摘要：在当前信息数据化背景下，传统企业档案管理模式逐渐被时代所淘汰。企业在生产、经营过程中所产生的海量数据给企业档案管理带来了较大冲击。因此，本文基于企业档案管理的重要性对企业档案管理的创新策略展开研究，以强化企业档案管理功能，为企业的可持续发展奠定基础。
关键词：信息数据化；企业；档案管理；创新策略
市场经济体制下，各大企业在市场竞争过程中逐渐认识到企业档案管理的重要性。但在信息资源的数据化发展过程中，企业档案管理功能单一，管理模式滞后，多数企业无法发挥档案信息的利用价值。因此，本文对企业档案管理创新策略的研究，对优化企业档案管理模式、提高企业市场竞争实力意义重大。
一、企业档案管理的重要性
档案记载着各企业经营期间的所有经济活动，以及经济活动开展中所涉及的人事变动、资金收支等信息。企业管理层可通过档案内容分析企业经济状况以及人员分布、岗位结构。比如，管理人员可结合档案内的会议记录，掌握企业历年经营水平，进而规划企业未来经营方向、制定战略目标。并且在市场经济中，各类企业市场竞争压力不断增强，企业档案数据信息不断更新[1]。企业只有树立正确的档案管理理念明确其重要性，才能借助档案信息管理推进企业人力、物力资源配置。除此之外，企业档案信息具有客观性、真实性。企业合理保存企业机密信息，确保档案信息完整性，能够进一步发挥其应用价值，为企业决策制定提供科学依据，促进企业可持续发展。
二、新时代信息数据化背景下企业档案管理现状
（一）档案管理模式滞后
在新时代，企业发展的信息数据化特征日益突出，经营企业会产生较多的数据化信息资源。因而使得现有档案管理模式在实际运用时，因数字化建设滞后已经难以适应时代变化。虽然部分企业逐步确立自动化办公模式，但由于档案信息管理的保密性需求以及该类管理工作没有直接的经济效益，所以部分企业档案管理并未衔接企业信息化平台，导致部分电子档案归档不及时，不利于企业档案信息存储的完整性。
（二）档案服务信息化程度低
现阶段，企业档案管理目标在于开发档案信息的运用价值，为企业经营战略的执行提供参考数据。但多数企业档案管理多以保管、信息整理为主，信息化程度低。而在新时代的信息数据化过程中对企业档案管理提出了更多要求，需要根据现有档案进行归档、整合，使其能够实现集中查阅，以此确保档案信息搜索、利用的便捷性。
（三）档案管理人员能力不一
在传统档案管理模式下企业档案管理工作较为简单，对档案管理人员能力要求不多。但是数据化、信息化技术在各领域的广泛应用，现代企业档案管理形式、内容、方式发生了较大变化，档案管理需求呈现多元化特征。在企业档案管理中，需要档案管理人员具备科学的管理观念，同时掌握基础的信息化管理技术。而部分企业档案管理人员素质、能力不一，工作主动性不强，难以适应新时代档案管理模式的变化。
三、新时代信息数据化背景下企业档案管理的创新策略
（一）创新档案管理理念，灵活运用信息数据化管理思维
为了深入挖掘档案管理价值，使其能够为企业发展提供准确的决策数据。应在新时代信息数据化背景下，及时创新档案管理理念，灵活运用数据时代的新型管理思维[2]。对此，应将信息技术、数据化思维融入档案管理制度、人员培养、档案信息存储等工作中。首先，相关人员应主动分析数据化信息功能，将信息数据视为管理资源，从而将档案信息转变为信息数据形式，并且在档案管理过程中综合分析企业实际需求，及时整合、梳理档案信息，以此增强企业查询档案信息的便捷性。其次，在完善档案管理制度时，相关人员应基于信息数据化管理思维，重视互联网技术的科学运用，同时坚持共享性、开放性原则，制定档案管理制度。最后，在新时期，企业对档案信息的数据检索要求较高，所以档案管理人员需结合档案信息类型，以及使用频繁程度，按照不同规模分类存储企业档案，为企业信息化档案管理平台的建设打好基础。
（二）优化档案管理形式，建立管理服务平台
在信息数据化背景下，为提高企业档案管理工作的服务水平，需及时优化档案管理形式。运用信息技术及企业内部数据整理建立数据化档案管理服务平台。企业信息数字化档案管理平台能够为企业提供档案管理、信息，以及电子档案存档等全面的管理服务。此外，改进档案管理业务流程，使企业档案管理不再局限于档案存放。同时，强化企业电子档案的安全性与完整性，使企业档案信息能够实现规范化、标准化、信息化管理。除此之外，企业通过建立管理服务平台，可以借助平台本身的扩展性，将其与企业自动化办公系统集成应用，便于电子档案自动归档[3]。与此同时，企业应采用智慧化、数据化档案管理模式，构建档案信息管理系统，详细记录档案相关信息数据，并且根据企业信息利用率，合理配置档案资源。并且以数据分析形式，总结企业信息资源需求，从而增加档案信息管理系统功能板块。
（三）智能管理档案信息，建立子档案系统
为适应新时代信息数据化发展趋势，企业应将数据化作为档案管理的核心。在信息数据化背景下，企业需运用大数据智能管理内部档案信息，使企业实体档案、电子档案管理、收集、存放、利用实现集中式的一体化管理。而在档案信息运用过程中可借助“条码扫描枪”、PDA等信息技术手段，提高企业档案管理的有序性。再者，现阶段企业经济活动、业务开展多以数据为基本支撑，所以企业档案管理工作在创新时还应根据企业各项业务生成的海量数据建立子档案系统，让业务人员能够在系统内检索定制自己所需的档案信息，以及业务开展中的实时档案数据。
（四）集成管理档案数据，建立电子档案库房
为提高企业档案管理水平，突显档案管理价值，相关人员在信息数据化背景下可集成管理企业档案数据，同时建立电子档案库房，将实体档案进行模拟管理。首先，企业可利用新时代信息技术模拟电子库房区域、档案库房基本布局、库房数据模型。并且根据企业实体档案类型，在库房区域内划分档案存储范围。其次，虚拟展示电子化实体库房，借助各类图形方式，明确库房区域饱和度。以及制定档案类型在电子库房中的存位信息、上架情况，将企业实体档案呈现出二维数据形式。最后，在电子档案库房部署完毕后，相关人员可将企业档案系统中已归档的数据、实体档案传递至智能化档案管理系统。档案正式入库时，档案储位管理板块会给出入库指令，读取档案信息，完成档案信息匹配工作，并分配档案存放位置。实体档案入库完毕后，企业管理人员可在电子档案库房的查询区域管理现有的档案信息。综上所述，新时代信息数据化发展中，企业档案管理的现代化建设关系着企业经济效益和项目开展质量。因此，企业应及时改进现有档案管理模式，创新内部档案管理措施。同时，优化档案管理形式，建立管理服务平台，建立电子档案库房，进而提高企业档案信息利用率，为企业经营决策制定提供科学依据。
参考文献：
[1]黄钺.大数据时代档案管理模式变化研究[J].管理学家,2019(4):1-2.
[2]倪娜,沈燕.建立企业数字化档案管理系统的思考[J].机电兵船档案,2019(4):66-67.
[3]李娜.发挥信息化作用做好档案管理工作[J].现代企业文化,2018(20):23-25.
作者:李霞 单位:中国中车股份有限公司
