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加强审计沟通范文1
(一)部分审计人员对沟通的重要性认识不足
内部审计工作的特殊性,决定了其审计人员应该具备较强的沟通技巧和能力,能够恰当地与被审计者交流和沟通,融洽双方的关系,打消对立面。使被审计者能够积极主动的接受审计结果和审计建议。目前,基层行少数审计人员对有效沟通的认识不足,忽略了有效沟通的重要性,审计工作中缺乏服务意识,因此容易和被审计部门产生对立情绪,从而引发冲突,造成审计关系恶化。
(二)部分审计人员角色转换不够,导致沟通效果欠佳
在审计过程中彼此能够做到尊重,就容易沟通。和被审计者之间建立起尊重、信任的感情基础,是进行顺利沟通的前提。目前,基层行少数审计人员没有完全完成角色转换,自身定位不准确,还是以“监督者”、“警察”的角色和被审计对象交流,说话态度过于强硬,姿态过于高,不懂得尊重他人,不能以理服人,导致沟通效果欠佳。
(三)部分审计人员知识结构单一,缺乏沟通交流技巧
目前,基层行少数审计人员知识结构较单一,年龄偏大,接受新知识、新业务、新技能难度加大。没有接受过专业的心理学方面的知识培训,导致语言表达能力不足,分析判断能力欠缺,缺乏有效进行沟通的技能。
(四)“级别平行”造成沟通难度加大
现行的内审的体制实行的是“监督同级、下查一级”的模式,内审部本作为本级行的一个内设职能部门,在本级行长的直接领导下开展工作,业务上接受上级行内审部门的领导,这种模式下内审部门和本单位其他职能部门在级别上属于平行,容易造成审计监督特别是同级监督过程中沟通难度加大,少数部门负责人对审计沟通存在一定的抵触情绪,给审计项目的顺利实施带来一定的阻力。
二、新形势下提升基层行内部审计沟通能力对策建议
(一)转变思想观念,突出沟通重点
新形势下要求内审人员不能只做“消防员”,而要提高事前分析、事中控制能力。事前分析的一个重要环节是加强与相关职能部门的沟通协调,从反馈意见中分析并发现被审计单位可能存在的风险点,进而通过事中控制,及时采取有效措施控制并消除存在的风险。因此,审计人员应转变观念,提高有效沟通在审计项目实施中重要性的认识,在沟通中突出重点环节,注重与被审单位的协调,与被审计单位人员建立和谐、融洽的人际关系。因此,审计人员一定要放下姿态,以平等和尊重对待被审计单位,最大限度地消除对立,达到统一,化阻力为动力,促进审计项目的顺利实施。
(二)树立转型理念,提高沟通实效
内部审计工作的目的不是审查和评价被审计部门的差错和失误,而要充分发挥内部审计服务组织治理和风险管理的作用。因此,内部审计人员应当通过沟通及时妥善的解除分歧和误会,化解人际冲突,以保证审计工作正常进行。可以通过协商、说服、妥协、通融等方法妥善化解冲突。还要加大审计宣传力度,让被审计单位了解内部审计是服务于职能部门,它能有效帮助职能部门防弊纠错,改进和完善组织的风险管理与控制体系,规避各项业务活动中可能出现的风险损失,内部审计对职能部门的进行的是“免费体检”行为,而不是找事挑刺的。进而使他们理解、信任和支持审计工作,迅速拉近与被审计单位的距离,消除被审计单位的戒备心理,取得被审计单位的积极配合、支持与帮助,最终实现内部审计的价值增值。另外,沟通中还要注意两方面的问题:一是沟通前要制定妥善的沟通计划,区分接受者的个性特征、心理情绪、知识水平等。二是要注意选择恰当的沟通时机。内部审计人员沟通时应注意环境干扰,接受者正忙于其他事情、心不在焉或情绪状态不好等因素都会影响沟通效果,因此应选择接受者更容易接受和理解的时机进行沟通。
(三)提高人员素质,强化沟通技巧
