文书档案管理办法范例6篇

文书档案管理办法

文书档案管理办法范文1

[关键词]文书档案管理;办公自动化;问题;应用策略

中图分类号:S182文献标识码:A文章编号:1009-914X(2018)04-0273-01

引言

当前,信息技术的大范围应用使人们的生活习惯和工作方式有了很大的改变,使得文书档案管理的自动化具有了现实基础。传统纸质文书档案管理的弊端日益凸显,为了提高档案管理工作效率,就要将办公自动化应用到文书档案管理工作中。然而,在实际的应用过程中还存在着诸多的问题,如电子文件的保密性缺乏保障、档案管理人员的技术水平较低等,这就需要我们采取有效的措施,不断提高文书档案管理的办公自动化应用水平。

1办公自动化在文书档案管理中应用的意义

1.1提高档案管理的效率

在传统的文书档案管理的过程中,档案资料的收集、整理与储存都是由人工进行操作的,这样不仅效率低,同时还会造成大量的人力、物力与财力的浪费,使档案管理服务与人们的实际需要存在着一定的差距。将办公自动化应用到文书档案管理中,就是利用计算机信息技术处理档案内容,计算机的运算速度较快,并且能够很好地对信息进行处理,保证档案资料能够在短时间内处理完毕,有助于提高档案管理的效率。

1.2推动文书档案的标准化与规范化进程

将办公自动化应用到文书档案管理中,可以推动文书档案的标准化与规范化进程。文本归档工程主要包括两个方面的内容:第一是归档工作以纸质文档为对象;第二是归档工作以电子文书为归档对象。利用网络对文书进行归档,在一定的标准与要求下进行文书管理与档案管理,对每一个环节都进行规范,并对管理权限与具体内容加以解释说明,这些内容规范和权限,不但是文书档案办公自动化操作的现实基础,还给文书档案管理工作提供了管理依据。

1.3节省了存储空间

在传统的文书档案管理中,一般都会占用大量的空间进行存储,而将办公自动化应用到文书档案管理中,可以大大节省存储空间。在自动化的发展环境下,相关设备得到了进一步的普及,许多的文书档案都是以电子文件的形式呈现在大家面前,这就会大大节省档案的存储空间。在今后的发展过程中,电子档案的数量会变得越来越多,因此在查询的过程中也需要采用电子化的方式进行,相信在不久的将来,办公自动化将会得到进一步的普及,更好的为社会发展做出贡献。

2文书档案管理中办公自动化应用所面临的问题

2.1电子文件的保密性缺乏保障

对于电子档案管理来说,由于其是一种动态的管理方式,它具有开放性与共享性的特点,所以电子档案资料的保密性缺乏保障,具体表现为如下几点:第一,虽然电子档案在处理过程中会使用伪造技术,但在原文件上处理会导致文件内容发生一定的变化,其痕迹不会得到保障;第二,文书档案在传输的过程中会根据需要进行修改排版,而资料中的盖印与签名无法进行修改,这就使得文书档案资料无法保持最初的形態;第三,随着近年来网络黑客、窃密技术的不断发展与提高,从而使电子文书档案的保密性受到威胁。

2.2档案管理人员的技术水平较低

由于电子文书档案管理工作具有较高的技术性与专业性,所以其对档案管理人员的要求也比较高。对于档案管理人员来说,其不仅要掌握一定的档案管理方法,还要具备相应的计算机操作技术,能够灵活运用档案的信息管理软件。然而,从当前情况来看,虽然文书档案管理人员大多数都掌握了先进的档案管理技术,但信息处理技术操作水平较低,在文书档案管理办公自动化的处理过程中缺乏专业复合型人才,对文书档案管理工作的开展势必会造成一定的影响,难以提高文书档案管理水平。

3文书档案管理的办公自动化应用策略

3.1提高文书档案的安全性

为了将办公自动化更好的应用到文书档案管理中,就要采取相应的措施,提高文书档案的安全性。首先,可以利用缩微技术将盖有印章、带有手迹或字迹模糊的文书档案转变为图像性质的电子文件,这样不仅可以避免电子文件文化档案被篡改,还能够减小文书档案的存储空间,有利于文书档案的长期保存;第二,采用专用软件对电子文件文书档案进行加密处理;第三,将电子文件进行备份与验证,以避免电子文件的丢失与失真。对于需要进行永久保存的电子文件,还要将其制成纸质文件或缩微品;第四,利用路由器和防火墙等措施实现办公自动化内部网络和外网的隔离,保证办公自动化网络的安全。

