第一篇
一、档案数字化管理工作中存在的主要问题
1.档案数字化管理存在较多的安全隐患
由于计算机网络的特性，在电子档案文件资料传递、整理、保存等各个环节都存在一定的信息安全隐患，因为电子档案资料文件必须要依赖对存储硬件设备，一旦存储设备遭到破坏或者不稳定，极易导致数据信息资料丢失。同时一些计算机病毒、木马也容易侵袭计算机软件系统，损伤数据文件或者使其丢失。
2.力、公管理软件与数字化档案管理系统软件缺乏兼容性
一些高校科研机构业务、企事业单位在管理活动实践中生成的一些资料文件，由于无法有效的兼容档案管理系统以及办公管理系统，信息传递渠道、信息资料数据格式等还有很多问题，必须经一些不必要的处理环节才可以经办公室管理系统传递到档案管理系统保存，档案管理工作效率低下。
3.信息软件、硬件体系建设水平低下
信息软件、硬件设施、设备是确保档案数字化管理工作顺利开展的基础保障，然而由于一些单位缺乏档案管理经费，并不能购买足够的计算机配置设施，缺乏网络设备，在很大程度上影响了档案数字化管理工作的进展。
二、进一步优化档案数字化管理的措施
1.注意加强档案数字化管理的安全
新时期电子档案信息资料的安全防护是档案数字化管理的重要内容，主要是包括计算机设施、设备的物理环境。新时期在档案数字化管理的安全防护中必须做到数字文件信息具有连续可读性，应该做好备份工作，尤其是一些比较重要的数据文件以及档案信息资料，应该单独放在不同的数据库或者设备中保存。同时应及时清理档案数字化管理体系的网络环境，应安装各种安全防护软件以及防护墙，以免计算机病毒、木马程度破坏数字数据库，确保网络数字文件的安全。其次针对一些重要的科研电子信息资料或者商业机密，应注意做好文件加密工作，应该引入专业的密钥技认证技术，并且设置一定的文件访问权限，尽可能不要让资料外漏。
2.应提高档案数字化管理系统的规范化
应根据档案专业管理以及信息传递的相关要求等多方面设计档案数字化系统，进一步完善档案数字化管理系统功能，应该使该系统包括汇总统计、检索查询、组卷编目以及档案资料归集整理等多种功能。同时应要求档案数字化管理系统应包括系统设置、打印输出、档案利用、文件管理、档案著录、立卷管理等多种功能模块。资料信息管理应保证有输入、查询、编辑、归档等工具，能够及时、更新资料。
3.应进一步完善档案管理部门软件及硬件系统设施建设
新时期档案数字化软件、硬件设施是确保档案数字化管理工作顺利开展的基本保障，应将网络工程、软件系统、硬件设施支撑等内容作为档案数字化管理体系建设的根本。档案数字化管理部门应重视档案数字化管理的硬件设施建设，应在网络通信设备、办公设备、计算机、机房等各种数字化管理设备的资金投入，为实现档案数字化管理营造一个良好的硬件设备环境。同时，一些科研机构、企事业单位应结合自身具体的档案管理工作情况，档案管理系统软件应选取一些兼容性较好，具有较强适用性，功能齐全多样的专业软件。在各单位内部办公室管理网络中应搭建一个档案管理网络平台，集中处理各种电子档案资料实现档案管理的数字化、智能化。
三、总结
综上所述，新时期档案数字化管理是知识经济时代的主流形式，相比传统档案管理工作而言，档案数字化管理克服了诸多缺陷，提高了工作效率和工作质量，有利于促进档案管理体制改革。档案管理部门应提高对档案数字化管理的重视度，增强档案数字化管理意识，做好电子档案资料的安全防护工作，确保齐全的档案数字化管理设施、设备不断提高档案管理工作水平。
作者：李壕 单位：国家广播电影电视总局电影卫星频道节目制作中心
第二篇
一、简述档案数字化管理
1.档案数字化管理的优缺点
