材料档案管理范文1
〔关键词〕医院设备及耗材档案管理；信息化；重要性；措施
目前，我国医院的信息化建设发展已经有了极为明显的提升，医院信息系统也被广泛地应用在医院的管理工作中，其所彰显的效用也越来越明显。但是现阶段我国医院的档案信息化建设水平存在一定的滞后性，这会拉低我国医院医疗设备以及耗材档案信息化的管理水平，同时会影响医院档案资源的开发和使用，想要促进我国医院的发展，就需要针对医疗设备以及耗材档案信息化的管理实践进行探究，处理好医院医疗设备以及耗材档案的各类管理问题。
1医疗设备以及耗材档案信息化管理的重要性
医疗设备以及耗材档案是医院各种医疗运行的衍生物，其档案具有一定的保存价值，可以采用纸质版、电子版等形式记录下相关的数据信息。这类数据信息内容都会以其实际的工作活动需求为基准，所以，不管是何种形式、何种内容，这些资料都具有极强的原始性，可以有效保证其事件发生的确凿性[1]。另外，档案还会在一定程度上反映该医院工作的历史以及发展的实际状态，可以成为医院发展的宝贵的历史材料，作为历史以及法律凭证。对此，需要采用信息技术对医疗设备以及耗材档案进行管理，确保其管理工作开展的价值以及效用。我院到目前为止已有十多亿的设备资产，有上万种在用的耗材品规，每年有五亿多的耗材交易量，因此，需要庞大的数据档案。
2医疗设备以及耗材档案管理信息化的发展现状
2.1医院档案信息化建设重视度低下
现阶段，在我国大多数的医院中都会使用计算机，其计算机内的管理信息系统数量比较多，种类也比较齐全，但是很多人员都不能较为充分地意识到档案信息化建设的作用和迫切性，使得医院的信息化建设不会将医疗设备以及耗材档案信息化管理纳入其中。
2.2档案管理软件系统开发水平滞后
目前，我国档案管理软件的开发速度比较缓慢，其实际的发展也存在滞后性，医院档案管理软件存在一定的漏洞缺陷。计算机档案管理根本无法满足医院的实际发展需求，导致医院的信息系统无法高效地连接，同时缺少可兼容性以及可扩张性等，需要对其进行升级更新。
3医疗设备以及耗材档案信息化管理措施
3.1强化电子文件归档管理力度
合理使用医院网络资源，将资源共享性能发挥到最大值，将设备及耗材档案信息资料填入档案室的数据库中，在归档纸质文件的过程中还应将同版本的电子文件进行归档处理，放置到该单位的档案数据库系统内，同步性运行[2]。3.2加强硬件基础设施建设想要加快档案信息化的建设速度，需要针对该医院的自身经济能力等进行分析，从实际出发，合理使用现有的医疗设备，并依照相应的原则去购进较为先进的技术系统，合理使用档案管理软件。
3.3构建医疗设备及耗材档案管理体系
依照我国档案信息化建设的管理标准，建立健全档案管理体系，并赋予档案管理体系标准化以及规范化的特性。其所选定的设备及耗材档案管理软件应具有实时浏览等性能，方便进行数据信息的收集整理工作，让数据信息可以更为高效地存储，方便检索浏览，从根源上满足我国医院文档一体化的管理需求。
3.4医疗设备及耗材信息资源共享
档案的价值是使用，合理使用医院内部网构建医疗设备及耗材档案信息网站，提供各类检索等服务，开展医疗设备及耗材档案信息咨询，让医护人员及相关采购人员更快更准确地对医疗设备及耗材进行了解及使用，进一步开发使用医疗设备及耗材的档案信息，提高档案服务质量。
3.5医用设备及耗材档案信息管理措施
医院在购进医疗设备时，所产生的纸质文字材料被称为设备档案，设备档案所包含的内容比较齐全，分别是各类设备申请材料文件、谈判记录、招标记录、合同签订、设备的操作使用说明、人员的培训记录等的原始凭证。设备档案的形成过程较为复杂，从立项申请到报废，时间周期比较长，中间环节比较复杂，参与人数比较多。所以，医疗设备档案的管理工作既耗时又耗力。只有构建医疗设备器械的信息化管理系统，才能增强医疗设备管理的科学性，以最快的速度对医疗设备的资料产品进行调研，使用较小的人力物力取得较大的经济成果，提升采购的主动权利，增加医疗设备器械的管理效益[3]。所谓调研，就是广泛收集有关准备购置的某类设备相关资料，然后进行分析研究，从而减少采购时间，降低采购成本。利用设备及耗材档案信息管理协助制定医院器械维护、维修，为诊疗工作提供合格的技术装备。医院在医用卫生耗材使用管理中，将科学的管理方法与先进的信息网络技术结合，在对医用卫生耗材进行多属性、多角度、多层次的科学分类编码管理的基础上，通过优化医用耗材档案管理子系统、医用耗材网上申领子系统：医疗设备科医用耗材一级仓库管理、临床使用科室医用耗材二级仓库管理，增加医用耗材成本分析控制管理、医用耗材供应商管理子系统、医用耗材全程监控等管理子系统，形成智能化人机交互式，新的医疗服务价格体系下医用卫生耗材全程监管模式，建立信息化管理系统，使信息流贯通供应链全程，优化院内供应链流程，提高供应效率。对全院耗材的使用进行集中管理，实现成本控制与效益提升，更好地管理产品资质等材料，及时发现过期的证件，将此类材料以电子档案的形式录入信息化管理系统中[4]，以便可以随时查找、调用。当证件时效到期时，系统自动报警，提醒工作人员及时处理，杜绝安全隐患。另外，库房中库存的医用耗材主要是使用科室较多，使用量较大以及应急储备的医用耗材，为临床工作提供基础保障。通过信息化管理系统，可对库存量设置预警功能，一旦库存量低于设定值时，发出报警信号，提醒采购员备货。医疗设备以及医用耗材的数量以及品种都比较多，且应用的频率也比较高，是医院开展各类医疗护理工作的基础。医用耗材管理工作的开展会影响医院管理工作的运转，同时会在无形之中影响医院以及患者的自身利益。需要赋予医疗设备以及耗材档案管理信息化的特征，合理地使用信息化技术，确保信息化技术使用的系统性以及透明性，构建一套较为科学合理的监控管理制度，不断优化其实际的管理流程，提升其实际的工作效率，避免各类意外事故。
［参考文献］
［1］杜俊燕.对企业档案信息化管理的几点看法[J].东方企业文化，2014（13）：204.
