电子化档案管理方案范例6篇

电子化档案管理方案

电子化档案管理方案范文1

关键词:水库;电子档案;管理

1 水库做好电子档案管理工作的意义

1.1 是提升水库档案管理工作的要求 水库在管理和发展中会产生大量的档案,档案中的内容对于现实的水库发展情况是重要的记录,对于现在和未来水库的管理工作的发展都具有重要意义。因此,水库的档案管理工作水平如何关系到水库的发展,关系到水库各项工程的记录。如果在水库的档案管理工作方面采取电子化的档案管理,那么档案的管理和保存都会采用电子化的管理模式在,这种管理模式对于档案管理水平的提升发挥着重要的促进意义。

1.2 是对水库档案的更好的保障 传统的水库档案管理工作延续着纸质化的档案管理工作方式,无论是人员档案还是工程项目档案等,都是通过纸质的档案形式呈现和保存的。从一定程度上来讲,这种传统的纸质档案管理容易出现档案丢失,损坏等情况,不利于档案的长期保存。同时,由于纸质档案一部分需要手写等形式来展现,因此,档案的真实性容易受到威胁。所以,在水库的档案管理工作中采用电子化的档案管理方式,这在一定程度上对于档案的保存也是有益的,减少档案管理中可能出现的丢失、损坏等情况的出现机会。

2 水库电子档案管理工作中存在的问题

水库电子档案管理对于水库档案管理工作有着重要的影响,但是就目前情况来看,当前水库在电子档案管理工作方面还存在着一些问题和不足,这些问题的存在制约了电子档案管理的发展,是需要水库在电子档案管理工作中进行改进的。

2.1 管理人员对电子档案重视程度低 在当前的水库档案管理工作中,水库档案管理人员对于电子档案的重视程度比较低,一直以来习惯了传统纸质档案管理模式的员工,对于现代化的电子档案管理的认识比较浅薄,没有充分了解到电子档案对于水库档案管理工作的重要意义,因此,在很大程度上,管理人员对于电子化的档案管理缺乏足够的认识,他们在具体的工作中所开展的电子档案管理工作水平也会下降。

2.2 电子档案技术管理问题不到位 电子档案管理工作的开展还需要档案管理工作中实现一定的技术支撑,电子档案实现了档案管理的无纸化办公,不仅将传统档案中的内容复制到电子文件中,同时还要进行精密的档案安全保管,保障电子档案的安全。因此,在水库档案管理工作中要想实现档案的电子化管理,还需要水库发展中具备强有力的电子技术支持。但是,就当前水库电子档案管理工作发展的具体情况来看,水库管理工作方面的电子技术支持还非常落后,由于掌握专业的电子技术的人员数量不足,电子技术使用所需要的资金支持力度有限,电子设备老化,新型电子设备技术的数量比较少等情况的存在,这些都直接制约了水库电子档案管理工作的实现,影响了电子档案管理工作的发展进程。

2.3 电子档案管理人员能力素质存在不足 在水库的电子档案管理工作的开展方面,不仅需要技术,资金的支持,还需要专业的电子档案管理人员来为档案管理保驾护航。随着水库开展电子档案管理的需求不断增加,如何在电子档案管理工作中保障管理质量,提升管理水平,这些问题基本全都需要具体的档案管理人员来实现。就目前水库电子档案管理工作的发展情况来看,档案管理人员对于电子档案管理技术的掌握程度还比较低,他们在进行具体的档案管理工作的过程中,由于缺乏技术支持和专业的电子档案管理知识,导致了他们的电子档案管理能力差,制约了整体的电子档案管理工作水平的发挥。此外,当前水库的档案管理人员普遍文化素质偏低,他们在对新型的电子档案管理技术学习的过程中,学习能力较差,这也影响了他们掌握先进技术的能力,制约了电子档案管理工作在水库中的发挥。

3 做好水库电子档案管理工作的对策

水库发展中对于档案管理工作的要求比较高,当前信息化发展的大背景下,电子化的档案管理已经成为档案管理工作的大趋势,但是水库在进行电子档案管理工作方面还存在着很大的不足,针对这些存在的问题,未来水库做好电子档案管理工作需要从几个方面入手。

3.1 重视电子档案管理工作的建设 重视电子档案管理工作的建设,需要档案管理人员和水库的整体管理工作等多方面进行努力。作为档案管理人员,应该从自己的管理思想和管理理念角度入手,充分认识到电子档案管理如今已经成为大难管理工作的大势所趋。此外,上级部门对水库电子档案管理工作有足够的认识,加大对电子档案管理工作发展的宣传力度,通过对档案管理人员进行培训,宣传,培养他们充分认识到做好电子档案管理工作的重要性。重视档案管理工作还需要从制度领域入手,设定更加与时俱进的电子档案管理制度,用制度的手段规范电子档案管理的工作流程。

3.2 做好对电子档案管理工作的技术支持 这就需要从两个方面进行努力,首先,技术支持需要专业的技术人员对电子档案管理系统进行建设,水库可以针对性的聘请专业人员建设一套完善的电子档案管理系统,并且聘请专职的技术人员对系统进行定期的维护和更新,保障电子档案的保密性和安全性。其次,做好电子档案的安全管理,还需要水库投入一定量的资金支持电子档案系统的全面运转,提升电子档案的运行水平和整体能力,保障电子档案的运行更加专业化,精细化。