3.2提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员作为文书档案管理的核心人物,对文化档案管理的有效性起着十分重要的作用,因此,要想提高文书档案管理的办公自动化应用水平,就要提高档案管理人员的综合素质。首先,改善硬件环境,加大硬件建设与投入的力度。只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上,档案人员才能对这些设备了解、学习直至熟练运用,达到增强业务技能、提高管理水平的效果;其次,以“自学为主,培训为辅”的模式,逐步形成可持续终身教育机制。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径,要对本单位的档案人员建立学习激励机制,把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分;最后,促进档案部门间与区域间的相互交流与合作,不断扩大自身的交际面。通过进行经常性的交流与沟通,可以借鉴兄弟单位的经验与方法,通过利用网络与现代通讯技术,来对档案管理人员的信息源进行扩充,培养其创新思维。

3.3将文书档案管理技术操作标准统一化

在文书档案管理工作中,为确保办公自动化的实际应用价值得到最大程度的发挥,应当准确把握文书档案管理的综合需求及具体特征,在科学化分析的基础上,对办公自动化软件加以优化利用,统一文书档案管理技术操作标准,保证文书档案管理中办公自动化软件具备良好的应用性能,使其能够更好的满足文书档案管理工作的需求,促进文书档案管理工程的顺利开展。另外,将办公自动化应用到文书档案中,应当确保其具有强大的系统功能,并要对相关技术参数进行规范,使文书档案管理的数据转化与数据接口具有一定的标准性与可靠性,从而促进电子文书档案安全性和可靠性的有效提升。

结束语

综上所述,在文书档案管理中应用办公自动化具有诸多的优势,为了将办公自动化更好的应用到文书档案管理中,就要提高文书档案的安全性,提高档案管理人员的综合素质,将文书档案管理技术操作标准统一化,不断提高文化档案管理的办公自动化应用水平。

作者:张晓霞

    参考文献 

[1] 宋玲玲.谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江科技信息,2017,03:196. 

[2] 张泰.试论文书档案管理的办公自动化应用[J].现代国企研究,2017,10:82. 

文书档案管理办法范文2

关键字:办公自动化;文书档案;档案管理

文书档案管理工作是指机关团体、企事业等单位针对履行自身职责过程中形成的文件转化为档案后所开展的收集、整理、保管、利用和编研等方面的工作。其目的在于保证文书档案齐全完整的基础上,最大限度的发挥文书档案的价值。随着信息技术在社会生活各方面的应用,文书档案管理工作也要紧跟时代的发展,继承和发扬传统档案管理积累的成功经验,充分利用办公自动化普及的契机,提升文书档案管理工作的效能。

1 办公自动化环境能够有效提升传统文书档案管理工作的时效性

在纸质档案环境下,文书档案的实体和信息是合二为一不可分割的,在很大程度上影响到文书档案管理工作的时效。比如在归档环节,部分还会使用的文件在年度归档的时候可能无法正常归档,无法保证后续按照年度查找文件,有的甚至造成遗漏,影响档案质量。再比如借阅和利用相关的档案必须到档案室,履行规定的手续,完成相关的登记,才能完成整个利用过程,对于尚处于机关档案室保管的文书档案影响还在可控,对于移交进馆的档案就需要投入更多的人力物力才能实现利用。这些都影响到文书档案信息价值的发挥。办公自动化平台的成熟和普遍运用,对于利用这来说,实现了文书档案实体和档案信息的分离。平台内的文书档案信息可以保持24小时在线,利用者通过网络实现适时查阅利用。由于平台的系统提供便捷的检索,用户可以通过自然语言进行检索,实现文书档案整体信息的利用,提高了利用工作的效率。近年来,随着大数据技术的应用,系统可以在完成档案信息检索的同时,对信息利用者的需求、利用习惯等进行记录,通过数据分析可以定期主动为利用者提供相关的信息内容,将单项被动的信息利用变成双向互动的信息交流,使文书档案工作的整体工作效率得到质的提升。

2 办公自动化环境能够从根本上改变传统文书档案的保存形态

在传统文书档案管理体系中,文书档案基本上都是以纸质的物理形态存在的。纸质材料作为一种无法再生的信息载体,一旦受到损坏很难进行修复,从而造成档案信息的丢失。在保存过程中对温度、湿度等环境要素有明确的要求,而对纸质文书档案的频繁利用也会造成物理材料的损坏,又形成了对利用、复制等多方面的限制。因此,为尽可能长的延续文书档案的物理实体寿命从而保证文书档案信息的长久存在,需要投入大量的财力、物力和人力,对于机关档案室来说是一项重要的投入。办公自动化平台的运用最直接的效果就是文书档案的物理实体更加多样,在确保纸质的基础上,可以有光盘、磁盘甚至永久在线等多种形式。对于传统文书档案,通过数字化将其信息和载体分离,实现不动用实体提供利用,使纸质文书档案的保存更加长久。对于新形成的电子文书档案,除了为了保证原始凭证性而采取纸质保存外,绝大多数电子文件不要制作纸质文件,节约了办公经费,同时使文书档案的物理载体更加多样化,保证了文书档案在保证信息利用的基础上,能够重要的历史信息更加安全长久的保存。

