【摘要】近年来，网络技术的深入应用，促使公众生活和工作方式发生了很大变化。在档案管理中，数字化技术所起的作用日趋突出。本文从档案数字化管理所涉内容及具体实施方法等多个方面展开论述，旨在指导相关工作的开展。
【关键词】新时期；档案；数字化管理；创新策略
数字化档案管理是利用计算机将模拟信号转化为数字信号的处理过程，将纸质档案数字化，可通过扫描仪或者数码设备对纸质档案进行数据化处理，将其存入磁盘或光盘等载体上，方便计算机识别。积极推行数字化档案管理，充分满足时代需求，是保障档案管理工作开展的前提条件。目前，就档案数字化管理服务而言，其需求量持续增加，且操作步骤和方法较为简便。分析其管理特征，制定创新性策略，可进一步提升管理成效。本研究就此展开探讨，现总结结果如下。
一、档案数字化管理所涉内容及具体实施方法
（一）档案数字化管理所设内容。在档案管理中，数字化作用日趋显著，引起档案管理相关从业人员的充分重视，是新形势下数字化管理的核心要务。档案数字化是数字档案建设中最重要最基础的工作，它通过先进的技术将纸质档案归纳为数字档案，然后通过互联网形成庞大的数据库。档案数字依托计算机技术的迅猛发展、数字摄影技术的进步、多媒体的多元化演变而形成的极具时代特征的档案管理新模式。其完全打破传统模式，改变原纸质档案文件管理形式，经计算机系统操作，对文字、数据、表格、图画进行存储。不管是查找或是记录，均极具便捷性。在节约管理时间的同时，也进一步优化了人力资源。档案数字化管理建设符合时展，对档案资源与利用都有着重要作用。
（二）档案数字化具体实施方法。所谓档案数字化，在具体实施时，是自实体档案库中，将档案提档。首先，有效完成拆卷操作，然后展开细致的校对，并经系列高扫、平扫，完成对相关数据的精准采集。不管是数字化档案或实体档案，均会有相关图表附带。其次，将与档案存在紧密关联性的图表在数字化档案中精准导入，对于档案数字化而言，是依托互联网来实施，采用服务器或浏览器进行远程操控操作，无地域上的限制，对有关档案进行查阅时，不会受运输、人工、时间等问题的干扰。同时，在安全性上，数字化档案也更趋完善，可经档案性质、大小、时间轴等予以划分，以方便精准查阅，对信息保护发挥作用。
二、对档案数字化管理进行创新的意义
（一）与时展要求相符合。目前，在档案管理活动中，广泛引入了扫描仪等先进设备，对档案管理科学、创新发展具推动作用，也利于档案管理质量水平进一步提升。以此为背景，不断对管理方式进行创新，对管理规章制度进行建立健全，积极推进档案管理数字化体现，可与时展需要契合，为推进档案管理工作的有序完成提供了保障。
（二）不断增强档案管理方面的水平。当前，扫描和信息技术应用领域逐渐扩大，加之档案管理人员重视不断提升自身综合技能，故档案管理数字化成为发展的必然。实践也表明，积极促进管理实现数字化，除可为与档案相关的信息资源归档和整理提供便利外，也可为查询打下良好基础，最大限度满足使用者的需要，并可促进档案管理服务水平的提升。积极开展数字化管理，在一定程度上还可缩短档案资料在存放时的占地面积，增强档案资料所必需的防水、防火能力，进一步增强档案管理水平，并可对公众利用档案信息资源的实际需要予以满足。
（三）持续增强档案工作服务水准。以档案管理数字化为背景，经对管理方式进行创新，并积极对档案相关的信息资源数据库进行构建，数字化完成档案资料的处理，后精准编号并有序存储。使用者在日常工作中需对档案资料进行查阅时，仅需将编号和目录输入，即可对所需资料达到快速查询目的。此项作用，在增强档案信息服务水准、对公众日趋增高的物质和精神需求满足方面作用卓著。
三、档案采用数字化管理模式的创新性举措
（一）加大宣传工作开展力度。在新形势下，需对档案管理数字化价值引起充分重视，不断对思维进行创新，并持续对管理理念进行革新，以满足时展需要，加快提高档案管理水平的进程。另外，可在专业人才、资金、制度等方面提供全面的支持，不断对档案管理制度进行完善，并重视资金的投入，为相关工作的开展打下良好基础。同时，档案管理人员需具备崇高的使命感，顺应时展所需，满足档案管理数字化方面的要求，并不断增强自身学习能力，掌握档案管理专业技能和基础知识，不断丰富档案管理经验，努力满足新形势下的多元化需要，进而保障档案管理工作高效进行，持续改善档案管理 水平。
（二）建立健全数字化管理相关规章制度。持续对档案管理制度进行完善，积极开展整理、存储等各环节的有效管理工作，进而保障规范化开展管理工作。积极开设奖惩机制，对服务质量高、管理工作到位的个人和部门予以奖励。进而使其主动性不断被激发，与档案管理在数字化方向发展的趋势契合，最终达到增强档案管理质量的目标。
（三）加大数据库建设力度。积极对档案管理数据库进行构建，以实现统一的针对档案信息资源的管理工作。完成针对档案资料的扫描、业务管理、信息查询以及数据分析等内容，并持续对档案管理信息系统进行完善。另外，还需对档案信息资源进行不断采集，加强档案信息数据库的构建。可运用数据压缩、扫描仪等技术，为数据信息查阅提供便利，达到持续增强档案管理水平的目的。
（四）积极对安全保障体系予以构建。重视对数字化档案加强安全管理，对安全保障体系进行构建，为开展档案管理，需加大与档案管理相关的安全保障技术的引入力度，可对密钥技术、加密转输技术、加密存储技术、访问控制技术等充分运用，以增强数据库信息安全相关的工作，防范档案信息出现泄露，并可规避档案资料丢失现象，进而为档案信息资料安全提供保障。针对纸质档案，需加强归档和整理工作，注意构建良好的环境，加强鼠害、防火、防水等工作力度，以防档案信息资料出现损害。
四、档案数字化的重要作用
档案数字化具有重要的作用，首先能够方便用户的查询和利用数字形式的信息，可以帮助用户快速查阅，并且实时异地传输和远程利用，利于复制和共享。档案数字化能够支持电子化业务的开展，随着经济不断发展，越来越多的业务依靠网络进行，通过计算机网络能大幅度提高工作效率。并且电子档案能有效保存档案原件，减少因档案查阅对档案造成的物理损伤，通过网络可以汇聚分散存储在各地的档案信息库，真正实现信息资源共享和综合利用开发。
五、结语
在档案数字化建设过程中，必须坚持高效性、安全性、保密性和规范性的原则。加大保密性是工作的重点，随着大数据时代的到来，因工作失误而导致的数字流失屡见不鲜。因此在档案数字化过程中要细化每个环节，使得流转存储与利用的安全性增加，要保护档案，保护个人隐私，杜绝泄密现象发生。所谓档案数字化，是改变既往保管档案实体的形式，使其向数字化信息形式发展，以为公众提供更高效的服务。数字化的过程，即是针对信息技术进行开发利用、推广应用的过程，同时也是促使社会生产加速，不断促使管理水平、工作效率、经济效益增强、人员素质提升的过程，也可促进人才开发、各地经济实力增强。在新形势下，数字化档案管理成为综合国力提升的重要标准，需引起充分重视，不断创新。
作者：冯月 单位：山东传媒职业学院