3.3 强化对电子档案管理人员的培训 在培训工作方面,水库需要根据现行的电子档案管理需求和管理问题针对性地设计培训方案,对于具体的档案管理人员从技术、文化,以及思想理念等方面对他们进行培训,让他们在掌握先进管理技术的同时,也能够从思想理念方面与时俱进地发生转变,更好地适应电子档案管理工作的需求。此外,在水库的发展中,还可以适当地引进掌握先进技术的电子档案管理人才,提升整体的管理团队实力。

4 结论

电子档案管理是水库档案管理发展的大势所趋,水库方面需要针对目前存在的问题,做好相应的管理对策,提升档案管理水平,促进水库的全面发展。

参考文献:

电子化档案管理方案范文2

关键词:大数据;电子档案;管理创新;有效途径

在信息化技术支持下,大数据时代已然到来。大数据早已成为社会发展与变革的“催化剂”。特别是档案工作,以往档案管理方式相对落后,并不符合社会发展趋势。而在大数据技术支持下,档案管理方式逐渐变革,逐渐迈向电子档案新形势。在当前的自动化办公模式中,电子档案管理方式相对常见,合理应用电子档案管理方式,能够发挥电子档案的便捷性与诸多优势。要想做好档案管理工作,使档案管理作用得到充分发挥,为档案管理行业健康发展打下坚实基础。

1电子档案管理工作的重要意义

就电子档案管理工作进行分析,档案所包含内容诸多,其中,主要以企业信息、人力资源信息为主[1],传统档案管理多为纸质资料,大量的纸质资料极易产生丢失与破损现象,一旦出现此类问题,极易影响企业稳定运行,不利于企业人力资源管理工作开展。要想强化档案管理工作,提升档案管理效率与质量,在档案管理过程中应结合大数据技术,将各类信息汇集为电子档案[2],进而做好档案管理工作,借助大数据技术做好档案信息的管理与保存工作。就目前档案管理工作进行分析,大部分档案多以电子形式存在。将各类档案聚集在一起,有利于做好档案管理工作。电子档案管理模式有利有弊,优势为档案保存效率、应用效率得到提升,而劣势则为网络环境复杂,如管控不当,或是电子档案管理平台受到攻击,都会增加企业或是个人信息泄露风险,不利于维护档案安全性,难以保证大众信息私密性,不利于维护现代社会发展与进步。因此,在新形势的档案管理工作中,应选择适合的管理方式,充分发挥电子档案管理作用,提升档案管理质量。

2分析电子档案管理工作存在的问题

2.1管理人员水准不齐

大数据出现时间相对较晚,部分管理人员并未意识到大数据技术重要作用,亦难以将大数据技术与自身工作相结合。部分企业电子档案管理人员,其电子档案管理水准相对较低,很多企业内部电子档案管理人员并不是专职岗位,多为其他岗位人员兼任。这些兼任的工作人员,有着各自工作,难以花费更多时间与精力去学习大数据技术,难以将大数据技术与电子档案管理工作相融合。再加上,部分企业的档案管理人员年纪偏大,难以接受电子档案管理方式,更难以适应电子档案管理工作所提出的全新要求[3]。受到这些因素影响,导致电子档案管理人员水准不齐问题出现,最终影响电子档案管理工作开展,难以发挥电子档案管理工作应有作用。

2.2电子档案管理设备落后

部分单位在档案信息管理工作中,并未投入充足资金,致使大数据设备更新不及时。电子档案管理设备落后,势必会影响电子档案管理工作开展。再加上,很多企业档案管理方式相对传统,多为人工管理模式,即便引入电子档案管理设备与平台,这些设备与平台依旧形同虚设,难以发挥电子档案管理设备与平台应有作用,严重阻碍企业电子档案管理工作开展,不利于实现电子档案管理与创新。

2.3电子档案管理制度有待完善

就当前的电子档案管理工作进行分析,部分企业多应用传统档案管理方式,并未结合大数据时代背景,对传统档案管理方式加以优化。此种现象,是不会导致档案管理工作制度不完善,档案管理流程不规范等诸多问题。企业对传统档案管理所存在的问题并未进行及时分析,致使档案管理工作较为随意,无规范管理制度。企业档案管理制度不完善、不科学,势必会影响企业档案管理效率,降低档案管理质量,在档案管理工作中出现信息遗漏或是档案破损等诸多问题。档案存在破损与丢失问题,不利于企业管理与评估工作开展,更难以在企业内部推出电子档案管理方式,无法应用档案价值,难以创新传统档案管理方式。

3大数据背景中创新电子档案管理的有效途径

3.1提升档案管理人员综合水准

要想使大数据技术得到合理应用,提升电子档案管理水准,在实际工作中,首先,应以提升管理人员综合素质为主,只有这样,才能提升档案管理人员的数据信息的处理与分析能力。与此同时,在大数据时代背景下,还应做好人员培训工作,以提升人员综合素质为主要工作,并在这一基础之上,构建完善数据库,发挥档案数据库作用。在这一过程中,作为企业的管理人员,应给予电子档案管理工作高度重视,聘请专业人才做好数据库的维护与更新工作,确保电子档案数据库稳定运行,更好地支持电子档案管理工作。其次,应结合大数据时代要求,创新传统档案管理方式与理念,只有结合大数据时代背景,借助大数据技术,优化以往档案管理方式,在大数据时代背景中,引入更多先进技术,在档案管理工作中,采用全新管理理念,进而构建高素质档案管理队伍,使其掌握电子档案管理所需专业知识[4],以此为基础,不断提升档案队伍管理人员综合水准,满足大数据时代对档案管理人员提出的全新要求。最后,为保证档案管理工作顺利开展,在实际工作中,还应结合以往档案管理工作存在的问题进行分析,不断优化以往档案管理工作存在的问题,满足档案管理工作创新要求,创新以往档案管理途径,为电子档案管理工作开展打下坚实基础。