内部审计沟通效果的优劣,审计结果建议能否与被审计部门达成一致,与审计人员的综合能力和自身素质有直接的关系,因此有效的沟通是审计人员自身素质和修养的一种体现,同时也是内审人员开展工作的剂,是一种能力也是一种修养。因此,内审人员应该在思想意识中提高对有效沟通能力及方法和技巧的重视。审计人员在沟通中扮演的不是“警察”,而是“管理咨询师”,所以审计人员要熟知有关心理学方面的知识,在沟通中学会倾听,避免先入为主。良好的沟通需要平和的心态和高尚的人格素质,要避免指责性或领导性口吻,如果高高在上,语气生硬,会造成受访者心理上的压力而阻碍沟通,自然无法取得受访者的尊重和理解,审计沟通更无从谈起。良好的语言沟通是缓解内部审计沟通障碍的最有效方式。语言沟通技巧应立足于以下三个方面:一是倾听。倾听是加强语言沟通技巧的关键性环节,只有保障倾听的更准确性,才能够进行良好的语言沟通。因此,倾听时,应抓重点信息,即中心思想和主要观点,在对方讲述过程中,应在较短的时间内将对方的中心思想摸透,为进行与对方的沟通奠定基础;二是说话。说话时避免语言内容空洞繁琐,其讲述内容应有针对性,切实做到一针见血、一语中的。同时,尽可能将严肃的问题轻松化、复杂的问题简单化;三是谈话。谈话是倾听与说话的双向过程,进行谈话过程中,内部审计人员的语言应具有中立性、客观性、目的性、明确性、公平性、启发性以及平衡性,学会运用幽默的言语化解彼此之间的种种不愉快,进而,确保内部审计人员与被审计人员沟通与交流的顺利有序开展。
(四)建立健全多层次的有效沟通体系
加强审计沟通范文2
关键词:内部审计 计算机辅助审计 沟通
随着全球信息网络化的发展,计算机网络技术被广泛应用于企业经营和内部管理的全过程。面对审计资料无纸化、审计数据海量化的新挑战,内部审计对业务的监督逐步由现场手工查证的传统方式过渡到利用计算机进行远程监控与现场核实结合的新方式,内部审计人员与审计对象的沟通方式也随之发生了一些新变化。
一、计算机辅助审计发展情况简述
计算机辅助审计是指审计机构、审计人员在审计过程和审计管理活动中,以计算机为工具,推广应用信息技术,深入开发利用信息资源,改进审计作业和管理手段,全面、及时、有效地检查和监督经营管理信息,维护资产安全,更经济、有效地履行审计职能的活动过程。
计算机辅助审计的推广有赖于企业内部网络化和计算机软、硬件投入程度的加大。近年来,一些大型国有企业、金融机构以及税务、财政部门都不同程度地创建完善了财务收支和各种内部管理的网络系统。这些机构的内审部门也基本实现了与内部其他相关部门的网络互联,为实现信息交换网络化开辟了快速通道,为开展网络审计、实现实时监控打下了基础。与此同时,这些较大行业和系统积极推动计算机辅助审计建设,硬件投入和更新较为及时,软件开发也初见成效,使内部审计工作迈上了新的台阶。
二、计算机辅助审计引起沟通的主要变化
沟通贯穿于审计工作的全过程,是审计人员必备的专业技能。中国内部审计协会的《内部审计具体准则第10号——内部审计与外部审计的沟通》、《内部审计具体准则第11 号——结果沟通》、《内部审计具体准则第20号——人际关系》,以及国际内部审计专业实务框架等,均给出内部审计活动如何进行沟通的指引。审计沟通的技巧对于建立良好的人际关系、创造和谐的工作气氛、实现有效的信息交流、保证审计工作的顺利开展具有十分重要的作用。
与传统审计方式对比,计算机辅助审计中的沟通主要有以下变化。
(一)增加了与业务主管部门和一线业务人员的日常沟通。近十年来,各种业务电算化建设速度非常迅速,业务处理大集中模式已经成为主要的发展方向。面对着繁多的平台模块、各不相同的数据表定义,内部审计师不可能具备业务主管部门和一线人员所具有的相关系统知识和技能。为深入了解和研究各类业务系统功能模块的具体用途和数据关系,有针对性地使用审计软件创建审计模型、查找审计疑点,内部审计师必须加强与业务主管部门和一线业务人员的日常沟通。
(二)增加了与审计软件开发人员的沟通环节。传统审计以现场作业为主,审计人员主要面向业务经办的一线业务人员及其管理者,通过审阅、核对、复算、盘点、观察、鉴定、分析性复核等方法进行取证。在计算机辅助审计方式下,对审计软件应用的需求逐步加大,开发适用的审计软件对提高审计效率和保证审计质量起到重要的作用。参与设计审计软件的内部审计人员必须与技术开发人员进行良好沟通,才能将成熟的审计方法和技巧融入审计软件中,建立适用的查证疑点模型,有效建立业务系统与审计系统之间的关联,提高查找疑点的准确性。
