电子档案管理的优势范文1
电子档案的特点及优势是相对传统纸质档案而言的。传统纸质档案在管理工作中所存在的问题包括：其一，档案整理工作量大，需投入较大的人力物力，管理效率低下；其二，纸质档案在保存时间和备份上都存在明显弊端；其三，传统纸质档案数量巨大且庞杂，在查阅、修改、填写时存在诸多不便；其四，纸质档案在保存上相对繁琐，易造成资源浪费。
针对传统纸质档案的劣势，电子档案明显具有诸多优势，具体包括：其一，电子档案不受存储空间的限制，受自然条件的影响也相对较小；其二，电子档案管理工作中可以发挥信息技术的优势，大量节约了人力物力；其三，电子档案备份简便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明显优势；其四，电子档案依托互联网的便捷，可以实现信息资源共享，具有方便快捷，提升管理效率等优势。
当前电子档案是档案业发展的主要趋势，虽然电子档案相比纸质档案有很多优势，但在档案原始性、真实性、以及法律凭证效益等方面，传统的纸质档案仍更占据优势。
2电子档案在管理中可能遇到的问题
2.1对电子档案管理的认识不足
虽然电子档案在近些年发展势头迅猛，但总体而言它还是属于一种新鲜事物，相关配套制度发展并没有完全成熟，加之一些单位对电子档案管理的重视程度不足，没有对档案室进行足够多的配套投入，导致档案室电子档案管理工作的发展一直较为缓慢，缺乏有实质性的管理突破。
2.2电子档案自身的管理问题
电子档案与传统的纸质档案存在非常明显的差异，这也给档案管理工作带来了很多新问题，例如，档案信息的安全性问题、电子档案的存储和保管问题、网络自身的安全性问题、电子档案与传统纸质档案的处理问题、电子档案的软硬件问题等等。其中很多是新出现的问题，与传统的档案管理存在差异，因此在问题解决方法上也不能一概而论。
2.3档案管理人员的管理水平问题
新时期的档案管理特点给档案管理人员提出了新的要求，然而结合实际情况来看，很多档案室的档案管理人员水平参差不齐，能否满足电子档案的管理要求存在很大疑问。一些档案管理人员对电子档案的认识不够，或不具备信息化管理的能力，没有及时更新自身的业务知识储备，导致电子档案的优势得不到有效发挥。
3加强档案室电子档案管理的措施建议
3.1加强制度建设，提高对档案管理工作的重视程度
档案在每个单位都占非常重要的地位，因此想加强档案室电子档案管理工作，首先，要提高对电子档案管理工作的认识，特别对领导干部的重视，通过加大投入形成由上至下的管理合力，提高档案管理工作的严肃性及部门的权威性；其次，要建立科学全面的电子档案管理制度，档案室的电子档案管理主要是对电子文件进行分类、编目并制作备份，便于使用查询，因此结合电子档案的管理特点，必须要完善电子档案的管理标准，明确档案管理部门的权利、义务、职责，对档案操作程序流程进行规范，建立一定的档案管理责任制度和监督制度，提高工作人员的责任意识，为实现动态化管理打好基础；最后，考虑到档案室的服务性质，还应该积极协调好档案室与领导、各业务部门及档案使用者等相关各方的关系，为提高档案室电子档案管理水平打好坚实的基础。
3.2档案室电子档案管理的技术措施
3.2.1电子档案硬件管理及保管
电子档案易受温度、磁场等多方因素影响，存贮内容具有不稳定性，同时文件本身易受电脑病毒攻击破坏，因此除了要在档案室设置专门的保管区域，还行配备安全性较高的电脑设备，因此需要结合档案室的实际情况，对档案管理软件进行科学的选择，既要保证稳定性，还要保证兼容性，例如，使用一次性写入光盘，具有较高的稳定性和只读性。保管时注意控制温度、湿度、做好防尘、防虫、防震等工作。
3.2.2做好数据备份恢复工作
数据备份恢复主要是针对电子档案特点，利用技术手段来保障档案信息安全的策略。在进行备份时，可以通过双备份制来同时实现封存与借阅。考虑到网络安全问题，需建立数据备份和恢复系统，保障档案室的各项关键信息在出现意外时可以对信息进行恢复。