3.2增强电子档案管理设备与人力投入

在大数据时代背景中,要想创新以往档案管理方式,并提升档案管理质量,在实际工作中,必须要增强电子档案管理工作所需设备,增加设备投入,首先,应做好设备选择工作,在设备选择工作中以计算机设备为主,选择具有存储功能的计算机,在设备选择工作完成后,应结合电子档案管理工作要求,引入电子档案管理系统,并将电子档案管理系统安装至计算机设备中,为后续电子档案检索、分析等各项工作开展提供可靠平台。与此同时,在电子档案系统选择前,需要结合企业内部电子档案管理工作实际要求,选择适合的档案系统。要想完成此项工作,需要不断强化人员管理,引入更多专业能力强的档案管理工作者,充分发挥电子档案作用,提升档案信息应用价值。最后,在传统档案创新工作中,需要引入复合型人才,并在大数据背景下,创新以往档案管理工作模式,不断优化传统档案管理方式,以创新为基础,做好电子档案管理工作,最大限度提升电子档案管理工作效率。

3.3优化以往档案管理体系

在大数据时代背景中,要想不断提升档案管理质量,创新档案管理方式,在实际工作中,逐渐引入大数据技术,构建电子档案管理新体系,使电子档案管理工作得到大幅度提升。要想创新传统档案管理方式,规范档案管理行业发展,在实际工作中,应重点关注本单位档案管理工作实际情况,结合本单位情况进行分析,构建适合企业、符合时展的电子档案管理体系[5],进而统一档案管理标准,优化以往档案管理方式,并在大数据技术帮助下,做好档案数据收集、存储与分析工作等,并在这一过程中,遵循全新档案管理体系,做好档案管理监督工作,更好地规范企业内部档案管理工作,提升企业档案管理质量。与此同时,在档案管理创新工作中,还需要借助考核与评价等不同方式,充分调动电子档案管理工作人员积极性,使其主动投身于电子档案管理工作中,并在考核与评价方式帮助下,不断提升自身电子档案专业知识与管理技能,在大数据时代背景下充分发挥自身能动性,优化档案管理方式,激励并促进档案管理人员成长,创新以往档案管理方式,促使传统电子档案管理形式迈向电子档案管理趋势。此外,应结合大数据时代背景,对国内电子档案发展进行分析,结合大数据时代背景,制定适合档案管理的体系,在实际工作中,制定适合电子档案管理创新的体系,在科学、完善的管理机制支持下,规范电子档案管理流程,不断提升电子档案管理质量。最后,应结合大数据时代背景,结合电子档案管理与创新方式,在这一过程中分析国内外档案管理与创新经验,不断创新档案管理工作,进一步提升档案管理能力,创新以往档案管理方式,充分发挥档案作用,更好地为人民服务。在实际工作中,应尽量消除档案管理体系与创新之间的“隔阂”,切实维护档案管理工作开展,创新档案管理途径,在大数据技术支持下实现档案数据信息共享目标,在档案管理与创新过程中,需重点关注档案管理技术,结合档案管理理念与大数据技术,构建档案管理与创新的共享机制,使档案管理与创新工作得到全面优化,消除以往档案管理工作遇到的难题。

电子化档案管理方案范文3

关键词:中学;电子档案;建设策略

本文在分析当前电子档案建设工作形势的基础上,主要探讨中学电子档案管理工作存在的问题以及有效的应对策略。

1中学电子档案管理面临的新形势

1.1档案使用价值不断增加

电子档案的使用价值已经明显的超出传统的纸制档案,电子档案不仅可以记录学生更丰富的数据信息,而且可以延长档案数据信息的保存年限,并且有着极高的数据开发价值。首先,电子档案满足了人们的随时查阅和使用需求,可以同时供给多方面共同使用。其次,电子档案提供了更详实丰富的信息,可以进行综合的数据分析,可以实现借助互联网渠道的快速传递。第三,电子档案提高了数据信息的安全性,肩负了时代对学生档案管理工作需要,可以说学生电子档案正面临着海量、多形式数据存储、高速数据传递目标,全面检查有价值信息的信息化时代。只有围绕着信息化时代的需要,不断完善中学电子档案的质量,才能满足工作需求。

1.2管理标准要求不断严格

在信息技术时代,档案的标准化要求越来越高,学生档案已经不仅仅是由学校保存,而且还要提供给上级学校和教育主管部门进行大数据分析,为教育决策提供基础性的数据。当代社会对电子档案的标准化要求将不断提高,这就要求中学电子档案建设以标准化管理的方式进行。首先,要提高档案整理工作的质量,突出档案电子化的标准化水平,在保证档案数据安全的前提下,尽可能的实现档案的分类存储、检索。其次,保护档案合理规范利用,提高档案管理效率,严格保证档案数据可以在有效数据环境下进行传递,可以进行相关数据信息的汇总分析。第三,实现档案管理的统一标准,落实国家及省市相关部门的电子档案管理要求,经得起相关部门的检查,做到对电子档案事业负责。