(三)增加了远程沟通审计业务疑点的机会。受审计资源的限制,传统审计是在本系统内部选取某几个分支机构作为具体抽样对象开展现场审计,内部审计人员主要在审计对象的工作场所内进行查证。在计算机辅助审计方式下,借助审计软件,运行适当的审计模型,可以广泛地发现系统内存在的重大风险以及普遍性问题,不受地理范围的限制,真正实现以风险为导向的审计模式。审计软件的运行,可以得到几十条、几百条、甚至上万条需要核实的疑点,除少数存在重大风险的疑点需要内部审计人员到现场进行重点核实外,对中等风险的疑点可以通过系统追查业务的具体流向以确定问题所在,其他大部分低风险的疑点可以通过远程沟通方式进行核实:如通过邮件、电话等方式询问疑点的情况,移交被审计单位的上级主管协助核实,对风险轻微的可以移交审计对象自查。由于远程沟通并非面对面的沟通方式,审计对象可能会由于不了解审计工作而抗拒配合对问题的核实,又或是随便应付了事,因此,远程沟通需要审计人员更多的沟通技巧。
加强审计沟通范文3
B公司是一家省国资委监管的大型跨国企业集团,拥有22家一级企业,独立法人企业超过300户,是5家境内上市公司的实际控制人,系统内员工7万余人,公司业务涉及矿业、电子信息、工程地产、金融等板块。截止2015年底,公司资产总额1156亿元,营业收入428亿元。
二、B公司内外部审计协作的现状和实施障碍
从根本上讲,内部审计和外部审计作为国有企业审计体系的组成部门是相辅相成、不可分割的,但目前,B公司内外部审计互相协作的状况不太理想,究其原因,主要有以下几点:
(一)内外部审计彼此信任度较低
外部审计通常认为内部审计地位不高且独立性较差,内审人员往往对外审人员具有防范心理,真诚配合的可能性较低,提供的资料难以保证绝对真实和完整。此外,部分外审人员认为内审人员知识结构单一、专业胜任能力不强或者不具备应有的审计经验,合作时难以保质保量的完成所交付的任务。另一方面,内审人员大多认为外部审计师对内审人员不信任,利用其工作成果的可能性很小。双方的不信任不协作导致审计工作不断进行重复劳动,审计效率较低。
(二)内外部审计缺少相互协作的支持机制
内外部审计协作需要有领导的重视、专门的协调机构或人员以及审计人员具有相应的专业水平和沟通能力等条件。但B公司少数领导意识不到内外部审计相互协作的潜在优势,内审人员大多出身财务部,审计相关专业知识和实践经验有限,内外部审计协作的保障机制不够。
(三)内外部审计加强协作的主观能动性较低
由于通常只关心自身的目标和需求,内外部审计尤其是管理层可能只顾及眼前的目标或利益而忽视了长远的合作计划,使得彼此的协作难以继续下去,尤其是出现有争议性的问题需要定性分析的时候,最终结论应该由谁承担之类的顾虑往往导致双方的协作被迫中断或终止,甚至是从此无再次协作的可能,长此以往导致内外部审计双方积极协作的积极性大幅度降低。
三、B公司实施内外部审计相互协作的相关举措
(一)夯实基础,为内外部审计协作创造条件
审计人员的工作能力和工作态度是内外部审计协作的关键,审计人员本身的沟通技巧、专业水平能力的高低决定着双方协作成功与否。B公司通过从会计师事务所、政府审计机构招聘既有审计专业知识又有丰富实践经验的审计人员,对集团内审人员进行系统培训,为内外部审计协作提供了人员保障。同时,设立内部审计、监事会、纪检监察“三位一体”的综合监督体系,召开集团综合监督大会,省国资委监管领导、集团和下属企业董事长、总经理、分管各个部门的副总经理以及部门负责人和内审骨干参加会议,要求重视内审工作,并制定综合监督管理意见,完善内部审计相关制度和监事会工作管理条例,提高内审工作的执行力度,为内外部审计协作提供良好氛围和制度保障。
(二)积极沟通,强化内外部审计协作理念
B公司新任领导上任后,引入竞争机制,在加强外部审计单位资格审查的基础上积极与具有良好协作基础、有实力、信誉好的外审机构沟通,表明与外审机构结成战略合作联盟的意图,通过完善合同条款减少审计信息不对称,并采取定期会议、不定期会面或其他沟通方式在工作底稿、审计程序和审计方法等方面协调双方工作,以提高效率降低审计成本。在此基础上,具有长期合作关系的外部审计机构向内审人员进一步了解集团业务情况,在审计过程中得到内审人员的积极配合,并利用部分内部审计工作成果,提高了外部审计工作效率。
(三)项目协作,提高内部审计效率和效果
