摘要：计算机和互联网等电子技术在日常办公方面的广泛运用，不仅更新了以往纸张记载档案的工作方式，提高了工作质量和效率，也大大提升了档案信息管理的安全性与可塑性。在这样的形势下，信息化技术的应用对高校档案管理产生的影响越来越大，因此高校必须加强档案管理改革，全力推进档案信息化建设。本文介绍信息化技术在档案管理中的重要作用，指出当前高校档案管理中存在的问题，以及提出相应的解决措施，希望能促进高校深刻认识信息化技术对档案管理的影响，加强信息化技术在档案管理中的应用。
关键词：信息化技术；高校档案管理；影响
随着经济社会的高速运转，计算机、互联网等新兴技术迅猛发展，使我国快速进入信息化时代。很多工作单位主动拥抱新时代，积极与时俱进，加强信息技术应用，不断提高自身的工作质量和效率。特别是近些年来，高等教育的普及化发展，使高校开始加大资源扩张力度，在校人数激增，档案管理工作量不断加大。新形势下，将信息化技术融入档案管理工作已是大势所趋。高校只有加强信息化技术在档案管理中的应用，才能充分发挥档案管理的功能和效用，为提高档案管理工作质量和效果奠定坚实基础。
一、信息化技术在高校档案管理中的应用价值
（一）提高档案管理人员工作质效性
档案主要是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，有助于推动社会管理和个人发展。在信息化技术尚未出现之时，高校档案主要由手工进行记录，随着记载数量的不断增多，档案管理人员面临巨大工作压力[1]。但信息化技术的快速发展，逐渐成为高校档案管理的新手段。特别是在加强信息化技术应用后，高校档案管理逐步实现了人力、物力及财力的节省，具体体现在以下几方面：一是在引入信息化技术后，档案管理实现了纸质档案向电子档案的过渡，不仅能够节省档案储存空间，避免档案的破损，还实现了高水平的数字化管理。特别是管理者可以结合自身需求，随时调取所需档案资料；二是极大地缩短了信息编写时间。高校作为人员高密集区，所掌管的档案资料众多。如果需要对档案资料进行修改和加工，档案管理人员势必面临巨大的工作量和难度。而利用信息化技术可以简便流程，采用机读的形式提高工作质量和效率；三是促进检索效率的提升。在传统的档案管理工作中，管理者获取档案资料需通过手动检索，先查看目录，再进行查找，必定消耗大量时间和精力。而使用信息化技术可以减少检索时间，保证工作的快速进行。
（二）促进档案资源信息共享的实现
从功能作用上来说，档案伴随一个人的一生，是对个人学习、工作情况的总结，需要在求职、升学等过程中加以运用。然而在以往的档案管理工作模式下，由于技术不先进，管理形式繁琐、流程复杂，使得上级领导或其他单位查看个人档案耗时、耗力。但随着信息化技术在高校档案管理中加强运用，实现了档案资料信息共享，有效解决了上述问题。特别是高校档案中的学生、干部人事档案资料，可以通过计算机终端进行及时传递，无需经历错综复杂查找、确认等环节，直接做到了对相关信息的分类提取和准确分析，极大地满足了上级领导、单位部门及个人对档案的不同需求。同时随着法律法规的不断完善，档案信息化管理实现了有法可依、违法必究、执法必严，极大地保证了高校档案管理的安全性和有效性。
（三）推进档案管理办公透明化建设
在传统的档案管理模式下，学校成为档案管理的“独裁者”，师生不仅没有机会看到自己的档案，也没有权利对档案内容提出质疑，容易使学校档案管理部门滋生违法违规操作行为。但随着信息化技术在高校档案管理中的成熟运用，有效推动了档案管理办公的透明化和廉政建设，为师生检查档案内容提供了支持与保障。特别是各大高校纷纷在网络上构建了档案管理系统，使师生可自主查询自己的档案，能够针对与实际不符的档案内容提出质疑。这不仅提高了师生对档案的认识，使师生加深对自己档案的了解，又有利于对档案管理者的工作进行监督，极大促进了学校内部的和谐与学校档案工作的健康发展。
