行政事业单位会计信息化建设浅析

2022-09-21 16:46:35 来源:写作指导

摘要:随着我国科技水平的提高,各种高新技术装备及现代通讯、网络技术日新月异,特别是大数据、5G的应用,对人们工作效率的提高起到了非常大的推动作用。行政事业单位作为行使国家公共管理职能、服务社会大众的重要部门,实现会计信息化有助于加强内部管理、实现数据共享,提高决策水平。纵观我国信息化的发展,虽然系统功能越来越强,应用越来越普及,但也存在重视程度不够、人员素质不高、投入不足、安全意识不强、制度建设不健全等短板。本文概述了行政事业单位会计信息化建设的含义和重要性,并从提高认识、加强培训、加大信息化投入、加强内部控制、健全管理制度等方面提出建议,以建立使用更加方便、功能更加强大、安全更有保障的信息化管理平台,促进行政事业单位各项事业健康、稳定发展。

关键词:行政事业单位;会计信息化;建设对策

一、行政事业单位会计信息化建设概述

(一)行政事业单位会计信息化建设的概念

会计信息化是将会计核算与网络信息技术深度融合,以建立会计处理流程自动化、会计信息高度共享、会计报告实时提供的会计信息系统。行政事业单位作为我国重要的政府部门,既是政策的制定者,也是先进技术的引领者,应加大会计信息化建设投入,加强各种资源整合力度,减少资源消耗,提高工作效率,实现行政事业单位的科学高效发展,以更好地服务社会大众。预算管理一体化系统建设就是按规范的业务流程、统一的技术标准,整合预算管理、资产和债务管理、绩效管理、会计核算等业务环节,贯通中央、省、市、县、乡各级财政预算管理,并通过运用现代信息技术,将控制规则嵌入业务系统,形成从资金来源到资金运用、核算的闭环管理,实现了各单位管理科学化、数字化。

(二)行政事业单位会计信息化建设的重要性

我国行政事业单位种类繁多,业务类型各种各样,从事会计业务人员总体数量较多,但整体综合素质不高。主要承担着各部门预、决算编制、工资发放、资产管理、会计记账、报表编制等多种繁杂工作,没有多余时间进行数据分析、会计管理,无法发挥会计人员在单位事业发展中重要的参谋作用。通过会计信息化建设,能更好地发挥会计的核算、监督职能,提高工作效率,实现实时内部监控。

1.提高工作效率

随着社会进步,各种数据量、信息量越来越大,原有的手工记账方式已不能满足当前时展的需要。加快会计信息化建设,一是能减轻会计人员重复数据的录入负担,大大减轻了财务人员多头录入填报数据的工作量。二是提高了账务查询的效率。相对于以前的手工记账,对于业务量大的单位,查询以前年度账务的时候,动辄几十本会计凭证,通过会计信息系统,只需要动动手指,各种数据一目了然。三是提高了决策水平。利用一体化信息平台,将各种数据收集汇总,依据科学分析方法合理分析相关数据,为单位领导精准施策提供实时、详细的数据。

2.加强了内部管理

我国行政事业单位资金来源主要来自财政预算拨款,2021年预算收支均突破20万亿元。如何管好、用好这笔资金,充分发挥它的经济、社会效益,是摆在各单位面前的一道难题。预算管理一体化系统实现了从预算申请到预算执行的全流程管理,解决了之前财务数据分散在各个系统导致的“数据孤岛”问题,实现了一个系统进行全流程操作。将制度约束嵌入系统中,支付申请时会进行自动校验,校验通过后才能把资金支付出去,相较于之前事后才对资金支付进行复核的模式,大大提高了其规范性和安全性,减少了资金流失风险。

3.实现了数据共享

通过会计信息化系统建设,实现单位预算数据、支付数据、资产数据及会计核算数据在平台内交换共享,让会计部门与业务部门沟通更加流畅,协作更加简单,工作开展更加高效。同时,通过会计管理平台,运用大数据、云平台等相关技术,将各单位数据通过网络收集整理,让孤立的信息通过整合,实现价值提升,有利于管理层做出更加科学、合理的决策。

二、行政事业单位会计信息化建设存在的问题

经过几年来的发展,我国行政事业单位会计信息化水平取得了长足的进展,大部分单位开展了会计信息化建设,在工作效率的提升、管理决策水平的提高方面取得明显成效。但仍存在较多不足,主要表现在以下几个方面。