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材料档案管理范文2
关键词：卫生学校；学生档案；医疗机构；人才培养
卫生学校是培育治病救人的白衣天使的摇篮，学生在卫生学校期间的政治表现、理论考试、临床实习等成绩均记录在档案之中，包括有学生学籍卡、体检表、户籍证明、实习鉴定表等内容。这些学生档案内容与医疗机构的人才选择、聘用和培养有极其密切的关联，对于保障人们的就医安全和身体健康有重要的意义。为此，要注重对卫生学校学生档案的管理，分析卫生学校学生档案管理中存在的问题，较好地提升卫生学校学生档案管理水平，为医疗机构人才输出和培养创造条件。
一、卫生学校学生档案管理中存在的问题分析
1.缺乏对学生档案管理的重视
由于卫生学校的素质教育、个性教育尚处于探索阶段，对学生的档案管理工作还没有充分重视和关注，导致学生的基本情况记录不全、原始资料不够完整和全面，难以完全体现学生的综合素质和能力。加之部分学生档案中的主观性评价材料较多，缺少过程性、客观性的评价，这就使卫生学校的人才培养缺乏针对性和全面性，无法满足医疗机构对于人才的需求，也降低了卫生学校学生档案在医疗机构体系中的地位和价值。
2.学生档案的立卷归档工作存在缺失现象
卫生学校学生档案管理工作中，立卷归档工作还存在一定的缺失现象，由于部分档案管理人员的立卷归档意识薄弱，存在随意化的现象，导致学生档案的资料没有及时分类、整理和归档，出现部分学生档案材料缺项、漏项、归错档等现象，无法充分突显学生档案的现实价值。另外，由于部分卫生学校的档案管理设施相对老化和陈旧，难以满足学生档案科学化、规范化立卷归档的管理要求，也导致学生档案立卷归档质量较差。
3.卫生学校学生档案的信息化建设相对迟滞
在“数字校园”的信息化建设中，一些卫生学校的学生档案管理的信息化建设还相对迟滞，没有充分利用信息化的技术和方法，实现对学生档案的收集、分析和整理管理，无法成为向医疗机构输送、培养人才的依据和基础，难以突显学生档案应有的育人功能和价值。
4.学生档案管理队伍建设有待提升
在卫生学校的学生档案管理工作中，基本是由学生管理人员负责对档案实际管理，他们具有丰富的卫生专业知识和较高的管理水平，然而对于档案专业的知识学习尚存在不足，缺乏档案专业方面的教育和培训，在档案采集、立卷、归档、分类、存储等方面的专业知识有限，无法充分全面地掌握卫生学校学生档案管理的规律，导致学生档案资料存在缺失、遗漏的现象。
5.缺少对学生档案的编研工作
在一些卫生学校的学生档案管理中，大多仅限于对学生档案资料的采集、整理和存储等方面的管理，缺少对学生档案资料的编研工作，没有实现对学生档案的深度开发和研究利用，无法成为医疗机构人才培养的信息反馈依据，没有充分发挥卫生学校学生档案对医疗机构人才培养的“反哺”作用。
二、提升卫生学校学生档案管理的路径探索
1.全面树立人才培养的学生档案管理理念
为了充分发挥卫生学校学生档案对医疗机构人才培养的“反哺”作用，要全面树立为医疗机构进行人才培养的学生档案管理理念，以素质教育为驱动和引领，加强对卫生学校复合型人才的培育，要在卫生学校的学生档案管理内容中纳入学生在校学习状态、生活情况、个性特征、身体素质、实习状况等，全面反映学生的德、智、体、美、劳的综合素质，要在学生档案中充分体现卫生专业人才的知识、能力、心理等各素质要素内容，成为学生成长成才的重要记载材料，并使之与医疗机构干部人事档案标准相衔接，逐渐由学生档案向干部人事档案过渡和转变，使之成为医疗机构人才选择、聘用和培养的重要依据和决策参考，更好地帮助医疗机构知人善任。
2.完善卫生学校学生档案管理制度体系
要从制度入手，完善卫生学校学生档案管理工作的制度体系，明确学生档案管理各个岗位的具体职责，使不同岗位人员都能够依规定的档案管理流程和步骤进行操作，使卫生学校卫生档案管理向制度化、规范化的方向发展和提升。同时，要转变学生档案管理各岗位各行其是、各为一家的局面，要全面建立健全卫生学校学生档案收集整理、检查复核、保密、移交管理等规章制度，确保学生档案分类清晰、案卷合理有序，较好地保证卫生学校学生档案管理的完整性和真实性，成为医疗机构人才选择、聘用和培养的原始依据。
3.加强卫生学校学生档案的信息化管理
在网络信息化普及应用的趋势下，卫生学校学生档案管理工作也要加强自身的信息化、电子化建设，要增强全体师生的档案意识，将所有有价值的学生档案材料都采集到学生档案管理信息化系统中。依照新的归档范围和要求进行档案信息采集和征集，真正做好及时采集、及时整理，要充分利用计算机、扫描仪、数码相机等信息化设备，建立卫生学校内部学生档案管理网，包涵学生的学籍、考籍、成绩等诸多信息，大力开发和利用学生的学籍档案信息资源。要建立学生的学籍档案信息数据库，成立数字化管理平台，覆盖学生的新生录取登记信息、考试成绩信息、毕业证书编号及档案流转传递等信息，使医疗机构能够方便地进行计算机网络检索和查询，获取自己所需的人才信息资料，成为医疗机构人才就业、干部提拔、晋级考评、转正、薪酬提升的重要依据。卫生学校要进行数字化档案室的建设，注重各科室的协作和统一，打造特色化、个性化的学生档案资源库，整合有价值的档案资源，更好地促进学生档案资料的便捷利用。同时，还要完善学生档案数据库的数字化管理机制，以现代互联网技术和网络信息化平台为支撑，及时动态的采集、处理、传递和反馈更新档案信息。另外，在卫生学校学生档案管理的信息化建设中，还要注重将纸质档案与电子档案有机结合，不可过于偏颇，要看到纸质档案与电子档案各自具有的价值和特点，更好地丰富卫生学校学生档案的形式和内容，为医疗机构人才选择、聘用和培养提供信息通道，较好地实现卫生学校与医疗机构的链接。卫生学校学生档案的信息化、数字化建设还要注重档案系统自身的安全防御管理，要采用整体推进的安全化处理措施和数字化技术，通过防火墙、个人身份鉴别、数据库档案备份、权限设置等方式，实现对卫生学校学生档案的安全化管理和保护，并从源头上控制档案文件的安全和完整。另外，还要做好卫生学校学生档案的应急管理，要制定档案应急预案，较好地防范和应对档案管理风险，从学生档案管理基础设施、数字档案资源、档案应用系统、保障体系等方面入手，将学生档案管理风险减到最低。
4.加强卫生学校学生档案管理队伍的建设
要全面加强卫生学校学生档案管理队伍的建设，必须对学生管理人员、专职档案人员进行针对性、差异化的培训和教育，使学生管理人员具有相对专业的档案管理知识，专职档案人员拥有更多的学生教育管理经验，以更好地实现对学生档案资料的跟踪、采集和整理，提升卫生学校学生档案管理的质量。
5.注重卫生学校学生档案的编研开发和利用
为了更好地突显卫生学校学生档案的价值和地位，要注重对卫生学校学生档案的编研开发工作，具体来说包括以下内容：（1）加强档案编研开发意识。卫生学校学生档案管理人员还要加强档案编研开发的意识，要挖掘学生档案内在的价值和潜能，获取具有更多价值的学生档案信息，使之成为学生档案编研的重要基础和前提。（2）开展多样化的服务。要注重开展学生档案的多样化、主动性的服务，结合档案利用者的实际需求，提供积极主动、全方位的学生档案服务，加大对学生档案信息资源的开发和利用。（3）扩大学生档案开发利用的宣传渠道。要通过各种渠道宣传卫生学校的学生档案信息资源，如电视、广播、展览活动等，让更多的人了解和认识到卫生学校学生档案管理的内容、流程、作用和地位，提升人们对于卫生学校学生档案利用的意识。综上所述，卫生学校学生档案有其自身的特点和内容，要充分认识到卫生学校学生档案在医疗机构人才选择、聘用和培养方面的地位和作用，借助先进开放的计算机网络体系，建构和完善卫生学校学生档案管理信息化平台，促进学生档案管理队伍建设，健全档案建设管理机制体系，更好地实现对学生档案的编研、开发和利用。
参考文献：
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[2]员淑芹.中职卫校学籍档案管理创新的思考[J].办公室业务，2016年07期
材料档案管理范文3
关键词：学生档案；人事档案；档案管理；干部人事档案工作条例