在进行档案的数字化管理中有不少的优点，但是也存在着一些不足之处。首先对档案的数字化管理的优点进行简要的介绍。档案的数字化管理可以提高工作的效率。在档案的信息录入时，采用数字化可以加快其速度，同时对于过时的信息可以及时的发现，以保证录入的档案信息都是及时准确的，对于日后查询的信息的真实性也有了很好的保障。与此同时，可以减少用户的查询信息的工作量，如果是传统的手工的档案管理，那么在查询信息时，难免会要自己手工检索和翻阅查找，这样的工作内容比较繁琐而且耗费时间长。但是如果采用新的数字化管理模式，那么信息查询者只需要在计算机上输入自己需要的搜索信息，那么相应的资料就会出现，从而极大的节约了时间和简化了步骤。另一方面，采用传统的档案管理，其资料一般都是采用纸质的档案进行保管，那么时间长了，纸质的档案资料很可能会出现字迹模糊或者是纸张破损等现象，那么档案就不能很好的被保存。相反的数字化的档案管理就能解决这一系列的问题，数字化存储，可以不像传统那样占据大量的空间，对信息的查询也不会受到地理距离的影响，对于信息的保存也不会出现字迹模糊的一些现象。传统的档案因为是纸质的原因，不排除有些人为的因素会对档案的信息进行更改，那么信息的真实性就会失真。但是数字化就能让信息进行加密加锁，这样对档案信息起到保护的作用。但是，对于档案的数字化管理也存在着不足的问题，在数字化的管理中，由于现在的计算机的病毒或者是黑客技术在不断进步，那么对于信息技术的发展和利用是一大威胁。因此，如果计算机中了病毒，那么对于保存的信息就会比较容易失去，档案的管理也会出现问题。还有就是如果在没有电的情况下，计算机不能正确的运行，那么档案的管理和查询工作也不能正常的进行，这会影响正常的工作需要。
2.简述目前档案数字化管理存在的问题
目前计算机的技术在不断的发展中，相应的诸多软件和应用程序也就面临着更新的问题，对于数字化档案管理的信息技术而言，也要不断的更新设备和软件。但是目前的档案数据化管理存在着更新不及时和技术更不上的问题，那么就会导致信息和数据的处理速度变慢，进而影响了工作的效率。在档案的系统的版本上，也没做到及时的更新，从而导致对资源的共享造成了影响，进而阻碍了数据化管理的发展。同时，在我国的数字化档案管理的水平上是存在问题的。我国的企业和单位的档案管理的系统普遍存在水平不高，而且在系统的版本上存在不一致的现象，这样在信息的处理和共享上，就会造成困扰。与此同时，因为系统的不一致，对信息的格式和要求也不同，那么在利用信息时就会出现诸多的不便利，从而会影响工作效率。
二、新时期进行档案数字化管理时的注意事项
1.定期更新数字档案管理系统
在时期的档案数字化管理工作中，定期的进行更新数字管理系统是非常重要的。不能因为系统目前还可以用，就省略了系统的更新工作，因为这是对数字管理系统能够长期正常有效运行的重要保障。对于数字化档案管理系统的更新工作，主要包括有对计算机的硬件配置的检查，和开发更新管理系统，从而可以让档案的管理更加有效和安全。在更新软件时，必须选用安全合格的更新软件，这样是对档案管理的工作负责，也是保证其数据库和档案的安全性。
2.定期整理档案资源
目前，已经具备了数字化管理档案的模式，但是对于一些重要的需要长期保存的档案资料还是需要进行纸质的档案保管的，因此对于这些档案资源也可以在数字化档案上予以记录，对其的档案资源，就必须要定期的整理，以确保档案的完整性。同时，在数字化档案的管理中，档案的类型也有很多种，比如早期的将纸质的档案直接扫描转换为档案信息，也有直接录入计算机的信息，或者是查询信息的检索目录等等，这些档案信息资源都是需要进行定期的整理，从而满足工作对信息资源的需求。
3.档案管理人员加强安全意识
在数字化档案管理工作中，必须注意的是要加强档案管理人员的安全意识。对于信息档案的直接接触者就是档案的管理人员，所以如果他们没有强烈的档案管理的安全意识，那么即使管理水平再高，也不能保证档案的安全有效的管理。因此，加强档案管理人员的安全意识是档案管理的重要组成部分。
三、结语
目前我国的档案管理工作已经逐渐迈向数字化的阶段，因此对于新时期档案的数字化管理就变得非常重要。采用数字化档案管理系统有着许多优点，但同时也存在着不足，这就需要管理人员提高安全意识，同时定期做好更新系统和整理档案资源的工作，这样就会促进档案管理的稳步发展和社会的进步。
作者：杨昊 单位：黑龙江省救助申请家庭经济状况核对中心