3 办公自动化环境能够有效简化传统文书档案工作的流程

传统模式的文书档案管理一般`属于机关的办公室,由于受到机关编制等方面的影响,很多单位的文书档案管理工作没有专职人员承担,一般由兼职人员完成。文书档案工作是一项头绪繁多、要求严格的工作,要求收集完整、齐全,避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用,字迹工整、清楚;分类、统计准确无误。档案工作从归档开始,到移交、编目、上架,以及日常的管理工作都需要人力的投入,兼职人员很难保证高质量的完成相关工作。特别是日常的借阅利用工作,需要查找、登记,办理相关手续等等。在办公自动化环境下,自动化基础下的文书档案管理工作主要是网络作为工具,有了档案管理系统的协助,借助计算机和网络操作上也不需要耗费太多的时间和精力。在办公自动化系统中,文件归档工作只需将文件拷贝到档案部门统一归档,这样既节省时间,档案管理部门也不必花费大量人力、物力来进行纸制文件的归档。很多工作内容通过计算机数据库之间的关联就可以完成,使得原本复杂的工作变得简单,能提高文书档案的质量,减少时间和空间,快速地对不同的信息进行搜集和分类以及统计,推动使用工作的开展。在办公自动化条件下,档案工作自身形成的管理系统也包括在内,这个系统可以使文书档案的利用效率和质量在不同程度上都得以提高,工作人员可以根据自己不同的需求对所选的文件信息做出响应,并且还可以对其进行脱机处理,为了保证这一工作在不受空间的约束下具有较高的查全率和查准率,同时可以借助第三方平台及时了解和掌握其他档案信息最新的概况和重点动态。

4 办公自动化环境能够加速文书档案工作标准化进程

办公自动化条件下的文书档案管理工作不是将传统工作内容的简单照搬到网络上的,而是根据文书档案管理工作的实际,通过新技术的发明和应用能够促进文书档案的管理工作朝着标准化和规范化的方向发展,推动规范文档管理体制的形成,统一技术操作标准,最终实现管理工作的科学化、高效化,提高文书档案管理水平,及时、准确、系统、完整地提供档案信息,以满足各方面的需求。规范的文书管理体制是实现自动化的基础。在办公自动化环境下,必须实行“文件-档案一体化管理”,将档案部门对文件管理的前期指导与控制纳入到档案部门的工作职责,确保从文件的形成处理、归档管理到查阅利用各个工作环节都在档案部门的统一监督指导下进行,真正实现本单位文件管理与档案管理统一领导、统一规划、统一落实,使文件和档案工作共同发展。在办公自动化系统设计的过程中,文书档案相应的数据接口标准、数据安全标准以及不同类型数据转化的标准必须进行明确,规范技术参数,从而实现不同类型的电子文件从办公自动化系统向档案管理系统的无缝流转和安全管理。

5 办公自动化环境能够推动档案工作法律体系的完善

从文书档案工作的发展趋势来看,办公自动化系统是电子文件形成和使用的平台,也必将成为档案管理工作的重要平台。而我国当前档案工作的法律法规基本上还是立足于传统的档案管理工作建立的。针对电子档案容易被修改,修改之后难以发现,相关的部门应该及时制定相应的法律对这些行为进行规范,只有通过法律规范了电子档案的管理细节,才能有效的帮助电子档案的管理和发展,并且对于触犯了相关法律的人员,应该制定相对应的处罚条例,对这些违法人员进行震慑,在相关法律制定之后,应该坚决执行,做到有法必依、执法必严。从目前的情况看,我国档案管理工作立法部门已经注意到这一趋势。在国家法律层面,正在对《档案法》进行修订,从宏观上为档案工作的发展奠定法律保证。在行政法规层面,国家档案局制定了《数字档案馆(室)建设指南》等,指导办公自动化条件下,档案管理工作的开展。这些工作都为电子文件、电子档案管理工作法制化奠定了坚实的基础。

参考文献

[1]黄丽颖.文书档案管理办公自动化应用分析[J].城建档案,2016,08:70-71

文书档案管理办法范文3

关键词:办公自动化 文书档案管理 应用 优点 问题 措施

中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2014)04(c)-0191-01

文书档案作为档案管理工作的主要组成部分之一,其主要是对领导决策、基本建设、研究开发以及问题处理等各个方面进行的客观性反映。随着我国改革开放的深入和市场经济的不断发展,文书档案的管理工作也逐渐进入了一个新的发展阶段。文书档案管理的办公自动化主要是通过电子计算机等现代办公设备和技术来准确、迅速地对文书档案信息进行处理,进而提高工作效率。办公自动化在文书档案管理中的应用有着巨大的优势作用,但同时也存在着一些弊端,这就需要档案馆在新时期的发展中要加快管理设备的硬件建设,并通过有效的措施来增强文书档案的保密性,从而保障文书档案管理工作的健康高效开展。

