电子版档案范文1
【关键词】医院；项目档案；电子化；数字化办公
大数据、云计算、人工智能、5G等新兴技术快速发展，数字技术正以前所未有的速度融入人类的生产、生活之中，给人类生活带来广泛而深刻的影响。我国数字技术发展日益蓬勃，为各行各业注入更多活力，加快助力行业发展。与此同时，为更好应对疫情等公共卫生突发事件，各级政府多渠道进一步加强了对公立医院基础设施建设的支持力度。尤其对于综合性三甲医院而言，新建及改、扩建项目不断上马，随之产生大量项目资料。基建档案是一个项目从立项批复、前期报批报建、招投标、开工建设，最后到竣工验收所有环节的真实记录，其为医院领导决策和日后基础设施维护提供了重要依据。如何利用电子化、信息化等新兴数字技术让档案资源“活起来”，既是医院提质增效的内在需求，也是时展带给医务工作者的“必修课”。
一、项目电子档案的概念
（一）国家法律法规对项目电子档案的界定。新修订的《中华人民共和国档案法》已于2021年1月1日正式生效实施，其明确电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以电子形式作为凭证使用。首次设立档案信息化建设专章，要求机关、团体、企事业单位和其他组织积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）中明确，电子文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和储存的数字格式的各种信息记录。《建设项目档案管理规范》（DA/T28—2018）对项目电子档案予以进一步明确，是指项目建设过程中产生的具有保存价值并归档保存的一组有联系电子文件及其相关过程信息的集合。项目电子文件在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，记录和反映项目建设和管理各项活动的文件。电子文件一经正式归档即为电子档案。
（二）医院项目电子档案。医院项目档案是指医院实施的各类项目形成的档案，有着复杂的内涵。首先，医院项目内容涵盖广，比如：基本建设项目、设备采购和安装项目、技术改造项目、使用财政资金建设的社会发展项目、经济发展项目等；其次，类别较多，比如：新建、改建、扩建以及装饰装修；最后，项目的规模大小、建设周期、实施方法各不相同。医院项目档案就是在项目推进全过程中形成的医疗、科研、检测、图片、音频、视频等电子文件。医院若能将庞大的电子文件与数字化办公相结合，深挖资料背后所蕴藏的价值，将大大节省人力、物力成本，提升医院管理效率。
二、档案电子化和数字化办公优势
（一）储存空间要求低。在储存技术日益发达的今天，硬盘、光盘、磁带等大容量储存设备已经普及。以市面上常见的5T移动硬盘为例，其重量不足0.5kg，厚度仅2cm，却可以储存上百万张高清图片和工程图纸。按照一个档案盒内约有100页资料估算，一个移动硬盘可储存上万卷项目档案，为医院节省出更多空间用于医疗业务，同时也降低了传统档案资料的日常维护成本。
（二）信息处理效率高。首先，电子化办公能提升工作效率。传统档案管理信息查找时，由人员从庞大的资料内寻找出所需要的资料，通常要花费很多时间。而采用大数据存储之后，只需要将相关词汇录入计算机内，即可在短时间内搜索出相关资料；其次，数据迁移速度极快，移动硬盘等储存设备的传输速度是按秒计算，范围在每秒20～90MB/s之间，这为海量档案内容的共享和使用创造了良好条件，避免了纸质档案只能一对一，难搬运、易损坏的缺点。
（三）内容利用不受限。“云储存”让档案的管理和利用摆脱了时间、空间的制约，电脑端、平板端、手机端等多端口切入让使用者无论何时何地都可以建立和使用电子资料。借助“云计算”，能避免人工统计带来的误差和低效，由系统自动生成数字化统计报告，多口径、多角度进行分析，实时分享给使用者。医院管理人员有了多维基础数据的参考，能更好地发现工作的薄弱点，制定应对策略，提高管理效率。
三、档案电子化和数字化办公面临的挑战
（一）从管理角度出发。首先，医院往往对项目档案管理重视不够，重物轻人、重事轻人的观念仍然存在。目前医院存在以下问题：文书档案多，科技档案、专门档案少；纸质档案多，音像档案、电子档案少；管理有待进一步规范。其次，纸质档案进行电子化是借助扫描仪等设备将其制作为电子文档，再由专人上传信息系统之中。但以工程图纸为例，其扫描往往需要大型专业设备，在本单位难以独自操作完成。医院项目档案管理人员往往身兼数职，旧档案基数庞大，新档案与日俱增，难免出现心有余而力不足的情况。
（二）从资料收集的角度出发。信息化办公系统的搭建和数据更新维护需多方参与。医院内部，基建部门常为项目建设主要实施和管理部门，但项目建设还涉及信息、设备、后勤、宣传等多部门参与，可能存在收集盲区，资料收集难免出现大而不全的情况。医院外部，需要勘察、设计、监理、施工等单位的配合，而对新系统使用方式方法的学习以及项目日常情况的更新均会增加相应工作人员的额外工作量，在具体推进时难免遭遇抵触情绪，从而影响信息系统的使用效果。
（三）从储存介质角度出发。电子档案与传统载体档案一样，其保存期限并非永久。理论上固态硬盘、移动硬盘、光盘等存储介质均具有较强稳定性，只要环境条件适合，均能长期保存海量数据。但实际情况中，要保证储存环境长期恒定并非易事，酸碱度、温湿度、强磁场的变化，都能引起盘面的涂料变化，扇区损坏。同时移动硬盘抗摔打、抗震性能较差，都有可能造成储存数据丢失的可能。
（四）从风险管控的角度出发。电子档案也存在安全风险管理的问题，表现为在开放的互联网环境中，数据资源容易受到网络病毒和黑客的攻击。尽管当下一些企业开始使用杀毒软件，对网络安全起到一定的保护作用，但是这种维护系统需要及时更新和升级，需要花费大量的资金。另外，部分企业管理者不重视技术安全更新和换代，导致企业电子档案资源面临较大的风险隐患。
四、面对挑战的应对策略
（一）完善制度明确责任。一是进一步完善电子档案和信息化系统管理制度。明确收集范围，解决哪些应收、谁来收、如何收的问题，并把相关工作纳入年度考核内容；二是明确责任。明确对接单位主要负责部门，主要对接人，将责任落实到人头，落到实处；三是注意多部门联动，增强工作的主动性。主动对接医院相关部门，同一项目多角度分析收集，尤其是各类协调会议、图纸会审、设计变更等需多方参与的情况，确保档案的全面性、完整性。
（二）加强人才队伍建设。加强对医院电子档案和系统管理人才的培养。随着信息技术的发展，医院档案管理部门对从业人员的要求也越来越高。一方面，需要从业人员自身具有较强的信息识别意识；另一方面，需要从业人员拥有较强的电子信息技术运用能力，医院应加强对综合型电子档案管理人才的培养。医院应为档案管理人员参与更多培训课程提供条件，拓展其视野，提高其综合业务能力。
（三）加强安全风险管控。保障项目相关信息和数据的安全性。通过系统数据传输加密、认证、密钥等安全措施实现信息和数据的安全传输和存储。尤其是信息化系统，针对不同层次的用户，设定不同级别的用户权限，保证系统安全性及数据的真实性和可靠性。可借助专业力量对系统和服务器进行定期维护、升级，查杀病毒木马，保障安全性。对于储存的档案应多处备份、异地备份，应定期对磁性载体进行抽样检测，对照目录查看文件是否残缺、损坏，必要时扩大抽检范围。