2中学电子档案建设存在的问题

2.1领导不重视

初中电子档案建设工作需要必要的软硬件支持,但是,由于学校领导对电子档案管理不重视,导致电子档案建设工作效率较低,没能提高中学电子档案建设质量。首先,学校领导不能经常性的督促电子档案管理工作,不能保证电子档案制度落到实处,制约了电子档案建设的发展速度。其次,还有的领导存在重管轻用的问题,没能根据实现工作需要开发出多种实用的电子档案功能,致使电子档案的应用价值不高。第三,当前中学生电子档案制作要求不断提高,但是有的学校没能引进必要的设备更新,领导没能在电子档案管理中给予必要的支持,影响了中学电子档案建设的速度。

2.2管理人员素质不高

管理人员的专业素质是影响中学电子档案建设工作水平的重要因素。首先,兼职的中学电子档案管理人员不具备责任心,没能抽出更多的精力用于电子档案工作。其次,有些专职的电子档案管理人员没能经过必要的电子档案管理培训,电子档案维护效率不高,严重的影响了电子档案建设质量,。第三,还有的中学电子档案管理人员的专业能力不强,没能结合学校实际情况开展有针对性的电子档案管理工作,导致电子档案没能发挥出实际应用价值,因此影响了中学电子档案事业的发展。

2.3管理工作不规范

提高中学电子档案管理水平,源于执行较高的电子档案管理工作标准,形成严密的电子档案管理规范。由于中学电子档案管理缺乏必要的规范制度,因此影响了电子档案管理效率。首先,有些中学缺少必要的电子档案管理制度,导致电子档案管理随意性大,存在管理疏漏较多,导致电子档案录入不齐全等问题。其次,没能根据实际情况的变化及时修订电子档案管理制度,电子档案管理制度不适应实际管理工作需要,导致电子档案管理被迫适应形势发展,电子档案管理没能走在形势前头。特别是在当前学生择校多、比业出路多的现实情况,学生电子档案管理更应当完善相关制度。

2.4设备不完善

必要的基础设备是电子档案管理的前提,由于电子档案管理作用没能充分发挥,学校领导不重视电子档案管理工作,导致学校电子档案管理设备更新不及时。首先,有的学校没能结合电子档案管理工作的形势需要使用新版管理软件,导致电子档案管理的兼容度低,影响了上级和相关学校的调阅。其次,有的学校软硬件设备更新慢,不仅影响学校电子档案管理工作效率,甚至还可能带来电子档案管理工作的风险,使电子档案无法在网络环境下安全使用。第三,电子档案管理还需要相关辅助设备,而有的学校只配备了计算机和互联网,没能配备必要的扫描仪等,也没能配置必要的专业视频、图片处理软件和高配置硬件,导致电子档案各类形式单一,没能实现高效存储电子档案数据目的。

2.5上级指导不及时

中学电子档案管理不仅要纳入地方教育行政部门的监督和管辖的范围,而且地方档案管理部门也应当担负起业务指导任务,全面加强电子档案的管理工作。首先,教育行政部门还没能加强对中学一级学校的电子档案全面管理,往往只注重学生的电子学籍管理,没能就学校建设的全部档案进行电子化,导致学校电子档案管理存在片面化发展问题。其次,还有的地方档案管理部门没能对学校进行必要的业务指导,导致学校电子档案管理的专业性不强,影响了电子档案事业的快速发展。

3中学电子档案建设的主要策略

3.1制订严格的电子档案管理规范

为了全面提高电子档案管理工作的质量,减少中学电子档案建设的滞后性问题,实现系统化电子档案管理目标,必须推行严格的电子档案管理标准和程序。首先,在中学推行统一的电子档案管理标准体系,实现电子档案管理的标准化与规范化,做到从原始档案到电子档案过程的全面细化。其次,标注好电子档案的内外部特征,保证电子档案是有效数据的集合,提升电子档案内容与形式的准确性,实现电子档案高密度存储,并且加强对电子档案二次加工,全面提高电子档案的质量。

3.2提高电子档案管理软硬件水平

做好电子档案的管理工作,必须使用科学的电子档案的检索与存储工作,要加强电子档案的数据库建设,要根据学校实际情况,建设自己的电子档案数据库,使得关键数据信息得到有效存储,提高电子档案的保存和使用能力。第三,不断依靠行政主管部门对电子档案管理人员进行专职培训,提高电子档案教师的职业素养,提升学校自身的档案建设能力。

4结论

信息技术的快速发展,为电子档案的管理和建设提供了更为有利的契机,只要不断更新电子档案管理技术,提升专业人员的能力素质,取得相关部门的大力支持,遵照相关工作制度要求,就能提高电子档案管理质量。

参考文献

[1]白文珍,李红英.新形势下初级中学电子档案建设工作初探[J].中国市场,2017(3).

[2]陈宝萍.加强我国信用档案建设的思考[J].兰台世界,2013(S3).