1 文书档案管理办公自动化存在的问题

1.1 电子文件的保密性受到削弱

与纸质文件相比,电子文件没有固定的形式且易于变化,这就使得其文件内容容易被他人修改,且改动后不留下痕迹。此外,电子文件还没有特定的字迹,并且其字号、字体等的修改都较为容易,同时,电子文件还不能同纸质文件一样进行签名或盖章。电子文件的这些特性都使得其自身的保密性受到削弱,人们无法根据文件的印章、字迹等特点来判断其是否为原件,这也造成了电子文件自身原始性不能得到确定。以上这些问题都对网络电子文件自身的保密性造成了严峻的考验,并使文件自身的保密性受到削弱。

1.2 对档案管理人员自身的综合素质要求提高

电子文件和电子档案的归档与管理是一项技术性和专业性结合较强的工作,这就决定了其对档案管理人员自身的综合素质有着更高的要求。具体来说,档案管理人员不仅要具有较高层次的知识素养,还要熟练掌握数据通讯技术或计算机技术的应用,并且熟悉传统档案管理的原则、理论、技术和方法,从而以高水平的业务素质和专业技能来切实提高文书档案工作的管理水平。

2 提高文书档案管理办公自动化的有效措施

办公自动化在文书档案管理中的有效应用有着巨大的优势,也揭开了文书档案管理工作的新篇章。但同时,文化档案管理的办公自动化也存在着一些问题,针对这些问题,该文提出了以下几个方面的解决措施。

2.1 积极进行硬件建设,促使硬件环境的改善

文书档案管理的办公自动化主要依赖于互联网、电子计算机以及其他各种类型的数字化设备,因此,积极进行硬件设备的建设对于提高文书档案管理的办公自动化有着决定性的作用。同时,只有加强档案管理设备的硬件建设,改善文档管理的硬件环境,才能促使工作人员更积极地参与到现代化技术的学习和应用当,从而实现文档管理技术手段和技术设备的现代化,促使档案管理水平的提高。

2.2 加强对系统自动化外网和内网的合理布局

办公自动化内外网的有效隔离是保证网络安全的最有效和最主要措施之一。具体来说,第一层主要是利用路由器来过滤掉被屏蔽的服务和IP地址,然后在选择一些可以放行的地址来进入文档办公自动化的网络。第二层是利用防火墙来进行有效地隔离防护。一般来说,网络中的防火墙大都具有认证机制,且从整体来看,防火墙具有的基本功能主要有以下几种:对网络攻击的相关检测和告警;对经过防火墙的活动和信息内容进行记录;封堵一些被禁止的业务;对进、出网络的某些访问行为进行管理。通过这样的方法不仅能够对文档信息起到保密作用,还可以提高档案管理的时效性。

2.3 促使档案管理人员实现现代化与专业化的有机结合

档案管理人员的现代化是促使档案管理办公自动化实现的重要保证。传统文档管理模式的长期沿用使得当前的档案管理存在着工作人员的现代技术水平较低或者是技术文盲的现象,这就使得进行档案管理的一些现代化设备并不能得到良好的应用,文档信息管理的办公自动化也就无从谈起。因此,在科学技术快速发展的新形势下,档案管理人员必须要增强忧患意识和时代精神,认清时展的形式,通过培训或学习来积极掌握传统档案管理的原则、理论,技术和方法等专业技能,同时还要不断提高对数据通讯技术和计算机技术等的掌握能力,以实现自身现代化和专业化的有机结合。

2.4 采取有效的措施来提高电子档案管理的安全性

电子档案保密性和安全性的提高可以从以下几个方面来进行:(1)采用缩微技术把字迹模糊、带有手迹或盖有印章的文书档案转成具有图像性质的网络电子文件,以防止文件信息被篡改,从而保证文件内容的原来面貌和原始性。另外,通过这种方式还可以减少文档的储存空间,并且有利于实现文档的长期保存;(2)运用专用软件来加强对电子文档的保密处理;(3)通过采用验证和备份措施来防止文件的失真和丢失,同时还要把一些需要永久性保存的文件制成缩微品或者纸质文件;(4)利用防火墙和路由器等措施来把办公自动化的内外网进行隔离,以增强文档的保密性。

加强文书档案管理的高效化是时展的必然趋势,其管理水平的高低直接关系着文档资料能否得以完整的保存,同时,文书档案能否得到全面科学化的管理是新时期衡量企事业单位档案管理水平的重要标准。因此,在信息网络技术快速发展的新形势下,相关部门必须要加强对文档管理工作的重视,注意培养和提高档案管理人员自身的综合素质,强化各部门之间的合作与交流,从而促使文档管理标准化、规范化和安全化的实现。

此外,档案管理部门还要积极进行硬件建设,加强对系统内外网的合理布局,并通过硬件环境的改善和档案管理安全性的提高来强化我国文档管理的水平,确保文档管理工作的健康化、正规化发展,并为实现良好的社会效益与经济效益提供保障。

参考文献

[1] 褚海燕,贾树行.办公自动化在文书档案管理中的应用浅析[J].商业经济,2013(8).