为更好的利用外部审计力量,B公司在经济责任审计中采用内外部审计相结合的方式,即聘用外部审计师为审计主体,同时派驻一名具有相应专业胜任能力的内审人员作为项目负责人之一从制定审计方案到现场审计和报告撰写全过程参与,在条件具备时,还派遣其他内审人员参与项目审计。此外,在计算机辅助审计中,邀请有长期合作关系的外部审计机构参与审计软件的编写工作,定制更加适合集团业务的审计软件。
四、加强内外部审计协作的相关建议
(一)转变观念,为内外部审计协作提供全方位保障
内外部审计相互协作首先需要双方领导层的高度重视和支持,内审机构通过招聘和培训等方式提高内审人员工作和沟通能力,转变工作态度;外审机构增强对内审人员的信任度,积极沟通信息共享;监管机构完善相关法规和制度;为内外部审计协作从观念、环境、人员、制度等方面提供保障。
(二)过程管控,加强内外部审计多方面的协作
加强过程管控,首先要强化对外部审计机构的资格审查和完善合同条款,保证审计质量提高违约成本;其次建立送审和沟通制度,审计资料由内审机构转交,沟通过程要有内审人员参与;最后要建立争议解决机制、定期听取汇报和进行审计复核。通过参与制定审计计划、实施项目审计过程和进行后续跟进,加强对财务报表审计等鉴证性业务和业绩改进、计算机辅助审计等咨询性业务的合作,充分发挥各自优势,实现优势互补。
加强审计沟通范文4
一是内部沟通顺畅化,通过审计人员内部及时交流,实现及时的信息互通、进度管理和质量管控。二是对外沟通互助化,分层、分专业与被审计单位交换审计意见,促进审计结果充分达成共识。三是下行沟通务实化,通过座谈、走访、个别谈话等方式获取审计线索,确认审计事项。四是上行沟通实时化,对审计确认的严重经济违规违纪问题、涉嫌经济犯罪问题等重大事项、敏感事项或需要协调的事项及时向上级报告。组织优秀项目评选,改关门评审为开放评比,实行新的四项措施。即全体审计人员现场观摩,各项目主审现场讲解,评委现场交叉打分,专家打分提出点评意见,以综合评分定优劣。实现了对申报的优秀审计项目演示回放、专家点评综合评分的有机结合。新的评比形式为内部审计人员创造了相互学习、对照分析、总结交流的机会,激发了创先争优的热情。以提高服务国网湖北省电力公司经营管理能力为突破口,促进审计人员加强学习创新,加强审计队伍综合能力建设。实行集训与实战相结合,学术研讨与项目评比相结合,增进审计人员的互动交流,营造比、学、赶、帮、超的良好氛围。坚持定期组织审计业务培训,鼓励审计人员自主学习,狠抓职业道德建设,加大审计考核力度,激发审计队伍活力,培养审计人员过硬的作风和优良的素质。
2“四位一体”审计项目全面质量管理的应用效果分析
2.1审计立项更准更优
审计项目计划是审计工作谋划的重要组成部分,审计立项主要以风险为导向,结合公司内外部形势的变化,充分考虑上级审计思路、公司领导决策战略、专业管理热点难点、基层单位工作需求,在充分分析论证的基础上,按照审批流程要求做好审计项目计划。
2.2审计实施实现严细并重
“管严”审计程序。规范的审计程序是审计项目质量提升的重要保证。从严管理审计程序落实到位,通过全面控制审计实施各个阶段的程序规范,全面落实《审计质量管理办法》各项要求,落实好各项保障措施。“管细”审计作业。细化的审计作业管理,体现在工作责任明确到人,审计方案具体到事项,审计任务落实到点,审计沟通划分到环节,记录底稿复核严格分级,审计依据引用到款,审计汇总明确到类,审计报告沟通到责任部门,报告审核分层到顶,意见建议具体到事项。
2.3成果运用真正落到实处
审计成果运用是审计作用发挥的重点。后续审计是促进成果运用的主要手段,注重审计整改事项查实,后续审计报告着眼评价,推进成果运用参与绩效考核,通过审计谈话提示促进,强化经济责任追究,把审计成果运用从表面推向纵深。审计工作质量的管理,组织保障和配套措施十分重要,但通过抓好相关的措施保障,可以从审计人力资源、技术手段、认识提升、互学促进等方面逐渐提升审计履职能力。但更应该抓好内部审计制度设计,审计人员进退机制建设,让审计人员敢于工作、善于工作、积极工作,激发出审计队伍的活力。
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[关键词]电信企业 内审人员 综合素质
作为在美国上市公司的中国电信企业,为适应当前企业转型与发展的需要,要求内审人员具备怎样的综合素质呢?