二、当前高校档案信息化管理存在的问题
（一）信息化档案管理意识匮乏
在传统的高校档案管理工作中，纸质是档案的主要载体，所有工作主要围绕如何收集、整理、记录及保管档案进行，需要档案管理人员耗费大量时间精力。由于长期处于这种高强度的工作环境中，档案管理人员的工作思维模式逐渐固化。工作模式较为固定、缺乏对信息化技术的了解，使得档案管理人员的信息化档案管理意识匮乏，难以提高信息化技术应用水平，不能快速提高档案管理工作的质量和效率。此外，部分高校没有投加人力、物力及财力推进档案管理信息化建设，以及存在信息化技术应用不合理的情况，使得档案管理工作停滞不前[2]。
（二）管理模式落后，且不完善
高校能否采用先进完善的档案管理模式、加强信息化技术的普及应用，直接决定高校档案管理水平。就现实来说，部分高校随着不断扩张规模和师生人数激增，档案管理效率不断下降，信息化技术应用的作用也未得到充分体现，这些已成为提高档案管理水平的拦路虎。加之不重视制度体系的改革、管理方式和方法的创新，依然采用较为落后的档案管理模式，使得高校档案管理中暴露出许多问题，如档案管理人员服务意识薄弱，信息化管理标准不统一，档案管理流程繁琐，档案资料保密性差等。
（三）档案管理人员素质有待提升
高校发展依赖高质量、高水平的人力资源。其中，高校档案管理信息化建设离不开专业基础扎实、综合素质水平高的档案管理人员。但就现实来说，落后的思想观念和不完善的管理制度，弱化了档案管理工作人员的使命感、责任心、上进心及服务意识，使得很多档案管理工作人员养成了“不作为”“慢作为”，甚至是“乱作为”的工作习惯。加之部分档案管理工作人员信息化管理意识薄弱，信息化管理技能较差，信息化素养不高，导致不能正确使用信息化技术，工作频频出现失误，严重影响了高校档案管理信息化的建设进程，给高校提高档案管理水平带来诸多阻力。
三、提高高校档案管理工作信息化水平的措施
从上述内容可知，应用信息化技术对高校档案管理事业发展产生着积极的影响，在提高档案管理质量和效果方面发挥重要作用。但基于当前档案信息化管理中存在的问题，必须采取积极的应对措施，以促进高校档案管理工作水平的切实提升。
（一）加强对档案管理应用信息化技术的认识
态度决定认识高度，思路决定发展出路。档案管理信息化是高校实现档案管理健康可持续发展的必由路径。加强信息化技术在档案管理中的运用，必须提高全员对应用信息化技术的认识水平。首先，高校领导必须重视建设信息化档案管理体系，从全局的角度出发，密切关注信息化时代的发展，及时树立信息化档案管理意识。通过认真制定档案信息化建设目标，更加精准地落实各项信息化档案管理工作[3]。其次，档案部门管理者应当端正学习态度，及时更新落后的管理理念，正确认识信息化技术在档案管理工作中发挥的重要作用。同时充分结合自身多年的管理经验，针对如何推进档案管理信息化建设提出合理化建议，以此助力学校信息化档案管理。最后，档案管理工作人员要有高度的使命感、责任心、上进心及服务意识，能够积极落实各级领导在档案信息化建设方面的工作部署，主动学习新思想、新知识及新技能，不断提高信息化技术水平，从而更好地适应工作环境，贡献自身的力量。
（二）投加人力、物力及财力推进档案信息化建设
正所谓“巧妇难做无米之炊”，即使高校提高对档案信息建设的重视程度，改变了全员对应用信息化技术的认识，但若不能快速配备齐全的信息化设备设施，那么相关工作的开展都是浮云，没有任何意义。因此，高校必须加大人力、物力及财力的投入，结合自身发展需要和现实条件，制定档案管理信息化建设目标，快速实现档案管理全面信息化。始终以先进设备设施作保障，以现代化技术作支撑，充分发挥档案管理的作用价值，从而为档案管理功能和效用的发挥奠定良好基础。需要注意的是，档案信息化管理应当建立在使用安全、技术稳定的基础上。在引进信息化管理软件的时候，需要提高管理软件的兼容性。如在对档案信息进行分类储存的过程中，档案管理部门应当运用资源管理、信息管理ERP等软件加强编程，依托自动识别功能准确识别各类档案。在使用档案的时候，需要保证档案的保密性。如建立相应的安全机制，做好系统防护工作，避免不法分子入侵系统，恶意盗取或篡改信息[4]。