[2] 张亚平.浅谈办公自动化在文书档案管理的应用[J].山西档案,2013(7).

[3] 胡艳玲.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].江西电力,2013(10).

文书档案管理办法范文4

一、基层检察档案管理工作的特点

1、检察档案管理工作是一项保存检察诉讼活动记录的重要工作。这些档案是记录和反映检察工作活动的珍贵资料,大部分材料只有一份,是孤本,一旦丢失或损毁,将造成无法补救的损失。

2、其保管的诉讼档案专业性强,使用频繁。特别是公安、法院在打击犯罪、维护社会治安和国家安全工作中,需要经常查阅有关的刑事诉讼档案,以寻找破案的线索和证据材料及相关的法律依据。

3、保管期限长、数量多。随着法制建设的不断推进,诉讼档案数量不断增多,并且根据《高检院档案管理办法》的规定,诉讼卷宗大多保存期限为长期或永久。

4、纸质档案与电子档案并存。随着全国检察机关办案信息管理系统的启用,各地基层院不同程度地将案件信息录入电脑,事实上,形成了电子档案与纸质档案并存的局面。

二、存在的问题及原因

1、重诉讼档卷,轻文书档卷。由于以办案工作为主的单位性质和由此而长期形成的习惯,直接产生了重诉讼档案,轻文书档案的问题。在保管、移交、清退、整理、归档等各个环节,诉讼卷宗都比文书资料受到了较高的重视,强调诉讼卷宗的重要性比强调文书资料的重要性多得多,甚至没有强调文书资料的重要性,工作移交的重点也是强调针对诉讼宗卷材料,档案保管的重心也在诉讼档案上,对于每年的文书档案归档工作重视不够,除会计档案外,导致多年来一些重要的文书档案、基建档案、照片档案、实物档案等归档不及时,查找困难,甚至无法查找,不仅浪费时间和精力,还带来工作上的被动和不便。

2、档案管理人员不能做到专职。按有关规定,应当配备1名专职档案管理人员,由于单位长期严重缺编和其他原因,档案管理人员长期由1人兼职担任,精力和时间都无法得到保证,给档案管理工作带来不小的影响,除诉讼档案外,文书档案多数不能做到及时清理归档。

3、缺乏专门档案管理人员,加上变动频繁,造成档案管理人员素质不高。检察诉讼档案是一种专业性十分强的档案,由于档案专业毕业的人员很少,专业技术人员比例不高,整体素质低,工作适应性不高,很难适应档案档案管理的网络技术、信息化管理手段和方法的应用,对进一步研究和探索档案管理工作,促进档案管理工作发展有一定的局限性,目前在职的档案管理人员往往工作不积极主动,工作效率低,档案意识淡薄,认为档案归属于个人行为,应该由相关的部门自行保管,这种错误思想的存在,使那些珍贵的资料没有能及时归档管理,有的在单位科室个人手中,有的在各部门,导致档案管理的保密性和真实性存在巨大的缺陷。档案管理工作具有较强的专业性和工作的连续性,档案人员的频繁变动不符合档案工作专业性和连续性的要求,直接给档案管理工作带来不小的影响。

4、对电子档案信息化建设不够重视。由于基层院缺乏经费,加之人民群众运用法律武器保护自己的合法权益的意识不断增强,直接导致检察案件数量大幅度上升,档案数量也随之急速增长,虽然配备了电脑,却没有形成完整的电子档案,很多时候仍然在使用纸质档案,即使把案件内容及时准确的录入到了电脑中,既不备份也不存档,一旦电脑出现故障、网络出现问题,很容易损毁、丢失,造成不可挽回的损失。

三、解决问题的对策

1、全面提高对档案工作重要性的认识。在全体检察官和其他工作人员中普遍进行档案工作重要性的教育,结合案件质量评查、半年工作检查和年终工作总结等工作,对档案工作的重要性进行强调。针对普遍存在的重诉讼档案,轻文书档案的问题,对文书档案的重要性进行特别的强调,与文书档案接触较多部门,如办公室、政治处等,更要特别注意提醒。平时在工作中要注意文件资料的保管,清退、移交要完整及时。文秘人员、业务科室内勤和档案人员要尽心尽责,及时敦促文件资料的清退、移交、立卷和归档工作。