电子化档案管理方案范文4

[关键词]纸质档案;电子档案;融合

纸质档案的使用历史悠久,电子档案管理是时展的必然产物,两者一定是取代关系吗,当然不是。既然使用纸质档案从古就有,也就是说明纸质档案在保存信息的真实性和信息完整性方面,纸质档案有着自己的优势。电子档案管理是科技的产物在分类查找上,它有着无语伦比的便捷性,是现在应用最广的档案管理技术,但容易受到网络干扰信息完整性可能出现问题。因此在实际的工作中需要将两者进行融合取长补短。

一、纸质档案管理和电子档案管理的优缺点

1、纸质档案管理

纸质档案管理是用纸张作为档案信息记录的载体,一般是对企业在工作时的信息的记录。纸质档案管理较为繁琐,管理时注意事项较多,尤其是保存时容易发生破损。这就给档案保存工作带来一定的难度,并且在查找上更为不方便,因此在进行纸质档案管理时要提高警惕,认真对待。

2、电子档案管理

电子档案管理是以先进的计算机技术为依托的,在档案管理上有很大的优势。电子档案管理由于使用电脑作为处理器,对于信息的处理上更方便,可以对信息进行关联性操作,实现了信息的高效利用,同时使用虚拟存储便于信息管理和保存,更利于信息的远距离传输。

3、电子档案与纸质档案相比的优势

对于现在的互联网技术不断发展,在进行档案管理中,电子档案对档案信息容纳量比较大,没有储存空间的限制,电子容量大,并且方便携带。与此同时,电子档案室由计算机处理的,因此对于档案的分类,立卷工作就很高效,准确了。这就提高了利用的效率。同时实现远距离传输的任务。从另一方面来说,电子档案比较容易保存,具有很好的复用性质。

4、纸质档案与电子档案相比的优势

一般的事业单位或者是企业管理中,在进行档案处理时比较强调原始数据的完整性。保证原始的内容,确保其价值,并且档案数据一旦得形成,信息不容易更改,相比较而言,电子档案比较容易更改,同时,纸质档案比较方便阅读,并且其中的档案数据也比较稳定。而且,在单位领导进行审核签字的时候比较不容易更改,具有真实性较强,形成具有法律的证据。在中国甚至今后很长一段时期内,是不可能完全抛开纸质档案而以电子档案取而代之的.电子档案并非完美无缺,与纸质档案相比也存在自身无法克服的局限。

二、电子档案管理和纸质档案管理的融合

随着现在国家科技水平的不断发展,各行各业也在进行不断的发展,这就对有关的档案管理必须进行细致性的管理,现在的电子档案相对于纸质档案管理中具有的优势比较强,但是纸质档案的管理的真实性是电子档案无法比较的。因此,对于这两种档案管理方式,需要根据具体的情况进行具体的使用。在相关的企业中,可以将两者有效结合,一方面反映真实的档案依据;另一方面,延续电子档案的优点。在现在科技的不断发展中,纸质档案和电子档案的管理应该相互融合,互相利用,给自身带来巨大的利益。

1、建立相对独立又彼此联系的两套管理系统

由于电子档案在收集时间和方式,以及存储、保护、利用等方面完全不同于传统的纸质档案,在纸质档案与电子档案并存期,应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统,分别操作、分别保管、分别利用,并在两个系统之间建立必要的通道,使之很容易地实现从一种文件找到相同内容的另一种文件,以便在有关业务处理上协调一致,方便利用,即:在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案,及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存,继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权益性;或是把一些利用频繁,需要传输、联网的已开放的纸质档案录入,转化为电子档案,以满足档案信息资源共享的需要。

2、实行档案部门集中管理电子档案

电子档案集中管理有利于实现档案管理的科学化、规范化、专业化和档案信息资源一体化.由档案部门统一管理电子档案,不仅可以保证电子档案从收集到归档、从存储到保护整个环节严格按照档案管理程序进行,有效避免非专业人员管理档案可能造成的文件丢失和破坏,还能建立有利于归档电子文件之间以及归档电子文件与其他载体档案之间的有机联系,并对电子档案进行专业性开发,使之发挥最大的作用.因此,档案管理部门应该积极主动地承担起收集电子文件、管理电子档案的责任.

3、建立一套科学合理的管理制度

由于电子文件的可复制性和删改无痕迹性,电子档案的保护应贯串于电子文件的整个生命周期,在这个过程中,档案管理的重点是过程而不是档案本身.因此,要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度,以保障电子文件的及时收集,防止在分散状态下发生信息丢失.同时,电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式,如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化,便难以确认它的原始性和完整性.因此,应该为每一份电子文件建立必要的记录制度,从收集开始就进行记录,记录电子文件的管理和提供利用情况.

4、提高档案管理人员的综合素质

电子档案管理技术既是档案管理方法也是一种计算机技术的应用,它存在一定的技术含量,需要一个计算机和档案管理基础知识都比较扎实的专业人员,因此在进行电子档案管理时,管理人员的素质和工作能力都有较高的要求。为了能够更好的操作电子档案管理系统,管理人员还需要有一定的外语基础。所以档案管理人员要在纸质的基础上积极的推进电子档案的管理方式,促进档案管理的向前发展。

三、结语

随着信息化的快速发展,信息的大数据时代即将到来,电子档案管理是新时代的产物也是实现信息系统化管理的重要手段。由于电子档案操作便捷,系统内的信息容易进行更改和传递,在实际的工作中会有一定的安全隐患,所以在工作中还需要进行辅助管理。纸质档案管理就是对电子档案管理的监督,只有两者结合,才能保证档案管理工作顺利进行。也许在未来的某一时段纸质档案会消失,但在当下纸质档案还有着它的中要作用,还需要加强管理。