(一)对会计信息化未引起足够重视

我国会计信息化发展至今,得到了较快发展。但在部分行政事业单位的日常会计工作中,由于固有观念影响,很多会计人员习惯采用手工记账方式核算,高效便捷的会计管理系统没有发挥应有的作用,或仅使用部分功能,数据没有共享,核算系统与会计管理系统没有互相融合。部分管理者认为只有规模大、管理复杂、业务量大的单位才需要建设会计信息化系统。至于小规模单位,业务量少,管理难度小,不需要信息化建设,单位各项工作也能搞好。还有的管理者认为,会计信息化就是购买一台计算机,然后通过网络将单位各项会计数据保存在计算机中,对会计信息化工作不了解、不重视,没有制定单位会计信息化建设长远规划。在单位内部,业务部门认为会计信息化建设是财务部门的事,对会计信息化建设采取“事不关己,高高挂起”的态度,严重影响系统建设进度及效率的发挥。

(二)会计人才建设同日益提高的高端人才需求相比仍有差距

一是我国从事会计工作人员数量庞大,已达两千余万人,但满足发展需要,掌握信息技术、懂经营善管理、精通会计标准的高端人才仍较缺乏。二是我国大部分会计从业人员仍属于单一型会计人员,停留在简单重复的核算、记录工作。对于互联网、大数据等新技术缺乏主动学习的意愿,不适应新时代会计人员的素质要求,面临着较大的转型压力。三是随着会计证的取消,部分单位对财务人员不够重视,任用会计人员随意性较大,更换频繁,导致相当部分人员没有接受专业培训,不论是财务知识还是计算机网络、信息技术都没有系统的学习,无法发挥信息化优势。

(三)信息化建设投入不足

会计信息化虽然能提高单位工作效率,提升管理决策水平,但是,在前期的建设阶段,还是需要单位投入一笔不小的资金。一是软件开发建设资金,耗费周期长,资金需求量大。二是硬件设备投入,包括服务器、防火墙、电脑等设备。三是人力资源投入。还有后期的服务使用费、网络使用费等等,对于一个单位特别是规模较小的单位来说,投入成本是一笔不小的开支。同时,我国行政事业单位种类繁多,虽然国家规定了统一的会计准则,但各单位办理业务不同,实际使用过程中往往需要软件开发公司根据本单位实际情况,单独开发不同的业务模块,配置不同的业务流程,增加了开发成本。过高的资金投入,限制了部分单位开展会计信息化建设的积极性,使用的计算机大多比较老旧,性能配置都不高,反应速度慢。软件开发上,多使用单个独立系统,无法做到数据共享。

(四)系统使用中存在安全隐患

一是部分人员安全防范意识不强,密码设置过于简单,使用本人生日或者就是一串阿拉伯数字且长期使用原密码,容易造成密码泄露、篡改风险。二是内外网混用风险。部分单位出于节约成本考虑,不能做到专机专用,一台电脑既用作外网日常办公用,又用作内网涉密信息采集、处置,容易导致电脑中毒和入侵风险。三是对内网计算机报废或处置时,未制定严格的处置流程,随意丢弃或转作他用,对硬盘等数据存储设备未予格式化或留存,存在数据泄露风险。四是系统风险。在内网计算机中安装、运行与会计管理系统无关的软件、程序,未安装经认定的杀毒软件,及时更新软件,修补系统漏洞。五是数据风险。对重要数据未按时备份,存储手段单一,当计算机或系统毁坏时无法及时恢复到原有状态。

(五)制度建设不健全

会计信息化建设虽然在我国已发展多年,但在行政事业单位应用会计信息化还相对较晚,没有多少现成的经验可供借鉴,缺乏一套成熟的制度用以管理、规范会计信息化建设、使用过程中各部门、岗位的职责、权限,以及部门之间信息高效、安全交换的流程、渠道。有些单位虽然设置了相关的管理制度,但执行不到位,完全停留在纸上,长此以往,必将导致工作无人负责,奖惩无法兑现的局面,对会计信息化建设在行政事业单位的部署使用产生不良影响。

三、行政事业单位加强会计信息化建设的对策

针对上述行政事业单位会计信息化建设中存在的不足,可以从提高认识、加强培训、加大投入、提高防范能力、健全制度等方面进行落实,充分发挥会计信息化对行政事业单位各项事业发展的促进作用。

