摘 要：目前我国的社会保险业务已经大规模普及，但是相关的管理工作却没有跟上社会保险业务的进程，为了解决社会保险管理工作中存在的问题，相关工作人员积极吸取了其他行业信息化转型的经验，分析了现存的亟待解决的问题。本文将对社会保险业务档案管理信息化措施和途径进行全面探讨。
关键词：社会保险业务；档案管理；信息化；措施和途径
个人的社会保险档案可以最直接地体现出工作经历和工作能力。随着信息化技术的快速发展，我国的社会保险业务档案管理工作也要逐渐向信息化和现代化进行转变。社会保险业务档案管理工作的信息化实施，可以大幅度提高社会保险管理人员的工作效率，为社会保险的管理工作提供相应的执行标准。通过这些年社会保险的大范围普及，我国的社会保险档案管理业务也有了更广泛的意义和作用。
一、实现社会保险业务档案管理信息化的必要性
提高社会保险业务的工作效率和质量水平都离不开计算机网络技术的应用。我国传统的社会保险档案管理工作的管理效率、信息利用率较低，不能发挥出社会保险档案管理业务的实际作用。我国人口基数大，社会保险业务档案数量日益增多，开发新的途径和方法都需要借助现代信息化技术。信息化技术的应用不仅可以提高管理人员的工作效率，还为人民群众处理自己的社会保险档案信息提供便捷的途径，减少大量的重复性工作，使人民群众可以更加直观地了解业务办理进程。社会保险档案信息化管理可以实现“三大转变”，即将人工统计转变为信息化统计，将手动编档分类转变为自动编制目录，将人工检索转变为电子检索，这样就大大节省了工作人员查询社会保险档案信息的时间，进一步加快社会保险档案管理工作的信息化进程，实现社会保险档案管理的全面信息化，提升社会保险档案管理服务的社会效益。
二、社会保险业务档案管理工作中存在的问题
（一）社会保险业务中档案管理模式存在的问题
当前社会背景下，仍有很多社会保险档案管理的工作人员认为社会保险档案管理仅仅是对参保人的信息进行抄写和保管，并没有实际的社会效益和经济效益，在整个社会保险体系中处于较低的地位，并不属于社会保险业务体系中的主要工作。因此很多工作人员对社会保险档案信息的态度是：不丢失、不泄漏，需要时可以及时调档，就算是完成了社会保险管理工作的工作内容，足以保证工作检查的顺利通过。这样的工作理念在很大程度上影响了管理人员的工作态度和积极性，导致社会保险业务的管理工作难以与当前信息化快速发展的社会背景相适应。
（二）社会保险业务中环境与基础设施存在的问题
基础设施的建设是社会保险业务管理工作顺利进行的物质保障。目前我国社会保险业务管理的工作环境却没有得到相应改善，部分社会保险管理部门仍然没有专用的档案室，还有部分管理部门虽然准备了档案室但是面积狭小，档案分类不清晰，档案管理整体较为混乱。由于档案数量不断增加，混乱的管理环境、档案的防潮防火等设备欠缺，社会保险档案很容易出现虫蛀、受潮、霉变等状况，损害了档案信息的完整性，更不能保证社会保险档案外观的整洁完整。甚至有些社会保险档案管理部门并没有准备统一的档案夹和档案袋，档案管理没有统一标准，缺乏合理性和科学性。
（三）社会保险业务管理工作的管理水平问题
当前我国大部分的社会保险档案管理部门都面临着管理手段滞后、管理水平不足、管理力量较弱等情况，造成这些情况的主要原因是社会保险档案管理人员的专业知识技能和工作能力不足。很多档案管理人员上岗时并没有经过系统的专业知识培训，对于档案管理工作的具体内容了解并不透彻，只能完成较为浅显的工作，缺乏创新性。由于社会保险档案管理人员对档案管理工作的重要性、工作要求、收集、整理、装订都没有正确的认识，导致管理人员档案整理的意识较弱，没有真正投入到档案管理工作中。还有部分单位由于没有专门的档案管理人员，要求其他部门的工作人员兼职进行档案管理工作，工作人员并不重视档案管理工作的完成情况，只是将档案收纳到档案盒中，没有进行及时整理，严重阻碍了社会保险档案管理工作的发展。由于纸质材料信息更新较慢，很多档案信息的准确性和真实性得不到保障，已经不能适应当今时代快速发展的需求。社会保险档案业务管理信息化已经是社会保险档案管理工作未来发展的必然趋势。
三、实现社会保险业务档案管理信息化的具体途径
（一）加强基础设施建设，提高社会保险业务档案管理工作的技术水平