3.2.3加强档案室网络安全管理
首先，要為档案室安装杀毒软件，建立防火墙，通过这些基本的安全措施保障档案室网络安全，避免电子档案受到攻击；其次，可以通过验证用户信息等手段对网站进行多层加密，对档案的访问或阅读设置权限，积极采用密匙管理，保证档案的真实性和原始性；最后，做好文件的安全监控工作，在推进纸质档案数字化的过程中，基于安全性考虑，采用双轨制归档法，发挥电子档案优势的同时不忽视纸质档案的作用。
3.3加强档案管理人才队伍的建设，提升档案管理人员的综合素质
电子档案的管理与传统的档案管理存在很大差异，这是给新时期的档案管理人才提出的更高要求。首先，档案管理人员除了要具备原有扎实的档案管理业务能力外，还要对以计算机为代表的信息技术有较为全面的掌握，能够适应电子档案管理所带来的新发展、新变化，除了需要有关单位加强对管理人员的教育培训，档案管理人员自身也要积极主动的去学习、融入、提高；其次，电子档案管理工作对档案管理人员的综合素质也提出了新要求，档案管理人员除了要具备较高的职业道德素养和廉洁作风外，还需结合电子档案管理工作的特点，具备良好的责任意识，网络安全意识，风险意识，保密意识等；最后，新时期的档案室电子档案管理工作发展变化飞快，这种变化一方面提升了对档案的需求，另一方面也对传统思想、制度、模式等造成了巨大变革，这就需要档案室的管理工作人员树立创新精神与创新意识，推动电子档案管理的创新发展。
电子档案管理的优势范文2
一、电子档案的优点和缺点
（一）电子档案优点
1、效率高电子档案管理的中心工作是通过无纸化办公，将工作中的文件、会议纪要、工作总结、报告、通知通告等，都通过办公软件系统向特定对象予以，节省了大量文件印发、转送、通知等，节省了时间、人力和物力。此外，经过计算机系统整理后，便于文件档案的归档、查找，由此大大地提高了工作效率。2、绿色环保利用互联网络进行无纸化办公，大大降低了文件纸质的使用，节约了纸张不但能够节省办公开支，而且有能够减少木材的使用，降低来人类对森林资源的破坏。3、空间占用少电子档案的存储可以借助于硬盘、光盘和云盘等多种手段，其特点是占用空间少，不需要占用大的空间存储，此外电子档案可以实现异地查询和共享的功能，这些电子档案特有的功能，为档案管理工作实现了便捷性、高效性和灵活性。
（二）电子档案缺点
电子档案信息与载体相分离的特性，使得信息不在固定的载体上附着，在资源共享和传输的过程中极易发生篡改、窃取或者删除而且不留痕迹。并且电子文件经过不同格式的转换以后，原始文件易变得面目全非，使得其真实性和可靠性大打折扣。此外，由于电子档案存储在网络上会出现被病毒攻击或被盗的风险。因此，在电子档案的技术难点是保障档案的安全性。
二、纸式档案的优点和缺点
（一）纸式档案的优点
纸式档案的特点是确保原始性和真实性，纸质档案通常经人工撰写和机器打印等媒介将文字、图像、表格清晰的展现在纸上，能够可见的原始资料，不宜被经篡改，如果篡改也容易发现，便于确保档案的原始性和真实性。
（二）纸式档案的缺点
随着纸式档案保存时间的长久，就会发现纸式档案很容易受条件影响。纸质档案的纸张在高温、较潮、发霉、虫蛀等环境下，容易对纸质档案产生破坏，再被化学分解后形成“档案砖”。
三、纸式档案与电子档案的互补性
无论是电子档案还是纸质档案都是为社会发展提供信息服务的载体，电子档案和办公档案都既有各自的优势和劣势，同时也起到了互补互进的作用。如何加强办公纸式和电子办公档案的互补呢？要从以下几点着手：
（一）重视纸式档案向电子当转转化的质量
纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作，所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此，在对纸质档案进行入库和存档时，要加强对纸质档案的质量管理。