随着2014年以来的干部人事档案专项审核工作的开展和2018年《干部人事档案工作条例》的颁布，干部人事档案的重要性日益凸显，对干部人事档案的管理也更为规范、严格和科学。干部人事档案是由相应的干部人事档案工作机构以其入党、入团，录用、聘用，中学以来的学籍、奖惩和自传等材料为基础，建立档案正本而成，因此，作为干部人事档案重要形成基础的学生档案，必然对干部人事档案产生直接影响。在建立新入职人员干部人事档案正本和干部人事档案专项审核工作中，都可以发现一些在学生档案管理阶段存在的问题。由于学生档案尚无明确的全国统一管理标准和规范，参照《干部人事档案工作条例》及其他干部人事档案管理相关规定，对学生档案进行规范化管理，可以提升学生档案的管理水平，有助于实现从学生档案到干部人事档案的顺利过渡，从而提高干部人事档案案卷质量。
一、学生档案管理存在的主要问题
1.归档范围无统一标准，材料缺失情况多见。在《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部第27号令）中，规定学生类档案主要包括“高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等”，但是由于没有更进一步的详细规定，在具体操作层面上，高校的档案管理部门只能基于以上规定，划定自己的归档范围，制定归档要求。但是在学生毕业后，学生档案转递到工作单位，工作单位的干部人事档案管理部门在建立干部人事档案正本过程中，经常可以发现，依照《干部人事档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）的标准，很多学生档案都存在材料缺失情况。这种缺失通常存在两方面的原因：一是在学生入学时，对高中、高考档案的转递和接收存在问题。比如部分省市的高考档案已经不再生成纸质材料，而是全部实行电子档案，并要求录取院校直接自行打印存档，但是录取院校并未将其打印出来存入档案，造成高考档案的缺失。又如很多高中在学生高考后直接将档案交给学生本人，由学生本人自己带至录取院校，而学生在暑假期间保管不善，造成档案丢失。二是一些按照干部人事档案标准应该归档的材料，不在高校制定的学生档案归档范围内。比如部分高校不要求研究生报考登记表等材料归档，或是不单独制作学位申请与授予材料，而仅在成绩单中简单注明“授予某某学位”等，此类情况无论从干部人事档案的整理标准来看，还是从干部人事档案专项审核工作而言，都可能被认定为材料不齐全，学历情况存疑。
2.材料制作不规范，质量不达标。在材料制作方面，经常可以发现学生档案材料填写不规范、手续不完备、载体不合适的情况，主要分为几大类：一是手写或打印内容填写不规范、存在涂改，如学生在填写登记表时，填写不认真，写错的地方直接划去、重描或用修正液涂改；二是使用不耐久的书写或粘贴材料，如纯蓝墨水、铅笔、双面胶，长期保管后，字迹逐渐模糊褪色或发生照片掉落；三是材料制作不完整，如缺少签名、时间、印章，某些项目空缺等；四是未按要求使用16开型（长260毫米，宽184毫米）或国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，或未留装订边，甚至有些材料在采用正反面印刷的同时，在页边仅留3-5毫米空白，即便使用白纸裱糊，也很难实现不遮挡材料记载的信息。这种材料制作上的不规范，不仅使材料不符合干部人事档案的收集归档要求，影响案卷质量，而且不利于人事档案凭证作用的实现。比如在干部人事专项审核工作中，因硕士学位授予材料未盖章而造成的学历情况存疑；因本人不慎写错而随意涂改出生日期，影响年龄和退休时间认定等，对干部人事档案管理工作和干部本人的合法权益维护，都造成不利影响。
3.档案知识普及欠缺，关注程度低。由于各高校管理体制不同，学生档案可能由档案部门、教学部门、学院（系）等部门负责管理，相较干部人事档案，学生档案的管理方式更为松散。就学生档案管理人员而言，学生档案并不一定由专业的档案人员或组织人事部门人员负责管理，管理人员的档案意识、档案知识水平参差不齐，而且许多学生档案管理人员还要兼任其他很多业务工作，放在学生档案管理上的时间和精力极为有限。在这种情况下，学生档案管理人员很难从档案角度对学生档案进行规范并对归档部门作出指导，那么对于学生档案材料的形成和归档部门而言，就更难从干部人事档案的视角出发，按照标准制作材料。在认识上，很多人并不重视学生档案，在学生入学后，只是简单地将学生档案收集起来加以存放，而不进行清点、核对和整理，无法在源头上对学生档案的质量进行控制。因此，高校往往难以站在干部人事档案的管理标准下参照管理学生档案，原始粗放型的管理模式，难以适应新时代干部人事档案的管理需要。另外，针对学生的档案知识宣传也有所欠缺。高校学生档案管理部门对学生档案相关知识的介绍和宣传相对较少，途径和手段单一，覆盖面和影响力有限，很多学生不清楚档案的价值和作用，档案意识较为淡漠，很少会主动寻求和获取相关信息。在学生毕业时，大量学生对档案转递相关知识和手续的不了解，忽视档案去向的情况屡屡发生，在就业单位要求时调转档案时才想起档案相关事宜，继而花费大量时间去寻找档案，影响入职手续的办理，也影响就职单位的干部人事档案立卷工作。还有的学生在改派后不清楚要将新的就业通知书存入档案，或是考取了职业资格证书后不知道要将相关材料存入档案，在影响档案的完整性的同时，也阻碍了档案凭证作用的发挥。
二、高校学生档案管理的改进与优化
1.规范归档材料，制定管理标准。高校学生档案管理部门应当在学习《干部人事档案工作条例》《干部档案整理工作细则》（组通字〔1991〕11号）和《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）的基础上，会同学生档案材料形成和归档部门，依据干部人事档案管理相关要求，结合本校工作实际，制定学生档案归档范围和归档要求，内容应包括高中、高考材料、学生入学材料、报考攻读硕士（博士）学位研究生登记表、博士专家推荐信、毕业生登记表、学位申请和授予材料、在校期间成绩单、就业通知书、政审材料、党团材料、奖惩材料、体检表、学籍异动（转学、休学、复学、退学）材料等。学生档案材料形成部门要规范各类表格和材料模板的设计制作，并对各类材料的填写进行指导，使其内容和形式均符合干部人事档案整理和管理要求。在接收档案材料后，要及时装入学生档案中，避免散失等情况的发生。此外，高校要加强学生档案的制度化、规范化管理，做好顶层设计。结合自身实际工作情况，制定有关学生档案收集归档、日常管理、查阅利用的制度，建立健全工作规范，使学生档案的管理有据可依，形成标准化工作流程。在建立各项制度后，要在学生档案管理工作中严格执行制度，不断推动制度的落实。
2.设置审核环节，严控档案质量。《干部人事档案工作条例》强调对干部档案要“凡进必审”“凡转必审”，这一要求可以作为学生档案的工作参照。具体来说，学生档案的审核，应设置三个环节，囊括从学生在校期间的学生档案材料全部接收 环节。第一，应在学生入学后，对所有学生提交的高中、高考材料进行清点和审核，明确是否有档案缺失，是否存在档案错装、漏装情况，学生的高中材料、高考报考材料、学生入学材料是否按要求装入档案。对于已经实行高考电子档案省份，要打印高考电子档案替代存档。清点审核过程中，可以制作每一卷学生档案的内容明细，在清点审核后，依据内容明细，对本年度新接收学生档案的具体情况进行登记和统计，记录存在的问题，并及时反馈给学生，敦促缺少材料的学生尽快补齐。第二，在学生就读期间，会新产生的各类材料，如奖惩材料、党团材料、学籍异动材料等，学生档案管理部门应在接收材料时，对这些材料进行质量审核。要重点查看材料是否完整准确填写，签字、印章等手续是否齐全，字迹是否清晰、无涂改。第三，学生毕业后，要在学生档案转出前，审核就读期间档案材料是否已经完整齐全装档，有无重名学生档案错装现象，档案密封是否严密。如果学生办理过改派、缓派手续，要确认新的就业通知书是否已经装入 档案。三个审核环节的设置，意味着学生档案管理部门需要改变“收而不管”的粗放式管理模式，建立从学生入学到毕业的全过程、精细化学生档案管理体系，记录并掌握每一卷学生档案的归档内容，全面监督和控制学生档案的质量。