（四）在实践中检验档案管理质量。注重提升电子档案的利用率，建立信息系统，为档案内容的查询和使用提供便利。常用常新，用实践来指导和检验档案管理工作是否满足现实需求，也通过项目档案作用的发挥来增强单位项目档案意识。基于此，项目信息化系统平台的建立已成为许多综合性三甲医院志在必行的选择。
五、信息系统电子化办公实践探索
（一）开展的意义。综合性三甲医院项目管理主要面临多项目、多参建方的建设现状，建设规模大、周期长、资金量大、成本控制严格、审批手续繁琐。医院要实现对项目全过程的有效控制和管理，面临职责多、任务重、难度大的挑战。在此背景下，德阳市人民医院开始计划搭建一个实用、信息共享的管理信息系统，其能够提高基建管理工作质量和效率，强化建设过程规范性，加强廉政建设，强调基建工作的全盘性、计划性，实现工作的流程化、信息化、痕迹化，对提高基建工作效率和管理水平具有重大意义。同时，现今国内新冠疫情仍然存在零星散发态势，在常态化做好疫情防控的今天，数字化办公大幅减少了人员面对面交流的需要，其优势同样得以体现。
（二）予以基础保障。医院为保障信息系统和电子化办公工作的顺利开展，应给予两方面的基础保障：一是予以资金保障。档案资料信息化具有较强的专业性和技术性，尤其在建设初期，对软、硬件均有一定要求，后期服务器、系统的维护也需借助第三方专业团队的协助。因此，医院可将相关费用纳入年度预算，投入一笔长期、稳定的资金，为档案资料的电子化及信息化运用奠定扎实的基础。二是予以制度保障。没有规矩，不成方圆，特别是针对信息化运用的工作细则，应凸显其特点，如访问权限规定、安全维护规定、服务器管理规定等，并将责任层层分解，落实到人，以此确保医院电子档案管理和应用的制度化和规范化。
（三）医院基建项目信息化系统开发运用。
1.前期系统部署。该工作是一个千头万绪、逐步探索的过程，医院可寻求第三方专业单位参与系统平台和组织构架搭建工作。数据库的搭建应稳扎稳打，逐步实施。医院可先行挑选较大或典型的基建项目，将项目立项数据、报批报建标准流程、项目概算数据、合同签约金额、总控进度计划数据、会议纪要、项目施工关键节点资料等数据维护到系统。
2.系统模块建立。按照基建推进顺序和主要内容进行全方位梳理，系统平台可分为11个模块：项目前期管理、设计管理、项目投资管理、项目采购管理、合同管理、洽商变更、施工管理、沟通联系管理、项目进度管理、质量安全管理、验收管理。根据实际需要，每个模块向下再形成子项，如洽商变更还可以再细分为设计变更、经济签证单、技术核定单等。确保所有重点环节和关键节点均纳入模块，从而保障后续项目档案资料录入的完整性和全面性。
3.账号权限分配。医院可根据项目管理组织成员构架，赋予人员对应权限，发放账号和密码。外部参建单位人员基数大且流动性强，有勘察、设计、监理、施工等各参建方，建议每个单位发放一个账号，由各单位指定的负责人管理，统一协调资料的录入和使用工作。同时，结合人员的职位、职权，不同人员在不同模块具有不同权限，可分为：不可看、可新建、可查看与己相关、可查看所在部门所有数据、可查看与己相关项目数据、可查看所有。
4.多场景应用和反馈机制。项目数字化系统的应用空间得以拓展，包含电脑端、手机端、平板端，对项目情况的掌握和管理不再局限于现场。发起流程、申请批复、现场情况检查、设备和材料检验单、数字化简报等均可在系统中完成，实现无纸化办公。参建各方能及时通过文字、图片、影像资料等方式上传项目最新成果文件和现场情况。医院领导、临床使用科室、后勤管理部门可通过系统实时掌握项目推进进度。针对院方发现的问题，相关方也可以第一时间作出调整或解决，并通过系统予以即时反馈。以上所有工作均通过系统自动留痕，真正做到了项目资料有记录、好查找、可追溯。
5.长效机制建设。信息化平台的运用还可延伸到项目运营、维护阶段。单位应让数字化内容的建立、使用、维护形成长效机制，让数据库的价值得以持续发挥。项目结束后，建设单位将项目电子档案数据作为数字化资产移交给运营单位，为建成后的项目运维提供参考与决策性数据，实现了“建养一体化”。后期运营中，基于电子档案大数据建立病害分析模型，指导后续中修大修，并且反向验证设计情况，为其他改扩建项目优化设计方案提供借鉴，从而进一步发挥数字资源辅助决策和参考的价值。详情见图1。医院项目信息化系统开发运用是一个逐步探索的过程，目前相关工作仍在不断完善之中，虽不能全面总结系统实施情况，但从目前来看，已经起到了管理信息化、规范化、流程化的示范作用，对于新项目的开展具有一定借鉴意义。
六、结语
电子版档案范文2
关键词：高职院校；科研档案；分类管理
档案是记录事实的重要载体，档案管理是记录事实和还原历史的重要工作，档案的真实性、可靠性和完整性是人们日后审查和研究历史的重要保障。随着国家职业教育“双高计划”的深入推进，高职院校的科研工作迎来了快速发展，科研项目与科研成果大量涌现，既促进了中小企业的技术进步，又为培养大国工匠、能工巧匠提供了重要的科研支撑，科研档案管理也逐渐显现出其在高职院校科研能力和水平提升中的重要地位，其管理性和服务性功能受到关注。高职院校科研档案不仅是学校科研发展的记忆基石，而且是学校科研重要的本源性信息源。但是在现实中，一些高职院校的科研档案管理水平跟不上科研工作的迅猛发展，制约了高职院校科研的纵深发展和技术技能积累。构建基于现代信息技术的科研档案管理系统已经成为当前落实“双高计划”的重要任务。
一、大数据时代高职院校科研档案管理中存在的问题
当前社会已进入数据信息快速增长的新时代。大数据已成为全球信息技术行业关注的焦点。当今社会和网络产生的档案信息的数量和类型已与过去完全不同，这对档案管理产生了巨大影响[1]。科研档案是科研项目在立项论证、研究实施、过程管理、结题验收、绩效评价、成果管理等过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件资料以及标本、样本等实物。高职院校科研档案的特点为：纵向和横向项目档案少，校级项目档案多；纸质版档案少，电子版档案多；保存的档案多，可利用的档案少等。高职院校科研档案管理属于高职院校档案管理的重要组成部分，遵循档案管理的基本要求，但是由于通常没有明确的高职院校科研档案管理办法，高职院校科研档案管理工作长期处于不规范状态。第一，科研档案管理意识淡薄。以往高职院校的功能以技能培训为主，科学研究和技术开发的能力比较欠缺，其对科研的要求比较低，科研活动不活跃，科研成果和科研档案资料比较少，因此，一般不重视科研档案管理工作。第二，缺乏统一的科研档案管理制度。由于不重视科研档案的管理，高职院校一般没有完善的科研档案管理制度，不设置专门的管理机构和人员，也没有相应的资金和设备投入，科研资料散落在各个部门，缺乏统一的管理。第三，缺乏现代科研档案管理的技术手段。不少职业院校没有现代化的科研档案管理设施，缺乏信息技术手段支持，多采用线下手工管理，不仅管理效率低，而且档案资料收集不齐全，查阅和检索费时费力。
二、高职院校科研档案管理系统建构