（二）建立电子档案归档的工作制度
电子档案与纸质档案的归档应该是按照科学的制度实施，只有这样才能保证电子存档党的有效性和真实性，才能充分发挥优势互补纸式档案的不足，在工作中应当避免机械相加等现象，制定科学合理的双轨制管理制度势在必行，只有科学制度指导才能保证管理的规范和有章可循。
（三）加强档案管理人员的档案管理工作水平
目前办公档案管理人员很多都是非专业出身，对档案的管理只停留在基础的归档和保管，没有摸索出一套科学的管理方法，使得档案管理在发生重大变革上没有应对能力，容易出现档案保存管理中的遗漏、删除、重复归档等重大问题，并且一些单位并没有建立电子文件管理系统，缺乏软件硬件的维修维护人员，使得电子档案在形成和保管中存在重大隐患，所以建立一支高素质并具有各方面专业技能的档案管理团队是提高档案管理水平的有效途径。
四、结论
电子档案管理的优势范文3
[关键词]纸质档案；电子档案；融合
纸质档案的使用历史悠久，电子档案管理是时展的必然产物，两者一定是取代关系吗，当然不是。既然使用纸质档案从古就有，也就是说明纸质档案在保存信息的真实性和信息完整性方面，纸质档案有着自己的优势。电子档案管理是科技的产物在分类查找上，它有着无语伦比的便捷性，是现在应用最广的档案管理技术，但容易受到网络干扰信息完整性可能出现问题。因此在实际的工作中需要将两者进行融合取长补短。
一、纸质档案管理和电子档案管理的优缺点
1、纸质档案管理
纸质档案管理是用纸张作为档案信息记录的载体，一般是对企业在工作时的信息的记录。纸质档案管理较为繁琐，管理时注意事项较多，尤其是保存时容易发生破损。这就给档案保存工作带来一定的难度，并且在查找上更为不方便，因此在进行纸质档案管理时要提高警惕，认真对待。
2、电子档案管理
电子档案管理是以先进的计算机技术为依托的，在档案管理上有很大的优势。电子档案管理由于使用电脑作为处理器，对于信息的处理上更方便，可以对信息进行关联性操作，实现了信息的高效利用，同时使用虚拟存储便于信息管理和保存，更利于信息的远距离传输。
3、电子档案与纸质档案相比的优势
对于现在的互联网技术不断发展，在进行档案管理中，电子档案对档案信息容纳量比较大，没有储存空间的限制，电子容量大，并且方便携带。与此同时，电子档案室由计算机处理的，因此对于档案的分类，立卷工作就很高效，准确了。这就提高了利用的效率。同时实现远距离传输的任务。从另一方面来说，电子档案比较容易保存，具有很好的复用性质。
4、纸质档案与电子档案相比的优势
一般的事业单位或者是企业管理中，在进行档案处理时比较强调原始数据的完整性。保证原始的内容，确保其价值，并且档案数据一旦得形成，信息不容易更改，相比较而言，电子档案比较容易更改，同时，纸质档案比较方便阅读，并且其中的档案数据也比较稳定。而且，在单位领导进行审核签字的时候比较不容易更改，具有真实性较强，形成具有法律的证据。在中国甚至今后很长一段时期内，是不可能完全抛开纸质档案而以电子档案取而代之的.电子档案并非完美无缺，与纸质档案相比也存在自身无法克服的局限。
二、电子档案管理和纸质档案管理的融合
随着现在国家科技水平的不断发展，各行各业也在进行不断的发展，这就对有关的档案管理必须进行细致性的管理，现在的电子档案相对于纸质档案管理中具有的优势比较强，但是纸质档案的管理的真实性是电子档案无法比较的。因此，对于这两种档案管理方式，需要根据具体的情况进行具体的使用。在相关的企业中，可以将两者有效结合，一方面反映真实的档案依据；另一方面，延续电子档案的优点。在现在科技的不断发展中，纸质档案和电子档案的管理应该相互融合，互相利用，给自身带来巨大的利益。