3.关注转递流程，确保档案安全。干部人事档案通过机要交通或专人送达的方式转递。2015年之前，学生档案同干部人事档案相同，也通过机要交通转递，2015年之后，学生档案改为通过中国邮政EMS渠道转递。新的转递方式下，需要学生档案管理部门转变工作方式，配合EMS的邮寄要求，让学生档案安全到达派遣单位。与机要交通不同，EMS邮寄需要提供详细的收件地址、收件人和收件电话等邮寄信息，在档案寄出前，应仔细核对，确定邮寄信息准确无误。要使用大学毕业生档案专用的EMS邮寄包装，粘贴封条，加盖封口骑缝章，做好密封，防止档案污损和散失。学生档案寄出后，应认真整理邮寄单号，确定每个邮寄单号能与寄出的学生档案一一对应。与机要交通方式下每个单位有固定的收件人不同，同一单位的EMS收件人可能有多个，甚至部分单位无固定EMS收件人。由于各地投递情况不同，也有可能存在无法妥投、人才服务机构拒绝接收等情况。学生档案管理部门必须对档案接收情况予以格外注意，一旦发现学生档案未能顺利被派遣单位接收，要及时查明原因，妥善处理，避免档案在转递途中发生丢失。
4.加强学习宣传，提升档案意识。时代的发展带来档案管理精细化的要求，新情况、新问题的出现促使档案管理者要不断学习、不断创新。学生档案管理人员要加强对干部人事档案知识的学习，从更长远、更前瞻的角度，看待学生档案的相关问题和发展趋势。可以通过参加干部人事档案相关培训、与干部人事档案管理人员交流沟通等方式，寻找当前学生档案管理的不足之处，研究学生档案管理的优化策略，不断改进工作，持续创新。高校也要加强人才的引进和培养，按照国家规定，配置足够的学生档案管理人员，使学生档案管理人员向专业化、专职化发展。在自身提高管理工作水平的基础上，学生档案管理人员要积极宣传学生档案工作的重要性，通过举办讲座、召开会议等方式，提升学生档案材料形成、归档工作相关工作人员的档案意识、档案技能，从源头上保证学生档案归档工作的质量，变“被动归档”为“主动归档”，从而逐步建立标准规范、运转高效的学生档案工作流程，实现学生档案管理水平的全面提升。同时，也要加强对学生的教育，使学生关心自己的档案，了解档案的价值。从学生入学开始，就可采用新生教育、组织参观、新闻、制作微信推送等形式，向学生介绍档案知识，提升学生的档案意识，引导学生的档案利用行为。让学生意识到学生档案对自己的重要意义，教育学生在填写各类材料时，要如实、清晰、准确。在毕业季时，结合“国际档案日”活动，提醒学生在毕业后关注自己的档案去向，及时查询档案接收情况，避免出现“弃档”现象。
5.利用信息技术，构建管理系统。利用计算机技术，逐步实现学生档案的信息化管理。依据学生档案的特点和需求，设计研发学生档案管理信息系统，对学生档案的信息详情和学生档案的实体管理进行整合和细化。建设学生档案管理系统，可以实现两方面的管理优势。一方面，可以将学生的基本信息和档案中记载的信息整合管理，为学校培养和教育学生提供更为精确、更为丰富的信息资源，如在学生个人姓名、年龄、籍贯、学院等基本信息的基础上，将装入学生档案的获奖情况、入党情况、学籍异动情况也逐年加以记录，在学生档案管理信息系统中统一存储，就可以在使用时更方便地获取学生信息，免去多部门反复查证的重复性劳动。另一方面，在档案日常管理上，可以对学生档案的收集、保管、整理、转递等环节进行科学高效管理，从学生入学到毕业，实时管理学生档案的馆藏状态，查询出入库情况，快速定位每一卷学生档案所在的位置，提高档案利用服务的效率。
三、结语
干部人事档案起始自一个人的学生阶段，提升干部人事档案的质量和管理水平，则必须对学生档案予以重视。参照干部人事档案的管理标准和要求，重视学生档案的材料制作、收集、审核环节，制定详细的学生档案管理标准，科学化管理方式，加大学生档案宣传与教育，都有利于干部人事档案与学生档案的衔接，促进学生档案和干部人事档案工作的科学化、规范化发展。
参考文献：
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材料档案管理范文4
[关键词]艺术类院校；人事档案信息化；档案管理
做好干部人事档案基础材料的归档整理、加快档案信息化管理、为档案利用者提供方便快捷的服务是高校干部人事档案的基本工作。在人事档案管理工作中，本文主要通过在高校人事档案管理工作中实际遇到的各种情况以及档案管理工作的具体事项，阐述档案管理工作中的心得，探讨档案工作的流程，实现信息化的路径，阐明做好档案工作的重大意义。
1我院人事档案工作的概况
1.1山东艺术学院人事档案概况简介
山东艺术学院共管理教职工档案近两千卷册，现有专用库房1处。由专职人员负责人事档案的日常管理与服务工作。
1.2我院人事档案工作现状
人事档案是高校干部建设、人才培养的重要资源，做好人事档案的收集归档整理工作，才能全面了解学校教职工的主要信息，及时准确地对档案要求的各项指标更新完善，从而更好地提高档案的服务水准，应对和满足对档案利用的各种需求。根据2009年中共中央组织部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》和2012年中共中央组织部下发的《中共中央组织部关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》，我校已对全部在职教职工人事档案进行改版。由于年度考核材料、工资材料、科研和艺术实践材料等每年都会更新，收集归档整理工作一直处于进行状态。随着我校办学规模的不断拓展，人员增减和变动也随之相应做出很多调整，针对我校人事档案工作的实际情况，出现以下需要改进之处：首先，在人事档案整合过程当中，发现有些档案需要重新分类，修订整理。其次，自建校以来，我校多年一直沿用传统的档案管理方法，软件配套基础设施应用不久，人事档案的信息化仍处于进行状态，还没有对所有人事档案进行全覆盖的信息化管理，所以从某种程度上来讲，仍然不能快速全面地对所有人事档案信息进行汇总分析。所以，在我校今后的人事档案管理工作中，逐步实现全面信息化管理是发展的方向。最后，传统的档案管理工作片面地强调保密性，降低了使用率。一直以来传统的档案工作者把档案材料作为一项神秘的工作，自我封闭，缺乏透明度和亲民度，没有更好地宣传档案的管理制度和模式，使档案管理处于相对隔绝的状态，因此其作用也相对单一，不能真正发挥出档案本身的作用，更好地服务于个人、党和国家。
2档案管理工作的流程
通常情况下，档案管理先从收集、归档开始。档案原始材料是最基础的凭证，是档案管理工作的基础，所以务必要在源头上把好质量关，建立健全工作机制，总结出一套切实可行的档案材料收集制度，把对档案材料的日常收集归档工作做细，做规范。具体说来，干部人事档案材料的收集归档要达到以下四点具体要求：一是完整。干部人事档案是一个干部德、能、勤、绩、廉各方面的综合反映。一卷材料完整、内容翔实的档案，才能综合、准确、全面地反映干部的基本面貌。针对我校情况，目前需要把科研成果、艺术实践所获奖励甚至发明专利等信息增加到档案中去，不断充实档案信息，让上级管理部门能够一目了然发现人才，提拔和重用符合条件的后备干部。二是真实。档案原始材料必须保持真实。这里的“真实”指的是档案材料必须经由合法渠道形成，呈现内容清楚明晰，原汁原味，充分尊重事实，实事求是地反映干部客观实际情况。不能出现模棱两可、含糊不清的语言，更绝对不能有涂改甚至造假信息。如有经过组织鉴别确认为不真实的材料或者未经组织查证核实的材料，要及时清理出档案。三是及时。及时是指档案收集要注重实效性，在具体各项工作进展过程当中，要注意随时收集符合要求可以归档的相关材料，切实做到“四个随时”，即随时办理、随时收取、随时审核、随时归档。四是规范。“规范”是指档案材料的收集归档必须符合规定。首先，收集归档最为极力避免的状况就是错将档案归入他人档案。第二是归档的材料必须是正式材料，且不可超出规定归档范围。不在归档范围内的材料，有必要清理出本人档案。对于有必要保留的材料，可交由相关部门保存；没有保留意义的可退还给本人。第三，归档手续要完备。这里要注意的一点是，凡规定由组织审查盖章的归档材料，必须有组织印章。入档的其他材料也需要材料出具单位盖章。