根据《中国电信集团广东省电信公司内部审计工作规定》内审人员应具备的基本条件:
(一)热爱审计工作,遵守职业道德,坚持原则,廉洁奉公;
(二)本科(含)以上学历;
(三)具备必要的专业知识和专业技能,熟悉国家有关法律法规和审计制度,熟悉本单位经营活动和内部控制制度,努力钻研,不断提升综合素质和业务能力,适应审计工作需要;
(四)有较强的综合分析、沟通协调和文字表达能力。
从以上规定可以看出内审人员必须具有较强的综合素质,包括职业道德、学识、实务经验、执业技能等,具体如下:
(一)职业道德方面:要求内审人员必须严格遵守中国内部审计准则及中国内部审计协会的相关规定,做到独立、客观、正直、诚实、勤勉、保密。
(二)专业知识和技能方面:
1.内审人员应具备较全面的学识及较强的业务能力并熟悉电信企业的经营活动和内部控制,不仅要有深厚的审计学理论功底,还要具备扎实的会计知识,懂得企业管理、经济法规和审计准则,拥有一定的实务经验,具备较高的职业分析判断能力;
2.内审人员应具有较强的沟通、协调等人际交往能力,妥善处理好与相关机构和人士的关系;
3.内审人员应不断接受后续教育,更新、提高和完善自己的专业知识和技能。
笔者认为,电信企业内审人员应从以下几方面不断提高自身综合素质,提高内审工作质量与效率、效果,进一步提升内审监督与服务价值,为企业健康持续发展提供有力的支撑与保障。
一、加强职业教德修养,恪守独立、客观、正直、勤勉和廉洁的职业道德
《内部审计人员职业道德规范》规定:“内部审计人员在履行职责时,应当做到“独立、客观、正直和勤勉”、“内部审计人员在履行职责时,应当保持廉洁,不得从被审计单位获得任何可能有损职业判断的利益。”内审人员在处理审计业务时,要坚持“客观公正”原则,实事求是,对审计中发现的每一项问题,都要以客观事实为依据,以法规和制度为准绳,不掺杂个人主观意愿,审计结论有理有据,审计评价客观公正,出具的审计报告才能得到认可与接受。内审人员在执行审计公务时,应做到“廉洁奉公”。正人先正己,内审人员自身先廉洁自律才能监督别人,保持良好的形象与声誉,体现审计监督的权威性,获取高质量的审计信息,从而提高审计工作质量。
二、积极参加业务培训和继续教育,注重知识的更新和扩展,不断增强业务能力
电信企业内审涉及的领域非常广泛,内容相当深入。要对被审计事项作出准确合理的客观评价,内审人员必须熟悉相关的管理规定,既要精通会计、审计知识,又要具有经济管理、法律和计算机等专业知识。随着社会的快速发展与进步,国际资本市场对公司治理要求越来越高,国家将不断完善各种法规,电信企业也会不断建立健全各种管理制度,内审人员须积极参加业务培训和继续教育,及时更新和扩展相关知识,才能提高政策理解水平与综合分析能力,在实务中作出正确的职业判断,得出令人信服的审计结论,提出科学的审计建议,收到良好的审计效果。
三、认真学习现代审计技术与方法特别是计算机辅助审计技术,不断提高专业技能
审计技术与方法是审计基础理论的重要组成部分,尤其是信息技术环境中的审计技术与方法,已成为审计理论中最活跃的因素之一,引发审计界越来越多的研究兴趣。利用计算机辅助审计技术、数学和统计学技术以及分析性复核技术,在国际审计界已经成为通用技术。近年来电信企业计算机会计信息系统已经得到了广泛应用和发展,基于内部控制及IT信息技术的各种应用系统也日益增多,它给内审工作提出了许多新问题和新要求,传统的手工审计已不能适应,计算机审计、远程审计等新兴的审计技能要求内审人员要有更高的审计技术和更精通的计算机知识。内审人员要掌握越来越高的审计技术和方法,更应及时引进计算机审计,积极开发和使用电算化审计软件,设计开发计算机辅助审计系统,在企业内部建立一个完善的、高效的审计信息化系统和审计操作平台,对内部财务信息系统和会计工作实施有效的监控和评价,对企业内控执行情况进行密切跟踪,审计技术由手工操作和核查账目为主向以利用计算机和信息网络为主的方向转变。因此内审人员在掌握审计技术与方法的基础上必须加强计算机应用能力的学习与提高,逐步掌握信息系统、网络技术、电子商务等技术的高级应用。
四、全方位开展审计项目,积累审计实务经验
内部审计已从传统财务审计转向管理型审计,并以管理审计为主导,要求内审人员不仅要善于发现问题,更要善于解决问题。目前电信企业的内审部门主要在这些领域开展审计项目:内部控制评估和经营管理、经济责任、工程项目、经济效益等审计。在当前电信企业转型与发展的新形势下,内部审计不仅应继续强化内控、财务、工程等审计,更应将全面风险管理纳入审计工作主要内容,树立风险防范意识,建立风险管控体系,加强对风险的识别、评估与预警,全方位开展各种审计和内控评估项目,在实践工作中不断积累实务经验。电信企业内审人员只有坚持理论结合实践的观念,学以致用,用而促学,才能充分发挥主观能动性,理清内审工作思路,创新审计技术,深入挖掘审计成果,实现自身综合素质的提高,促进审计质量和水平的提升。
五、加强协调和沟通技巧培养,提高处理人际关系的能力
《内部审计基本准则》第九条规定:内部审计人员应具有较强的人际交往技能,能恰当地与他人进行有效的沟通。在审计实务过程中,沟通存在于审计计划、审计实施和审计报告阶段。目前中国电信内审机构实行省公司派驻制,各地市分公司审计业务在省公司统一指导下开展,全省内审人员由省公司统一集中调配,省公司抽调部分地市内审人员开展专项审计或异地交叉审计成为主要的审计方式,各派驻审计室自主开展审计项目为补充方式。内审人员在审计过程中,只有通过主动沟通、协调与被审计单位以及企业管理层和内部各个职能部门保持良好的关系,争取各方面的支持与配合,才能使内部审计工作得到他人的理解和支持,较快掌握审计内容的真实情况,从而提高审计效率,使内部审计报告得到重视,审计工作收到良好效果。因此内审人员要不断加强协调和沟通技巧培养,提高处理人际关系的能力,使内审职能得以充分发挥,内审目标得以实现。
参考文献:
[1]范钦.浅论上市公司内部审计人员综合素质存在的问题及对策.