2020年11月1日起施行的《科学技术研究档案管理规定》[2]，为高职院校科研档案管理指明了方向。以此为指导，应用系统论的分析方法，提出高职院校科研档案管理系统应该由以下几方面构成。1.明确科研档案的管理目的。正如《科学技术研究档案管理规定》第一条所指出的，科研档案管理的目的在于保护和利用。从某种程度上说，保护的目的在于利用，因而新时代科研档案的利用目的应该更加凸显。科研档案在程序上背靠公权力，不仅具有证明其唯一可信的凭证作用，还具有一定的知识储备价值和社会记忆价值[3]。通过科研档案管理，不仅能增加对科研项目负责人及其成员的科研业绩和能力评价的真实性和有效性，而且可以为科研人员的职称晋级、聘期考核、评优评先等提供支撑。通过科研档案保护，一方面可以彰显高职院校的科研发展历程，强化科学研究的使命感和责任感，增强高职院校的发展内驱力和吸引力，丰富高职院校文化内涵；另一方面，有利于优化档案管理，促进科学数据进行更大范围的共享利用，增加专利等科研项目成果的转化和利用率，为行业企业发展提供必要的技术支持。2.明确科研档案管理的基本要求。高职院校科研档案管理的基本要求主要包括内容、形式、年限等。(1)归档内容。高职院校科研档案以科研项目分类为视角，一般分为纵向科研项目(简称纵向项目)、横向科研项目(简称横向项目)及校级科研项目(简称校级项目)三类。纵向项目，指以高职院校名义承担的由国家各级主管部门下达、国家财政拨款的科研计划项目，分为部级、省部级、厅局级等级别。其归档内容主要是在纵向项目立项、中期检查、结项各环节中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件资料以及标本、样本等实物。横向项目在各高职院校中具有差异，但通常都包括技术开发、技术转让、技术咨询、技术服务等类型。在北京电子科技职业学院的科研项目相关管理办法中，将横向项目界定为“以高职院校名义与社会有关部门、企业、研究所、高校、其他事业单位等组织签订的科研合同(协议)项目”，其归档内容主要是在横向项目中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件资料以及标本、样本等实物。此外，高职院校一般都会根据自身特点和发展需要设立校级项目。例如，北京电子科技职业学院设立的校级项目主要分为重大、重点和一般项目。其归档内容主要是校级项目实施中的各种形式和载体的文件资料以及标本、样本等实物。总之，科研档案归档的内容主要是立项、中期检查及结项环节所形成的各种档案，其中归档内容的完整性和准确性至关重要。完整性指不能丢掉任何一个环节的材料，准确性指尽量保留有证明效力和利用价值的材料作为科研档案。(2)归档形式。归档形式主要分为纸质版和电子版。纸质版材料保存成本高，且查找困难，不易利用，但作为重要科研项目的档案材料，纸质版材料不可或缺。鉴于此，省部级以上项目档案材料采用纸质版和电子版两种形式。项目经费达到15万元以上的校级项目、合同经费达到50万元以上的横向项目，其档案材料也采用纸质版和电子版两种形式。为了多种形式综合利用做好科研档案管理工作，包括北京电子科技职业学院在内的高职院校基本都建成了科研档案管理系统，所有项目的全过程材料都可提交到系统中，同时需注意做好电子版备份。另外，对于占用空间比较大的视频、样机、实物等档案一般也都要及时进行图片化、技术指标化处理。(3)归档年限。《科学技术研究档案管理规定》在科研档案归档要求方面明确提出科研档案的保管年限分为永久和定期两种，定期一般分为30年、10年[2]。3.明确高职院校科研档案归档的原则。高职院校科研档案管理需要特别注意及时性、真实性、系统性原则。(1)及时性。科研档案的整理务必及时，要在项目实施全过程收集有用的档案材料，特别是立项材料，要及时归档，防止由于项目研究周期长而导致结项时立项材料丢失或残缺。要尽量做到结项完成、档案整理工作结束，以防止有价值的关键档案流失，保证有用的信息得以妥善保存。及时性原则对延期纵向项目尤其重要。(2)真实性。为了保证档案的真实性，大部分材料，例如发给学校的成批的立项通知，一定要保证原件存档。与此同时，对于个人属性较强的证书，例如发给课题负责人的立项证书、结题证书，则宜使用复印件存档。横向项目成果的技术参数要尽可能翔实，为开发利用做好充分储备。(3)系统性。从项目立项到结项各个环节，都要有相应的档案材料，各环节档案要能够呈现出完整的保存链条，使各部分档案材料能相互印证，互相支撑。4.完善高职院校科研档案管理制度。科研档案管理机制主要通过档案管理组织机构的建立和管理程序的落实发挥应有的作用。(1)科研档案管理组织机构。高职院校科研档案管理工作的实施，需要确立相应的组织机构体系和工作流程。北京电子科技职业学院科研档案管理工作由校长直接领导，指定一名副校长协助校长分管，并成立科研档案管理工作考核领导小组。科研档案管理工作网络应涵盖全校所有二级单位，同时所有单独建制的处级单位均由领导分工负责科研档案管理工作，并配有至少一名兼职档案员，形成健全、高效的科研档案管理组织机构。例如，在北京电子科技职业学院的实践中，由项目组对项目各个环节、各种形式的档案材料进行整理和搜集；所在二级学院、科技处代表学校，在项目结项后对档案进行审核，确保将最有价值的档案进行妥善保管和有效利用。科研档案管理部门负责收集所有项目的电子版材料及重要项目的纸质版材料；高职院校档案室(馆)负责对重要项目档案进行接收和保存。科研档案管理组织机构要定期召开会议，及时研究和解决科研档案管理中出现的新问题。特别强调的是，科研档案的责任主体是科研项目组。同时，相关管理部门如高职院校科技处和档案室(馆)具有科研档案管理职能。(2)科研档案管理程序。科研档案具体的归档程序一般包括：科研项目组进行科研档案材料整理；二级单位对科研档案进行审核；结项后，科研管理部门对科研档案进行审核和整理；高职院校档案室(馆)对档案材料进行审核和接收保存。第一步，科研项目组在项目实施过程中随时收集和整理档案材料。对于纵向项目，在立项环节，要特别注意收集立项证书或立项通知、立项任务书或正式版本的申报书。在中期检查环节，主要收集中期检查表或年度检查报告、论文、专利、调研报告、研究报告等阶段性成果。结题环节主要收集结题研究报告、论文、专利、著作、研究报告、政府采纳证明、样机、实物等最终成果及结题证书等。对厅局级以上(含)项目组，在高职院校科研档案管理系统提交科研档案材料的同时，还需在相应的科研管理网站提交立项、中期检查、结项等材料。立项通知、结题证书等带有个人属性的材料归档时可采用复印件。对于横向项目，主要收集和服务方签订的合同或协议、验收报告等。为了减少横向项目组的负担，争取更多的时间，横向项目不设中期检查环节。对于校级项目，主要收集科研课题申报书、任务书、结题报告书、结题成果等。对于两年期以上的校级项目，课题负责人需在高职院校科研档案管理系统上传中期检查报告及中期成果。项目组要注意在项目实施过程中随时收集，在结题阶段集中进行上述材料的整理。第二步，二级单位对科研档案进行审核。此阶段主要是进行科研档案的查缺补漏，特别要注意对关键材料的整理，例如鉴定或评审专家对科研项目做出的鉴定或评审意见和建议等。二级单位要对档案材料进行审核，确保其真实性、准确性。第三步，科研管理部门对科研档案进行审核和整理。对所有纵向项目电子档案进行审核，同时接收二级单位移交来的省部级以上竞争性项目的纸质版档案材料，进行审核、整理；对所有横向项目电子档案进行审核，同时接收二级单位移交来的50万元以上(含)重大横向项目纸质版档案材料，进行审核、整理；对所有校级项目电子档案进行审核，同时接收二级单位移交来的15万元以上(含)重大校级项目纸质版档案材料，进行整理、审核，确保其真实性、准确性、连贯性。第四步，高职院校档案室(馆)审核、保存。每年统一对科研管理部门移交来的省部级以上竞争性项目、50万元以上(含)重大横向项目、15万元以上(含)重大校级项目纸质版和电子版档案材料做进一步整理，以方便提取和利用。
三、结语
电子版档案范文3