电子化档案管理方案范文5

【关键词】电力企业;电子文书档案;管理;系统;架构

电力企业是我国重要的能源企业,电力企业的稳定运行可以保证当地居民的正常用电。文书档案管理系统是电力企业管理系统的重要组成,随着科技的不断发展,电力企业文书档案实现了电子化的管理方式,电子文件逐渐成为了电力企业文件的主导形式,为了提高电子文书档案的管理水平,一定要合理应用计算机技术以及网络技术,还要重视文书档案收集、整理、保管这项工作,这也有助于提高电力企业的服务水平。在优化电子档案管理系统时,需要确定档案管理的架构,这样才能提高管理的效率。

1.电子文书档案与传统纸质档案的关系

电子文书档案是一种新型的档案管理形式,由于电子文书档案应用的时间不长,相关制度还不够完善,而且还不具备法律效力,所以,在应用这一管理措施时,需要与传统的纸质档案管理方式结合,这样才能保证文书档案的法律效力,还可以提高档案管理的现代化水平,有利于档案的查找、目录的检索以及文件的借阅。电子文书档案与传统的纸质档案有着紧密的关系,只有将二者紧密的结合在一起,才能保证文书档案管理的有效性。

2.电力企业电子文书档案规范化管理的作用

2.1有利于档案目录信息的管理

文书档案管理系统与文件处理系统连接后,档案目录信息可以自动生成,实现对电子文书档案的规范化管理,可以减轻工作人员的工作量,还可以提高档案目录管理的水平。

2.2可以实现文书档案的全文储存以及检索

电子文书档案的规范化管理,可以实现对文书档案的全文储存,可以实现全文目录检索,这有利于提高档案文件的利用率,在对全文进行存储后,可以实现远距离档案信息传输,实现了资源的共享。

2.3有利于实现多媒体档案的统一管理

在现代化的电力企业中,文书档案的种类越来越丰富,规范化管理可以实现对多样化信息的集中管理,利用计算机技术,可以提高档案检索的效率,其不但可以对文字图像进行归类管理,还可以对动态影像、声音媒介等档案信息进行集中管理。

2.4可以实现档案业务的计算机辅助管理

档案业务的种类越来越繁多,档案管理可分为多项环节,在进入信息时代后,利用计算机辅助技术,可以实现对档案的收集、整理以及存储,规范化管理可以实现档案业务的计算机辅助管理,可以及时掌握档案信息的动态变化情况,这有利于提高档案管理的预测能力,可以促进电力企业电子文书档案管理工作效率不断的提高。借助计算机技术,可以了解文书档案的借阅情况,可以掌握档案机构以及档案管理系统的架构,还可以了解档案动态变化情况,实现档案业务的计算机辅助管理,提高电力企业电子文书档案管理的水平。

总之,加强电力企业电子文书档案的规范化管理,可以有效提高档案业务的管理质量以及工作效率,可以减轻档案工作人员的工作量以及劳动强度,降低档案管理的成本,实现现代化、电子化、自动化化的档案管理,借助互联网技术,可以随时随地的对档案进行检索、借阅,还能减少档案丢失、泄密的危险。

3.电力企业电子文书档案管理系统应具备的原则

(1)开放性。基于业界开放式标准,并为未来的业务发展奠定基础。

(2)规范性。系统要符合中华人民共和国档案行业标准(DAT/22-2000)《归档文件整理规则》和《档案管理软件功能要求暂行规定》及集团公司制定的档案管理办法。

(3)灵活性与可扩展性。方便扩展设备容量和提升设备性能,具备支持业务处理的灵活配置、业务功能的重组与更新的灵活性。

(4)安全可靠性。提供良好的安全可靠性策略,支持多种安全可靠性技术手段,制定严格的安全可靠性管理措施。

(5)先进性和前瞻性。采用先进成熟的设备和技术,确保系统的技术先进性,保证投资的有效性和延续性。

4.电子文书档案管理系统的特点

4.1安全性

因为是网上档案室,所以安全性是极为重要的要求。系统必须确保只有经过授权、认证的用户才能使用本系统,而且普通用户不能修改、删除档案库里的归档文件。用户能直接查看符合用户查阅权限的档案的内容,超过用户查阅权限的档案,只能查看档案的索引信息,如需查阅档案的内容,经过授权流程后,方能查阅档案内容。绝密文件,系统不提供网上检索、查阅功能,用户可以在网上提出查询申请,由档案管理员审批后,在指定地点和时间由机要员陪同观看。

4.2易用性

档案管理系统的主要使用者并不是计算机专业人员,因此,系统的用户界面必须确保尽可能方便用户的使用,尤其在档案的录入部分,应该提供统一的界面,使档案管理员能方便的录入,减少文本转换的次数,用最少的操作完成最多的功能。

4.3高效性

系统应提供更多的功能,尽量的减少档案管理员的工作量。。另外,系统还需具备良好的提示帮助功能,减少用户的学习时间。

4.4和纸质文档管理充分结合

在现行条件下,电子文档仍然代替不了纸质文档。纸质文档仍然需要精心保管,妥善维护。纸制档案的管理方法应该在电子档案的管理方法中得到充分的体现,电子档案的管理方法应该尽量的减少手工管理档案的工作量。其次,系统管理主要目的是保证文书档案管理系统的稳定、可靠运行;减轻系统维护人员的工作负担,提高工作效率;实时掌握各级节点系统资源的利用情况,为升级扩容提供数据依据。系统管理主要包括:主机系统管理、网络管理、数据库管理、应用系统管理、安全管理等。而且要支持集团公司的系统管理能够与各省的系统管理实现互联,即可实现部分垂直管理。

5.结束语

综上所述,电子文书档案已经成为当前社会电力企业文件管理的主要形式,随着科技的不断发展,电力企业的管理者一定要做好电子文书档案管理系统的完善与优化工作,建立文书、档案一体化的管理系统,这样可以提高目录检索的效率,可以节省检索的时间,提高资源的利用率。电力企业在不断发展的过程中,需要先确立电子文书档案管理系统架构,这样才能实现文书档案的规范化管理,才能促进电力企业更加长远、健康的发展。

【参考文献】

[1]胡艳.提高企业文书档案管理工作水平的几点思考[J].黑龙江档案,2014(01).