诸如处分意见等材料应与本人见面且由本人签字。若本人未签，组织要给予注明。第四，通常情况下归档材料要使用原件。使用复印件通常有以下几种：一是诸如各阶段毕业证、学位证、获奖证书等，二是全国统考成绩单，三是形成时间较早的材料。但是复印件必须注明复印人与复印时间并加盖材料出具单位印章，以此来确保复印材料的真实性与有效性。目前通用的干部人事档案材料的载体是国际标准A4型的公文用纸，材料左边需留有装订边，通常20-25毫米。干部人事档案的整理，是指按照特定的规定与要求，将收集归档的材料，以干部个人为单位，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工，装订成系统化、条理化的专门案卷，并且在此基础上，还要后续的补充完善。整理的第一个环节，也是必不可少的一个环节，就是鉴别，即对拟归档材料进行审查，甄别其真伪，判断其保存价值，确定是否属于归档范围、符合归档要求。鉴别完毕，要按照《干部档案工作条例》进行分类、排序、编目、技术加工和装订。干部人事档案管理工作还包括档案的保管与保护、提供利用、转递等工作，其中，干部人事档案的提供利用是档案工作的中心环节，也是档案工作的最终目的。干部人事档案的效能最终体现在为党和国家、个人提供有效信息的服务上。在提供利用时，要明确提供利用范围和利用方式，严格按照规定办事，注意遵循以下四个原则：严管理、重保密、手续全、便利用。在坚持原则的基础上为需求者做好服务，这是每一个档案管理工作者应尽的职责。
3加快档案管理信息化的建设
在进行人事档案管理过程中，将实体的传统纸质文件转换成数字化的微机管理，并进一步实现档案管理的动态化，从而使人事档案管理工作变得准确、快捷、高效，这是高校人事档案管理工作发展的必然要求，也是我校开展干部人事档案管理工作中的重点。因此，根据高校实际发展需求开创一条符合自身工作需要的网络数字通道，就显得尤为重要。
3.1干部人事档案实现信息化管理的必要性
人事档案实现信息化管理的必要性主要归纳为以下几点：一是有利于传统档案的保存，使档案查阅更加严谨有序。由于纸质档案本身存在着缺陷，容易受到各种自然因素的影响，如温度，湿度，光照等等，即使保存再好也会随着时间的推移和查阅次数的增加而发生破损，不能充分保障档案的安全性、完整性。而档案信息化以后，查阅档案内容避免了自然环境的影响，减少了纸质档案的翻阅磨损，又能利用信息化高效管理档案信息，对一些重要的档案资料可以做相应的长期保存处理。另外，由于专业软件系统的使用，还可以有效地避免心存侥幸之人对档案材料意欲篡改的行为，从而大幅提升档案的安全性。二是有利于收集查阅档案资料。在日常档案信息管理时，传统的档案管理工作是要对每一份档案都要做纸质的收集归档，繁冗而琐碎，效率不高，也容易出现错误。如果是集中完成某项档案材料的筛选工作，不仅费时费力，还极易出现漏档的现象。这些缺点在实施干部档案信息化管理后就可以大为改善，不仅避免了查阅时间的耗费，还能节约纸张的复印费用，更能针对单独查阅档案资料做出专项甄别挑选。三是有利于档案工作信息畅通。传统的档案管理工作，会存在内容信息更新缓慢，或者所提供信息不完整等情况，在与其他部门进行沟通和交接时，不能及时、充分保障档案信息的完整性和准确性，而且费时费力，如果实施干部档案信息化管理，档案信息在网络平台上可以实现资源共享，统一的信息管理模式可以把档案的各种要素进行分类展示，不会由于人为的差错而导致工作交接的失误，让档案管理工作更加快捷通顺。四是在干部人事档案信息化管理下，可以更全面、真实地记录每个人员的综合信息，从而及时更新、不断完善干部人事档案信息，实现全面、系统、有效的动态管理，在进行人力资源开发或者干部选拔筛选时，通过智能检索就可以得到想要的信息，还能以图表的形式直观反映出所需数据，有利于上级管理部门对人员进行考核以及对高校人才的任用。
3.2人事档案信息化的实现路径
只有建立完善的信息化档案体系，才能使档案的使用率得到大幅提高，更加有效地为档案使用者提供服务。当前我校借助档案信息化平台推进的契机，采取了多种方法完善加强档案的信息化进程，人事档案正在往信息化过渡，教职工的基本信息都已经进行信息化处理。首先，我校领导以及组织人事部门对档案的信息化建设非常重视，为了保障动态化管理的实施，校领导加大了人力物力以及财力的支持，使信息化建设得以顺利进行。首先，从思想深处对档案信息化的建设给予高度重视，顺应时代的发展，最大化地把档案工作发挥出应有的价值，只有这样才能身体力行的发挥主观能动性，积极参与到干部人事档案信息化的建设中去，更好地利用档案信息化管理，为各种高校工作提供切实有效的服务，从而实现干部人事档案工作的最终目的。另一方面，进行干部人事档案信息化建设离不开经济投入，建成一整套档案信息化系统需要资金和技术的投入。档案信息的安全保障是一个核心问题，只有加强基础设施建设才能更好地为档案信息化工作提供保障。档案管理部门不仅要配置电脑、打印机、复印机等硬件设备，还要配置相应安防措施，严格甄选软件，防止黑客漏洞入侵。为了更进一步提高效率，参与档案信息化管理的工作人员必须加强业务知识水平，提高政治素质，并且拥有过硬的计算机技能和网络操作技能，这需要档案管理者不断加强学习，进行业务培训，使自己成为一个复合型人才，更好地融入到档案信息化的工作中去。档案管理本身就是一个特殊的行业，在注重业务技能的同时还要加强思想道德教育，特别是干部人事档案涉及到机密和个人隐私，每个档案管理者务必严格遵守档案保密制度，不得私自泄露或故意传播干部私人信息，给个人和单位带来不必要的损失。其次，向兄弟院校中信息化起步较早的人事部门吸取经验，学习他们成熟的操作技能和行之有效的档案管理办法，进行卓有成效的交流，互通有无，结合本校人事档案的实际情况，探索出一条符合自身工作需要的信息化数字通道。
4认清干部人事档案存在的意义
干部人事档案是干部人事管理的重要工作，不仅仅是对人事档案的收集整理，在组织人事等上级部门进行干部培养和选拔上，干部人事档案会作为一个重要的依据来参考。档案记载中的个人求学及工作经历、政治面貌、思想鉴定、科研成就、工资待遇等等信息，都是使用者要审核的重要内容，是干部选拔、人才任用的重要依据。我们从两个方面解读人事档案重要意义：
4.1人事档案与个人利益息息相关
人事档案本身所具备的特点决定了人事档案对个人有着举足轻重的作用。一份详实、完整、充实的干部人事档案可以记录个人成长的经历和取得的各种成就。因此干部人事档案管理水平的高低直接影响着人才的选拔和任用，更影响着社会的发展和进步。所以人事档案管理者肩负着重要的责任。一方面，单位在新人入职时就是首先通过人事档案对其主要履历、业务素质水平、品德作风、各种荣誉等等进行大概了解的，这些信息也是决定一个人适应什么岗位、担任什么职务的重要依据。另一方面，人事档案是记录个人信息的备忘录，也是组织上全面历史的考察了解干部，公正选拔能人贤士的信息来源。干部的考核、监督、培养、调用、任免等都需要参考人事档案，它是干部选拔重用的基础依据，所以保证干部人事档案的完整性、客观性、准确性是干部人事档案管理工作的重中之重。第三方面，人事档案是和个人的社会生活紧密相连的，会牵扯到就业、户口、养老保险、退休审批、相关的社会福利等等，因此做好人事档案管理工作至关重要。
4.2人事档案管理工作对社会的影响
在社会主义不断开拓进取，经济飞速发展的今天，人才已经是社会的重要资源。利用好档案信息创造出更多的社会财富，这是档案管理人员和人事部门需要做好的一项重要任务，也是人事档案管理工作者不可推卸的历史责任。人事档案管理工作的传统思维方式必须转变，办公形式也要转变，把过去那种手工式操作转变到数字信息模式，使档案的利用信息化，从而达到更加准确和便捷的管理使用，减少人为失误，提高工作效率，实现干部人事档案管理质的飞跃。
5结语
干部人事档案管理工作不仅关乎个人的前程发展，还肩负着社会主义建设的大任。我们每一个人事档案管理人员都要对自己的工作兢兢业业，一丝不苟，不断提高自身的业务知识水平和业务技能，在干部人事档案管理这项重要的工作中实现自己的人生价值。
【参考文献】
[1]郭娅静.信息时代高校人事档案管理探析[J].工作探讨，2015（06）.