一、文书档案管理基本特点
办公室文书档案管理区别于一般城乡建设管理活动，包含多方面特点，主要表现在三个方面：第一，时效性较强，以资料的及时收集与保存为重点。办公室文书档案涵盖的内容繁杂，如关键性的政策性文件、办公物品信息、各类会议等活动过程记录记载、重要人事财务决定事项、事件发生经过及处理结果等均需要及时高效地给予收集与保存。一般文书档案记载形式以纸质或电子版形式为主，在管理中应包括收集、整理、编册编目以及保存等。第二，文书工作要求高。档案管理中以文书工作作为重点，其涉及的内容有收发文件登记、立卷、归档与运转查阅，这一过程实质也为档案形成过程。档案管理工作是否及时高效由文书工作起到基础性的作用。第三，档案载体多样性。城乡建设管理活动中，文书档案包含的内容广泛，如会计档案、设备档案、科技档案、党群管理等各个方面，而在保存载体上，有各类任务指标责任状，建设管理合同协议，会议录像、录音、照片或电子档案等。
二、文书档案管理中存在的问题
1.规范档案管理程序。随着城乡建设管理活动的不断扩大，文书档案的数量逐步增加，档案的归集整理更需要有一定的分级和统一协调的管理程序。以城乡建设管理为例，住房保障、工程质量监督、公用事业等每个部门均应具有自己的文书档案管理岗位，由于各部门人员对本部门相应的工作更加熟悉，在进行文书档案整理的时候效果更好，查阅时效率更高，更有利于领导决策的研究制定，这属于初级管理；办公室是负责城乡建设管理活动文书档案管理综合部门，应该对住建局每个所属部门的文书档案也有整体的掌握，利于使用更加专业和规范的方法，将整个单位的文书档案进行更为系统的整理，以备后续工作中的核查和翻阅，这属于综合管理。这两级文书档案整理之间既有区别也有关联，两者之间如何衔接、程序顺畅，不至于产生脱节现象，也是城乡建设管理文书档案管理中容易忽视的问题。另外，文书档案书写方式的规范化，也是影响文书档案管理提质增效的一项重要内容。2.电子版与纸质版相互依存。电子文书档案是现代办公室文书档案逐渐发展起来的一种文档管理形式。在办公电子化不断壮大的趋势下，城乡建设管理活动中电子文书与纸质文书相互依存、不可或缺，其所占比重也越来越高。从工作实践来看，电子版相比纸质版文书管理更加方便快捷，但电子文书相关数据在安全性、可追溯性方面，极易出现被复制或篡改情况，一旦出现意外，原始档案真实性将因此降低。对于讲究快速高效的现代办公形式而言，纸质文书档案的管理效率与安全性也存在着一定的弱点。例如，纸质文书档案整理费时费力，重复操作多，直接造成管理人员工作量增加和资源浪费。因此，在二者之间应该做好质量和效率的相互协调，并充分做好为办公电子化全面铺开的基础性工作。3.电子文书档案的管理。一个地区城乡建设的快速发展，离不开办公自动化，从本人工作实际中，电子文书与纸质文书的比例在1：5左右，占比虽然不高，但电子版文书档案相比纸质版更容易整理和查阅、工作效率高，电子文书最终将在文书档案管理中逐步取代纸质文书的位置。同时，由于电子数据也存在着可追溯性和安全性较低，管理期间容易被篡改和复制等问题，对于如何保证电子文书档案的真实性、有效性，是一个普遍存在的问题。
三、提高档案管理水平的方法
1.强化衔接与合作。文书档案管理是一项系统性工作，管理目标和内容建立在相关文件的基础之上，而文件的质量又决定着档案管理的效率和质量，所以在文书档案管理过程中，综合办公室与基层各专业部室之间必须做好工作衔接，也要重视与各部室文书档案书写人员的衔接。首先，领导的重视是提高档案管理质量和效率的重要保障，也是各类档案归集整理链条中的重要一环，能够保证办公室与各部室之间的有效衔接。其次，办公室作为文书档案综合管理部门，要不断规范文件管理的工作程序和内容，对各部门的文书档案编写进行统一的规范化管理，在纸张选择、版式设计、字体字号、表格格式等方面尽量做到协调一致。第三，坚持档案归集的时效性，收发文书要及时做好登记和整理，同时，注意保证各类资料的完整性，对收集好的文书档案进行归类放置，方便后续核查和翻阅。2.强化协调统一。电子文书和纸质文书因存在的方式区别，在管理程序上既要统一，管理方式上又有所不同。对于电子文书档案管理，实行广泛采用的电子签名技术，提交电子文书过程中，在做好文书档案格式校验工作的同时，通过授权验证以保证档案的安全性。在浏览、查阅电子文书档案过程中，利用加密认证、权限设定等方式，防止数据被复制或篡改。对于原始文档信息，必须做好备份，保证原始文档信息的真实有效；在纸质文书档案管理方面，在严格遵守相关规章制度的同时，应注意电子文书档案资源分配合理性，强化档案存储环境，使电子版与纸质版管理协调统一，保障文书档案的完整性。3.改进和创新管理方式。办公自动化、电子化对于档案管理人员来说，区别于纸质档案管理，是一项新的挑战，必须适应和提高对电子文书档案的管理技能和水平，在实践中总结经验，改进和创新管理方式，优化电子文书档案管理。首先，要提高自身素质和敬业精神，认真仔细对待每一份文档，保证电子文书档案的来源明确、完整和清晰；其次，熟悉和掌握使用授权验证、电子签名、文档校验、提交保存等规范性技术操作程序，提升工作效率和档案安全性；第三，明确电子文书档案的浏览、查阅权限，必要时可采取双人验证等方式，有效避免数据篡改和复制的情况发生；第四，严格奖惩制度，电子文件由于误操作会造成重要信息的丢失或损毁，因此，在对电子文书档案进行必要备份的同时，更要加强对档案管理人员的管理，完善奖惩制度，确保档案的安全。
四、探索档案管理工作新模式
目前，档案管理普遍推行“三全式”管理模式，该模式是对档案管理方式方法上进行的一种革新，在“三全式”档案管理工作实践中，还可采用“3+2”模式，也就是在“三全式”基础上，增加思想素质培养和职业道德教育两个方面。第一，档案管理是一项基础性工作，就城乡建设管理工作来说，档案的翔实、完整是一个地区建设发展历程的有效记载。而档案归集整理又是一项枯燥乏味的、重复性操作较多的工作，如何提高对档案管理工作的认识，能够认真完成档案归集和有效管理，对于档案工作人员来说，对自身思想素质也是一项挑战。因此，增强工作人员思想素质培养，也是当前档案管理工作的重要内容。首先，在思想认识上要把档案管理等同于城乡建设实践，它是城乡建设工作的延续，更是城市发展的历史依据，工作的重要性不言而喻；其次，在工作技能和水平上要积极主动学习新方法新经验，不断提升管理质量和效率。第二，档案的有效管理关乎城乡建设发展的各个方面，工作人员的职业操守直接影响到档案的真实、完整和安全，因此，加强职业道德教育也是提高档案管理工作的重要途径。首先，要教育工作人员增强爱岗敬业、无私奉献精神，敬重档案管理事业，把自身从事的工作同其他工作紧密联系起来，努力把工作成果服务于全局各部室单位；第二，增强档案安全意识，把档案管理视同生命一样重要，既要加强存储环境的安全，更要注意档案的保密性需求。增强自身的职业道德意识，积极配合领导和同事，注重细节把控，不断提高自身的工作能力和水平。各类档案的收集归档和完整安全是档案管理工作的保证，及时总结和综合分析档案管理工作中存在的主要问题和成因，并采取有效措施加以改进是提升档案管理工作水平的必要途径。不断增强思想素质、职业道德教育，提高工作技能和效率，才能保证和促进城乡建设档案管理工作的顺利开展，才能有效发挥档案管理在城乡建设发展过程中的基础性作用。
参考文献
[1]单军.浅谈如何提升企业办公室文书档案管理的效率[J].中外企业家，2017（28）：82，89.
