城建档案数字化工作探思

2022-09-21 16:46:31 来源:写作指导

摘要:信息技术的突飞猛进,不断促进社会飞速发展,传统的纸质档案管理模式已经不能完全满足社会需求,创新档案的管理方式成为当务之急。城建档案作为城市的记忆,记录着城市建设的日新月异,应紧跟时代步伐,摆脱传统模式的束缚,充分利用信息技术和多媒体技术,推进数字化建设,打造城市建设信息数字资源库,城建档案数字化成为解决问题的关键。基于此,本文从城建档案数字化的意义、现状、问题和对策等方面,对城建档案数字化工作提出建议,以期为城建档案更好地实现数字化发展提供参考。

关键词:城建档案;扫描;数字化;建议

1城建档案数字化工作的意义和现状

随着信息处理技术的不断发展以及计算机应用的日益深入和普及,政府机关和企事业单位信息化进程也不断加快。作为信息化前沿的档案部门,已经面临着信息爆炸和技术变革带来的强大压力,如何变被动为主动,适应社会发展的潮流已经成为档案部门亟须解决的问题。随着时间的推移,档案工作者已经越来越深刻地认识到,利用新理念、新技术、新方法来管理档案的重要性,正在努力通过档案信息化融入整个社会信息化的进程,逐步改变传统的档案管理模式并向档案的全电子化、多用户超远程、综合性全方位集中式的现代管理模式发展,通过最先进的技术手段使档案的价值得到最充分的体现,不断提升档案部门的社会地位和价值。近几年,住房城乡建设部先后颁布了《城市建设分类大纲》《城市建设档案案卷质量规定》《城建档案主题词表》《城市建设档案馆目标管理考评办法》《城市建设档案管理规定》《城市管线工程档案管理办法》《建设工程文件归档整理规范》《城市建设档案著录规范》等相关规章制度。这些规章制度的颁布对推进城建档案工作规范化、科学化和信息化起到了重要作用。住房城乡建设部同时提出,城建档案备份、应急预案等工作也应同步积极开展。提高应对、处置自然灾害和突发公共事件的能力和水平,确保城建档案的安全和应急利用。这些都体现了中央对强化城建档案管理工作的决心。档案数字化进程的发展、数字城建档案馆的建设已成为各地城建档案馆的工作重心。相对于传统档案管理而言,其具有信息存储量大、工作效率较高、节省贮藏空间、节约查询时间等特点。在现代社会,随着社会信息化进程的加快,城建档案数字化建设成为一项非常紧迫和必要的工作,而城建档案作为城市规划、建设管理的信息资源,其重要性也正日益凸显。 面对网络信息时代城市建设迫切需要远程、公开、快捷的城建档案信息,面对馆藏日益增多的实体案卷,传统的城建档案管理方式已难以适应新趋势。以往采用柜架式纸张保存和目录式管理,不仅占用大量库房空间,管理成本相对较高,而且纸张易发黄、损坏。同时,城建档案分类信息复杂,手工查询效率较低。又因纸质档案量大,查阅耗时、费力。传统城建档案的种种局限给城建档案管理提出了更高的要求,日新月异的信息技术也给城建档案工作带来了新的研究方向。城建档案管理近些年面临着—次大的革新,即档案的数字化建设。目前,醴陵市城建档案馆接收入馆的档案资料以纸质、照片、声像等多种载体形式存在,尤以纸质档案居多。随着城市建设的发展,每年收集、整理归档的档案数量日益增多,使档案库房存储空间日益紧缺,也给查档、调档工作的时效性带来了一定难度。因此,通过采用信息化手段,将各种纸质、照片、声像、胶片等传统介质的城建档案信息转换为数字化档案信息,通过专业的软硬件设备搭建集快速检索、浏览、借阅、打印、统计等功能为一体的数字化城建档案馆,成为解决这些问题的最佳途径。城建档案数字化是时展的必然趋势,也是实现城建档案工作可持续发展的客观要求。城建档案数字化建设,有助于组建部级联合数字城建档案馆,可有效地保护档案原件,使档案资料在发生天灾人祸时不会遭到毁灭性的破坏和丢失。一方面,城建档案数字化建设可以改善档案的利用方式,一份档案文件可以同时提供给不同使用者,使异地查档利用成为可能,档案查阅者可以随时查看自己需要的档案文件。另一方面,城建档案数字化建设可以充分展示我市城市建设市容市貌,是传统城建档案馆走向数字城建档案馆的必由之路。

2城建档案数字化工作中遇到的问题

2.1缺乏资金是开展城建档案数字化工作的首要瓶颈

财政每年用于城建档案数字化建设的拨款均不多。档案数字化,必须具备一定数量的计算机及其辅助设备或采取集中外包服务的方式进行。这些设备的添置以及项目整体外包往往耗资比较大,因此,资金紧缺成为展开档案数字化建设工作的首要瓶颈。