加强审计沟通范文6
【关键词】内部审计 质量 管理
上海汽车集团股份有限公司(以下简称“上汽集团”或“公司”)是国内A股市场最大的整车上市公司。2011年,上汽集团整车年销量超过400万辆,继续保持国内汽车市场领先优势,第七次入选《财富》杂志世界500强,排名151位,比2010年上升了72位。
上汽集团审计室职能上隶属于公司董事会及其下设的审计委员会,并向其定期汇报工作,行政上接受公司管理层的日常领导。成立至今,上汽集团审计室一直致力于对内部审计质量管理的研究。面对公司的高速发展以及外部的监管要求,近年来,上汽集团审计室积极转变观念,对审计业务实施了重大调整,由以经济责任审计、基建工程审计为主的传统型内部审计,转变为以内部控制审计为主导的新型内部审计。
一、完善内部审计环境
内部审计环境,即有效履行内部审计职能的各类条件的总和,是内部审计工作质量的基础保障,一般包括外部环境和内部环境。外部环境主要包括:法律法规的导向、审计行业的发展和主管部门的支持等,企业一般无法实施控制;内部环境主要包括:内部资源配置、运行体制保障、审计职能赋予、质量控制手段和外部资源利用等,企业可以加以控制并不断完善。
上汽集团十分关注下属企业的内部审计环境,2007年以来已两次对部分主要企业的审计环境开展调研工作,2012年初对下属全部60家企业的内部审计环境实施了一次全面调研,调研内容包括:(1)内审机构设置及人员配备;(2)审计独立性;(3)审计业务开展;(4)审计工作质量控制;(5)利用外部专家服务以及与外部审计的沟通。
调研结果显示,上市公司及整车(乘用车)板块企业内部审计环境比较理想,目前这些企业的内部审计工作普遍开展较为顺利,工作成果得到了公司领导的充分肯定。其他板块企业受审计环境因素的影响,内部审计质量管理总体相对薄弱,审计活动的效率及效果较难满足既定要求,由此可见,内部审计环境对审计工作质量的重要影响。为提升内部审计工作质量,应当首先从完善内部审计环境入手,不断优化机构设置、人员配备、制度建设、信息化建设等,以保障内部审计工作的顺利开展。
二、加强内部审计过程的质量控制
内部审计过程质量控制是内部审计质量管理的核心内容。内部审计过程质量控制主要体现在工作流程、工作底稿以及内部督导三个方面。
1.完善工作流程。科学、高效的工作流程,是审计工作顺利实施的基本保证。近几年,上汽集团审计室吸收合作外方(如通用汽车、大众汽车以及菲亚特等)并消化其先进的内部审计理念及经验,目前已经形成了一套较为成熟的内部审计工作流程。与以往的工作流程相比,现有流程主要优化了初步调查、中期沟通、启动/结束会议、后续跟踪等环节,实践证明上述这几个环节对提升审计工作质量有很大帮助。
(1)初步调查。在审计方案制定前,通过收集/查阅相关信息(如会计师事务所的审计报告、以往的内部审计报告等)、访谈、现场会议等方式,了解被审计单位及拟审计领域的基本情况。在对收集信息进行初步风险评估的基础上,制定审计方案。审计方案的优劣对审计活动的最终效果将起决定性的作用,而充分、有效的初步调查是科学制定审计方案的前提。
以往我们对初步调查环节虽有关注但不够重视,也未将其固化为一个必要的审计流程。在与合作外方的几次联合审计过程中,我们发现美国通用汽车等跨国企业非常重视初步调查,前期会安排很多访谈、现场会议等,有时候初步调查所花费的时间甚至要超过现场审计。而我们以往即使开展初步调查,也仅仅是收集、查阅一些基础资料,也正是因为工作不到位,致使我们忽略了其重要意义。通过多次实践,我们发现充分、有效的初步调查和风险评估有助于优化现场审计程序,缩短现场审计时间,提升审计工作效率。
