摘要：运用大数据分析法，能够提高企业物资采购风险管理水平，帮助企业超前制定防范策略，为企业创造更高、更优质的价值。
随着大数据时代的来临，大数据采购已出现在各行各业。特别是在采购环节中运用大数据分析法，进行风险识别、风险评估、风险控制等，及时发现、防御、控制和转移风险，不仅能够改进企业控制成本的流程，提高企业物资采购风险管理水平，而且有助于企业超前制定防范策略，更精准地做出采购决策，为企业创造更高、更优质的价值。
一、传统物资采购管理中存在的风险
传统采购业务流程主要是:采购计划→市场调研→选择供应商→确定采购价格→采购合同→供货→验收→付款→质量追究→会计控制。在这个流程中主要存在以下风险：采购计划没有科学、标准的依据，与采购目标不匹配；采购申请流程不规范，易出现未适当审批等现象；物料的市场调研不充分，采购环节透明度不高，无法接受有效监督；供应商操纵投标环境，相互串通，哄抬价格，扰乱正常的商业秩序；优亲厚友，有目标地选择供应商,可能导致采购物资质次价高，出现舞弊行为；供应客户为谋取利益，套取标底，或者兜售不合格产品，以次充好；物管人员为谋私利，牺牲企业利益，搞“短路”或“体外循环”；物管部门定价方式选择不当、缺乏对相应品种价格跟踪控制，造成采购价格过高；由于进货控制不力，造成大量的库存和产品积压，浪费物力、人力；采购缺乏准确性，采购数量不足，影响正常的生产秩序等。以上风险，由于管理体制机制的原因，在企业的采购管理中长期存在，有的甚至发展成为痼疾。如不运用先进的手段加以提前预防和铲除，不仅会对国有资产、集体财产造成损失，甚至会对采购人员、领导干部带来腐败风险的考验。
二、运用大数据进行采购的优势
1.大数据技术能够有效整合采购信息
以相对较大的集团企业为例，传统的采购模式信息整合不够，并且运行流程复杂，大量的信息分散在各个部门以及各个流程，梳理多达几十万条财务和采购数据费时费力。运用大数据分析工具，不仅能对分散在各个部门的信息进行有效整合，而且能够对采购物品以及供应客户进行分类梳理，在最短的时间以直观、清晰的方式理清企业资金的流向以及相关供应客户的情况。
2.大数据分析能够实现对采购风险的控制
随着产品的花样越来越多，市场的不稳定性越来越强，供应链条变得更加复杂，外部环境对供应系统链的干扰也更加频繁，采购部门就会面对越来越多的风险。大数据采购的应用，能够依靠先进的预测方法和分析模型对冲市场风险，跟踪市场价格的波动，定量而准确地通过信息参数确定产品的真实成本，甚至能够运用复杂的优化模型找出成本优化和业务需求之间的平衡点，使采购部门发挥更大的战略功能，运用预测性与规范性分析法改善企业的运营，优化企业资源在各个环节中的分配。
三、大数据在企业物资管理和风险控制中的应用
1.建立全流程的采购数据库
数据采集与优化是一项非常关键的工作。要树立一切数据都是为管理服务的理念，充分利用物联网、互联网等先进信息技术，准确地搜集整合产品详实的信息，把采购管理过程的要素全部数据化，为管理决策进行信息积累。数据采集主要包括以下几类信息:一是操作数据人信息，即数据具体操作人、流程执行用时、等待审核用时、操作修改时间与次数、收到报价记录、变更记录、撤销记录等；二是执行数据，即采购方式以及采购物品的规格、价格、供应商等；三是关系数据，即对操作人的相关数据和业务流程发生信息的数据进行统计、梳理，从而形成反映各类数据关系的新数据。
2.采购计划的管理控制
首先，把企业的各个生产要素数据（生产线、生产能力等）输入系统中，管理系统会根据这些数据，计算出企业的标准产能。然后，把生产数量输入系统，系统根据历史采购计划和执行情况，进行自动分类汇总，提取历史相关的采购数量、采购时间、实际进度等数据，按照相应的计算方法推荐最适合、最优质的客户，从而提高物资采购的针对性、合理性。这个过程的关键就是基础数据的收集务必准确，只要这些数据准确了，采购计划管理的目标就可以轻松实现。
3.对供应商的管理控制
对供应商的管理是企业物资采购的重中之重，也是风险高发、频发的重点部位和环节。选择优质且适合的供应商，对维护经营安全运行、保障供应链有非常重要的意义。大数据分析法对采购地和供应商的选择，是将产品需求过程中对经营有影响的各个元素都考虑在内，进行数据协同分析，从而选择适合的供应客户。运用大数据分析法，把关于供应客户的基础资料、产品结构、报价、失信档案记录等进行大数据识别，从而划分供应商的类别，制定出有区别的供应对策，帮助企业选择优质的供应商，将客户变成企业的优质资源，同时能够提高合作方的利益成本以及合作效率。
4.对采购质量的管理控制
采购物资的优劣以及与生产链条的匹配程度，关系到企业生产能否正常运行，关系到企业是否均衡生产、是否产生浪费和造成其他损失。运用大数据对供应商的信用评定、服务的次数与货物质量、质量问题存在的部位环节和数量、重复采购的数量以及货款的支付进度等方面进行分析，能够给企业提供一个直观的判断。同时，通过收集供应客户的履约数据、失信数据，可以使企业从另一个层面判断该供应商能否提供合格的、优质的资源。
5.采购成本的管理控制
在传统的采购模式中，由于人的主观要素或受利益的干扰，采购人员往往能够直接掌控或人为地干预物资成本的高低，而企业并不能完全实现对采购成本的控制作用。但是运用大数据分析可以直接判断供应商报价是否合理，对于波动较大或者不可掌控的成本，提前发出信息预警，帮助企业制定风险防控措施；对于以往采购价格信息进行深度整理，可以分析供应物资价格的合理波动范围，从而在采购过程中，制定合理的、可控的成本控制方案。大数据为上下游企业提供全面的供应链电子服务，使供应流程衔接更为紧密，帮助企业的采购活动效率更高、成本更低，减少了企业的支出，提高了管理效率。综上分析，通过大数据可以实现对采购计划和采购方案的优化、对优质客户的甄别、对成本管理的控制等。但是由于大数据工作开展中所应用的各项工具还比较落后，大数据的采购应用还处于起步阶段，还存在缺乏大数据技术管理队伍、分析处理需要消耗大量的时间等问题，需要企业在正确认识大数据对经济运行质量、防范采购风险的积极作用的基础上不断探索与实践，加强数据平台建设，推进大数据采购工作，并以此获得自身的利益最大化，推动企业高质量发展。
作者：李东 季书强 单位：山东能源临矿集团邱集煤矿