电子化档案管理方案范文6

[摘 要]信息技术的发展及应用使医院电子档案管理工作呈现出前所未有的新局面,本文探讨了信息技术在医院电子档案管理中的价值及其在应用信息技术时存在的问题,并提出了一些医院电子档案管理工作的改进策略,以切实提升医院电子档案管理的利用率,推进现代医院档案工作的发展。

[关键词]信息技术;医院;电子档案管理

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.119

[中图分类号]G276 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2017)10-0-02

当前社会进入信息化时代,信息技术已渗透至人们工作生活的方方面面,极大地推动了社会的发展进步,这也为提升医院电子档案管理工作的质量及效率提供了契机。但信息技术在给医院电子档案管理带来极大便利的同时,也产生了形式多样且规格各异的电子文件,那些具备一定保存价值及利用价值的电子文件被加以归档,形成电子档案。加强电子档案的管理工作,是提高医院管理效率的必然要求,也是医院实现跨越式发展的根本项目。

1 信息技术在医院电子档案管理中的价值

1.1 提升医院电子档案的管理水平

医院借助信息化技术,对具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的医院电子文件的形成、收集、整编、编目、移交、归档、利用、鉴定、统计以及编研等一系列操作实行全过程管理与监控,可保证管理工作的连续性。根据电子档案中的不同类型,诸如文字型文件、数据文件、图形文件、音频文件、图像文件、视频文件、计算机程序以及多媒体文件等,采取与之相符的管理方式及管理规则,可有效提高医院电子档案的管理水平。

1.2 提高医院电子档案管理的灵活性、时效性

医院借助信息技术,可以灵活地对电子文档进行修正或更改,使档案电子管理工作更具灵活性,将其有效的存储在计算机中,与此同时,借助光盘、U盘等存储载体,还可对电子文档进行移交、转借。借助信息技术及计算机系统,能够有效实现资源共享,方便获取并分享电子档案及相关信息,档案管理人员还可根据实际需要,及时获取有效档案信息,并加以整合,提升档案管理的时效及效率。

1.3 完善医院的信息化建设

信息化时代中,电子档案在医院档案的重要性日益凸显,应用信息技术亦是医院整体信息化建设的重要内容。通过建立并不断完善医院档案管理的信息化平台,并借助信息技术,统筹安排医院信息及电子档案工作,可促进医院各部门的协调管理,提高医院管理效率,实现电子文档的全文检索,大大提升查档的效率。且在利用及完善的过程中,还能及时发现存在的不足,予以修正,为医院的信息化建设提供有力的保证。

2 医院电子档案管理在应用信息技术时存在的问题

信息技术在应用过程中,难免会存在一定的问题。只有加强对这些问题的重视,不断改进,才能切实将信息技术有效地应用于医院电子档案管理中。使用信息技术管理医院电子档案,大多采用批量处理的方式进行操作,批量处理在大大提升工作效率的同时,也容易因为小小的失误造成严重的不良后果,加之文件大多涉及热萁瞎悖涵盖方向较杂,需要工作人员及时更新电子文件,以避免出现电子文档丢失遗漏等问题。电子文件需借由信息技术进行多元化转变,才能由原本复杂的结构、不一而足的形态、杂乱的存储方式,转变为可归档、利用的电子文档,而电子文件在多元化转变的过程中,时常会受到外界非正常因素的影响,而出现文档丢失的情况,造成不必要的损坏,破坏了电子档案的完整性,影响了档案管理工作顺利开展。计算机开放性的特点使信息技术在表现出巨大优越性的同时,也存在较为突出的信息安全、网络安全等问题。应用信息技术进行医院电子档案管理也势必会存在一定的安全隐患,诸如计算机遭受病毒侵害、医院网站受到恶意攻击等,易造成电子文档遭受损坏,因而对文档的安全性有着较高的要求,其安全隐患问题不容忽视。此外,利用信息技术管理医院电子档案,对档案管理人员的素质提出了更高的要求,档案管理人员要具备专业的档案业务能力、娴熟的电子信息技术操作能力、丰富的文化涵养等,才能适应强大的数据整理以及难度较大的管理工作。

3 信息技术在医院电子档案管理中的有效应用

3.1 完善电子档案管理体系

优质可行的管理体系是将信息技术有效应用于医院电子档案管理中的重要环节,可规范电子档案形成、收集、归档等整个流程,充分发挥信息技术的优势,促进电子信息技术应用。医院电子档案管理体系应结合医院发展的实际情况加以构建和完善,以充分发挥电子档案服务于社会、服务于医院的功能。