(2)中期沟通。即与被审计单位确认审计结论时发现,并由其反馈管理层行动计划的过程。良好的中期沟通将有利于保障审计发现问题的整改落实。以往我们比较重视与企业负责人的沟通,但是与具体负责实施的相关管理层及员工的沟通比较少,一般都只是口头形式的,并不要求对方书面确认,而且也不要求书面反馈相应的行动计划。由于沟通方式的不恰当,导致时而出现在正式出具审计报告后被审计单位仍对审计发现提出异议的情况,进而影响审计发现的后续整改。同时,由于未事先确认相应的行动计划,后续整改的效果也缺乏保证(朱宪,2012)。通过不断优化、改进,现已建立了规范、有效的中期沟通流程,针对审计过程中发现的每一项问题均单独出具统一的沟通单,明确问题性质(重大缺陷/重要缺陷/一般缺陷/增值建议),描述所发现的问题及审计建议,同时要求管理层(一般是部门负责人)书面确认审计发现。一旦被审计单位管理层确认了审计发现,马上要求其补充制订相应的行动计划(包括具体整改措施、责任人以及预计完成时间等)。改变了以往在总体审计报告完成以后,再要求被审计单位制定整改行动计划的方法,提高了缺陷整改的及时性和有效性(朱宪,2012)。通过优化中期沟通流程,加强后续整改跟踪,审计发现问题的整改率显著提升,相关问题基本均能按期整改,由此可见中期沟通流程的重要性。
(3)启动/结束会议。即分别于现场审计开始前和结束后与被审计单位召开的工作会议,是与被审计单位建立良好沟通的有效手段。启动会议主要是向被审计单位介绍审计内容、目的、程序、时间安排以及总体评价标准等;结束会议主要是向被审计单位介绍审计结果。启动、关闭会议均要求被审计单位主要领导、管理层和所属各部门负责人参加,除了所有信息充分沟通交流外,启动会议要落实重点审计事项的被审计责任人的人力时间配合工作;结束会议要落实审计结果的整改计划,由于所有审计结果整改责任均需单位主要领导承担,所以,关闭会议需要由单位主要领导逐一审核所有缺陷的内容、原因,整改计划的内容、措施、时间、责任人,若整改计划需要诸部门协同实施时,更需要单位主要领导落实决定牵头责任人和协同人,避免产生可能的整改责任推诿、扯皮现象,以确保所有整改计划能有效实施。
(4)后续跟踪。即对审计发现问题后续整改情况的跟踪审计,只有完成后续跟踪,一个审计项目才能最终关闭。近年来,上汽集团审计室一般每半年定期跟踪已实施的审计项目的后续整改情况,由被审计单位内部审计机构对审计发现问题后续整改情况进行跟踪审计,并要求其将结果上报集团相关审计项目负责人复核。对于未按期整改事项,我们还通过发出正式整改通知书的形式,进一步督促企业完成整改(朱宪,2012)。后续跟踪是审计工作质量的最终保障,缺乏有效的后续跟踪,将导致审计项目的失败。
2.优化工作底稿。审计工作底稿是指内部审计人员对制定的审计计划、实施的审计程序、获取的相关审计证据,以及得出的审计结论所作出的记录。编制审计工作底稿的目的,一方面是提供充分、适当的记录,作为审计报告的基础;另一方面是提供证据,证明已经按照内部审计准则和企业审计工作手册的要求执行了审计工作。工作底稿是内部审计过程质量控制的重要载体,是实施内部督导的基础,内部审计机构应当根据审计目的,设计并使用规范化的审计工作底稿,以确保审计活动的效率及效果达到既定要求。
为确保工作质量,内部审计机构应当建立符合自身需要的标准工作底稿。上汽集团审计室针对不同审计类型逐步建立了包括经济责任审计、内部控制审计、基建工程审计等在内的各类标准工作底稿,其中为保证经济责任审计的工作质量,设计有审计报告文件夹索引、审计报告格式、审计报告意见征询记录、审计任务清单、审计计划、审计进度跟踪表、董事会议题清单、任职期间主要工作摘要、保值增值计算表、所有者权益变动表、前任审计调整事项明细表、历年指标完成情况表、内部控制检查记录表、缺陷等级认定表、问题沟通单、法律法规遵守情况说明以及廉政工作说明等一系列标准底稿。建立标准工作底稿,一方面是为了指导内部审计人员开展具体的审计工作,以保证其所实施的审计程序能够实现既定的审计目标;另一方面也是为了加强对内部审计人员工作质量的监督,提高审计工作底稿复核工作的效率及效果。
为进一步提升审计工作质量,上汽集团通过创建审计作业系统,推进审计工作底稿的信息化。目前,审计作业系统主要解决了以下几个方面的问题:一是,通过设置复核功能,强化审计工作底稿的三级复核制度;二是,通过设置底稿关闭功能,有效控制审计工作底稿的随意变更;三是,通过设置检索功能,方便工作底稿的查阅(朱宪,2012)。
3.强化内部督导。督导应当贯穿于审计项目的全过程,包括审计准备、审计实施和审计终结三个阶段。近年来,集团审计室抓好审计计划制定、工作底稿复核等常规内部督导工作的同时,还运用传统的项目管理方法,对审计项目实施全过程监控,以确保审计活动的效率及效果达到既定要求。目前,在审计项目实施过程中均要求项目负责人编制项目进度跟踪表(甘特图),定期向部门负责人汇报项目的实施进度及进展情况。通过对项目进度的实时跟踪,使督导人员能够及时发现并解决影响审计实施的重要问题,有效控制工作进度和方向,确保审计项目的顺利实施(朱宪,2012)。