（三）改良档案管理模式，提高档案工作质效性
在推进档案管理信息化的过程中，应改良以往的档案管理模式，提高档案管理质量和效率。首先，高校针对当前档案管理工作的实际开展情况，进行多角度、多方位、全过程的调查论证，及时掌握档案管理工作中存在的纰漏，并加以完善和改进。比如在以往的档案管理模式下，需要投入大量的人力完成资料收集、整理、修改及核对等工作，这不仅造成极大的人力资源浪费，而且由于工作量巨大，工作中常常出现纰漏。针对这种情况，必须加强信息化技术的应用，在减少人力资源投入的同时，减少工作失误现象的发生。再如纸质档案由于年久发生破损，很多内容需要重新填制，使得档案的安全性受到威胁，给部分工作人员借此漏洞谋取利益提供可乘之机。针对这种情况，高校应当利用信息化技术快速建立数字化管理系统。特别是快速建立师生档案查询系统，支持和鼓励师生查阅档案内容，并允许师生提出质疑，以此促进档案管理透明化建设。
（四）优化档案管理机制，提高管理质量和效果
在信息时代背景下，档案信息化丰富了档案管理内容，要求高校建立完善的档案管理机制，特别是加强制度建设，以减少工作中的漏洞，促进档案工作人员保质、保量、保时地完成工作任务。首先，高校应当将档案管理工作放到学校长远规划中去，提高档案管理在学校内部的地位。特别是快速健全档案工作人员的薪资待遇体系，为他们提供更多的晋升机会，营造公平、公正、和谐竞争的环境，进一步激发他们的斗志，以改变不良的工作习惯。其次，高校应当完善考核评价制度，保证考核的多样性，提高考核的公平性和公正性。通过将考核成绩与绩效奖金挂钩，形成良性的竞争氛围，引导档案工作人员发挥自身价值和贡献自身力量。最后，高校应当制定严明的惩处制度，严格依据法律法规和工作准则追究违规行为的责任。比如针对管理工作中出现泄露档案信息、篡改档案内容、擅自销毁档案等行为，无论违规人员有什么背景，有多少靠山，都必须严肃处理。情节较轻的可以给予批评教育，并进行停职处理；情节较重的应当开除，并追究相关法律责任。
（五）提高高校档案管理人员的专业素质与能力
高校档案管理人员的专业素质和能力直接决定信息化档案管理目标的实现程度，所以提高高校档案管理人员的专业素质和能力至关重要。首先，高校应当提高管理人员的准入门槛。通过积极拓展招聘渠道，快速引进一批素质高、能力强、品格好的专业人才，以优化当前档案管理队伍结构。其次，高校应当加强档案管理人员培训工作。特别是在新时期的背景下，定期组织学习活动，积极聘请相关专家学者来校指导，通过讲解新思想、新知识及新技术，快速提高档案管理人员的业务水平。最后，高校应当营造良好的校园文化，提高档案管理人员的学习意识。通过将学习态度、学习能力、学习成绩等列为考核项目，促进档案管理人员树立终身学习意识，正确认识自身的不足并加以改正，更好地开展信息化档案管理工作。
四、结语
综上所述，档案是高校开展各项工作的重要保障，推进档案管理信息化建设，加强信息化技术的应用，是新时代下高校提高档案管理质量和效果的基础所在。基于此，高校必须把握时展趋势，正确认识信息化技术对档案管理工作的影响，及时认清档案信息化管理工作存在的问题。通过加强对档案管理应用信息化技术的认识，投入人力、物力及财力推进档案管理信息化建设，积极改良当前的档案管理模式，快速优化档案管理机制及提高档案管理人员的专业素质和能力。只有这样，才能满足学校的发展需求，推动学校的健康发展，为师生提供更高质量的档案服务。
作者：石英 单位：安康职业技术学院