2、严格公文办理程序是搞好档案工作的基础。严格公文办理程序,加强公文办理各个环节的工作,是搞好档案工作的基础。在收文办理的传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序和发文办理的拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序中,要严格遵守公文办理程序各个环节的工作,把工作责任落实到人,提高公文办理质量,避免公文的遗失和毁损,使所保存的档案既能全面反映检察院主要职能活动情况,维护其历史面貌,又为档案的保管和利用打下良好的基础。

3、确定专职档案人员和保持其工作的相对稳定。根据档案管理工作的要求配备专职档案人员并保持其工作的相对稳定。档案人员专职有利于增强对档案工作的责任心和使命感;保持档案人员工作的相对稳定性是档案管理工作的客观要求。档案人员的变动也应该有一个工作上的衔接和熟悉的过程,也就是要有一个传、帮、带的过程。不能简单的履行一个交接手续完事。

4、加快纸质档案电子化进程。电子档案和纸质档案共存已经有目共睹,但是电子档案相对来说更稳定、更方便,更有利于长期保存和提供利用,为此应该建立两套制管理,更好的方便档案的合理使用,一是要提高对原始纸质档案的录入速度,逐步实现软件管理,二是要实现档案管理设施的升级,对档案库房及档案管理设施进行定期检修和更新换代,科学的管理好新型档案材料,三是要规范电子档案的归档管理,一般以保存两套同版本的电子文件为宜,一套由档案管理部门统一保管,另一套由相关业务部门保管。在硬件管理上,也需要特殊的保管设施和环境,温度应保持在17-20度之间,相对湿度保持在35-40%之间,还要有防磁设施等等。

文书档案管理办法范文5

关键词:文书档案;档案管理;问题;措施

文书档案是社会发展历程的记载,客观反映了问题的处理过程、规范管理及科学决策的实施与成果。办公室的文书档案在档案管理工作中占重要地位,文书档案的收集与归档从属一项具有较强技术性与服务型的工作。近年来,随着时代的不断发展,文书档案在各个单位、各个公司的各项工作中得到充分的肯定。而只有努力保障文书档案的完整性与真实性,不断提高档案立卷的质量,才能更好的开发与利用档案信息的资源,从而为社会提供更好的服务。

1 文书档案管理的特点

1.1 文书档案管理的重要性

文书档案主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接,又相互制约,而利用则是诸环节中的中心环节,其它环节都为利用服务,为利用打基础和创造条件。做好文书档案工作,为本部门、本单位的中心工作服务,是办公室人员的重要工作之一。作好文书档案管理工作,是为了保证文书档案在中心工作中的作用,即作为工作的参谋作用,作为宣传教育的素材,作为历史的凭证,作为科学研究的必要基础条件,其重要性是不言而喻的。

1.2 文书档案载体多样,内容丰富

作为单位工作中的重要组成部分,文书档案有着对单位工作的各方面一种有效的反应以及真实记录的作用。文书档案的载体具备了多样性,主要包含了单位所签订的各种协议、合同、电子档案、责任书等以及上级部门所下发的各类文件。档案的内容十分丰富,主要体现在科技档案、会计档案、行政管理以及各类载体档案等方面。

1.3 文档工作一体化

文书档案应用于文书工作,也形成于文书工作。文书档案整理是文书工作的最后归宿,是在文件搜集、文件运转、文件催办、文件承办的基础上进行的,二者相辅相成,文书档案主要来源于文件工作,文书档案的质量直接影响着档案的质量和档案工作。

2 当前文书档案管理存在的问题

2.1 文书档案管理制度不规范

当前,许多企事业单位的文书档案管理一般都设置在行政办公室的综合档案室里,由于行政办公室工作任务繁重,没有及时将分散在其他科室的文书档案资料归档;或由于办公室人员为了方便使用,没有及时将使用完毕的文件归档;或其他科室人员对文书档案归档没有足够的重视,使用后将文档放在自己科室而导致流失,这样的档案管理不利于综合开发利用,造成管理松散,使用效率低下,在出现问题时各个部门相互推诿,不利于管理。另外,目前很多单位不重视文书档案的管理,管理意识薄弱,档案管理的制度不完善,职责分工不明确。文书档案的管理利用,跟不上企事业单位发展的新形势,文书档案资料如果能够得到充分的利用,将会为企事业创造极大的经济利益,促进单位管理的科学规范。