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一、基层部门日常资料管理常见问题
基层部门在日常资料管理中存在两大问题：一是没有保存资料的习惯。有些部门能够按上级要求上报各种材料，但往往没有将材料备份后留存本部门，当需要材料作为工作参考时，要么去上级部门查询，使工作陷入被动状态；要么束手无策，有的甚至凭记忆重新编造材料。二是资料管理杂乱无章。一些基层部门虽然有保存资料的意识，但是对于需要保存的材料没有按照问题、类型、时间顺序分类整理，而是随意放置在文件盒中，当需要查阅某个材料时，面对杂乱无序的材料，只能“翻箱倒柜”，既浪费时间，又增加了不必要的工作量。
二、基层工作人员提高资料管理意识的重要性
基层部门日常资料管理中存在的问题，与工作人员缺乏资料管理意识、资料管理方法不当不无关系，它对日常工作会造成两方面的影响。一是影响部门的工作质量和效率，对单位和部门接受各项评估检查尤为不利。我们知道，档案有凭证和参考两大作用，日常工作中形成的文书材料虽然还不是档案，但是这些资料实际上也发挥着凭证和参考作用，对部门工作的正常有序开展至关重要。工作中形成的各类文件、各种数据信息、各项工作记录等资料，如果没有得到妥善保管，一旦有类似的工作需要参考时就会无据可查，给正常开展工作造成不便。以笔者曾工作过的医疗行业为例，周期性的等级医院复评是对医院管理、医疗质量安全等全面、动态的评估，对资料的原始性、真实性和完整性的要求非常高。如果没有完整的原始材料，医院就难以顺利通过复评。二是从源头上直接影响单位归档工作的质量。基层部门在每年的归档工作中，通常按照档案室划定的归档范围和归档要求，将应当归档的材料收集齐全，做到应归尽归。由于基层部门工作人员普遍没有接受过档案管理方面的培训，缺乏档案管理意识和档案整理常识，导致基层部门材料归档工作质量普遍不高。一般来说，工作责任心强的部门大多能按照档案室的要求完成归档工作，甚至会与档案室沟通，主动将自认为有价值的材料归档；而归档工作经验欠缺且工作责任心较差的部门，则中规中矩、按部就班开展归档工作。由于各部门工作具有一定的专业性，档案室的工作人员并不清楚哪些材料是必须归档的，如果基层工作人员档案管理意识不强、工作责任心不强，仅仅按照档案室通知的归档范围整理归档材料，就容易造成有价值材料的缺失；如果在日常工作中对材料保管不当而造成丢失，就难以保证做到应归尽归。因此，从提高部门工作质量和效率，提升本单位档案归档工作质量等方面来看，提高基层工作人员的资料管理意识既必要又迫切。
三、基层部门做好归档工作的几点思考
第一，基层工作人员要树立“以我为主”的档案管理理念。立卷归档原则是“以我为主”，对于本部门日常工作中形成的各类资料，要有意识地及时主动做好收集与整理，以便今后工作有据可查。应当说，“以我为主”这一原则在基层行政部门中能不能执行到位，是能否做好部门日常资料管理的关键。第二，基层工作人员要及时对日常工作中形成的材料作分类管理。在档案管理中，常见的分类方法有问题分类法和时间分类法两种，对于材料相对较少的基层部门来说，先按问题分类，再按年度分开更为方便实用。以医院某部门为例，可以按照问题将日常形成的材料分装在不同的盒子中，即按照党务类、行政类、教学类、人事类、工会类等档案管理“一级类目”分类，再按照档案管理“二级类目”做更加精细的划分。比如在行政类材料中，又可按照部门形成的文件和收到的材料分类，将不同类型的材料装入不同的文件盒中。按照年度分类法整理材料，一方面容易查找到相关材料，另一方面可为来年资料归档工作的开展提供便利。此外，对于部门常常用到的、不受年度限制的各种材料，应复印后装入文件盒中，并在盒脊上标明“常用材料”字样。第三，做好同一材料的电子版与纸质版的“互通”工作。一是同一份材料纸质版所在文件盒位置与电子版所在电脑文件夹位置要一一对应。以医院办公室行政类文书材料为例，具体如下图：二是同一份材料可以用电子版文件名作标识的办法实现与纸质版材料的位置对应。在档案管理中，专业的GD2000档案管理软件可以帮助档案人员快速地找到档案的准确位置，而基层行政部门往往没有配备这样的管理软件。在整理日常文书材料时，我们可以借鉴GD2000软件的管理方式，在电子版材料的文件名上作标识。比如：《××部门关于开展“七一”主题党日活动的通知》已存放在纸质版的党群类的第三个文件盒中，那么，该通知的电子文档名就可以标注为“××部门关于开展“七一”主题党日活动的通知（党群类第三盒）”，由于电脑搜索功能强大，所以只要输入目标材料的关键词，就可以将查找缩小到很小的范围，然后按照电脑提示找到纸质材料，这样查找起来就会非常方便。
四、小结
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关键词：医院后勤；合同档案管理；后勤管理
一、医院后勤合同档案管理现状
2019年，北京大学第一医院（以下简称“我院”）总务处下设办公室、供应科、物业管理科、修建科、动力科、餐饮管理中心、汽车队，共计7个科室，涉及货物采购、服务采购、工程施工、设备维保4个类别的合同签订，共计归档合同219份。我院后勤合同档案实行双线管理，即合同转签涉及的过程文件及合同文本除在相应监管科室留存外，所有合同还须在总务处办公室归档留存。监管科室在日常工作中，须参照合同约定对对方提供的货物或服务等进行监管检查、付款验收。在一个服务期将要结束时，监管科室须参照现有合同对下一服务期的金额等各方面进行测算，起草新合同，而总务处办公室留存的合同文本及过程文件除了可以作为各科合同档案的备份外，还有一个重要作用⸺备查。我院每年都要接受来自上级单位及各个政府部门的检查及抽查，须要及时向检查人员出具相关合同文本及过程文件。而我院后勤科室众多且院区分散，出具合同等材料时，须协调多个科室从多个院区将合同档案送至总务处办公室，实效性较差。当合同档案在办公室归档时，在接受检查时便可及时提供所需材料。监管科室作为合同的的起草及执行部门，在合同归档时留存合同过程文件、合同文本原件及投标文件正本，总务处办公室作为辅助归档的部门，仅留存过程文件的复印件、合同文本原件及投标文件副本。
二、医院后勤合同档案管理存在的问题
（一）合同档案储存空间不足。每年总务后勤须要归档的合同近200余份，且近几年后勤合同归档数量逐年上升，每一份合同须归档的纸质材料较多且占用大量的储存空间。我院地理位置特殊，处在北京老城区，生产生活用房资源十分紧张，且医院在考虑用房安排时，会优先考虑各临床医技科室医疗业务用房需求，故后勤合同档案储存空间不足的问题日益突显。
（二）合同档案查阅不便。因我院办公用房资源紧张，往年的合同档案只能存放在离日常办公地点较远的地下库房中。这些合同虽已过合同履行期限，但若以后因检查或其他原因须要临时查看时，拿取十分不便，会因为没有统一的合同档案搜索系统而浪费大量时间。
三、解决方案
随着医院信息化系统功能逐渐完善，后勤合同档案管理也将进入线上信息化系统管理阶段。我院今年在原财务系统中拓展了合同管理模块，开始启用合同线上转签，但由于处于过渡期，目前采取的是线上线下双转签模式。所有后勤合同在开始转签时就须要将电子版转签过程文件及合同文本上传至信息化系统中，在合同转签过程中，审批人即可在线上查阅、审批合同资料，合同在线上转签完毕后会自动在系统中归档，再次查询时只需输入关键字即可，如需要纸质版文档，可随时进行下载打印，也可多人随时在信息化系统上查询。线下转签的合同也仅保留过程中较为重要的阅办单和一份纸质版合同，其他过程性资料均可在线上进行查阅。当前，各公司的投标文件占据空间最大，但是目前我院后勤除了中央政府采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务项目是由中央政采网进行电子招投标，可留存电子版带有电子认证证书公章的开标一览表、资格审查材料、投标文件及网站上的相应采购公告、采购结果公示外，其他项目还须留存相应的纸质材料。为解决空间占用的问题，我院的院内论证项目也将采用电子招投标方式。以往的合同组卷中主要包括阅办单、采购论证流程性资料和合同。根据医院实际情况和《电子招标投标办法》《中华人民共和国电子签名法》，在档案管理过程中将对以往的合同进行扫描，形成电子版文件，这样既解决了空间占用问题，又解决了查阅不便的问题。同时对以往合同进行分类、按部门进行编号，并形成合同清单，须要查找时在目录下进行搜索，随后根据编号进行查阅即可。