1、建立相对独立又彼此联系的两套管理系统
由于电子档案在收集时间和方式，以及存储、保护、利用等方面完全不同于传统的纸质档案，在纸质档案与电子档案并存期，应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要的通道，使之很容易地实现从一种文件找到相同内容的另一种文件，以便在有关业务处理上协调一致，方便利用，即：在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权益性；或是把一些利用频繁，需要传输、联网的已开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。
2、实行档案部门集中管理电子档案
电子档案集中管理有利于实现档案管理的科学化、规范化、专业化和档案信息资源一体化.由档案部门统一管理电子档案，不仅可以保证电子档案从收集到归档、从存储到保护整个环节严格按照档案管理程序进行，有效避免非专业人员管理档案可能造成的文件丢失和破坏，还能建立有利于归档电子文件之间以及归档电子文件与其他载体档案之间的有机联系，并对电子档案进行专业性开发，使之发挥最大的作用.因此，档案管理部门应该积极主动地承担起收集电子文件、管理电子档案的责任.
3、建立一套科学合理的管理制度
由于电子文件的可复制性和删改无痕迹性，电子档案的保护应贯串于电子文件的整个生命周期，在这个过程中，档案管理的重点是过程而不是档案本身.因此，要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收集，防止在分散状态下发生信息丢失.同时，电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化，便难以确认它的原始性和完整性.因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集开始就进行记录，记录电子文件的管理和提供利用情况.
4、提高档案管理人员的综合素质
电子档案管理技术既是档案管理方法也是一种计算机技术的应用，它存在一定的技术含量，需要一个计算机和档案管理基础知识都比较扎实的专业人员，因此在进行电子档案管理时，管理人员的素质和工作能力都有较高的要求。为了能够更好的操作电子档案管理系统，管理人员还需要有一定的外语基础。所以档案管理人员要在纸质的基础上积极的推进电子档案的管理方式，促进档案管理的向前发展。
三、结语
随着信息化的快速发展，信息的大数据时代即将到来，电子档案管理是新时代的产物也是实现信息系统化管理的重要手段。由于电子档案操作便捷，系统内的信息容易进行更改和传递，在实际的工作中会有一定的安全隐患，所以在工作中还需要进行辅助管理。纸质档案管理就是对电子档案管理的监督，只有两者结合，才能保证档案管理工作顺利进行。也许在未来的某一时段纸质档案会消失，但在当下纸质档案还有着它的中要作用，还需要加强管理。
电子档案管理的优势范文4
关键词：档案管理；电子档案；纸质档案
并存在计算机和互联网普及，社会信息化大环境中，企业办公，发放文件，举行活动，召开会议都凸显出了电子政务和电子商务的新特点。档案的收集、整理、归档也出现了电子档案和纸质档案长期并存的状况。在档案管理工作中，做好两种档案的收集，是档案管理的基础，处理好电子档案和纸质档案的关系突出工作重点，充分发挥档案在企业发展中的作用，这是档案管理人员面对的新课题。
一、电子档案的优点