2.2公众的城建档案法律意识较薄弱,普法工作还需要进一步加强

由于城建档案的社会价值和经济价值兑现时间比较长,往往需要十几年甚至几十年的时间,这制约了城建档案数字化的发展。公众对城建档案的地位、作用了解不多,相关城建档案法律意识还比较薄弱,违法行为时有发生。虽然经历了多年的普法工作,不建档的违法行为依然普遍存在。城建档案是城市发展历程的真实记录,是城市发展的轨迹,一旦留下空白,往后就难以弥补。

2.3相关专业人员整体水平有待进一步提高

档案管理专业人员的信息化水平影响着城建档案数字化建设的进程。城建档案数字化是一个多专业、跨学科、涉及面广的复杂工程,迫切需要一支既具有档案专业知识,又掌握信息技术的复合型人才队伍。数字化建设不仅要配备必要的计算机设备,而且还需要配备既精通档案业务,又掌握计算机信息技术的复合型人才,才能适应档案数字化建设发展的要求。

2.4管理机制不健全,抗风险能力较弱

近年来,尽管档案备份工作逐步深入,但是,在实践工作中也反映出一些问题,如异地备份作为制度化要求缺乏相应的法律支撑,档案权属和安全管理机制存在管理主体不明确、法律责任不清晰的问题;档案备份工作在保管保密、资金投入、技术维护、开发利用等方面,没有形成一套行之有效的运行管理机制。

2.5城建档案数字化前端工作有待加强

目前主要存在档案资料不齐全、不准确、质量不高,装订不规范、纸张不达标、页码编写前后不一,装订中发生掉页、漏页、压字等问题,使档案的美观性和完整性都受到一定影响。目前,城建档案中多数工程档案是由施工单位进行编制,对于竣工档案的编制,大多是临时指派未经过专业培训的人员来做的,使得档案材料整理不规范,最终进馆档案质量不高。在档案数字化过程中还需要对这些档案进行重新整理加工。

3做好城建档案数字化工作的几点思考

目前,5G信息网络技术正广泛应用于社会各领域,这给城建档案工作上水平、上层次提供了机会。当前,应抓住有利时机,以城建档案数字化建设为导向,以利用为目的,充分利用信息技术软硬件功能,最大限度发挥现有人力资源和数字化设备的能力,更好地发挥城建档案信息资源的作用。

3.1把城建档案数字化纳入重要议事日程

把城建档案数字化工作与城市规划建设业务同步规划、同步发展,加大城建档案数字化建设的力度,争取最大程度资金的财政支持。大力宣传城建档案工作,使各部门充分认识城建档案的重要性。

3.2搞好城建档案的接收归档工作

大力开展城建档案的收集、接收和征集工作,丰富并优化馆藏,拓展城建档案门类,改善城建档案馆藏结构。加大城市基础设施档案、重点工程档案、城市地下管线工程档案、建设系统各专业管理部门业务管理和业务技术档案的收集力度,提高数字档案的比重。

3.3加强城建档案数字化人才队伍建设

吸收选拔热爱城建档案事业并且在信息技术领域能熟练操作计算机,掌握网络信息知识,灵活使用档案管理软件,胜任文档存储、编辑、检索、利用等工作的复合型人才,扩充到城建档案人才队伍中。同时,加强对既有城建档案在职人员的培训。

3.4搭建信息交流平台

通过建立信息交流平台,实时各项档案工作要求,确保相关业务人员之间能够保持及时沟通。定期档案的收集范围、质量要求等规范,指导相关人员要对应归档档案进行情报收集。及时确认归档信息。一旦发现有未移交或有不符合要求的情况,及时标注并催交或改进,协助完成城建档案数字化工作的前期监管。对归档信息及时审核,只有审查合格后才批准档案进馆。实现城建档案的身份认证与轨迹追踪,明确责任,强化档案人员岗位责任制与经济责任制的考核,优化城建档案数字化建设前端工作。

3.5不断增强城建档案数字化管理的技术含量

城建档案数字化的建设过程重在管理,贵在控制。进行城建档案数字化,任何一个错误,都会给电子档案的管理和使用带来麻烦或隐患。在内部网络环境下的流水作业,各道流程工作量的对等与匹配同样重要,上—道流程—定要为下一道流程负责,各道流程工作量的对等与匹配同样重要。实现全程管理、适时控制,才能达到强化数字化城建档案质量保证体系的目的。总之,城建档案管理数字化建设是一项长期系统工程,既需要从理论上持续探讨,又需要在实践中不断探索,理论与实践相结合双促进。必须先从整体上着眼,从大局上把握,在具体的实践工作中,分步实施,突出重点,讲求实效,持续发展,从而为建立一套完备的数字化城建档案管理体系奠定坚实的基础。加强城建档案数字化的建设工作,将直接关系到维护城市的历史真实面貌,直接影响服务能力和水平,直接影响进馆档案的质量。要适应新时期城建档案工作发展需要,积极做好城建档案信息开发利用工作,提高城建档案利用率,更好地为政府服务,为中心工作服务,为人民服务,为经济发展和构建和谐社会服务。

作者:邹莉 单位:湖南省醴陵市住房和城乡建设局