(一)提高对会计信息化认识

信息化建设是个系统工程,需要大量的人力、物力、财力作支撑,并且建设过程比较长,后续系统更新维护也需要投入一定精力、财力。因此,单位领导必须充分认识到会计信息化建设不可能一蹴而就,而是有它自身的发展规律,并从自身做起,学习信息化相关知识,体验信息化建设对单位各项事业发展的促进作用,制定本单位会计信息化建设的长远规划。同时,要在单位形成一种人人参与会计信息化建设的氛围,将信息化建设工作与本部门工作同布置、同安排,促进会计信息化与各部门业务协同发展。

(二)加强会计人员培训

《会计信息化发展规划(2021-2025年)》中提出,要加大会计信息化人才培养力度,实现会计信息化人才队伍不断壮大,为会计信息化的发展打下坚实的基础。一是加强职业道德教育。作为单位会计人员,往往手中掌握一定权力,在单位有一定地位。如果职业道德意识淡薄,就容易发生违法乱纪问题,如编造虚假会计账簿、会计报表等,导致会计信息失真,扰乱了正常的社会经济秩序,影响政府决策。因此,必须加强会计人员职业道德教育,真正做到诚实守信、廉洁奉公。二是加强《中华人民共和国会计法》《政府会计制度》等会计法律法规学习,熟练掌握适应新发展理念的业务技能及政策法规,提高本领。三是加大对计算机、网络技术及会计信息系统软件的学习,通过组织系统公司技术人员现场培训、实际操作以及线上培训等手段,提高会计人员的实际理论及业务水平。

(三)加大信息化建设投入

会计信息化建设是一个系统工程,想要打造安全、高效的会计信息化系统,必须有先进的软硬件设施设备相配套,才能发挥应有的效果。各单位应结合信息化建设需要和自身实际情况,升级或重新购置满足需要的软硬件设备。在设备购置时,应主动与财政部门、政府采购部门沟通,在采购目录范围内选择既能满足单位业务需要、性价比高的设备,同时为未来业务发展留有一定空间,以免造成资金浪费。另外,还应加大对网络及平台建设的投入。实时对网络运行情况进行监测,发现网络攻击及时处理,营造安全高效的运行环境。加强信息化平台建设,实现业务数据互联互通、共享共用,提高信息化平台的分析、预测能力,实现信息查询更快、数据分析更准确、管理决策更精准。除此之外,改变建设过程中“一购了之”思想。信息化设备买了、平台搭建好了,系统安装试运行了,然后束之高阁,只是为了完成上级布置的任务,对单位信息化水平的提高不能发挥应有的作用。

(四)加强内部控制,提高安全防范能力

一是严格实行内外网物理隔离。做到专机专用,对专用计算机只能安装规定的应用系统及相关软件,禁用U盘等移动存储设备以防病毒传播。二是购置信息设备时,由信息安全部门出具购置建议书,采购符合需求的信息设备。同时,设备需处置或报废时,对硬盘、移动硬盘、U盘、软盘等存储设备,交由信息部门统一处置。三是定期开展计算机、网络知识宣传,强化信息安全教育,规范操作流程。四是内网杀毒软件及安全管理软件按时进行更新,内网操作人员密码保护、数据库定时存储备份、移动存储设备准入管理等安全防护措施要执行到位,明确网络安全责任,确保网络及信息系统安全。

(五)健全管理制度

“凡事预则立,不预则废”。行政事业单位会计信息化起步较晚,没有一套成熟的方案可供参考,必须针对单位实际情况制定全面细致、可操作性强的制度规范,成立专门机构全面协调,推进各单位会计信息化建设工作。一是信息化建设期相关制度。组织专业人士打造满足自身业务需求的信息系统,堵塞系统建设过程中可能存在的徇私舞弊行为,建成后的系统验收等等,确保系统实用、高效。二是信息化系统使用中的内部控制制度。按照岗位分工划分职责权限,操作流程,实行不相容岗位相分离制度、密码定期更换制度、数据定时备份制度等内部控制制度,保障系统安全可靠运行。三是后期的系统更新及网络安全维护制度。按照软件公司要求及时更新系统,设置网络安全防火墙,安装最新的杀毒软件,保证系统在健康的轨道上持续运行。

四、结束语

当今社会是一个信息化的社会。随着各种新技术、新设备投入使用,经济社会数字化转型全面开启,对会计信息化实务和理论提出了新挑战,也提供了新机遇。行政事业单位应积极谋划,积极推动我国会计信息化在管理制度、数据标准、人才培养等方面持续健康发展,充分发挥会计信息在服务宏观经济管理、政府监管、单位内部治理中的重要支撑作用。

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作者:方亮 单位:湖北省黄冈市英山县财政局