材料档案管理范文5
(一)高职院校档案管理是其评估工作顺利开展的有力支持
高职院校的评估是针对某个特定阶段，对其在建设中存在的问题和取得的成就进行鉴定与评价。通过对现状的评估，高职院校能够及时的发现建设中存在的问题，找到这些问题的源头，这样既可以避免问题的恶化，又可以保证院校各项工作能够健康顺利的开展。高职院校档案管理是其评估工作的一个重要内容，档案管理工作的好坏直接影响着高职院校评估结果的好坏。
(二)档案管理资料是高职院校教学科研的鲜活教材
高职院校作为我国职业教育的主力军，承担着为社会培养高层次技术人才的使命，教学任务是其主要任务之一。高职院校除了教学之外，科研工作也是其不可或缺的一项重要的建设内容。因此，高职院校的教学、科研工作始终伴随着院校的建设发展，它们是以自我创新引领高职院校始终处在时代前沿的保证。高职院校档案管理可以将现有的教学科研成果收集整理，作为将来进一步改善提高教学科研水平的基础性材料，这些档案管理资料无疑是高职院校教学科研的鲜活教材。
二、高职院校档案管理中存在的问题
档案工作意义重大，它影响着高职院校的发展步伐和建设水平，同时对于教师的教学和学生的学习也起着不可忽视的作用。因此，在高职院校快速的发展道路上，档案管理发挥了重要的作用，但是随着时代的发展，高职院校档案管理中存在着不少的问题。
(一)高职院校对档案工作不够重视
改革开放以来，随着我国对专业技术人才需求的不断增加，高等职业教育也随之快速发展。目前，我国高职院校一直处于规模不断扩张、招生数量连年攀升的态势。生源数量的增加又造成了高职院校校舍和教学资源的紧张。为此，高职院校在校园基础设施、教学仪器设备、师资力量等方面加大了建设力度。而对于档案工作这种见效慢、产出效果不明显的工作却没有得到应有的重视。由于领导重视不够，使得高职院校的档案管理工作难以继续向前推进。
(二)高职院校对档案管理工作经费投入不足
档案管理需要有一支具有专业技术水平的工作人员负责档案的日常管理。而高职院校经费投入的不足，导致档案管理工作的严重滞后，主要表现在高职院校档案管理基础设施薄弱、技术水平落后、人员配备不足、管理方法落后、质量不高、成效不明显等方面。
(三)档案管理工作人员的专业性不强
我国的高职院校大多是从以前的中职中专发展而来，档案管理也是承接以前的体制。在管理人员的配备上，高职院校一直是将那些临近退休、无力承当教学任务的老教师安排在档案管理工作岗位上，或者是院校为了吸引高层次人才而承诺的帮助解决配偶工作问题，将其配偶安排在档案管理工作岗位上。这些档案管理人员有一个共同特征是，缺乏专业系统的档案学理论学习与实践的锻炼，他们的知识背景与当下的档案管理工作的专业性和技术性形成鲜明的矛盾，制约着档案管理工作的规范和质量的提升。
(四)对档案管理的价值认识不足
档案是一些有价值的历史资料，所谓价值就是指这些资料对于现在和将来的工作仍然具有指导意义和参考价值。如果不充分利用，那么这些价值也就荡然无存。档案束之高阁只是一堆废纸。出现这种情况的原因主要有两个方面:一是高职院校档案管理人员没有意识到档案的重要性，没有对档案进行规范整理，建立全面的档案目录，以至于档案需要者无法查到需要的档案，而造成的供需矛盾;二是高职院校广大师生对于档案的价值认识不足，没有查阅档案的观念和习惯。这两种情况导致了高职院校档案管理的开发利用工作的长期落后。
三、高职院校创新档案管理机制的措施
档案工作是一项基础性、服务性很强的工作，针对目前高职院校档案管理工作中存在的问题，为加强档案管理工作，充分发挥档案在教学、科研、管理工作中的作用，我们应从以下几个方面的创新档案管理工作机制。
(一)加强高职院校的档案管理制度创新
制度创新是高职院校档案管理工作赢得新的发展的前提。建立完善的档案管理工作制度有利于推进档案管理工作的规范性。目前造成高职院校档案管理工作效率低下、质量不高的原因在于其档案管理责任制度和激励制度的缺失。大多数高职院校都将精力和时间集中在招生和校区与专业的扩建上，以至于荒废了档案管理工作的制度建设，使得档案管理工作责任落实不明确。档案馆藏对于档案的分类工作、整理工作都是由当班的工作人员共同完成，而完成的质量如何?事后如果出现问题谁来负责?这些责任划分极不明确，甚至无从谈起。而且工作人员对于档案的维护管理都是谁值班谁负责，换班时没有规范的交接手续，这种制度的最大弊端就是档案的遗失、残缺、损坏现象找不到责任人。工作中出现了疏漏也不用承担责任，这导致了工作人员责任心的缺失［6］。档案管理工作激励机制的缺失主要表现在对档案管理工作不被重视，缺乏一系列的档案管理工作考评机制和评价条例，使得档案工作人员的工作得不到应有的认可，使他们丧失了工作的积极性和热情。因此，完善高职院校的档案管理机制，应当首先建立明确的责任制度和激励制度。
(二)建立完善的档案收集工作机制
档案的收集是档案管理的第一个环节，档案收集工作的质量决定着其整理、归类、保管、查阅的工作质量。档案并不是档案机构自己形成的，而是在长期不断地档案收集中形成的。做好档案收集工作可以从以下三个方面着手:一是严格执行档案归档制度。二是加强对零散文档收集的制度的建设。一些散落在外的文档仍然有其重要的档案价值。这些档案一般都是由于工作人员的疏忽和档案收集制度的规范性不高造成的，为此应当有针对性的建立档案收集制度，以制度建设确保档案的完整性。三是加强对档案材料的回收工作。档案收集不仅仅是档案管理人员的事情，而且也是全校师生必须共同承担的事情。当前，高职院校的一些师生缺乏档案材料的保管意识，有些职能部门和教师在借阅档案材料后缺乏及时归还的意识，而有些档案管理工作人员也缺乏工作的责任心，导致不少外借的档案材料被损坏或遗失，致使有些档案材料残缺不全，给学校的档案管理带来了很大的弊端。因此，在建立完善的档案管理机制的同时，必须注重和规范档案的外借与回收机制建设。
(三)严格遵循档案管理的工作程序
在档案的收集过程中，应当保证文件材料的完整，对待需要长期保管的文件材料尤其要注重其完整性。例如对公文文档的收集与保存，每份文件的原件与附件、原件与印件、请示与批复、原件与转发文件、同一份文件的不同文字表达等材料的收集都要按照严格程序进行收集、整理、归类、收藏、保管。另外，归档文件的完整性应当体现于保管利用的便捷性之中。首先，档案工作人员要严格执行归档工作的各项要求，完整收集归档现有的文件。其次，档案工作人员要及时关注文件形成过程中的各种情况，要有责任和义务对成为档案之前的文件中存在格式错误，书写错误等问题向有关人员提出意见，以规范文件的管理和提高档案的质量，在整理档案过程中应将收集到的各种文件进行分类、编排形成档案体系。
(四)处理好档案保管与利用之间的关系
整理档案的复杂性一方面在于要保持档案之间相互联系性，另一方面要注重档案的保管与利用。目前高职院校的档案管理工作不能很好的将档案之间的联系性与档案的实际利用价值有机的统一起来，往往是兼顾档案的联系性却忽视了档案的实际利用价值，而兼顾了档案实际利用价值却又能忽视档案之间的联系性。例如高职院校举办的某次大型学术研讨会，会上产生了书面材料，影音资料和各种图片资料等，这些资料因为形式的不同而在归档时必然会被分开，这就割裂了文件之间的内在联系性。但是这却十分有利于档案的归类与整理。诸如此类的矛盾在档案的收集与整理中屡见不鲜。面对此种矛盾我们应当首先要以档案的保管为重，因为档案工作的首要职能就是保证档案材料的安全性和完整性。只有这些档案能够被完整的保存下来，档案的开发利用工作才能够顺利开展。因此在面对保管与有效利用发生矛盾的时候，档案管理应当将档案的保管放在首位。同时，寻求能够实现二者兼顾档案管理模式。例如在针对某研讨会形成的各种不同形式的档案材料时，我们首先应当保证这些档案的安全和完整。声像资料应当与书面资料分开保管，利用专业的技术对其进行专门的维护和保管。同时将这些有着很强的内在联系和互补性的声像资料与书面资料放在一起保管以便查阅。为实现两种功能的兼顾，应当成立尝试建立专门的索引目录，在书面纸质档案索引后面注释好与之有联系的声像资料的位置，这样便可以兼顾各种形式档案保管的内在联系性和完整性。
(五)加强档案管理人员素质的提高
材料档案管理范文6
