[摘要]本文以对住房和城乡建设部数字化档案管理系统的调研为研究基础，通过了解住房和城乡建设部档案管理工作实现跨越式发展的过程，从中得到借鉴与启发。
[关键词]档案管理；档案信息化；信息共享
档案信息化是以各行业信息整合为目的，其中包括经济、文化、建筑行业等多方面信息。将这些信息进行采集和归整，实现信息共享。伴随信息资料的丰富，档案呈现出多样性。档案的信息化工作，为信息检索者提供便捷信息查询。住房和城乡建设部办公厅从2016年按中央档案馆要求，申请经费后，自2017年起对档案进行整理、数字化，2019年完成机关档案1982-1997年120万页，700G数字化工作，向中央档案馆移交数据，并获得优秀，也是当时在国家各部委中档案最先移交的单位。集中完成部分档案数字化后，住房和城乡建设部每年持续做好档案数字化工作，逐步实现文书档案管理信息化，其它档案（如：基建档案等）数字化工作逐步启动，今后要实现全部档案电子化，把死档案变成活档案，数字化是必须的。实现档案数字化工作后，在编写《住房和城乡建设部简史》工作中发挥了非常重要的作用。
1狠抓制度建设，做好制度保障
住房和城乡建设部档案处对于档案资料的管理，采取有效措施进行规范化。建立健全档案管理制度，是档案管理工作的基础和重要保障[1]。档案资料查阅范围清晰，依据本单位的工作特性，按照档案管理的需要，实行保密制度，不随意泄露单位的任何机密和文件，严格控制查阅范围[2]。住房和城乡建设部档案处完善相关法规制度，对工作行为加以规范。制定住房和城乡建设部机关档案管理工作文件汇编。按照《档案法》《机关档案工作条例》等有关规定，制定印发了《住房和城乡建设部机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》《住房和城乡建设部机关档案工作规则》和《住房城乡建设部照片和音像档案管理办法》。
2档案系统开发，信息化跨越式发展
住房和城乡建设部档案系统在2017年招标的同时进行采购，由于档案数字化刚刚起步，首先完成一部分档案数字化加工。2018年底进行软件系统开发工作，配合国家安可工程的开展，进行国产化适配并逐步与住房和城乡建设部OA系统对接，档案管理并行走双套制模式（纸质、电子文档同时归档）。住房和城乡建设部档案系统在机关内网运行，使用人数为机关内上百名工作人员，基于安全可靠环境下，结合档案管理实际业务需求，建成档案信息资源库。以实体档案的收、管、存、用为参考进行开发设计，支持档案管理全过程的信息化处理。更好地维护国家档案信息资源安全，主要模块功能如下：（1）档案收集。通过预归档管理、归档管理两种方式的收集将不同来源的电子公文资料进行汇总，整理、移交归档、审核最终成为档案的过程。在档案收集方面，住建部严格涉密档案管理，对档案进行数字化加工后，涉密档案按密级分别管理，密级高的档案全部独立存放。档案系统中可以查阅不涉密档案。查询涉密时在系统中提交申请，到住建部档案处进行现场查阅。（2）档案管理。档案管理是对已经整理归档后的档案数据的管理，能够通过档案编目、档案统计、鉴定统计、档基三表管理、库房管理，给用户带来更方便的利用效果的过程。（3）档案存储。档案存储的体现主要包括电子原文信息的存储设置，以及档案管理中，档案分类方式的管理。（4）档案利用。档案管理是进行档案利用的前提，是档案工作成果的重要体现，档案的利用工作可以分为实体档案、电子档案在本单位借阅、查阅利用过程以及档案专题编研利用。（5）基础功能。用户及权限管理、基础信息维护、内容管理日志、消息提醒等[3]。
3信息化处理，拯救历史档案
住房和城乡建设部信息化扫描采用外包服务的方式，扫描工作间安放10个工作台，10台电脑同时作业，各司其职。包括：出库→公司进行整理（对档案坏损修复、剔除重复件、排序、组卷、编页、录入、校对）→扫描300dpi→质检→生成文件目录→封皮→归库。在住房和城乡建设部档案处电子化扫描工作间，工作人员可以对上世纪50年代的文件进行整理及数字化处理。一张张宣纸，一排排整齐的毛笔字，部领导的工作批示和建筑工程部的长方形公章，都非常珍贵，再现了当年工作的真实感，感受到认真和严谨的工作态度和工作作风。住房和城乡建设部档案处将珍贵的档案完好无损的保存下来，加以数字化形式的保存和利用是非常重要的工作。所以，档案数字化是一项重要且有意义的工作。
4展望未来，档案信息化工作核心与要点
通过学习和研究，档案信息化管理的核心内容是资源建设，所有的业务工作也都需要围绕这一核心开展[3]。一是要逐步推进档案数字化建设进程，遵循合理的原则编制，并强化监督检查，确保档案数字化工作顺利进行。二是应在满足使用者需求上，搭建起完整的档案数字化目录，并加大人力、财物等方面的投入，进而形成各部门协同发展。三是要做好各系统接口整合工作，使档案系统快速从各系统中提取数据。四是在档案系统建立后实行纸质与电子文件双归档制度，并对规定范围内的文本与图形文件实行关联并存制度，借此来实现档案全文检索。五是要逐步完善档案信息资源共享，根据国家新出台的相关标准，建立档案信息管理系统，使档案管理系统与OA系统整合，实现信息生成、整理与归档全过程的网上操作。
5结语
档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然趋势，是全面提升档案工作为社会服务能力的不可缺少的手段。档案管理部门正在积极推动档案信息化管理，使档案工作适应社会发展步伐。档案部门应以档案信息化工作为契机，进一步加强基础性研究，完善档案工作管理体制，切实把档案信息化建设落在实处，为实现档案信息化管理打下坚实的基础。
参考文献
[1]陈江年.浅谈事业单位档案管理的制度建设研究[J].办公室业务，2012（1）.
[2]吴凤群.企事业单位档案资料管理的主要方式解析[J].城市建设理论研究，2011（13）.
[3]魏若愚.如何优化企事业单位的档案资料管理[J].科学与财富，2011（9）.
作者：王莲君 董宁 单位：住房和城乡建设部执业资格注册中心