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建筑企业干部人事档案工作探讨

2019-09-25 15:54 来源:人事管理论文 人参与在线咨询

摘要】本文首先阐述了当前建筑企业干部人事档案管理中存在的普遍问题,然后从树立正确的管理观念、提升档案材料真实性、进行档案动态管理、增强档案工作的全面性和保密性、创新档案管理模式、健全档案管理制度、提高档案员管理水平等方面提出了做好建筑企业干部人事档案工作的策略,希望能对我国建筑企业人事档案工作带来一定的启示,从而提升人事档案管理水平。

关键词】建筑企业;干部人事档案;档案管理;管理制度

在建筑企业的经营发展过程中,干部人事档案管理工作是较为重要的一项工作,做好档案管理工作能为建筑人才选拔带来帮助,有利于建筑企业的发展与进步。但是目前我国建筑企业在干部人事档案管理方面或多或少存在一定问题,本文针对存在的普遍问题谈谈如何做好人事档案管理工作。

一、建筑企业干部人事档案管理工作存在的问题

众所周知,建筑企业干部人事档案管理工作相当重要,但是目前很多企业在实际档案工作中还存在一定的问题,主要体现在以下几个方面:第一,干部人事档案管理制度不健全,在开展相关工作时规范和标准不统一,档案工作质量不高,甚至在企业中会出现职能交叉、工作脱节等问题。第二,建筑企业的档案员素质参差不齐,责任心不够强,积极性不高,对人事档案管理工作中细节问题不够重视。有些建筑企业时常更换档案员,甚至会出现一岗多职现象,都会影响相关工作的开展。第三,建筑企业干部人事档案材料内容整理不规范,工作人员在填写相关材料时会出现错填、误填和漏填的现象,以至还会出现档案造假情况,这都会影响档案信息的准确性和合理性,导致建筑企业在调用档案时无法根据准确的档案信息作出科学的决策。

二、做好建筑企业干部人事档案工作的对策

针对以上干部人事档案管理工作方面存在的问题,相关建筑企业都需要采取措施予以解决,具体可以通过以下方面来提高档案管理相关工作的质量:

(一)树立正确的管理观念。要想做好干部人事档案管理工作,就要认识到档案管理的重要性,树立正确的管理理念,并在工作中不断创新思维。档案员首先要提高对于干部人事档案管理工作的认识,制定全面创新的管理策略,可以先进行短期规划,之后在其基础上再制定长期管理方案。同时,建筑企业还要投入一定的周转资金,建立健全相关基础设施,购买档案管理软件,提高管理水平。例如,在进行人事档案收集处理时,可以利用互联网科技建立信息库系统,在信息库中全面搜集档案信息,提升管理效率。此外,建筑企业相关人员也要顺应形势,依据国家《档案法》等相关法律,在维护企业利益的前提下,创新工作模式,提升工作质量,更好服务于企业在人才选拔、评聘、晋升、退休时需要的档案信息。

(二)确保档案材料的真实性。对于建筑企业来说,干部人事档案管理工作存在一定的特殊性。特别是对干部人事档案内容材料的真实性要求很高,只有确保档案内容信息正确才能为企业提供高质量的服务。所以档案员一定要确保在整理归档时所提供的材料是准确无误的,并且对收集上来的材料要进行认真细致的甄选、鉴别,并跟干部登记表、简历表、鉴定表、履历表等对照检查,时间点要能够相吻合,在此基础上再进行分类归档。

(三)做好档案动态管理。建筑行业与其他行业相比较,最大的特点就是干部人事变动较大,人事档案管理工作具备动态性特征,所以企业对干部人事档案进行动态化管理非常重要。档案员一定要实时收集信息并及时将信息录入档案信息库中,尤其在发生新变化时,一定要及时更新,充分利用档案软件等工具,做好动态管理工作。