2.2 文书与档案工作在衔接上存在着问题

文书档案工作,即文书和档案两者组成,它们既有区分也有联系,既有分工也有统一。一个“分体式”的管理体系能够从根本上实现在现实中文书工作与档案工作的和谐配合。就目前的情况看来,在大多数单位当中,“分块管理”是文书和档案工作中所实行的管理制度。虽然说这种管理制度具备了有效性和科学性,但在现实工作当中由于文书人员对于档案的意识较为单薄以及档案人员对于文秘的工作也很少有考虑,在某种程度上这种制度却让文书工作和档案工作产生了分歧,没能够真正做到和谐的统一。

2.3 档案人员缺乏较强的档案管理意识与工作责任心

在文书档案的管理过程中,由于部分档案人员的管理意识较为薄弱,仅侧重于红头文件的管理,忽略无编号或一般性的文件资料,这间接影响了的归档工作,致使归档文件材料质量不高,加上少数档案人员的工作责任心不强,没有认真记录与整理相关的档案文件,造成档案文件的真伪性不明,文件材料分散不好管理和利用查阅。具体表现于:个别档案人员在处理文件资料时,没有仔细鉴别档案文件的真实性,不能区分档案文件的原件与复印件,没有及时归档文件资料的原件,无法确保它们的完整性与正确性,这些均会导致档案文件材料的利用价值丧失或降低,法律依据性不强。因此,针对上述存在的管理问题,我们必须及时采取相应的改进措施,加强办公室文书档案的收集与归档工作,保证档案管理工作的顺利进行。

3 办公室人员做好文书档案管理的措施

办公室文书档案管理工作与办公室各项业务工作直接挂钩,办公室文书管理工作是否到位直接影响着一个办公室的业务效率和业务质量,也直接影响着文书档案管理工作的效率。由于办公室文书档案种类繁多,管理工作复杂,我们应该从规范体制、充分运用计算机技术、提高人员素质等方面入手,做好办公室文书档案管理工作。

3.1 完善档案管理制度,切实提高文书档案管理水平

文书档案管理对一个单位的管理有着重要作用,单位领导要充分重视文书档案的管理工作,完善档案管理制度,完善档案管理需要的硬件配套,并将单位文书档案管理制度深入贯彻实施,促进文书档案管理规范性和标准性,切实提高文书管理水平。要提高档案管理工作的规范化现代化管理水平,必须稳办公室人员队伍,提供较好的工作条件和环境,使其能安心文书工作于档案管理工作。另外,要从思想上牢固树立做好文书档案工作的责任意识,发扬奉献精神,认真地做好文件资料的收集整理工作,进行统一保管,以便查找和利用。

3.2 建设“自动化”系统,实现一体化管理

在自动化环境下,将实现淡化文书和档案二者界限的效果。所有的文书将在相应设定的系统下得到统一的体现,文书的储存、分类、浏览等将更加容易、更加规范。在自动化系统的设计时,需要考虑的是前期的文书处理以及后期的归档管理工作。将文书和档案的信息归入到相应的系统之中,再通过计算机对其进行有效的管理,从而达到资源共享的作用,并且能够实现文书、档案工作合二为一的实现“多途径检索”“一次性输入输出”的信息化管理效果。这样的情况下,能够有效的将两者的工作精密的结合起来,从根本上实现文书处理、档案管理的一体化。

3.3 强化档案管理人员的培训

作为一名档案的管理人员,需要具备丰富的档案管理知识与扎实的管理能力。除利用业余时间自我学习外,还可参加相应的省市档案局的有关档案管理培训,以此不断深化自身的档案管理专业知识与业务水平。同时,也要加强兼职档案管理人员的知识与技能培训,使他们深化了解并掌握有关文书档案的收集与归档范围、归档流程、文书档案的整理、分类、编目、编号、装订、立卷、保管、借阅管理等方法,以便为档案管理工作打好基础。对于档案文件的收集期间存在的问题,档案管理部门应及时向各部门反馈,并要求其修改。对不熟悉的人员,可给予相关的业务指导,以确保办公室文书档案管理工作的顺利进行,减少档案收集完成后出现较多的返工情况,确保档案管理工作有序开展。同时也要争取本单位本公司领导、同事们的高度重视支持和配合,才能确保档案管理工作有序开展。

4 结束语

文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准,其管理水平的高低直接关系和影响着档案资料的质量与完整性。办公室人员要提高对文书档案管理工作重要性的认识,提高单位文书档案工作的应有地位,搞好文书工作与档案工作的规范衔接,加强部门间协作,做好文书档案收集工作,建立有效的管理制度和工作程序等方面入手,加强文书档案管理工作,树立文书档案管理工作规范化、标准化,才能提高文书档案利用率,为单位的建设与发展提供强有力的保证。

