文书档案管理特点与创新策略

文书档案管理特点与创新策略

摘要:文书档案管理是一个企业档案管理水平的主要衡量标准,随着信息化管理时代的来临,文书档案管理在现代化管理中越来越受到重视,而文书档案管理水平能够直接影响到企业档案资料的安全性、完整性。对此,本文着重分析文书档案管理的特点,提出文书档案管理的创新策略,旨在实现文书档案管理的有效性。

关键词:特点;文书档案管理;创新策略

文书档案管理是企业、政府机构、社会团体、社会组织、事业单位在行政管理活动中生成具有保存价值资料的总称。文书档案管理是企业档案管理的核心,是一项技术性、服务性、政治性较强的工作。而文书档案管理质量的高低直接影响到企业整体管理水平,因此,新时期下,应该加强文书档案管理水平,提升文书档案管理认识,提高文书档案管理人员管理素养,使其能够合理、科学的管理文书档案,进而才能够实现文书档案管理实效性。

一、文书档案管理的特点

(一)管理工作繁琐

文书档案管理工作重点在于保存、收集、整合资料,其承载着企业宝贵的历史资源,体现了一个企业的发展历程。文书档案管理主要以企业发生的事件、人事、文件、事件过程、书报为管理对象,管理模式大都运用纸张或者是实质记录下来,并且将这些文书档案资料进行分类存储于企业档案室中。在此阶段文书档案管理工作的重点就是管理、收集、整合、编目编册、借阅、保存等,同时企业也要求文书档案资料要具有安全性、完整性。在企业管理中,文书档案管理工作的作用是记载企业发展历程,使得后辈能够借鉴先辈的管理、经营模式,进而才能够实现文书档案管理工作的有效性。由此能够看出,文书档案管理工作较为繁琐。

(二)文书工作对文书档案管理的作用

文书工作与文书档案管理之间具有密切相连性,文书工作包含登记、收集、催办、运转及文件的立卷、整理、归档等,而文书工作的过程正是文书档案资料形成的全过程。在具体工作中,文书工作能够为文书档案管理提供鉴定、保存、整理、统计、编研,其是文书档案管理工作的前提条件。文书档案管理主要来源于文书工作,文书工作将企业有价值的事件、活动记录下来,经过整合形成立卷,之后定期向文书档案管理部门归档。文书工作质量与文书档案管理质量息息相关,例如文书工作书写的质量,能否合理归档,都与文书档案管理具有直接的影响。

(三)档案管理内容丰富

文书档案管理工作是企业各项事务的真实反映与记录,涉及到科技档案、行政管理、党群管理、会计档案等方面,故而,文书档案管理内容较为丰富。基于文书档案资料涵盖企业各类“红头文件”、企业签订的各类责任书、协议、合同、企业各类民主选举投票登记情况,及企业照片、录像、录影、录音等各类电子档案资料等,导致文书档案载体多样化,内容丰富化,这无疑对文书档案管理形成一定的难度,因此,只有提升对文书档案管理的认识,进行科学、合理管理,才能够实现文书档案管理的有效性。

二、文书档案管理的创新策略

(一)提升对文书档案管理认识度

文书档案管理工作可分为两大类:一类是由企业本级组织形成的文档管理,另一类是企业上级组织形成的档案管理。这两类档案信息都能够为企业领导开展工作提供保障,因此,需要企业对文书档案管理工作进行重视。一方面,企业应该在软硬件设施上为文书档案管理工作提供保障,为文书档案管理营造一个良好的工作环境,进而促进文书档案管理人员更好的进行工作。另一方面,企业领导要积极参与到文书档案管理工作中,并且根据实际情况,为文书档案管理工作提出针对性的建议,将文书档案管理工作纳入到年度终结中,进而确保文书档案管理的有效性。此外,还应该加强各部门之间的合作,增强文书档案管理收集、整合工作,文书档案管理人员要主动知晓将要进行的工作,要深入到各个部门中,了解他们的实际工作情况,及时获取重要的信息价值,进而提升文书档案管理质量。同时,还应该加强文书档案管理人员与各个部门人员的沟通,便于文书档案资料的收集。

(二)构建文书档案管理制度

加强文书档案管理制度构建,对提高文书档案管理质量具有一定的保障。新时期下,文书档案管理制度应该与时俱进,实现现代化文书档案管理模式,进而才能够实现文书档案管理实效性。首先,企业应该在传统文书档案管理制度上,结合国家相关的法律法规制度,根据本企业的实际情况,构建现代化文书档案管理制度模式,实现现代化文书档案管理的实用性、使用性、灵活性、科学性。构建现代化文书档案管理制度,能够有效更新传统文书档案管理中的不足现象,完善文书档案管理制度,解决档案管理瓶颈问题。在构建现代化文书档案管理制度中,要根据文书档案管理实际情况,有计划、有目的的对文书档案进行修编、查阅,增强文书档案管理制度的实用性。

(三)提升文书档案管理人员素养

文书档案管理质量是衡量一个企业档案管理水平的重要因素之一,而文书档案管理质量与管理人员素养具有直接的影响。新时期下,企业应该加强文书档案管理素养,增强他们的专业理论知识与技能,同时还应该加强他们信息素养,使他们能够合理的使用现代化科技技术进行工作,实现文书档案管理的智能化。在文书档案管理中,企业应该通过培训工作,提升文书档案管理人员的综合素养,使他们明晰文书档案管理制度、要求,了解文书档案管理对企业发展的重要性,并且掌握现代化档案管理能力,构建文书档案管理团队,提升文书档案管理人员管理能力,进而实现文书档案管理的有效性。

三、结语

综上所述,文书档案管理是企业档案管理的核心,是一项技术性、服务性、政治性较强的工作。新时期下,要提升文书档案管理工作认识度,增强文书档案管理质量,使文书档案管理能够有效、科学、合理的进行,进而实现文书档案管理的有效性。

参考文献:

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[2]贾心洁.“互联网+”时代运用OA系统处理公文对高校文书档案管理的影响———基于SWOT分析法[J].机电兵船档案,2017(02):37-38.

[3]林燕卿.高校文书档案管理信息化建设存在的问题及对策研究———以泉州经贸职业技术学院为例[J].江西电力职业技术学院学报,2017,30(01):48-50.

作者:刘萍 单位:徐州市公路管理处