一、高校档案的内容分类
高校档案大致可分为：党群、行政、教学、科研、财会、外事、出版和基建以及其他特殊载体和类别，如：声像、人物、实物、历史档案等。他们是高校在教学、科研、管理等各项活动中产生的清晰的、确定的、具有完整记录和保存价值的固化信息，是国家和学校的宝贵财富。
二、高校档案的具体内容与管理方法
随着科学技术飞速发展，电子信息技术的运用也日渐广泛，信息化加快了人们生活、生产的节奏，电子档案随之出现，电子档案的出现为档案工作带来便利的同时，也对档案管理提出了新的挑战，传统的纸质档案管理模式不能完全硬套到电子档案管理中来，信息技术环境下迫切需要一种相应的档案管理模式，即传统纸质档案管理与电子档案管理相结合。
1、传统纸质档案管理
各学院及各职能部门在每年度结束后，将一年度的各类文件、资料等按照档案的归档要求，集中整理、分类、组卷后移交给档案馆，文件材料必须完备、整齐、系统，符合规范要求。归档时认真、仔细填写每卷的目录表，以及双方签字的移交清单。通过严格的价值鉴定，区分出这些档案的价值，最总根据其价值确定重要程度和保管期限。然后根据相关的分类方法并根据其重要程度、保存期限分别进行立卷。同时将每一卷档案填好备考表，将卷内的缺点和缺少的内容一一注明。在保管上纸质档案要注意其对环境的要求。首先是库房温湿度：温度14度至20度；相对湿度应在50%-60%之间。其次库房内要有有效的防护措施，例如防火、防水、防潮、防霉等。
2、电子档案管理
具有长期保存价值的电子文件需要归档保存。电子文件的归档，是通过计算机整理好的电子文件和它所生存的环境条件一并转存在电子存储载体（如磁盘、光盘）上加以保管。电子文件归档后形成电子档案。电子档案是一个全新的事物，具有与传统载体档案不同的许多特性。由于电子档案存储载体信息容量很大，档案的软盘、光盘的排架长度与占用空间小，海量存储、传输快，便于检索，无限距离传输等特点，所以它对保管场地的面积要求不高。但电子档案的保管方式比传统载体档案的保管方式要复杂很多，它所具有的缺点也是不能忽视的：电子档案载体寿命仍需实践进一步验证；电子档案对环境的依赖程度较高；电子档案安全保护措施比较复杂；电子档案的原始性、真实性难以保证。因此，我国《电子文档归档与电子档案管理规范》明确指出：“具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件，如没有纸质等拷贝件的必须制成纸质文件或缩微品等。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档”，这说明现阶段文件的归档仍应以纸质文件为主，两种载体的长期并存和实行“双套制”管理是必然的。
三、高校档案管理中存在的问题及对策
以我校为例，当前，我校档案馆的正在对过去一些重要的历史档案及利用率高的档案在逐步进行数字化扫描加工的工作。比如：毕业生在校成绩的扫描（因为成绩档案的利用率极高，数字化便于利用，提高工作效率，节省了利用者的时间，顺应了信息时代的步伐）；历史档案的数字化工作（便于保护和利用）；过去的一些党群行政档案的计算机注入等等。这些工作非常重要，但是，工作量很大，就当前我校的实际情况来说，要想完成这些任务，还必须解决以下问题。
1、针对档案管理队伍素质偏低，加强信息化人才队伍建设
目前专职从事高校档案信息化建设的人员比例比较低，高校档案工作者多是半路出家。很多人对档案信息化建设重视不够，觉得档案管理不需要很高的学历和技能就可以从事这个专业。所以就造成了档案管理队伍缺乏素质、结构不合理，影响了高校档案信息化建设。在人才建设方面应采取引进和培养并重的原则，加强人才队伍建设。高校要为档案部门配备具有较强能力的计算机专业人员，专门负责档案信息化建设工作，此外，档案部门要对计算机专业人员进行档案专业知识培训，使之既精通计算机和网络知识，又熟悉档案业务，从而更好地对电子文件进行管理。同时要加强对在职档案人员的业务培训，特别是计算机和网络知识方面的培训，提高档案人员掌握和运用现代化技术的技能。
2、针对资金投入不足，加强基础建设
目前高校的资金投入重点放在学校的重点实验室、重点学科、教学楼、学生活动设施等教学及科研方面。对于高校的档案管理而言，虽然已经普及了计算机和网络，但是信息化需要投入大量的财力、物力、人力；信息化要求设备更新、配置技术含量较高的相应设备，在这一方面学校的资金投入还犹显不足。要进一步加大对档案管理信息化建设的投入，及时更新设备，采购各种相应的配套设施，例如：计算机需要及时更新换代，保障档案工作顺利进行，各种管理软件需要及时升级，保障档案管理的先进性和安全性。
3、针对信息安全问题，加强安全保障体系建设
档案信息化建设中不可避免与网络有着非常紧密的联系，网络在给档案信息化建设带来诸多好处的同时，也存在着档案信息中涉及国家秘密、工作秘密、个人隐私等其他一些不得公开的信息有可能被窃取的可能。坚持利用和保密并重的原则，最大限度地提供开放档案网络化利用，增强档案信息安全和网络安全意识。采取切实有效的技术手段和管理措施，加强计算机网络档案管理系统的监控，严格身份认证和密钥管理，内部局域网要与一切外部网实行物理隔离，对各种数据库要及时进行备份，保存到符合保管要求的脱机载体上。
四、借鉴国外经验，加大信息化进展
今年暑假，利用去日本度假的机会，我专门拜访了日本京都府立综合档案馆，所见之处，感触颇深。日本建立档案馆、真正从事档案管理的历史也不长，1971年才建立了国家档案馆。日本京都府立综合档案馆是地方性的档案馆，1963年建成开馆。虽然只经过了短短的三十多年，但在档案保护、档案利用管理上的电子化信息化工作已颇具规模。采用先进的缩微技术，使得珍贵的历史档案、行政文书、古照片等可以通过计算机末端进行数字图像的检索阅览，有些数字图像不需要到档案馆，直接通过档案馆的主页就可以阅览到。这样，即有利于档案的保护，又极大的方便了利用者，提高了档案的利用率，扩大了档案的影响力，增强了全民档案意识，顺应了信息社会对档案管理和利用的要求。最为感动的是，为方便视觉障碍者，有些档案资料，包括图书档案，还可以通过音声阅读器或扩大器来阅读利用。可见其电子信息化程度之高，也可以看出政府对档案的重视程度之大，资金、技术、设备投入之多，充分反映了当代信息技术环境对档案管理与利用的人性化要求越来越高，值得我们借鉴。
五、小结
就我校档案管理与利用上的电子信息化进程而言，这几年进展与重视程度也很可观，建成了颇具规模的智能密集架档案库……但是，要做的工作还很多，速度还不够，要逐步加大力度，与国际档案管理信息化水平接轨，使档案的管理利用真正融入信息化潮流中。