科研档案是科研人员在进行科研过程中逐渐形成的并具有一定保存价值的数据、文字、图表或声像等各种形式的文件材料。高校的科研档案是高校档案中的重要组成部分，是高校进行教学科研活动的有力依据。 随着高等教育事业发展规模的不断壮大，高校逐渐成为了科学研究的主场地。高校作为科研成果产生的密集区，对于科研档案管理工作已得到高等院校高度的重视。 然而，在高校科研档案管理的实际工作中，还存在着不能忽视的问题，高校档案管理工作还需要不断完善。为此，研究新形势下如何加强高校科研档案管理工作具有非常重要的意义。 1．加强高校科研档案管理的重要性 1.1高校科研档案直接反映了教学科研发展的历程 科研档案是高校科研活动的真实记录，从另一种角度而言，其还是整所学校水平的一种反映。全球多数的名校都是通过本校的重大科研发现、发明而使其知名度更高，且在科研活动的过程中同时还培养出了相应的科技精英，这些精英就会反哺学校、社会，进而推动科技的进步。 1.2高校科研档案是进一步从事科研工作的基础 科技档案的案卷组成是一组有机联系的科技文件集合体，其并非是随意的文件集合。在科研项目的产业化过程中，这样的组卷方式起着非常重要的作用，可避免走弯路，可促使科研成果向生产力的转化，从而实现经济效益和社会效益的双赢。 2.科研档案管理存在的问题 2.1规范科技档案管理的制度不健全 对于较为完善的科技档案管理制度，对于许多的高校而言是较为匮乏的，加上缺乏行之有效的制约手段，在这样的一种管理情况下，从而就不能有效控制好高校科技档案归档管理工作，造成科研业务主管部门、档案部门、科技档案形成单位之间的管理权限缺乏明确性，有的高校科技档案不能进行完整系统的归档，使其档案处于混乱的保管状态。 2.2高校科研人员缺乏建立科研档案意识科研档案的形成主体是科研人员，而科研档案的形成是科研人员科研过程及成果的真实记录。然而，由于部分科研人员档案意识的缺乏，没有将科研档案材料提交到档案管理部门，由其进行归档；有的为了归档任务的完成，用复印件来代替原件；有的档案只有科研项目立项批文，缺乏立项合同、项目研发过程中所产生的技术材料、验收或鉴定材料；而有的只有技术材料或验收、鉴定材料，而缺乏立项批文和合同等。这就致使科研档案材料质量不高，不够完整。 2.3科研档案不完整、不系统，材料残缺不全 首先，由于科研档案是多渠道所形成的，且形成周期长，加上从事科研活动的科研人员肩负繁重的教学、科研任务，这就使得在对应归档的材料中通常会出现遗漏和丢失现象。其次，对于课题，组科研管理部门不能加以严格监督，立项、成果阶段的材料只是被动地向档案部门移交，对于研制阶段的材料以及核心技术内容还较为匮乏。最后，由于档案员不是科研活动的参与者，对于科技业务他们不了解，为此就无法鉴别出该归档的是否已全部归档，档案的归档完全依靠科技工作者主动归档来实现。在这样的情况下，高校科研档案归档就出现了“四多四少”现象，即一般性技术材料多，鉴定、审批性材料多，复印件多，文字材料多；重要性技术资料少、原始材料少、原件少、光盘与录像带等少。 3.高校科研档案管理的对策 3.1制定完善的科研档案管理制度 档案管理工作只有实现制度化和规范化，高校科研档案管理工作才能步入规范的轨道，档案管理水平才能得提高，从而才能对科研档案进行有效的保护和利用。这就需要制定完善的科研档案管理制度。首先，要明确规定科研人员和科研档案管理人员归档的移交与接收、管理和利用等内容，要确保归档和立卷有标准、借阅有规定、管理有制度。其次，要实现科研档案管理工作的“四同步”：一是科研文件材料的提出与科研任务的下达要同步；二是科研文件材料的检查与计划进度的检查要同步；三是科研档案的验收、鉴定与科研成果的验收、鉴定要同步；四是科研档案归档的检查与科研成果的登记和评审奖励要同步。最后，要制定完善的科研奖励机制，以鼓励科研人员积极将其科研成果报到科研管理部门。总之，通过完善的科研档案管理制度的建立，就能促进科技档案管理工作逐渐实现制度化和规范化。 3.2增强高校工作人员的科研档案意识，加强档案业务知识的培训 要改变高校科研档案管理现状，提高科研档案管理水平，首先就要从高校工作人员着手，即提高其对科研档案的认识以及管理档案的业务水平。要强化科研档案的宣传力度，增强高校工作人员，尤其是科研人员和科研管理人员对科研档案的认识，要让其充分认识到科研档案的重要性以及认识到科研档案是学校资源而并非个人的私有财产，要提高工作人员对科研档案的责任意识，主动搜集和移交科研档案。此外，要加强档案业务知识的培训，使科研管理人员掌握科研档案的基本知识以及科研档案保存、收集、归档和移交的基本方法与技能。 3.3提高科研档案的管理水平，实现科研档案管理的信息化网络化 在当前网络环境下，我国高校基本实现了实现了办公自动化。为此，对于高校的科研档案管理工作，也要尽快将科研档案信息检索系统建立起来，这样一来，在便于工作人员管理科研档案的同时，既可以让更多的人对该校的科研水平和科研成果都有所了解，同时还能吸引更多的科研人员关注和使用科研档案，充分激发其科研热情，使科研档案的作用得以充分发挥。 总之，高校要重视科研管理工作的重要性，加强对其认识，制定完善的科研档案管理制度，增强高校工作人员的科研档案意识，加强档案业务知识的培训，尤其是科研部门要做好科研档案保存、收集、归档和移交的管理工作，科研人员要做好移交工作，实现科研档案管理的信息化网络化，以维护科研课题档案的准确和完整。#p#分页标题#e#
材料档案管理范文7
一、完善设施，提升管档数字化水平
中铁大桥局针对大数据时代档案管理工作的新特点，以集团管理信息系统建设为契机，完善档案管理软硬件设施，推动企业人事档案管理数字化升级。
1. 搭建管档数字化平台
对接中国中铁“三层级”管理模式，运用大数据、人工智能等先进信息技术，搭建档案管理数字化平台，优化设计权限管理、档案查询、档案维护、档案传递等主要模块，建立档案资料电子查询索引，实现系统内人事档案信息的快速查询，助力集团人力资源的统一调度和高效利用。
2. 改善管档硬件设施
对传统档案库实施信息化改造升级，以智能化密集架替代传统档案柜 ；按照档案库房、档案阅览室、管档人员办公室“三室分离”的要求，新建占地面积 160 平方米的集团总部数字化档案库，并按照人事档案数字化管理流程，对数字化档案库进行功能分区，划分档案材料鉴别区、整理区、阅览区、数字化工作区等专区。同时，指导集团所属 17个管档单位同步建设数字化档案室，全面提升全系统档案管理工作质量和效率。
二、队伍建设，提升管档专业化水平
1. 注重队伍建设
中铁大桥局注重将政治过硬、能力过硬、素质过硬的青年员工选拔到档案管理工作岗位。目前，集团人事档案管理工作团队共有32人，其中，35 岁以下人员占比 43% ；研究生学历人员 5 人，占比 16% ；本科学历人员 25 人，占比 78% ；专科学历人员 2 人，占比 6%。近年来，多名优秀管档人员得到提拔重用，档案管理人才已成为集团各层级管理岗位的重要人才来源。
2. 加强业务培训
中铁大桥局定期组织档案管理业务培训，持续提升管档人员的业务知识水平 ；通过业务竞赛、以干代训等方式，提高管档人员对相关制度、标准规范及操作流程的熟练度，培养兼具专业知识与信息化能力的档案管理人才。
三、规范管理，提升管档标准化水平
中铁大桥局将人事档案管理融入企业人力资源管理工作全过程，从做细、做实各项基础工作入手，建立起统一规范的制度、清单、台账、模板。
1. 规范管理行为
集团通过修订《人力资源开发与管理文件及流程汇编》，优化相关管理制度和流程 128 多项，建立统一的档案管理操作流程并编制流程说明书，明确各流程的适用范围、操作步骤、责任部门、流程步骤描述、输出文档报送模板以及纪实材料、人事档案、文书材料存档路径，为人力资源管理各项基础工作提供了有力的制度支撑和操作指引。同时，对干部提拔、人才引进等关键环节，坚持“凡提必审、凡进必审、凡转必审”原则，把牢人事档案审核关。
2. 加强制度建设
中铁大桥局以中共中央办公厅2018 年修订的《干部人事档案工作条例》为遵循，及时对人事档案制度进行修订完善，出台《中铁大桥局集团干部人事档案日常管理制度》《干部人事档案管理岗位职责》《干部人事档案分类归属及归档要求》《干部人事档案工作流程及风险防范要求》《档案消毒灭菌管理制度》《档案数字化工作流程》《人事档案查（借）阅管理流程》7 项制度，推动人事档案管理工作科学化、制度化、规范化。
3. 建立清单/台账
中铁大桥局推行人事档案日常管理清单制度，做到及时、准确收集人事档案材料，在此基础上形成《接收档案初审报告》《新增人事档案材料归档清单》《借阅审批表》《查阅（复制）人事档案审批表》《档案传递通知单》《档案传递回执》《人事档案目录及专审信息对比清单》7项管理清单 ；建立《人事档案接收台账》《人事档案外借台账》《人事档案转递台账》《人事档案查阅台账》《人事档案材料销毁台账》《在册员工档案管理名册》《离职员工档案管理名册》《未满五年死亡人员档案管理名册》《退休人员社会化档案移交管理名册》9 项工作台账 ；制作人事档案专项审核工作专用的 5 类《干部任免审批表》、9 类《干部任免审批表》《干部履历表》及《人事档案缺少材料说明》等 4 项重点材料填写模板。上述各类清单、台账、模板环环紧扣并形成闭环，将档案日常管理工作落实落细，有效提升了管档标准化、精细化水平。