在公司的发展与日常运作的过程中，会产生许多具有作用价值的档案信息，在信息化技术出现后，开始借助于信息化的技术、设备来进行档案管理。其原因在于信息化技术条件下的档案管理具有以下优点：第一，所需的物理空间小，在非常小的存储媒介内，可以存储非常大量的数据信息。例如：硬盘、光盘等；第二，管理过程与操作方便，能够节省大量的人力成本，而且速度非常快，是人力所不能及的；第三，存储数据类型丰富，从传统的文字信息到图片信息、影音信息以及其他的特殊格式信息均可存储；第四，传输速度快，共享方便、利用率高。信息化档案管理主要借助的是计算机与互联网设施设备，他们具有诸多的特点与优势，这些优势也正是人们借助他们进行档案管理的原因，借助计算机与互联网，档案信息能够即时性的传输到任何有网络覆盖的地方、共享非常方便，而且借助计算机，能够对档案信息进行深入的挖掘，可以将档案的作用价值最大化的发挥出来。
二、电子档案的缺点
信息化技术条件下的电子档案具有许多传统纸质无法达到的优点，但是我们也要认识到其存在的缺点，这样才能真正有效的利用电子档案，通过对信息化档案的管理的实践，电子档案的缺点被总结为以下几点：第一，需要电力支持，在停电的情况下，便会导致管理系统无法运行；第二，对硬件的要求严格，如果某些计算机硬件、互联网硬件出现损坏，便会导致管理系统无法运行；第三，由于互联网环境复杂，一些人为或是病毒入侵，会导致管理系统崩溃，或是档案信息泄露、破坏等。
三、电子档案与纸质档案的共存管理
电子档案与纸质档案共存的局面已经形成，且还会持续相当长的一段时间，由于其两者之间的互补，能够进一步提高档案管理工作的质量与有效性，所以在具体的管理工作当中，应当做到“齐抓共管”，不偏向于任何一方。1.推行双轨管理模式。所谓的管理模式，就是纸质档案管理与电子档案管理同时进行，首先，要根据纸质档案与电子档案的各自特点，分别建立管理操作模式，并在两种管理模式之间，打通沟通连接的渠道，做到纸质档案与电子档案的同步存储、同步更新。例如在电子环境下将一些需要永久、30年保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保持其原始性，证据性和权益性，或是把一些利用频繁，需要传输、互联网的已开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。2.完善电子档案管理制度。传统的纸质档案有着非常长的管理历史与经验，所形成的管理制度也较为完善、合理但由于电子档案的出现尚不算久，所以其管理制度还需要进行探索与完善。首先，建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收集，防止在分散状态下发生信息丢失。同时，电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化，便难以确认它的原始性和完整性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集开始就进行记录，记录电子文件的管理和提供利用情况。
四、充分认识档案管理工作的新特点，主动迎接挑战
随着电子档案的出现，这一新生事物既深刻地影响了工作的思路和方法，也带来了新的问题和启示，在既无经验又无办法的情况下，只能按照纸质档案的管理办法收集、整理和归档。和纸质档案不同的是既没有手写原稿，也没有修改过程，特别是新产品的研发，新技术的实施，更没有实验过程和记录。显然按照纸质档案的管理办法去对待这一新生事物，是行不通的，也是不可能的，这是其一。技术创新是企业发展的根本动力，也是企业档案管理工作的重中之重，如何做好这一重点工作的收集、整理和归档工作，经过协商，档案管理人员只能依托重点项目，参于到整个过程中去，才能得到第一手资料。然而企业每年主攻的新产品开发和技术创新项目不是一个或是几个，而是几十个，从主攻到结束，也不是一年就能完成的，再加上工作人员少，不能事事参与，这就给档案的归档和保证档案的完整带来了新的课题，这是其二。电子档案既有便于复制，便于存储，便于阅读的特点，也有电子档案便于泄密的弱点。在信息化的环境下，互联网又呈现出开放性的特点，所以电子档案的安全问题和保守秘密的工作问题，又出现在我们的面前，这是其三。与以往的档案工作相比，在电子档案和纸质档案长期并存的状态下，其工作具有范围广泛化，载体多样化，收集多元化，又有工作要求高，工作量大，安全保密性较差的特点。
