【摘要】随着科技的迅猛发展，现代化信息技术已被广泛应用到企业管理中，档案管理工作是企业基本工作的一部分，已无法顺应时代的发展，因此改变传统的档案管理方式迫在眉睫。造船企业要重视信息化档案管理工作，实现以现代化信息技术为主的档案管理工作。本文主要探析信息化建设在造船企业档案管理中的应用，从而推进造船企业的工作顺利开展。
【关键词】信息化建设；造船企业；档案管理；应用
现代化信息技术的普及和广泛应用给人们的生活带来了翻天覆地的变化，档案管理工作也随着信息化时代有了质的变化。作为企业历史进程的记录载体，档案管理需要加强信息化建设，提高档案管理的工作效率。
一、信息化建设在造船企业档案管理中的应用意义
（一）对档案保存具有积极影响。传统模式的档案管理基本上都是采用纸张记录档案信息，分门别类，再存放于档案室。然而因为档案的种类多、数量大，特别是造船企业的技术、工艺等方面的图纸、资料非常重要，因此档案室的面积要足够大，才能保证档案的保存，这在一定程度上浪费了企业资源。另外，纸质版形式的档案保存时间有限制，长时间存放容易缺失和损坏，同时查找资料非常不容易，需要花费大量时间，也容易造成资料丢失，再加上保存环境的不利因素影响，档案容易出现发霉、字迹淡化甚至掉落等情况。而信息化技术建设在档案管理的应用下可以很好地解决这些问题，数量众多的资料以不同的电子文档方式存储在电脑中，不仅能节约档案室的空间，还可以提高档案管理的高效化。
（二）对档案管理部门工作效率提高有积极影响。传统的档案管理模式下，档案日常的存储和管理方面的工作量较为庞大，再加上时常需要对档案资料查询和检索，这对档案管理工作人员而言显得非常吃力了，特别是像造船这样的企业，档案是技术更新、改造、修复以及借用的重要依据，因此查询和检索非常频繁。采用现代化信息技术，不但在日常存储和管理方面会省时省力，而且在查询和检索方面更加便捷，只需要输入几个简单的关键词就可以查询到相关资料，资料全面而且有效，这可以大幅度提高管理人员的工作效率。
（三）对档案信息的优化和共享有积极影响。档案信息化建设在档案信息的优化和共享上有积极意义，通过对档案的科学分类，把档案资料清楚直观地体现在计算机里面，对同类的档案信息进行优化，删除重复无用的信息，避免资料的繁琐和反复出现，降低检索的效率。同时在资料共享方面也摒弃了传统的传阅方式，各部门人员在计算机上可以达到人手一份资料，不仅节约了时间，还提高了工作效率。
（四）对造船企业改革发展有积极影响。造船是一项复杂的系统工程，随着社会的发展需求，造船企业的产品日趋丰富，改进船只、研发新产品、企业发展路线都需要造船企业研究档案资料，了解并掌握船只产品、企业发展的每一阶段。信息化建设下的档案管理，可以全面、高效地提供档案信息，为产品更新、企业改革发展提供参考依据。
二、信息化建设在造船企业档案管理中的应用优化
（一）保证数据、图纸的准确性和完整性。对于造船企业而言，数据和图纸是重中之重，这关乎产品的可持续发展，也是企业的经济命脉，因此在数据和图纸这方面，档案管理人员要严格把控正确性和完整性。首先是搜集资料，管理人员不仅仅收取部门人员提供的档案信息，还要主动参与档案资料的搜集并核实资料是否准确、有无遗漏，保证资料的准确性、全面性和系统性。其次是整理资料，要科学地分门别类，注重交叉分类，针对不同部门设计相对的档案资料，同时要注意分类过程档案丢失问题，避免档案的不完整性。最后是保管资料，在资料保管的过程中，由于是电子化信息，因此要注意资料的丢失以及被窃取，及时更新计算机的防火墙技术、提高病毒防护技术，构建一套系统完整的信息安全防护体系来保证计算机的安全。
（二）培养信息化建设下的档案管理理念。为保证信息化建设下的档案管理的顺利运行，强化造船企业在档案管理方面的理念是非常重要的。首先，企业要强调档案管理的重要性，加强部门主管在档案管理方面的培训，以便档案搜集工作能顺利进行，同时也能提高档案信息的准确性和完整性。其次，加强企业人员在档案管理方面的认识，让他们知道企业发展前景以及自身工作的发展是跟档案管理息息相关的，必须要重视档案管理工作，加强档案管理的细节工作。最后，加强档案管理工作人员的理念，这在一定程度上决定了其工作的态度以及责任心，重视档案管理工作可以让档案管理人员工作更加认真、细致、负责任，以保证工作顺利进行。
（三）建立完善档案管理的相关制度。为保证造船企业档案的准确性和完整性，建立完善档案管理的相关制度是非常有必要的，制度要求明确划分责任，将责任落实到个人头上，避免责任的缺失引起档案的遗漏或缺失。一是完善奖惩制度，对于犯错误的工作人员实施惩戒，避免再次发生类似事件，对资料保存准确、完整的工作人员实施精神和物质奖励，以激励管理人员对档案管理工作更加负责任，从而提高档案管理的责任意识。二是档案的信息安全性，一方面设置权限，一方面档案管理工作人员设置复杂的档案文件密码，以此保证档案信息的安全，另外还要加大对原文件的保护措施力度，防止文件被篡改，特别是造船企业的数据，非常重要，一点小问题就有可能造成非常严重的后果。
（四）提高档案管理信息化建设的水平。造船企业的档案资料种类丰富且资料量大，尤其是图纸方面，基本上保持百万张以上，即使采用现代化信息技术，在一定程度上还是具有难度的，因此提高档案管理信息化建设的水平也是现阶段需要做的。首先是提高档案储存的功能，扩大电子化的储存空间，保证数量巨大的资料能完全被消化，同时为后续储存空间做准备。接着是利用信息化的多功能性，科学合理设置档案分类，优化档案管理工作，以此提高档案管理工作的质量和效率。其次是招聘档案管理专业人才，利用其专业知识，更好地为档案信息化建设出力。最后是企业创建公司内部APP，将档案中的一部分基本信息纳入APP中，以便公司人员查询和搜索，这在一定程度上避免了人力物力的浪费，同时也降低了核心档案信息被窃取的风险性。
三、结语
为顺应时展，档案管理工作的信息化建设是必然的。造船企业档案种类丰富、数量庞大且较为复杂，信息化建设下的档案管理在很大程度上解决了传统模式档案管理的缺点，为企业提高工作效率和质量给予了有效保障，也为企业的可持续发展奠定了扎实的基础，因此必须要做好保证数据、图纸的准确性和完整性、培养信息化建设下的档案管理理念、建立完善档案管理的相关制度以及提高档案管理信息化建设的水平等相关事项，才能更好地促进档案管理工作顺利开展，进而促进造船企业蓬勃发展。
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作者:张蕾 张喜春 许玲 单位:渤海造船厂集团有限公司