四、结束语
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（一）人事档案材料重结论，轻事实，造成档案材料不能完整体现员工的能力与技术水平
人事档案一直存在重视结论性材料，缺少员工成长性能力、技术特长与业绩材料，这种人事档案不能为选人、用人提供参考,进而影响到员工的正常晋升与轮换,挫伤了员工的创新热情,失去了真正意义的参考价值。随着人力资源管理信息化的推进与深入，人力资源管理专业中的绩效管理、人才开发管理工作进一步提升，对档案管理工作提出了更多的要求。员工个人档案中没有年度绩效考核材料，没有重要的培训材料及员工业绩论文材料，缺乏翔实的岗位变更材料，这些材料的不完整对人力资源管理工作存在较大的影响。如供电企业的职称申报已实现网上报名及网上审核，在网上审核时，对员工的资历材料好审核，但对员工的成果、业绩、贡献较难审核与评价，完全依据的是员工自己提交的部分材料，真实性的审核难度加强，明显暴露出组织保管的人事档案材料不能完整体现员工的能力与业绩。中层干部的档案内无分管工作的业务记录，档案不能为用人选人提供足够的依据。
（二）人事纸质档案与现存的电子档案不匹配
在人力资源管理工作中大部分业务已在ERP系统与人力资源管控系统运作。软件系统在一定程度上帮助人力资源管理工作者处理人事信息及档案资料，但是在实际中，常存在电子档案与纸质档案不相符的情况发生。比如，纸质档案资料而电子档案管理还没有及时更新，或是电子档案存在，而缺乏相应的纸质档案。
（三）档案管理缺少计算机处理支撑
人事档案工作信息管理基本没有形成完整的全面的系统。唯一使用计算机管理的就是人事档案目录管理系统，此系统只能实现材料的目录统计，目录对应的原始材料无法查阅。现有的人力资源管控系统与ERP信息系统记录的是员工完整的人事信息，却没有人事电子档案扫描件。ERP系统没有建立员工的人事档案原始材料，造成关键时期还是需查阅纸质案原始件。
（四）人事档案的利用率低，领导及员工对档案工作认识严重不足
目前人事档案的利用主要表现在以下方面：退休手续的办理、调动调档查阅两个方面，档案利用率极低，企业内部的档案利用与选人用人基本搭不上关系。这就造成领导与员工的对档案的知晓程度低，重视程度更低。由于领导及员工重视程度低，同时又造成别的问题。近两年，随地方电力企业的改制工作加快，在档案的接管工作中，存在着一些普遍问题。一是档案材料不完整，长期不收集案材料，大部分员工基本信息都不准确；二档案材料档案长期不整理，档案杂乱无章；三是地方人事档案管理部门人手不够，要尽到档案管理工作的职责有难度，只能保证档案在，起到保管员作用，保证退休有依据就行了。这些问题的形成与企业内部对档案工作的重视程度息息相关。
二、改进人事档案管理工作的措施
（一）改变人事档案的分类管理
根据供电企业的现状，人事档案采用岗位分类。随国网对岗位管理工作的加强，供电企业的所有岗位按性质分为核心、常规、一般、辅助四类。建议人事档案按岗位性质分类，即按员工从事岗位的重要性来分类。可分类为本层级公司负责人、部门负责人、其它核心岗位人员、常规岗位人员、一般岗位人员、辅助岗位人员。按岗位层级管理人事档案更有利于企业的人力资源管理。
（二）规范人事档案材料入档尺寸
档案材料入档尺寸采用“新人新办法，老人老办法”。对于依据传统标准执行且已经入档的档案材料，仍按老标准尺寸整理。从2012年7月起，新员工的档案按照新标准的A4规范标准整理归档。
（三）加强收集人事档案动态性变化材料
加强收集有目的、有重点、有计划地采集整理企业所需要的档案资源，及时、准确、高效地提供给企业。为便于企业对任用，调岗，人事档案需及时准确的提供员工的基本信息、能力、业绩材料，建议补充员工的个人的基本信息材料、绩效考核材料、培训材料、重大业绩材料。一是基本信息材料：员工的身份证复印件材料、员工的职业资格证书复印件、专业技术资格证书复印件，毕业证书复印件、教育部电子学历证书备案表。二是能动态反映员工能力与绩效的材料：员工的年度绩效考核结果、年度的积分统计、员工的各级科技活动、创新成果等。三是员工提升个人能力的材料：员工发表的重要论文、员工参加的重要专业培训、员工参加重要考试的成绩，能级考核结果等。为何要收集员工证书的扫描件或复印件，原因是国网实行“四化”管理后，员工在ERP信息系统中对员工的证书记录的身份信息、证书号等信息要登记录入系统，只有在档案内存放了员工的证书复印件，才能保证对员工的信息的及时录入与核实。
（四）加强纸质档案与电子档案同时进行管理
供电企业中人力资源管理过程采用了人力资源管控与ERP系统进行人员信息收集，因此，纸质档案与电子档案需要同时进行管理，并按照相应的流程管理制度进行操作与运行。完善ERP信息系统内人事信息调整的流程管理。电子档案与纸质档案实行同步管理，应具备健全的制度与操作流程，并严格按照有关要求操作。纸质档案与ERP信息系统维护要严格一致。档案信息收集有助于相关档案内容完善，并保持档案内容及时更新。ERP系统可对档案基础信息进行多种多样分析与处理，便于人力资源管理工作的数据处理。日常工作中，应做到及时ERP系统信息维护，保证人事档案材料与ERP信息系统材料准确一致。
（五）ERP信息系统内建立员工人事档案电子版的原始材料
供电企业人力资源管控系统与ERP信息系统同时运行，人力资源管控系统通过ERP信息系统定时进行数据更新。在ERP系统中，员工的所有基本信息的变更都按照上级的流程从员工所属单位专业人员提出申请（附有变更材料的有效证据及电子版档案材料）→上报市级专业部门审核→上报省公司专业部门审核→审核同意后变更员工基本信息。在ERP信息系统的人力资源专业业务运行过程中，已收集到大量的员工电子版的归档材料，如学历证书扫描件、学历电子注册备案表、职业资格证书扫描件、身份证扫描件，还有部分学历档案。根据现有条件，文书档案信息系统已经做到了所有数据电子化，如对ERP进一步开发，在ERP内建立完整的人事档案电子版数据是可行的，这将记录性质的员工信息与员工的人事档案材料完全对应，将对人事档案管理工作是跨跃式的进步。
（六）宣传人事档案工作的重要性
随着人力资源管理走向法制化与制度化，人事档案对人力资源开发与利用的作用越来越大。人事档案只有做到通过审阅档案记录，能发现哪些候选人现在所从事的工作是低于他们所具有的知识水平和能力水平的，可以发现哪些人具有发展潜力，人才需要哪些方面的培训；可以发现哪些人已经具备了从事空缺职位的能力与背景。建立人才技能库，当某一部门有空缺时，即将接受过该部门技能培训或者具这种能力的人都列出来，然后由人事部门直接与这些人对接，征求他们对该部门的意见和建议，并适时选出恰当的人选。在提高人事档案在企业内部的利用率的同时，加强对企业领导与员工人事档案重要性的宣传，灌输人事档案材料与ERP信息系统材料一致的意识，最终实现ERP信息系统与人事档案数据电子化，将是人力资源管理工作的又一重大提升。
三、结束语