参考文献

文书档案管理办法范文6

一、办公自动化对医院文书档案管理的影响

办公自动化对医院文书档案管理的影响可以分为能力和水平的影响,并且这种影响是持续的,随着办公自动化的全面推进,其对医院文书档案管理的影响会越来越深。

1、办公自动化提高了文书档案管理能力

首先,办公自动化拓宽了文书档案管理的渠道,在传统模式下,纸质的文书档案只能够用专门的档案室来保存,并且还要配备专门的档案柜,办公自动化条件下,医院还可以利用计算机电脑来存储这种文书档案,如医院办公室可以利用办公自动化系统将档案传递给档案部门,并予以保存,这就拓展了档案管理渠道。其次,办公自动化增加了文书档案管理的工具,办公自动化使文书档案电子化,这就可以充分利用信息技术如编码技术、档案管理软件对文书档案进行管理,创新了档案管理工具。

2、办公自动化提高了文书档案管理水平

首先,办公自动化提高了档案管理效率,传统模式下,文书档案的调阅、查询等难度较大,特别是经历了较长时间的文书档案,而在办公自动化条件下则效率大幅提升。如医院要销毁到期的文书档案或者说无价值的文书档案,在传统模式下只能通过档案目录去查询,如果目录不清晰则查询难度大,但在办公自动化条件下,可以利用办公系统对文书档案的记录包括时间、类别等的记录直接获取档案存放的信息,从而提高了管理效率。其次,办公自动化降低了档案管理成本,包括由于效率的提高带来的人工成本、时间成本的降低等,特别是,办公自动化背景下需要销毁的档案等处理会更加及时,可以有效的节约档案存储空间,也间接的降低了保存、清理等成本。

二、办公自动化背景下医院文书档案管理存在的问题

虽然办公自动化对医院文书档案管理具有积极的促进作用,但从实践来看,目前部分医院文书档案管理还没有充分利用好这种便利,文书档案管理还停留在传统的模式下,或者说虽然有电子文书档案存储,但其中存在大量不规范问题,亟需改进。

1、文书档案管理人员素质有待提升

首先,文书档案管理人员业务有待提升,办公自动化对文书档案管理的专业性要求更高,但部分医院文书档案管理人员并不具有档案管理专业背景,或者是兼职档案管理人员,从而在文书档案管理中出现了档案分类处理不专业、档案归档较为混乱,甚至对档案本身的内容缺乏必要的检查,导致归档档案存在要素不全等问题。其次,文书档案管理人员信息技术应用能力有待提升,主要表现在纸质文书档案与电子文书档案相脱节,两者没有有效的联系起来,部分文书档案管理人员甚至对计算机操作不熟悉,无法利用办公自动化系统开展档案管理工作。

2、电子化文书档案管理配套体系尚不完善

首先,办公自动化条件下文书档案管理制度不健全,如部分医院没有明确文书档案必须报送电子档案的要求,导致电子档案不齐全,没有明确电子档案存储、调阅、删除等方面的管理制度,容易出现管理上的漏洞。其次,办公自动化条件下文书档案管理操作不规范,部分医院没有开发相应的档案管理信息系统,而是简单的利用建立文件并存储在计算机系统中,这不仅容易导致电子文书档案内容的安全性遭遇威胁,而且容易导致电子档案的内容被改变、电子文档被删除等事项的发生。

三、办公自动化背景下提升医院文书档案管理水平的思考

办公自动化背景下,医院必须积极推动档案管理信息化,不断促进档案管理水平的提升,这一过程中要积极开发文书档案管理信息系统,完善文书档案管理制度,强化档案管理人员培训。

1、积极开发文书档案管理信息系统

首先,要强化分析医院文书档案管理系统的需求,医院要根据办公自动化、文书档案管理信息化以及医院文书档案的特殊性等要求,分析文书档案管理信息系统应当具备的基本功能,明确系统开发需求。其次,要根据办公自动化系统开发出能够有效进行数据交换的文书档案管理系统,一方面,这种系统要保留有接口与办公自动化系统进行数据对接,严格杜绝系统之间相互独立、数据不能交换等问题的产生,这一过程中,可以通过优化设计自动导入文书档案的名称等内容,并通过预设功能将档案进行自动分类,以便于存储。另一方面,要为系统保留足够的空间,以便于存储办公自动化系统转移过来的数据。

2、完善文书档案管理制度

首先,要建立办公自动化条件下文书档案接收制度,即从办公自动化系统接收到文书档案后,文书档案管理人员要建立完善的接收目录,对文书档案的名称、发送部门等进行记录,以便于核对查询。其次,要建立办公自动化条件下文书档案存储制度,医院要明确电子文书档案、纸质文书档案分类管理制度,推动两种档案管理方式之间的信息对接,以便于查询。再次,要建立办公自动化条件下文书档案调阅、销毁等管理制度,医院要明确文书档案调阅、销毁的基本流程,同时对于电子文书档案,还应当明确文书档案拷贝、计算机信息系统授权登陆权限等事项,避免制度不全导致信息泄露。