五、坚持依法治档，完善规章制度，是管理工作规范化
档案管理的制度建设，是档案工作的重要组成部分。面对电子档案在收集、整理归档工作中遇到的新问题，对档案管理工作的制度、法规和办法进行了完善和修订，以实现依法治档的工作要求。管理工作必须克服掉工作的随意性，要用完善的制度、规范的程序来支撑。只有这样才能更好地发挥档案工作服务于企业发展大局的作用。一是在纸质档案管理制度的基础上，又增加了《关于电子档案管理工作的制度》，着重明确了电子档案的收集、整理和归档的程序，以及相关的责任人。电子档案的归档范围，原始记录，实验过程等资料，对该资料的密级建议；电子档案的查询、节约的规定；对产生档案的计算机及互联网的安全保障作了规定。二是修改完善了《档案管理的保密规定》，在原规定的基础上增加电子档案的保密条款；扩大了保密范围，在涉及企业发展和生存的技术创新，新产品的开发方面，全厂员工都在保密人员的范围之内；对产生电子档案的部门，实行部长负责制；增加对人员的处罚和对保密工作做出突出成绩的给予奖励的规定。三是完善了档案管理人员《关于加强教育和培训的规定》，要充分发挥档案工作在企业发展中的促进作用，使档案管理规范化，适应信息化大环境下的工作需要，管理人员必须加强教育和培训工作，使档案管理人员变为一专多能的复合型人才，同时思想观念要进一步解放，增强工作的敏感性，及时捕捉信息，更好地服务于企业。当前抓好实现数字化档案建设工作，是大势所趋。工作人员必须适应这一形势，掌握数字化档案建设的有关知识，结合企业实践，为档案工作实现从传统的纸质档案向数字化档案转型。及时做好纸质档案的数字化转换，早日实现数字化档案的建设目标。总之，纸质档案和电子档案长期并存的现状，还要继续下去，电子档案会呈现一种增长的趋势。无论哪种档案，管理人员做好服务工作，是必须的，也是当然的。随着形势的发展，服务也有新的要求和新的内容，这就是档案部门必须利用电子档案的优势和条件，从被动封闭的服务模式转向主动开放的服务模式，从定期收集转变为随时收集，同时利用信息技术和互联网优势提高服务效果，充实档案内容，为档案事业的发展拓展空间。
参考文献：
[1]纪晓群、江媛媛、电子档案与纸质档案的和谐共存与集成管理[J]、2013（10）：15-16.
电子档案管理的优势范文5
（一）电子档案管理与传统档案管理的共性
电子档案管理与传统档案管理的共性表现在三个方面：一是两者的基本原理共通，以传统档案管理原理为基础，电子档案采用信息化技术将之进行了有效的整合与优化，即使电子档案管理的技术水平、管理质量以及管理方式都明显高于传统档案管理，但这并不排斥两者在基本原理上的共通性，总的来说，电子档案是传统档案管理发展的成果；二是电子档案的存在与传统档案不可分离，传统档案所管理的信息属于社会实践数据，这些数据具有极大的真实性，对电子档案管理来说，同样需要保障信息的可靠与真实，此时，传统档案资料就是其真实性的重要保证；三是电子档案的出现使传统档案的信息量得以扩大，建立在信息技术上的电子档案具有大容量优势，不仅可以存储各种各样的档案信息，还可以实现资源共享，在进行资料调用时具有更好的便利性，同时，如果想要查看实体的传统档案，还可以直接通过电子档案的记录将其调出，进而实现直接获取。
（二）电子档案与传统档案管理上的差异
1.管理方式不同
电子档案就其本质特性来说有着很大的特殊性，它能够实现档案一级管理，也就是说档案管理人员在接收到文件后，可以及时的给档案提供一个档案号，这个档案号具有唯一性，并且对档案类型采用相应的主题进行标注；传统档案管理的工作量相对较大，在管理过程中首先要填写档案日期、类型，之后才能给予一个位置进行储存。
