的高效进行，这也是新时代干部人事档案工作发展的必然趋势。
4干部人事档案信息化管理的优势
4.1有利于干部档案信息查询
干部人事档案信息化管理不仅可以长期保存数据，还能在对相关数据和信息进行分类时消除重复数据，方便管理人员进行浏览和查阅。信息化管理可以从海量的信息中快速向管理者呈现所需的内容，大大提高了信息查询的检索效率和质量。
4.2加强了档案信息的规范化
干部信息的查询和处理等一系列工作往往是当事人或档案人员在填写传统干部档案信息时编写的，这使得一些数据内容难以识别，而信息管理按规定统一格式解决了档案管理中的模糊、潦草等问题，为今后的工作提供了最清晰的第一手资料。
4.3有利于传统干部档案的长期保存
由于这些档案都是非电子档文件，并不能很好地被长期保存，很容易因过多的翻阅而产生缺陷，而且纸质文件对存储环境的要求很高，需要一个特殊的大空间档案室来存储和保存。而现代干部人事档案可以通过计算机和云存储实现数字化管理，既节省了存储空间，又实现了信息的永久存储。
4.4保证了文件信息的安全性
干部人事档案信息具有使用价值和公开价值，利用信息化技术能够使两种价值得到高效发挥。为提高档案信息的保密性，档案信息管理人员要利用信息化技术来实现档案信息的安全管理，保证干部档案内容不易公开、不易修改、不易增减。
5干部人事档案信息化管理的优化措施
5.1创建人事档案数据库，提高档案利用率
档案管理部门在管理干部人事档案的过程中，要促进干部人事档案的开发利用，提高档案管理工作效率，更好地满足用户需求。档案管理部门必须有效保护纸质档案，并建立技术先进、功能全面的档案信息服务体系，更好地完成内部领导部门与上级相关单位的人事档案信息共享，提高对干部人事档案的利用效率。
5.2提高档案的时效性和真实性
在干部人事档案信息化管理过程中，档案人员应加强对档案的动态管理，重点对以往的人事档案进行审核，删除无保存价值的资料，增加新的资料，便于有关部门了解干部的一切实际情况。同时，扩大数据内部容量，建立完善的信息管理和处理系统，提高档案的整体使用水平。
5.3部门协调，实现档案共享
干部人事档案的收集和设计基本涉及了单位的每个岗位，因此，干部人事要做好各部门的沟通协调工作，从多方面整合人事，摸清人事财务状况，实现档案共享，发挥出人事档案的真实价值。
5.4确保档案信息化的安全
在网络信息时代，利用网络管理人事档案越来越受欢迎，但必须格外注意人事档案的安全性，比如在设置密码时增强密码的复杂度。还可以通过复制技术和加密技术防止外部人员重写和访问文件，以确保文件的完整性和真实性。
5.5提高管理人员技术水平
为了使人事档案信息管理更加科学，除了专业培训外，还必须提高管理人员的计算机操作水平，加大对档案管理人员的定期考核力度，提高管理人员的综合素质。同时，要采取一系列措施避免档案数据丢失，保证档案数据的安全。干部人事档案的登记要让具有专业技能的档案管理人员来完成，这样可以提高档案存取效率和管理精准性。
参考文献:
［1］张玉双，田云，肖雨.议如何提高人事档案信息化管理水平［J］．山东工会论坛，2019，(01):79－80.
［2］宋云丽.加强干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新［J］．人力资源管理，2019，(08):381－382.
［3］冉玉琼.加强干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新［J］．世界最新医学信息文摘，2017，(22):185.
作者:姜媛 单位:黑龙江省红旗农场社会保险事业管理局