(四)增强档案工作的全面性和保密性。干部人事档案工作是一项全面性的工作,档案材料涉及面广、收集难度大。在实际工作中,档案员应注重档案材料收集的全面性,根据企业干部的实际情况完善所有信息。在收集档案信息中可以拓宽材料收集渠道,建立专门的信息库,构建档案信息管理系统,提升信息整合录入的效率和质量。例如,干部的求学经历、工作经历、家庭情况、入党情况、奖惩情况等都要录入档案系统中,全面展示干部个人的人生轨迹。此外,档案员还要做好档案信息的鉴别、核对,录入等工作,采取普遍收集与重点收集等方式,完善档案信息,做好年终表彰、违纪处分阶段性的材料,提高档案的利用价值。另外,建筑企业的干部人事档案信息要严格保密,档案员在管理期间一定要提升工作的保密性,保护相关人员的隐私,明确保密职责,使档案管理达到预期目的,不得出现档案信息泄露、材料丢失等情况。

(五)创新档案管理模式。创新档案管理模式是建筑企业做好干部人事档案管理工作的重点,这需要企业提升自身竞争,进行工作形式的创新。建筑企业首先要健全档案工作制度和操作流程,注重细节,制定具体的归档方案。其次,企业还要注重档案室的基础建设工作,注意防火、防盗、防潮问题,配置相关设备控制好档案室的温度和湿度。最后,还要对档案信息系统进行定期检查和维护,并积极运用软件更新,发挥信息系统辅助管理的作用。档案员在平时工作中要不断积累经验,创新管理模式,提高工作效率。

(六)健全和完善档案管理制度。健全和完善档案管理制度是干部人事档案管理工作的关键所在,一方面,建筑企业的相关人员要根据档案管理工作需要建立相关制度。例如,建立保密制度、归档流程制度、查阅借阅制度等。另一方面,建筑企业要明确档案管理形式,区分行政部门和其他部门间的具体职责,让各个部门协同配合,为档案管理工作打下良好的基础。同时,档案员也要对档案资源进行优化配置,有效利用信息资源,根据档案信息与企业发展的具体情况,完善工作体系,制定出更加科学化、现代化的管理方案。例如,可以针对档案管理中存在的问题,进行针对性的完善,制定提高工作效率的制度。具体可以进行档案信息审核与管控,提高档案员的工作认真性,杜绝虚假现象,一旦发现有信息误填、错填、造假等问题,需要进行相应的惩罚,从而提高档案管理效果。

(七)提高档案员管理水平。建筑企业档案管理工作是需要档案管理人员进行监督管理的,所以提高档案员的素质与管理能力非常重要,建筑企业切忌频繁更换档案员,尽量保持档案管理队伍的相对稳定性,建立一支高素质、高能力、高水平的档案管理人才队伍,提升档案管理工作质量。例如,企业可以聘用具有工作经验的、高水平的管理人才,在具体工作中让其发挥领导作用,以传帮带的方式带动其他档案员,提升整个档案管理从业人员队伍的工作水平。另外,建筑企业还可以针对档案管理工作进行培训与考核,促使档案员提升工作技能与专业能力,实现高质量的档案工作管理,还要对档案员进行思想政治方面的培训,提升档案员的职业道德与自身修养,从而激发档案员的工作责任心与积极性,使他们根据企业实际发展需求严于律己,从而全面提升干部人事档案管理工作的水平。

三、结束语

综上所述,建筑企业的干部人事档案管理工作非常重要,所以在企业实际发展过程中,档案管理人员要重视档案工作,不断提升自己的工作技能与管理水平,建全管理制度,创新管理模式,提升档案信息的准确性与真实性,从而做好档案管理工作,为企业人才选拔与其他决策提供实质性的帮助。

【参考文献】

[1]孙疆燕.浅议新时期干部人事档案管理的创新研究[J].科技经济导刊,2018,26(26):247.

[2]程毫杰.人事档案管理基本问题梳理之二[J].兰台内外,2018(04):76.

[3]阳静.新时期我国人事档案信息化管理的现状及思考[J].办公室业务,2018(10):79+85.

作者:林威旻 单位:福州建工(集团)总公司

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