要促进社会保险业务管理工作的现代化快速发展，首先要保证社会保险管理部门拥有相应的现代化设施，现代化基础设施的硬件设备和软件设备都是保证社会保险档案管理工作顺利开展的基础。要提高业务水平和工作效率，要对社会保险档案的分类和管理制定统一的执行标准，管理部门应该购买相同规格的档案夹和档案袋，配备好整理档案信息的必备工具，如切纸刀等。为了适应社会保险档案管理的现代化需要，除了要建立相应的信息管理体系外，还应该积极与更高级的社会保险档案管理部门进行沟通，早日实现全省档案信息的联网，为后期的社会保险档案调转提供更加便捷的方式，通过档案信息的集中化管理实现更大范围内社会保险档案信息的共享。
（二）加强领导，提高社会保险业务档案管理人员的信息化意识
加快社会保险业务的信息化建设离不开档案管理人员工作意识的提升，领导人员要重视管理人员工作知识结构的培养。档案管理工作的信息化需要领导的推动与支持，大力扶持档案管理工作的创新，提高社会保险管理工作的业务水平和信息利用率，使档案管理的工作模式尽快与快速发展的社会化服务进程相适应。上级政府也要提供适当的支持，将社会保险管理工作的业务转型作为政务建设的重要内容之一，积极促进各地社会保险档案信息平台的建立，促进社会保险管理工作整体业务水平的提升，提高工作人员的工作效率和服务质量。
（三）提高档案管理人员的综合素质
档案管理人员的工作能力和业务水平是社会保险管理工作服务质量的重要影响因素。为了促进业务水平的提高，相关部门要对工作人员进行专业的技能培训，为其普及社会保险管理工作有关法律法规，使档案管理工作人员具有一定的法律意识，按照法律规定开展工作。同时通过技能培训增强工作人员的责任意识，提高工作人员对档案管理工作的重视程度。相关部门应该定期对工作人员进行业务学习培训，使档案管理人员可以时刻跟随社会发展的脚步，及时改进自己的工作方式。社会保险档案管理工作人员要对社会保险业务有一定的熟练度，并不是仅仅按照相关的步骤执行，而是要体现出档案管理工作的科学化、规范化和灵活性。管理人员要重视计算机技术的学习和相关软件的熟练应用，有效地提高自己的工作能力，相关部门也要根据目前的发展形势，对社会保险档案信息管理系统进行及时更新，招聘相应的程序开发人才维护社会保险档案管理系统。
（四）重视细化社会保险档案管理工作的内容和职责
社会保险档案管理工作业务较为繁杂，保证每个部门都有明确的工作任务和工作职责，是推动社会保险档案管理工作信息化的重要动力。社会保险档案管理工作主要包括档案的存放管理、组织结构的确立、相关工作人员的配置以及办公设备的应用等等。在办理相关社会保险业务过程中，会产生一些相关的业务资料，例如企业所要提供的资质证明、参保人员的个人资料、业务办理所需要签订的协议以及相关的法律法规等，这些都需要收集归档备查。其次，工作人员要对社会保险机构参与社会保险活动的相关资料进行收集和整理，作为历史备份，在日后需要查询的时候为其提供相应的档案信息。工作人员在进行资料处理时，一定要保证资料归档立卷工作的快速和及时。在完成相关工作后，要立即进行归档任务，避免资料过于混杂，后期查询时出现问题。最后，还要对档案管理资料进行公开透明化的处理，对于已经整理过的社会保险档案资料要通过一定的渠道进行公布，让人民群众可以随时查询相关信息，实现社会保险业务的社会价值，为人民群众提供更好的服务。
（五）积极引进和培养档案管理复合型人才
档案管理工作中复合型人才的应用是社会保险业务档案管理工作走向信息化的根本保证。相关部门只有拥有了专业的档案管理人才，才能加快社会保险档案管理工作的信息化进程，使相关改革真正走向成功。目前我国很多大型企业已经针对社会保险提供了便捷的查询平台，例如阿里巴巴和腾讯等龙头企业已经为社会保险业务开辟了单独的板块。社会保险档案部门自身的信息化水平也要得到一定的提高，这样才能与相关企业所提供的第三方服务进行良好的衔接。同时，社会保险档案管理部门还要做好社会保险档案技术安全和病毒维护等方面的工作，保证档案信息的完整性和安全性。由于社会保险档案管理体系的建立需要多层次的网络技术人才，因此各部门应该对相关专业工作人员进行现代化培训，加强工作中研讨和学术交流，提升工作团队整体水平。由于我国的信息化进程还处于快速发展中，相关工作人员一定要及时更新自己的知识结构和当前的市场信息，针对市场的发展趋势进行相应的变革，不断克服社会保险档案管理信息化过程中的困难和瓶颈，使社会保险档案管理工作可以更好地为社会服务。
[参考文献]
[1]李图海.社会保险档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].办公室业务,2020(08).
[2]章朝云.养老保险档案电子信息化建设的具体方式与实践意义研究[J].中国管理信息化,2019(14).
作者：张慧珍 单位：山东省菏泽市社会保险事业服务中心