2.保管方式不同
电子档案进行信息存储的载体往往会老化，在现代技术与计算机的更新过程中，其载体的老化容易造成档案信息的失真，进而影响档案的可靠性；传统的档案管理具有信息纸质备份，通常不会出现档案信息丢失情况，也不会面临病毒入侵等网络风险。
3.归档方式不同
电子档案具有可逆性与可重复性，管理人员进行信息修改不会留下修改痕迹，这种特性的优点在于消除了最初档案归类时出现错误的担忧，还能将错误信息进行及时的更正，但是这也使得电子档案内容存在一定的失真性；传统档案管理在进行归档时，通常是依照科学的顺序进行分类摆放，同类档案之间存在相关的联系，管理人员进行归档时还必须根据相应的程序进行，留有操作痕迹，能有效弥补电子档案管理上的不足，更能确保档案的原始与真实性。
二、电子档案管理的利与弊
（一）电子档案管理的优点
1.电子档案管理的出现，有利于绿色环保事业的开展
电子档案管理实行无纸化办公模式，对纸质文件的使用数量大大降低。纸张的节省不仅减少了资金的投入，还使树木砍伐状况得以改善，有利于森林资源的保护。同时，纸质文件使用数量的降低，还使得曲别针、订书钉、笔墨、印刷等工具的使用量减少。
2.电子档案管理提高了传统档案管理的效率
档案归档、档案存储、档案查询等方面的工作时间缩短，使得档案管理效率大幅度提升。电子档案采用数据传输方式进行资料的共享与传递，不再具有文件打印、文件张贴需要，档案信息的查询与管理更加具有时效性。
（二）电子档案管理的弊端
1.电子档案管理的信息载体面临变质与老化危机
如果长期使用，可能出现资料无法读取现象，因此，电子档案管理模式下，应该做好相关的安全备份工作，保护手段可以采用云技术等。
2.企事业单位在进行电子档案管理
由于其操作程序相对复杂，对档案管理人员的专业要求较高，因此，必须要配备以高技术人才，同时，还应该加强管理人员技术培训，充分保证电子档案可靠性。
3.电子档案在进行数据共享与传输时，面临复杂的网络风险
例如病毒、黑客攻击等，管理人员需要加强数据信息安全管理，可以采取建立网络防火墙、档案加密的方式对电子档案资料加以防护。
4.虽然我国的档案管理水平得到了一定的提高
国家也出台了相应的电子档案管理法规，但是对于一些具体的细则仍不够完善，电子档案管理面临一系列的法律制约，相关部门应该退出相应的电子档案管理办法，为档案管理的发展保驾护航。
三、结束语
电子档案管理的优势范文6
一、国土业务档案现状
国土资源档案是在国土管理业务工作中形成的有永久保存价值的真实历史记录。国土资源管理对社会、经济发展具有举足轻重的作用。随着国民经济的不断发展，土地、矿产等国土资源市场十分活跃，国土档案为经济服务的重要性日益显现，国土资源档案信息已成为一种极具重要价值的信息载体。而国土档案管理不规范，软硬件建设基础薄弱，面对信息内容复杂，档案数量日益增多的情况，原本的档案纸质管理模式已无法满足新形势下国土工作发展的需求。
二、推行档案电子化管理、实现国土档案数字化的可行性
1.电子档案的优势明显
（1）电子档案较之纸质档案优势明显
电子档案利用十分方便，可突破时间、空间限制随时随地进行查找，通过关键字搜索等可快速定位所需查阅的档案全文；存储方式多样化，只要是电子存储介质均可存放电子档案；国土业务档案附件多，内容复杂，如同一宗用地如若办理次数多，重复件也多，电子文件一次采集归档，许多文件便可多次重复利用，避免因重复件过多出现“越装越厚”的现象，减少了库存压力；电子档案的出现摒弃了对纸质档案的依赖，对保护实体档案起到了积极作用。
（2）电子档案在国土业务管理中的优势
