信息化档案管理论文

信息化档案管理论文

1档案管理信息化的必要性

1.1档案管理信息化的内容

档案管理信息化是指在档案管理工作当中,利用现代的计算机技术和互联网的发展来管理档案的资料,为档案信息资源提供信息化的服务和便利。档案管理信息化管理的主要内容是:①将档案信息资源变为数字化的方向;②实现档案信息的接收、管理、整理、存储和使用变为信息化,成为电子档案;③对档案建立成为信息共享机制。

1.2档案管理信息化的优点

比起以前传统的档案管理方式,信息化的档案管理存在着几个优点:①和以前书纸类的档案信息资料相比,信息化的档案保存更加方便、更加的不易损坏,存储的环境和时间不受限制,而且找寻和利用也比以前更方便;②在政府工作的信息和档案比较繁多,工作起来程序复杂。实现信息化档案管理之后,要求寻找一些档案信息只需要输入关键词,就能知道档案建立的时间,储存的过程,经办的人员等信息,非常方便快捷;③改变了以前档案管理工作的流程和本质,把档案从以前的保存为主变为了利用为主,全面推动了档案管理工作的建设。

2档案管理信息化建设的现状

面对信息化的热潮,档案管理的工作人员已经开始认识到了信息化建设的重要,但是在信息化的建设当中,一般的工作人员难免会出现一些漏洞。

2.1档案管理信息化的时效性不高

档案管理的工作部门没有先进的信息化的经验,也没有相关的技术指导。在信息化的建设过程中,不能够全面地认识到信息化的作用,不能够完全地发挥出信息化的好处。比较倾向于保存,忽视了利用。大部分是把一些以前的纸质档案变为电子档案,没有完全的规范和标准,这些阻碍了档案管理工作信息化的发展。

2.2信息化的技术不够

科学技术在不断发展,人们对于科学技术的使用难免陷入误区。由于档案管理信息化的工作兴起较晚,因此信息化工作的技术手段都是比较落后的,这就给档案管理的工作带来了难题。纸质档案变为电子档案之后的安全和保密不能够得到保障,除了一些网络上常见的黑客和网络病毒之外,还有电磁泄漏和工作人员的马虎造成的,导致档案的管理工作面临着挑战。

2.3缺少专业的档案管理人才

档案管理信息化建设面临的另一大难题,就是缺少专业的档案信息化人才。档案管理信息化工作不仅需要精通档案管理的经验,还需要熟悉计算机技术,需要有良好的素质。目前的档案管理工作很少能找到具有上述条件的人才,管理人员不是缺少技术就是没有经验。

3加强档案管理信息化的对策

3.1加强档案管理信息化的人才培养

为了更好地提高档案管理信息化的建设,必须培养出高素质的档案管理信息化的人才队伍。①单位要加大对于档案管理信息化人才的引进,引进一些既有熟悉的经验,又具有信息技术的人才;②加大对于现有档案管理工作人员的培训。对于现在的档案管理工作人员,需要加强知识的积累和经验的积累,学习和掌握信息化技术,锻炼自己高超的技能和职业素质;③增加对于档案管理工作人员的日常管理,做好入职培训,避免流失人才。

3.2加强网络安全的控制

档案信息管理的网络安全必须做到万无一失。控制网络的安全,避免出现档案安全泄漏世事件的发生。①必须控制住对于网络的访问情况。当有人访问网站时,必须监控访问用户的信息,例如登入时间、访问人员、权力的限制等。设置内部网络和外面网络,内部人员使用内部网络,外来人员使用外面网络,不可以直接获取到资源,只可以进行查询;②建立防火墙防止出现病毒事件,定期进行网络的杀毒;③对于档案和资料设置一定的权限,用户没有相应的权限不能访问和查询;④定期进行电子资源的备份,防止出现机器损坏事故,造成档案丢失。

3.3加大档案信息化的利用

当前的单位,正在把一些纸质档案转换为电子档案,进行二次储存,以便于档案信息的查询和使用。但是受到电子文件的连续性因素,一些档案需要扩建和补充。同时为了保障档案信息化的利用功能,把档案信息资源可以统一进行管理和定性,相互之间制订出统一标准,把档案分门别类,方便与以后资料的查询。此外,为了更好地利用档案的资源,对于档案资料的查询开发出有效的信息检索工具,提高信息化的利用水平。

3.4健全档案的管理制度

为了更好地推进档案管理信息化的建设,把信息化工作当作是档案管理工作的一项任务去执行。必须要:①必须对档案管理工作制订出一些新的档案管理制度,完善一些规章制度,将信息化工作纳入档案管理部门的考核之一,作为表扬升职的依据。加强工作的人员的积极性,为档案管理信息化工作提供良好的环境和服务;②档案信息化管理工作的制度建立是档案管理信息化建设的基础,因此对档案管理信息化的工作可以制订一些较细致的工作标准和确定的目标,以保障信息化管理有前进的方向。

3.5加大资金的投入

加大对于档案管理信息化的资金投入,是档案管理信息化建设的基础。

4结语

综合以上所述,在这个科学技术发展快速的年代,档案管理部门应该加强档案信息化的建设,学会应用先进的信息技术,不断创新、与时俱进。让档案管理工作发挥出真正的作用,让档案管理信息化建设顺利完成。

作者:刘秀菊 单位:山东省莱芜市莱城区人民政府办公室信息中心