摘要：办公室是企事业单位的综合管理部门，负责企事业单位接待管理工作，包括统筹、协调和指导本单位和所属单位的接待工作。而办公室接待管理工作水平的高低，能够在一定程度上影响和反映出自身的管理水平、管理效率、管理质量以及协调能力。所以，企事业单位想要树立良好的企业形象和促进自身发展，重要的工作之一便是提升办公室接待管理工作水平，并将精细化管理的理念和方法充分应用到日常接待管理工作中，有效解决存在的问题，并确保接待工作高质、高效。
关键词：办公室；接待工作；精细化；管理
接待管理工作是办公室部门工作的重要组成部分之一，接待工作的精细化管理则能够在一定程度上反应出企事业单位的综合能力。而且，办公室精细化的接待工作也能较好的体现单位的较好的管理水平和树立良好企业形象。所以，非常有必要将精细化管理应用到接待工作中，建立标准化工作流程，从而在处理繁琐的接待工作时更加有效提升企事业单位的综合管理水平。
一、精细化管理在办公室接待工作中的重要性
一般来说，企事业单位的办公室部门是一个综合性较强的部门，在日常的工作中难免会有众多的繁琐问题而出现问题，如：工作人员办公效率下降、接待工作水平降低等。而且，通过对部分企事业单位进行的调查结果显示，还存在着其他问题，如：管理制度不完善、没有标准化工作流程、人员的接待意识差以及接待工作缺乏主动性等，从而会对企事业单位的对外形象造成影响。而在办公室接待工作中应用精细化管理则能够有效的对这些问题进行解决，并对企事业单位的综合管理水平有着一定程度的提升。
1.提升单位办公室接待工作人员的精细化意识
众所周知，一个人在工作状态中表现出来的细致程度能够直接影响着工作质量。而在办公室接待工作中更需要细致的思考和严谨的安排，无论是对于接待工作本身还是参与的工作人员都应如此。而在办公室接待工作中，具有精细化的管理和良好的服务意识也是接待人员必备素质之一，车辆和人员的统筹协调，接待方案的制定，会议室、住宿和用餐的安排，接待对象以及接待路线等管理工作则都需要精细化的管理。所以，要进一步加强接待工作人员精细化意识的提升，从而在提升办公室接待工作水平的同时，促进企事业单位自身的发展。
2.将精细化管理转变成一种管理制度
在企事业单位的日常运转中，无论是工作人员还是管理人员的行为动作都需要根据企事业单位所制定的管理制度进行，并在对人员行为动作进行一定限制的同时，提升企事业单位自身的管理能力。所以，在办公室接待工作中应用精细化管理时，则可以将其转化为精细化的管理制度，并将工作环节中存在的所有环节进行具体化、明确化以及清晰化，从而使每一位工作人员能够明白自身的工作岗位以及工作所需要承担的责任。而且，将精细化管理制度化也能够促使办公室接待工作水平的有效提升。
二、办公室接待工作中精细化管理的应用
1.做好办公室接待的准备工作
为确保办公室接待工作的高效有序开展，就必须提前做好相应的准备工作，即根据接待工作的相关信息以及实际情况和要求，制定出精细严谨的接待方案。但是，如何制定精细严谨的接待方案，首要条件是必须要确保时间、人物、事件等相关要素的准确性，才能制定出对应的接待方案并具体实施。（1）了解接待对象的相关信息制定接待方案最重要的一个环节就是提前了解接待对象相关信息，即被接待对象的性别、身高、职务、个性化需求以及人数进行调查，并根据调查的结果制定出针对被接待者的对应方案。而且，也只有在提前了解接待对象相关信息后，才能确保接待工作的高效、高质量。（2）明细接待的关键环节内容在接待的过程中，需要办公室接待人员按照企事业单位的具体行程和安排确定对应的接待内容，并能够明确各自分工的同时，从优化各接待环节、优化路线和时间的掌控等关键点，使接待工作做到精细化的管理。此外，在制定具体的接待方案时，也需要对办公室接待工作相关的资料以及所需要的准备工作进行综合考虑，然后根据考虑的结果来修订和完善具体接待的关键环节内容。（3）上级审批办公室人员在针对接待工作制定出对应的接待方案时，必须在第一时间递交给上级审批。当单位上级审查核定并通过之后才能进行实施，并及时告知办公室接待工作人员，然后才能按照制定的接待方案进行接待。而且，在审批方案通过之后，对应的上级人员也需要及时告知每一位接待工作人员的具体工作岗位以及工作内容、职责等相关信息，如接待的相关信息临时变更，则需要及时更新相关信息，从而有效的保障接待工作的质量。
2.接待过程中的工作态度
基于办公室部门自身的特点来看，对应的服务质量以及服务态度能够直接影响着企事业单位在社会上的形象，也会在一定程度上影响着接待工作的质量和进度。所以，办公室接待工作人员在接待工作中必须要保持良好的个人形象及较好的服务态度，从而在提升被接待者对企事业单位印象的同时，能有效的开展后续的接待工作。此外，在具体的接待工作中则又分为两种不同的接待方式。其一、公务接待。在公务接待时，办公室的接待人员必须尽到地主之谊，并尽可能的满足被接待者的合理需求，从而展示单位热情好客的企业形象。其二、会议活动。一般来说，随着会议的召开还有相对较多的会务工作，更需要接待相关工作人员细致周到，安排好客人的衣食住行，从而在免去后顾之忧的同时，有效的开展对应的工作。但是，据我国八项规定来看，要求轻车简从、减少陪同、简化接待，不张贴悬挂标语横幅，不安排群众迎送，不铺设迎宾地毯，不摆放花草，不安排宴请。要精简会议活动，切实改进会风。由此可见，企事业单位的办公室接待工作固然要有精细化的管理和良好的接待意识，但更要严格按照“八项规定”相关要求，细致严谨的开展接待工作，展现良好的企业形象和较高的综合管理水平。
三、结束语
总的来说，办公室部门虽然只是企事业单位构成的一个环节，但是其产生的作用却能够影响企事业单位自身的发展和稳定，尤其在接待工作环节中，更是需要利用精细化管理对其进行的应用情况，来达到完善办公室接待工作的目的。而且，就接待工作本身而言，不仅能够彰显企事业单位自身的工作能力，也能够有效的促进被接待者以及单位自身的合作，从而达到促进企事业单位实现自身发展的目的。
参考文献
[1]杨舸，丁军亮，房剑锋.办公室接待工作中精细化管理的应用[J].办公室业务，2013，（7）：8.
[2]肖慧敏.论精细化管理在办公室接待工作中的应用[J].商业经济，2013，（4）：29-30.
[3]汪子昊.精细化管理在办公室接待工作中的应用探究[J].环球市场，2016，（31）：36.
作者:游伟 单位:国网四川省电力公司