国土业务档案是国土资源管理工作的真实反映。在实际工作中，今天业务的办理要依据之前年度形成的档案。依托电子档案数字化的管理，增强行政效率，提高档案信息挖掘的能力，为领导决策提供实时的参考。例如历史征地档案数字化后，对不同行政村、不同年度的征地面积、次数、补偿、征地项目非常明白，改变了过去“糊涂账”的局面。同时大幅度地减少人工找档、查档的工作量，使档案管理人员的工作重心得以从过去单一的纸质管理转到如何高效利用国土档案上来。
2.国土档案实现数字化管理的条件与基础
（1）数字和通信技术使电子档案成为可能
电子档案的出现打破纸质档案的局限，将文字、图像、视频、照片等都通过数字化加工转换、整合，充分发挥数字化的优势，通过接口将档案管理系统集成到业务系统，电子数据可以随时在业务网内通过多种形式浏览、在线查获，以实现跨平台使用，满足各种的利用需求。
（2）档案数字化建设是“金土工程”信息系统的组成部分，“金土工程”的实施带动了国土档案数字化建设
“金土工程”是以信息化建设助推国土各项基础业务的规范化管理。目前，国土业务如用地报批、用地预审、耕地保护、矿产资源和土地开发整理等具体工作已逐步在“金土工程”平台上进行系统搭建，网上审批、信息传递，使国土管理制度方式发生重大变化，业务工作在电子政务平台上开展，国土档案电子化管理自然成为今后国土档案管理的必然选择。“金土工程”信息化建设与国土档案信息化管理相得益彰，必将有力推动国土业务工作的开展。
三、对国土电子档案优化发展的几点建议
在依托功能日益强大的电子政务平台的情况下，电子数据的虚拟性、非直读性和对软、硬件环境的依赖性及结构复杂等特点，对电子档案的发展提出了更高要求。国土业务错综复杂，从电子文件产生、归档到维护，全过程如何优化发展，对技术、人员、政策等多方面提出了更高要求。
1.业务档案管理系统需“量身定做”，并与业务系统集成，相互联系相互作用
电子档案具有信息资源管理的特点，决定了在系统设计时均需结合不同的业务。如用地业务中可能涉及到用地档案的调阅和测绘图件的比对、地籍档案的参考。根据“金土工程”的“统一平台”要求，结合实际进行系统设计。使未来信息系统归档同纸质归档一样制度化、科学化、标准化，电子档案管理由内部封闭走向开放兼容，档案管理系统贯穿业务平台始终，按照“前端控制和全过程控制”的原则，清晰再现业务办理的整个流程，以保证归档的完整性、真实性。因此档案信息系统的研发和实施需要“量身定做”，这是实现档案信息化管理的前提条件。
2.谁建档、谁归档，明确各部门分工
国土业务错综复杂，各业务环节内容和表现形式不一，档案信息系统可以按不同业务订制归档流程。业务部门负责执行办理过程中产生的电子文件收集，在系统的配合下分门别类、在线归档交换数据，归档的内容可在系统中自定义，为今后的利用服务，这是国土档案有别于一般档案之处。业务档案需要不间断的利用，坚持实时收集、部门立卷、及时移交的原则，保证电子档案的完整性和有效性。
3.加强国土电子档案安全保密工作
电子档案的易变性、可分性、虚拟性，使安全保密工作难度加大。国土电子档案的安全管理主要有采集过程的安全，可以凭借档案系统来实现，档案系统在安全设置、传输方式、权限设定、操作日志、角色分工上需要考虑周详，引入风险管理，用技术和制度有效控制，保证不失密、不泄密。其次是利用的安全，提供电子档案的范围应该严格控制，电子数据不以任何形式对外提供，只能提供复印件并注明用途和有效时间。再次就是电子档案保管的安全，电子文件存储、备份不低于三份，系统有数据自我恢复的工具。
4.改变管理模式，提升人员技能素质，适应发展需要
传统的档案管理部门一般只能被动地接收档案，而电子档案的特殊性，让档案管理重心前移，界限变得模糊，档案管理工作要求参与者有大局意识，把国土电子档案建设工作放在整个国土工作中把握。积极创新档案管理制度，通过技术上的可操作性带动档案规范管理，加强不同层面、不同部门协同合作，更好地为国土工作服务。