一是充分借鉴并利用现代管理学中科学的理论及方法,形成切实可行的医院电子档案科学管理理论,并在实践的过程中加强总结、发展,形成科学、合理的现代化档案管理体系。

二是采取责任制体系,通过完善的管理制度、健全的管理机制,明确档案工作职责和任务,使医院电子文件的形成、积累、收集、整理有据可依,充分发挥和调动档案工作人员的积极性,严格落实规章制度,将电子档案管理工作的全过程纳入到管理体系程序中,与相关人员的岗位职责进行挂钩,提升管理人员对医院电子档案管理有关规章制度的理解,落实责任分工,明确档案管理的责任归属,实现各个环节的有章可循,有据可查,落实到人,有效规范电子档案管理行为,形成齐抓共管,有效管理的良好格局。

三是构建行之有效的奖惩制度,给予工作表现优异、成果显著的档案管理人员奖励,对表现不佳的人员予以适当的督促,在充分提高职工责任心的同时,增强其工作积极性,从而更好的完善医院电子文档管理体系。

3.2 建设电子档案信息数据库

建设电子档案信息数据库是医院电子档案管理的重要举措,是实现电子档案信息有效和快速归档、提升其利用率的关键。档案信息数据库的建设不仅要考虑当前电子档案的需求,还需为以后的电子档案更新做好充足准备,保证有较高的性能,还应便于反复修改。

一是做好电子文件的收集工作,及时收集草稿性电子文件和辅电子文件,并将电子文件生成的软硬件环境和元数据的管理也纳入收集范围中,采取建立电子文件台账的方法,使每份电子文件均在《电子文件登记表》中登记。电子文件登记表应与电子文件同时保存。做好电子文件的前期控制,并定期或不定期对医院工作相关的电子文件加以收集、登记和备份,及时保存并登记、更新操作环境及数据,以保证电子文件收集的时效。

二是做好电子文件的归档工作,在确定电子文件归档范围的基础上,归档的范围应包括医院各项活动中形成的各种载体电子文件,具有永久保存r值的文本或图形形式的电子文件,如没有纸质等拷贝件,必须制成纸质文件或缩微品等。归档时,应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。归档的时间也需保证连续性,同时将保存电子文档的防磁柜温度及相对湿度控制在合理范围内,为避免电子文件在长时间保存过程中可能存在的储存错误,归档的电子文件应一式3套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存。对于加密电子文件,应在解密后再制作拷贝,保证其安全性,对需要永久保存的电子文件,应制作成纸质版本予以归档。

三是利用信息技术,实现医院电子档案管理的网络化,及时发现并纠正电子档案管理中存在的不足,不断丰富医院档案网络系统中档案信息资料存储的内容,及时更新并补充信息内容,满足使用者对电子档案信息的利用要求。为避免兼容器问题及数据流失,可在进行数据资源管理时,将系统设置成自动备份保存模式,最大限度减小损失,防止黑客袭击,保证电子档案数据安全。

四是实现文档一体化,将档案管理与文件管理有机的整合起来,实现文件档案的统一与控制,借此清晰记录并有效反映电子文件形成和办理的全部动态过程、相关的背景信息,保证电子文件的原始性和可靠性。

3.3 档案队伍专业化

档案管理人员是开展档案工作的行为主体,通过建立档案专家人才库,提高档案干部队伍素质,可实现依法治档,进而使档案人才培养模式进一步创新。只有现代化培训手段得到广泛利用,档案专业队伍规模不断扩大,档案人才队伍结构和整体素质得到显著提高,才能有效利用信息技术进行医院电子档案管理,并充分发挥其价值。

一方面,通过考察、培训等培养教育方式,强化档案干部培训,包括专业档案理论知识、计算机网络技术、电子文件知识、知识产权保护知识、基础网络安全维护知识以及计算机操作运用能力等素质。医院可在充分考察本院实际情况的基础上,详细分析医院对电子档案管理的需要,并根据实际,制订合理的电子档案管理人员培训计划,定期对电子档案管理人员进行培训考核,或是组织其外出学习考察,认真学习电子档案管理方面的新知识、新规定和新要求,还可邀请行业专家前来医院,传授电子档案管理的知识经验及研究成果,通过形式多样的活动,不断提升医院档案管理人员的业务技能及管理综合能力,提高电子档案的管理水平,使档案管理人员在充分了解部门需求的基础上,正确高效地开展电子档案管理工作。

另一方面,可创新人才竞争机制,营造人尽其才的积极氛围,促进档案管理人员自我提升。并将竞争机制引入医院电子档案管理中,在电子档案管理的各个环节中开展效率竞争、时间竞争和服务竞争,使电子档案管理的工作氛围充满活力和生机,这不仅能充分调动起档案管理人员的工作积极性,还能促使其不断进取,努力提升自身的专业水准及各项素质,以满足医院电子档案管理的发展需要。

4 结 语

当前社会已进入信息化时代,利用信息技术加强医院电子档案管理工作,不仅是时展的需要,也是提升医院档案工作效率,推进医院可持续发展的重要保障。随着信息技术的不断发展,医院电子档案管理也体现出日新月异的特点,相关人员应正确认识信息技术在医院电子档案管理中的价值,充分了解医院电子档案管理在应用信息技术时存在的问题,从完善管理体系、建设电子档案信息数据库、提高档案管理人员素质等方面着手,不断改进医院电子档案管理工作,以切实提升其利用率,推进现代医院档案工作的发展。

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