四、四个环节，筑牢风险防控屏障
针对“存疑档案”入库、档案信息泄露等人事档案管理风险，中铁大桥局围绕人事档案管理工作中的“建、管、用、监”四个环节，筑牢风险防控屏障。
1. 建立“负面清单”
制订《干部人事档案工作流程及风险防范措施》，全面系统梳理人事档案管理工作流程，对各个工作环节逐一进行风险点检、识别和分析评估，明确各类风险点并建立风险防控“负面清单”。
2. 完善防范措施
针对人事档案管理过程中安全风险发生频率较高的重点环节，依据风险管控“负面清单”，系统优化档案转入、档案转出、档案利用、档案传递、档案数字化 5 个操作步骤，完善档案材料收集鉴别、核对检查、分类排序、装订编目、纸质和数字档案归档、保管、查借阅、传递、入库等 16 个关键风险点的防范措施，并加强档案管理风险预测、预警工作。
3. 加强访问控制
中铁大桥局坚持纸质档案和电子档案“双档并行”管理制度，严格控制人事档案数字化系统访问权限。在档案数字化管理系统中实行“三员独立”的身份管理，即档案主管、系统管理员和档案管理员不能为同一人，拥有各自的独立账号并分别履行相应职责，如系统管理员拥有权限管理、登录信息管理、系统版本维护、档案室机构维护等权限，档案管理员拥有档案维护、新建档案、档案查借阅、档案材料综合分析、员工技术档案和人员信息设置等权限，从而实现对各个环节的安全闭合管控。
4.“清单化”与数字化管理无缝衔接
材料档案管理范文8
关键词：高校二级学院；教学档案；信息化
当前我国高校的招生和毕业规模均已突破八百万，高等教育入学率达到百分之四十以上，正处于高教普及化发展的快车道。随着高校教育规模的迅速扩张，为高校及其二级学院的管理提出了更高的要求。一些高校的二级学院动辄几千人，已与以前普通大学的人数相当了。为了保障二级学院的正常教学运行，完善其教学档案管理建设势在必行。
一、保驾护航的作用
完善之前，首先我们要明晰二级学院教学档案管理的意义在那里。教学档案主要包括学院本科生、硕士生、博士生等各个阶段的培养方案和教学计划；教师教学的教学大纲、教案、讲稿，学生考核的题库、试卷；为服务管理教师和学生而建立的个人信息数据库；为考核教学人员和学习人员而涉及的教师教学实施进度表、教学组织安排材料、考试分析，涉及学生的以学期为单位的学习成绩表和实习鉴定表等。这些材料内容反映了学院在不同发展阶段的教学方法和教学理念，是见证学院成长的重要材料。二级学院作为独立一级的教学管理单位，直接面对教师和学生。新教师引进前的知识能力认定，在职教师的校外培训或出国访学，离退休教师的社会福利认定等各方面工作都有肯能涉及需要学院出具相关证明材料。学生方面，不论是在校生还是毕业生需要的相关档案证明材料，直接接洽单位就是二级学院。因此，二级学院的档案管理对于正常教学人员保障和学生培养以及毕业生的求职就业都具有重要作用。教育部制定的一些针对高校的评估是为了提高学校的教育水平，其中针对各个学科的评估面对的就是二级学院。针对评估内容提供的审核材料，绝大部分都属于教学档案管理范围内的，都以教学档案作为评估依据[1]。由此可见，教学档案管理在体系高校教学质量方面的关键作用。教育教学改革是促进教育进步，提高教师教学能力的有益探索。教改实施除了要有相应的理论依据之外，还要做到有的放矢。如何做到有的放矢，首先需要找到以往教学中的不足之处，教学档案材料为分析以往教学不足提供了第一手的材料，可以说为教改提供了素材，正是由于对这些材料有针对性的分析，才能为教改的具体实施指明道路。
二、居安思危的意识
完善其教学档案管理建设势在必行，这话不是一句口号，而是作为一线工作人员已经明确认识到我们的不足。如果不能及时弥补其中不足，会对教学质量产生消极影响，应该引起足够的重视。首先就是人员严重不足，很多二级学院根本没有配备教学档案管理人员。对于没有配备教学档案管理人员的学院，这类工作都是由教学秘书兼任的，教学秘书平时工作繁忙，没法专心整理并系统地管理学院教学运行、学籍、教学研究、教研活动、教师课程工作量、学生培养方案、学生成绩单、考试试卷、教学检查、毕业设计等一系列教师和学生教学档案。兼职档案管理人员一般都是合同制或短期聘任制员工，流动性大，不能保证教学档案管理的完整性和稳定性。其次是制度不完善，教学档案管理是一项复杂、繁琐的工作。管理人员面对的是时间跨度大、涉及人员数量庞杂、种类繁复的材料，如何没有相应的管理制度实在是不知从何入手。对于档案管理缺乏足够的重视，档案管理存在很大的漏洞，这些都是档案管理中的巨大隐患。[2]针对教学档案的有层次的分类，对各类的具体内容的规定和管理办法，各类档案的保密度、保存期限以及保存方式，以上各方面都需要有明确规定，这样不仅方便于管理人员，也方便于使用人员。当前由于重视程度不够，各方面管理制度不完善，给教学运行和信息保存都带来了一些不必要的麻烦。此外，在高校的发展中一些学院进行合并，导致档案资料的整合，各自为政的管理方式必然导致档案材料无法有效整合。再次就是信息化水平不够，当前是信息化时代，很多行业都实现了无纸化办公的形式，教学档案管理也面临同样的问题。如以往毕业生的一些证明材料需要到毕业学校开具，当前一些信息化和共享化水平较高的高校已经可以为毕业生网上提供证明材料，大大节省办事双方时间，同时也提供了工作效率。反观一些信息化水平不足的院校，由于纸质教学档案的保存不当，导致档案材料永久性损失的情况屡见不鲜。还有一些学院尽管对教学档案进行了信息化处理，但是由于配备的信息化设备落后、信息化处理不完备、信息化材料保存不科学等原因，导致信息化材料损失或材料利用率不高，未能发挥信息化应有的作用。最后就是关于教学档案管理经验的交流学习少。有些高校和院系已经建立了非常好的档案管理模式和信息化档案共享机制，针对管理经验的校际间交流，为这些宝贵的经验模式提供一个共同学习的平台，是一项非常必要的工作。
三、计出万全的努力
在明晰教学档案管理意义和当前工作不足的同时，笔者在总结个人工作经验的基础上，针对高校二级学院教学档案管理中存在的问题，提出以下对策。一是加强人员配备。教学档案内容繁杂，种类丰富，对管理人员提出了较高要求，要求管理人员具有吃苦耐劳、细致认真的品质。因此，高校二级学院应该设定档案管理的专业岗位，聘用一些具有档案管理学专业知识的人员。对现已工作人员提供专业培训的机会，使其了解、掌握档案管理的相关知识，更好地为工作服务。二是完善制度建设。针对前文提到的不足制定相应的管理制度，使工作人员和档案使用人员都能做到有据可依。制度建设同时也要做好制度宣传工作，让相关档案管理人员明晰制度内容，明确工作任务。此外，还要形成定期培训和考核的工作方式，建立科学合理的档案管理评价体系。这样就使档案管理工作做到了，制度完善、责任明确、考核合理等一系列的保障措施，达到从组织制度的完善性、档案保存的完整性、档案管理技术的创新性、档案应用的价值性、档案的保管与维护等五个层面进行指标建构的目的[3]。制度运行过程中也要不断总结经验、查缺补漏，对制度中存在的不尽如人意的地方进行必要、及时的修正。三是提高信息化建设。配备专项资金，为档案信息化设备购置和信息化系统开发提供支持。制定有效的管理制度，在与软件开发方充分沟通基础上，开发设计相应的教学档案管理信息化系统。在档案管理信息化系统应用之前，与软件开发人员协商，制定针对档案管理人员的专项培训。对于纸质档案材料过于丰富的情况，要聘用专门人员进行材料信息化和初期数据库的建设工作。最后，充分利用学校网络终端，向师生开放教学档案查询、检索等功能，提高教学档案的利用价值。四是加强经验交流。教学档案管理具有共性，校内二级学院间关于教学档案管理，完全可以进行充分的交流学习。这类学习交流不但要在一线工作人员之间，也有学院领导牵头，形成惯例并将其提升到一定高度，通过交流可以形成贯彻到全校的档案管理制度。校内二级学院有效交流基础上，形成好的机制，对高校教学档案管理起到示范作用的话，可以将其推广到高校之间。
四、结语
总之，教学档案管理是高校二级学院工作中的重中之重，必须引起足够重视。完善档案管理制度基础，加强顶层设计，推进教学档案管理队伍专业化，提升教学档案管理水平是各学院教学档案管理工作当前的主要任务和今后发展的目标。我们应该不断发挥创新精神，进一步钻研更加可行的措施，使教学档案管理能更好地服务师生、服务高校教育事业。
参考文献：
[1]张桦.浅析高校教学档案管理对教学评估的作用[J].科学技术创新,2011(14).
[2]项念.浅议信息化背景下的高校档案管理科学化[J].改革与开放,2017(4).