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全面依法治国已经在社会各个领域取得显著成效，我国在推进档案管理工作法制化进程中，发展态势良好，逐步完善。档案管理法制化在调整和规范人们的档案信息开发利用等方面，具有直接性的特点。《档案法》、《档案法实施办法》反映档案管理单位和档案管理人员的法律意识，营造档案管理的法制环境，发挥好社会服务功能。在如何做好医院档案工作法制化建设方面具体有以下几方面内容。
1不断完善医院档案管理工作各项法律保障措施
全面推进医院档案管理工作规章制度完善，是医院实现医疗服务职能不可或缺的必要条件，作为医务工作人员必须认真学习《档案法》，《档案法实施办法》以及医院档案管理条例的各项规章制度。档案管理的各项法规制度约束了档案管理工作中的各种行为，指导日常档案工作实践中的工作方式和责任态度，使档案工作更加科学化标准化。同时提升了档案工作岗位的严谨性和责任心，杜绝各种档案工作中的违法乱纪现象，不能以个人利益影响医院的保密工作，坚决治理不遵守档案法律法规现象，通过强化法律责任意识，忠于档案保密职业，谨严慎行，将法律责任铭记于心，推进医院档案管理工作法律保障措施的实行，有利于医院的综合性发展，提升医院的在医疗、后勤、科研等方面的档案管理能力，使医院在病历、文献、资料、科研、学术等方面取得令人瞩目的成绩。
2以人为本，积极开展医院档案法律服务
医院档案工作人员利用自身专业优势服务社会大众，为患者、群众提供档案法制化咨询，答疑解惑，使档案法制工作发挥积极重要作用。在解决群众群众实际困难，维护群众的合法权益的同时，进一步拉近了档案法制化工作与广大人民群众的距离。提升医院档案管理工作的认可度。医院档案管理人员根据实际工作中总结的经验和日常档案工作中法律法规的要求，努力提高档案人员综合性素质，进行多方面多角度分析工作中的不足，提高业务素质，熟悉并掌握档案管理的相关业务知识和基本技能。完善档案规章制度，以诚恳，负责的态度服务于广大人民群众。
3运用法治意识提升医院档案管理安全性水平
思想是行动的先导，理论是实践的指针。档案工作法律意识的提升不仅体现在档案工作中的保密性，严谨性。更重要是档案工作的安全性，如何解决档案存放的安全，以及日常维护保养的进行，需要我们对各类档案进行区别存放，以及区别维护保养。首先，对于纸质版的档案文件需进行库内温湿度记录，适当调节库内温湿度，使纸质版档案不易发霉变质。做好防鼠防虫工作，定期放置驱虫防霉药剂，避免档案质量受到不必要的损失。每次出库前需检查档案库内的电源是否关闭，定期检查灭火防火设备，对于过期的灭火器材进行更换。其次，对于电子版本的档案，需要建立互联互通数据库，避免电子版本档案因为电脑设备的老化、损坏而丢失重要档案。做好电子版本档案的防火和防水工作，以防重要档案的损毁和丢失。定期检查电脑设备的软硬件，及时进行修复和保养。档案管理工作如出现安全性重大事故，根据《档案法》和《档案法实施办法》的规定责任人需承担相应的法律责任。所以说提高档案管理的法制意识，首先要提高档案管理的安全性，这也是档案管理工作中的重中之重。认真学习医院档案管理的法律法规知识，合理运用法律法规到档案管理实际工作中。更好的为医院档案管理工作的发展服务。综上所述，法制化规范医院档案管理工作，不仅可以提升医院档案管理的整体水平，还提升了医院档案管理人员的自身素质和业务能力。为医院在社会发展前行中做出贡献。充分发挥我国法制社会特有的管理优势，实现医院档案管理法制化，规范化，人性化，标准化，科学化。档案管理的法律法规保障了人民群众的合法权益，监督了档案管理工作中的不当行为。为创造出医院档案管理的新篇章奠定了基础。
参考文献
[1]邓涛.依法治档的内涵与重点[J].中国档案,2010(3):135-136.
[2]丁红雨.浅谈档案管理工作中的“依法治档”[J].职工法律天地,2016(20):58-59.
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关键词：技术档案；证书管理；措施办法
医院管理部门多，员工岗位性质和人员分类各不相同，管理过程中涉及多个科室，员工技术档案中证书材料的收集由多个科室共同完成，管理松散，比如，人事部门管理着毕业证、学位证、职称证等基础材料，医务处、护理部管理相关员工的考核评价、授权、医院任职证和会诊情况信息，规培办主要负责规培学员的教育资质和培训，这种多个部门共同登记管理档案各类证书的现状，导致了员工专业技术档案各类证书管理工作的效率不高，各部门信息共享不畅，整合利用的效率和价值较低，无法实现同医疗、研究、培训、教育需求的有效配合。
一、加强医院专业技术档案各类证书管理的意义
（一）为专业技术员工自身能力提升提供依据
医院员工技术档案工作是医院管理人员的重要工具、衡量医疗质量和管理水平的重要标志，为医院人才的选拔和使用提供了基本保障。对员工技术档案各类证书进行科学、高效的管理有利于培养高层次的医学人才，提高教学医院的临床水平和科研能力，促进医院的学科建设。通过在员工技术档案中对职业人员细致入微的工作记录，员工从开始工作到逐渐成长过程中获得的证书、奖项以及在职业中期进行的职称评定和科研立项就都有了档案证书作为对照。此外，员工通过技术档案各类证书的归纳能够更清楚地认识个人缺点，进行专业能力的提升。
（二）为医院晋升人才提供参考
员工技术档案中各类证书是教育培养、选拔任用、管理和评鉴人才的重要基础，记录了员工技能方面的多种情况，全面地考察了专业技术员工的综合能力，为医院提供全面、准确、多方位的各类专业技术人才信息，成为了医院领导提拔人才的主要依据，对医院人力资源的可持续发展起着重要作用。通过对员工技术档案各类证书进行挑选收集，既能满足医院运行中的公平公正要求，也能为医院实现真正的选贤举能，是选拔时最为有效和直观的方式。
二、医院员工技术档案各类证书管理过程中存在的问题
（一）重视程度不够
首先，医院员工自身缺乏对技术档案各类证书存档重要性的认知匮乏，档案意识淡薄。专业技术人员在基层专业技术人员科研论文、考核奖惩、工作考核等信息收集过程中，对档案的作用认识模糊，有些员工为了便捷个人，对个人档案（如相关证件等）自行保管，使用方便，不按时上交档案各类证书资料，更有甚者将档案材料丢失，导致档案相关证书内容不够完备，违背了技术档案各类证书的及时性、完备性原则。其次，传统技术档案各类证书管理体系对员工档案的各管理环节的掌控不强，导致各部门之间的协调配合不到位，进而影响员工技术档案信息建设。第三，员工技术档案管理工作者不专业、责任感不强，导致了工作效率不高，有些医院的档案各类证书管理工作者是兼职管理，在没有经过正规的岗前培训的情况下就进入了工作岗位，失误频频。与此同时，兼职者工作有时会因为与本职工作时间冲突、工作变动等原因，临时变更档案管理工作人员。工作交接没能良好完成，致使档案各类证书管理混乱。
（二）相关制度缺失
近段时间，我国医疗卫生事业发展迅速，社会综合医治能力进步显著。但是，医院的各类证书档案管理工作却没有与时俱进，档案各类证书管理制度没能实现与医院和外部发展的有效配合，导致各类证书管理存在落后的现象。一直以来，各科室的技术档案各类证书日益增加，但受困于对管理制度的忽视和管理方式的规范化，各种资源没能实现合理整合，导致档案各类证书管理工作日益混乱。例如：安全管理条例不规范，管理不细致，对医院档案各类证书信息管理软件使用不熟悉。个别医院没有配置专门的员工技术档案管理科室，致使员工的档案分布在许多部门。这种松散的管理模式，违背了档案各类证书信息内容整合共享的原则，导致各科室的员工技术档案各类证书材料存在重复性高、查阅不便的问题。这自然就导致了医院员工的实际状况无法得到及时地、客观地展现，从而制约了员工技术档案各类证书发挥功效。
（三）档案中各类证书内容不完整