三、实施内部审计质量评估
内部审计质量评估,即由相关人员实施的、旨在评价内部审计工作是否遵循内部审计准则和企业内部审计手册,以及审计活动的效率及效果是否达到既定要求的活动。内部审计质量评估是内部审计质量管理的重要组成部分,是检验内部审计工作质量的有效手段。根据实施主体的不同,内部审计质量评估分为内部评估和外部评估,其中内部评估由公司内部人员负责实施,外部评估由公司外部独立第三方负责实施。
1.内部评估。上汽集团是一家大型的国有企业,下属二三级子公司、合营企业、联营企业近一百家,需要在下属企业和总部两个层面开展内部审计质量评估工作。
(1)下属企业。从2007年开始,上汽集团建立了对下属企业内部审计机构的实时监控和考核机制,要求企业每月上报审计工作月报,汇报各类审计工作的开展情况以及对企业各项主要经济指标的跟踪情况(跟踪主要经济指标,目的是及时发现风险,以便进一步安排审计工作,建立以风险为导向的内部审计机制)。同时,上汽集团通过年度工作评价,建立了对下属企业内部审计机构的考核制度。在实施考核过程中,我们主要关注机构独立性、工作覆盖面、贡献度(审计建议等)、月报及时性/准确性等。通过上述措施,集团所属企业的内部审计环境及工作质量得到了显著提升,内部审计工作也得到了公司管理层的充分重视。
通过与合作外方的业务交流,我们发现定期实施对下属企业的内部审计质量评估,也是其加强对下属企业内部审计工作质量控制的重要手段之一,而且均建立了相应的质量评估手册。下一阶段,上汽集团审计室计划建立对下属企业内部审计质量的定期评估机制。目前,我们正在学习、研究合作外方的质量评估方法,在此基础上,将建立符合自身实际的质量评估手册,明确评估内容及方法。
(2)上汽集团总部。近年来,上汽集团通过不断优化审计工作流程,规范审计工作底稿,同时加强审计项目督导,为后续的内部审计质量评估创造了有利条件。因资产重组,2012年上汽集团对《内控手册》进行集中修订。同时,审计室也对《企业内部审计手册》进行了全面修订,建立了内部审计质量评估制度,重点明确审计质量内部评估的程序及要求。上汽集团实施的质量评估活动主要是针对单个审计项目,计划分为两大类:一是项目评估,即每个审计项目完成之后,由项目负责人对已实施审计项目的实施过程及结果进行自我评估;二是周期性评估,即由审计人员不定期抽取部分已实施完毕的审计项目样本,进行交叉复查。
在实施项目评估过程中,我们重点关注:(1)审计计划的完成情况;(2)审计工作底稿归档的及时性;(3)审计工作底稿的规范性、完整性;(4)审计证据的充分性、相关性及可靠性;(5)审计发现的客观性、恰当性及有效性;(6)审计建议的合理性、可行性。同时,我们还将采取定性、定量相结合的方法,制定审计项目评估的评分标准,通过评分结果直观反映审计项目的实施质量,评估结果最终还将应用于对审计人员的绩效考核。
2.外部评估。外部评估由组织外部的合格独立的检查人员或检查小组负责实施(如会计师事务所等),但目前在中国,外部评估还不是强制要求,而且定期实施外部评估的条件尚不完全成熟。鉴于此,现阶段企业首先应当致力于改善内部审计环境、优化内部审计过程质量控制、加强内部评估,在提高自身内部审计质量管理水平的基础上,适时引进外部评估机制,进一步检验内部审计工作质量。
近年来,上汽集团审计室通过自我探索,积极吸收并消化合作外方的先进理念及经验,内部审计质量管理水平有了显著提升。下一步在帮助企业完善内部审计环境的同时,将进一步推进对下属企业的内部审计质量的评估,并与日常考核相结合,督促企业不断提升内部审计工作质量。
参考文献
[1] 中国内部审计协会.内部审计具体准则第9号――内部审计督导[S].中内协发〔2003〕20号,2003-04-12.
[2] 中国内部审计协会.内部审计具体准则第19号――内部审计质量控制[S].2005-05-01.
[3] 中国内部审计协会.内部审计质量评估办法(试行)[S].2012-04-17.
[4] 中国内部审计协会.中国内部审计质量评估手册(试行)[S].2012-04-17.