在档案归纳时，因为管理人员的粗枝大叶，没能严格审查档案各类证书材料，致使部分档案内各类证书存在不完善、与事实严重相悖的现象。有些医院仍然用纸张对档案各类证书材料进行保存。以纸张作为保存材料的载体，时常会发生顺序混乱、分散存放的状况，容易导致档案中各类证书的缺失。医院内部没能形成规范的档案各类证书管理体系，无法实现对专业技术档案各类证书有关内容的及时整合，导致档案各类证书资料更新存在时差。有部分医院已经采取了电子档案的方式进行归纳，但是电子信息文件并没有统一标准，电子信息储存的格式也较为混乱。在分享档案各类证书信息时，因为不兼容，导致个别信息缺失，致使档案各类证书资料信息不完备。
三、医院员工技术档案各类证书管理的改进策略
（一）提高认识，保证质量
医院应将员工技术档案各类证书的管理工作摆在重要位置，配置专职工作人员，增强工作人员对其重要性的认知，以严肃谨慎、崇尚科学的原则为工作基础，尊重专业技术人员的知识成果，做好专职工作人员的培训，强调其责任意识，忠守职责，合理分配工作。按照管理权限和“谁管理、谁把关、谁审核、谁负责”的原则，统筹工作力量，形成工作合力，以熟练掌握业务、落实业务为基础，加强对质量水平的把控，努力实现员工技术档案各类证书的实际功效，让员工技术档案管理工作着眼于满足医院专业技术和相关管理科室的需求。同时，实施医院员工技术档案信息证书管理的培训，提高员工对档案证书重要性的认识度，通过轮岗的形式实现兼职工作人员对员工技术档案各类证书的信息管理环节的掌握和管理，保障档案信息管理系统运行的流畅，这样不管是遇到哪种问题都能够及时找到解决办法，确保档案证书信息管理能够顺利的进行。除此之外，还可以通过加强沟通交流，创设效率极高的交流方式，多个部门资源共享、相互配合的方式加强对员工技术档案中各类证书功效和价值的推广。但是需要注意的是，在与第三方平台合作或者共享资源时，必须对档案各类证书相关信息安全访问权限、使用权限、责任等做出明确规定，在任何情况下，平台获取的档案信息仅限于提高服务质量、优化与部门的合作，不得以任何名义或以任何方式泄露给第三方，确保员工技术档案的安全性、保密性，充分发挥员工技术档案各类证书管理工作的有效价值。
（二）完善档案各类证书资料的收集工作
医院员工技术档案中各类证书包含以工作经历、学历、学位、职称、医师资格证、上岗证、培训合格证、心肺复苏证等为主要内容的体现员工自身资历和职业技术能力的基础资料。基础材料、就职资格评价、聘用材料、科研成果材料、考核材料等加上专业技术员工的其他社会兼职证书、荣誉奖项等各类证书材料才能实现档案各类证书材料收集的全面性。要确保每位员工都建有个人的员工技术档案，对员工的资格认定学历、学位认定，授权、考核、评估等都有严格的要求和标准，员工技术档案记录了每位员工的成长史，当员工在不同的科室轮转时，员工档案证书的体现让接受者对其前期的工作表现和能力一目了然，有利于之后有针对性的教育和引导。同时，建立一套完整的档案管理制度，如档案归档范围、归档时间、归档方式、档案保密性、对档案管理人员的相应要求、档案统计制度、档案利用制度、岗位责任制等。员工技术档案应由人力资源管理部门负责，对医院各类专业技术档案进行收集、整理、分类、标识、清点和建档保管，应尽快实现员工技术档案管理的信息化、智能化、标准化、体系化。2013年11月起，济宁医学院附属医院为建立完善的电子版员工技术档案，对医院全体员工的相关证书（各阶段的毕业证书、学位证书、职称证书、特殊岗位证书等等，每人平均约10个证书）以科室为单位进行收集、扫描，利用10天的时间对全院168个科室，4000多名员工的证书扫描成8万个电子版零散证书，拼接处理后合成约4万个证书。将4万多个证书进行分类存放，共分为毕业证书、学位证书、执业证书、资格证书、初中高级职称证书、大型设备上岗证、会计人员从业证书、各类证书的资格认证等23种证书类别。全院员工的5773个心肺复苏证书（BLS、CPR、ACLS、PALS）等证书的收集扫描，一一核对，保证无漏掉证书后，对电子版证书进行剪切、光亮度调整处理、重命名工作。收集扫描了以专业技术员工的就职资格申请表、评价表、就职资格证书、聘请证书为主要内容的反映职称变动的任职资格评价聘请材料5600份；以专业技术员工的年度考核、技术授权、论文报告、研究立项成就、获奖证书等为主的反映职业成绩的科研成果材料约3900份；以专业技术员工进修深造学习，建立奖惩情况、学术成果汇报情况、考核评价情况、领导考察建议为主要内容的考核资质约6000份。此外，在收集档案各类证书资料的时候，需要透彻掌握收集的领域，确保专业技术档案各类证书收集的整体性和连贯性。在收集时既可以进行日常收集也可以进行有规律的收集。
（三）加强员工技术档案管理的信息化、智能化、标准化、体系化建设
在经济社会快速发展的背景下，各类技术证书的源头极其广泛，数据资料呈现出多种类型，档案各类证书管理人员在整理这些档案证书时，需要注入大量的精力和成本。在这种情况下，相关管理人员必须利用互联网技术和信息技术，科学地分析、总结和整合档案各类证书，从自身发展的实际需求出发，建立符合档案各类证书信息管理实际需要的数据交换与共享机制，完善专业档案各类证书管理体系。总而言之，医院要紧跟时展的脚步，结合实际发展状况，创建符合发展水平的专业档案各类证书管理信息化系统。要加大相关管理设施的投入力度，以国家和行业标准为指导，打造信息化档案工作系统，搭建档案各类证书信息分享平台，实现由传统的纸质档案向电子化档案转化，以档案各类证书检索功能、查找功能和员工信息库为主要功能，使档案各类证书材料的搜集、管理、使用更加快捷方便。要完善电子版员工技术档案督导机构，配备员工技术档案专业管理人员，保证档案信息人员的权威性和独立性，降低非正常操作的意愿。电子版员工技术档案本身具有很强的不确定性，即使在智能化的文件管理模式下，也可能受到硬件故障、自然灾害等突发事件的影响，产生一系列的电子信息安全风险。因此，在员工技术档案各类证书制度建设过程中，既要参照国家有关政策，又要结合电子档案信息实际情况，确保电子档案信息安全的制度既有前瞻性，又有针对性。制定科学的医院员工技术电子档案证书备份计划，从管理重点、人员配备、时间安排等方面进行规划，避免因规划不当或者数据缺失造成的混乱等问题。2014年7月下旬，济宁医学院附属医院员工技术档案及分级授权系统进入试运行阶段，4万多个分类完毕的证书，利用一周的时间成功的导入系统，一步步实现内部的信息化建设，打造新时代档案管理系统。在每个系统板块和内容的要求下，以专业技术人员为主体，以医院其他职能科室为辅助，严把严抓，加强审核，构建完备且及时更新的档案各类证书数据，打造动态化系统库，逐步实现了医院员工专业技术档案各类证书管理的信息化、智能化、标准化、体系化，进一步促进档案管理资料的实时共享和有效利用。
（四）加强员工技术档案证书管理制度的梳理和完善
制度管理质量的管理理念不断深入，对员工技术档案证书的信息化建设提出了新标准，使员工技术档案实现由实体管理向信息化管理的转变。各项制度和流程的形成，为提升医院员工技术档案证书的内部管理水平所起的作用逐步体现出来，为全面提升医院整体管理水平、质量和确保病人安全起到了积极的保障作用，为医院广大医务人员自我保护和规避医疗风险提供了质量改进的方法。自2015年6月以来，济宁医学院附属医院成立了制度委员会，负责各项制度的制定。制度委员会参照我国其他医院先进的管理模式，探索出了一套比较适合医院实际的现代化医院员工技术档案证书管理制度，每项技术档案证书管理工作标准都有相匹配的制度或流程。建立了具有实用性、可操作性、规范化、科学化的《员工技术档案证书管理制度》《员工技术档案证书管理职责》《员工技术档案证书收集补充和归档制度》《员工技术档案证书管理流程图》，通过制度和流程的相互协调，员工技术档案的证书管理工作得到全面提升。
