摘要：随着信息时代的发展，对报业集团人事档案管理工作提出了更高的要求。提高报业集团人事管理的科学水平已经成为了一个必然的发展趋势。为此，档案管理人员必须要做到不断的提高自身的综合素质及专业技能，逐步改变传统观念，采用先进的管理方法及手段对档案进行管理。本篇文章简单分析了报业集团的人事档案管理工作，希望可以给同行带去一些启发。
关键字：报业集团；人事档案；管理水平
前言
人事档案管理在报业集团日常的企业管理中占据着非常重要的地位。通过对年龄、工龄、党龄、学历、经历和身份等的记录，使之更好的服务于报业集团的干部选拔、任用和管理等工作。如今，许多机构正在逐渐的关注人事档案管理工作的重要性。但是，由于种种原因，档案管理水平一直难以得到提高，造成人才流失、人才发展受限等不良影响。积极的寻找提高人事档案管理水平相对应的方法，杜绝档案管理中出现严重的问题，成为了急需解决的工作。
一、科学管理档案的意义
档案的管理具有重大的使用价值以及对重要的历史资料进行查询的价值，可以为提拔干部、晋升职务、办理退休等工作提供准确的依据。随着时代和社会的快速发展及进步，档案的数量也变得越来越多，其形式不仅仅只是局限于传统文字的应用。这些情况都给人事档案管理提出了更高、更全面的要求。因此，人事档案管理的科学水平应该得到进一步的提高，管理人事档案的重要意义体现在以下几方面：第一点，逐步地提高档案管理科学水平，有利于档案管理工作更具规范性、科学性和制度性，更有利于发展，从而大大提高档案管理质量；第二点，从科学管理性质上来讲，利用先进的信息技术以及数字技术对人事档案材料进行处理，能保障管理过程更便捷、更有效，能较好的体现档案材料本身的价值。
二、人事档案管理的现状分析
尽管和过去相比，人事档案管理的一些突出问题已经得到了逐步有效的解决，人事档案管理水平也有了明显的提升，但仍存在一些不容忽视的问题及不足。体现为：第一点，需要改进人事档案的管理方法。在人事档案管理方法中，依然以纸质档案为主，人事档案电子化管理尚未得到广泛的普及。由于纸质档案的载体是纸，因此在保存的过程中很容易发生被浸泡、燃烧以及折断的损毁情况，如果反复利用会导致人事档案材料的丢失以及损坏。第二点，管理体系需进一步完善，在人事档案的管理过程当中，个别工作人员没有意识到工作的重要性，没有完善管理系统，导致有价值的档案材料或重要的辅助材料丢失。第三点，档案管理人员的业务水平需进一步提高，管理水平、业务水平的高低直接关系到档案管理工作的有效性。目前，人事档案管理多以“经验口述”来完成“传帮带”和业务指导。想要对档案管理工作进行科学的管理就需要具备先进的技术设备，而设备的使用对于管理人员的综合素质以及相应的能力水平提出了更高的要求。
三、存在的问题
1.对于人事档案的重视认识不足
目前，社会上普遍对人事档案的重视程度不足。由于历史原因，中国早期的档案管理工作相对较为简单。人事档案着重保留了个人家庭背景、社会关系、身份等材料。这些材料当前在报业集团的管理中利用率不高，也不适用于当前市场经济背景下的人才管理。基于这种情况，许多企业在发展过程中就逐渐忽略了人事档案的重要作用。和政府机构不同的是，许多企业甚至未对员工人事档案进行专门的建立和维护，公众逐渐忽略了对人事档案的认识。另外，诸多管理人员对人事档案的管理工作有着较大的误解，认为人事档案工作就是事务性的保管工作，只要它没有丢失或泄漏，可查可用就可以了。因此对人事档案的开发利用不重视，影响了报业集团人事档案管理工作的发展。
2.人事档案集中管理的僵硬化
传统人事档案的管理系统是在人事部门的统一领导下进行分级管理的，都是采用统一的体系、统一的方法等原则进行管理。它采用的管理模式是：“内外有别”“档案跟随人员走”“不公开”等封闭的管理机制，定义了诸如备案资格、管理资格以及组织使用之类的管理方法。传统的人事档案管理制度以及相关规定说明了其机制的“僵硬性”，这种管理模式是不能满足现代报业集团的客观需求以及发展模式的。在现实的管理中，很多企业自己是没有人事档案的管理权限的，管理过程中产生的人事档案材料特别少，内容填写也不够完整，仅有一些简单的入职登记表、劳动合同、学历证书等，不能满足人力资源管理的需求，导致报业集团在选人、用人的过程中需要花费大量的人力、物力、财力去核实、认定诸如工作经历等相关信息。
3.流动人员的人事档案管理存在诸多不便
流动人员的人事管理机构为县级以上人才服务中心（局），一般多为生源地人才交流中心或省级的人力资源开发局。规定禁止不具备人事档案管理权限的单位随意接收、保存和管理流动人员的人事档案。传统制度下的人事档案管理限制性较大，导致“人走档不走”的情况较为突出，给流动人员的工作、生活和待遇带来了诸多不便，影响流动人员的求职、身份认定，保险办理、职称评定等。
4.人事档案管理工作不规范
人事档案是记录人的相关经历以及才能表现的材料，但在实际的管理中，我们发现，人事档案材料的内容、形式要么相似度较高，要么内容记载区别较大，如何分辨，如何认定，如何研判，就成为了管理人员最头疼的事情。由于大多数人事档案管理人员都是兼职，甚至为借调或者实习人员，人员流动频繁，几乎80%以上都为毫无任何经验的新手。加之管理部门组织人事档案业务培训机会较少，导致业务水平一直难以得到提高。
四、解决方案
1.转变对人事档案概念的认识
人事档案的管理是不可选择的，它在员工的职业发展过程中起着较大的作用。加强人事档案管理的服务功能，加强宣传，提高决策者对人事档案管理重要性的认识。通过多种渠道向决策者传播有关人事档案管理的知识，使决策者充分认识到人事档案管理对报业集团发展的重要性，既可反映员工整体素质，又是企业选择人才的重要依据。
2.明确建档机制
通过完善制度和规范流程，捋顺管理方式和方法，给予报业集团“建档权利”和“管理权力”，让报业集团有权建立新型的人事档案体系，以反映员工在单位聘用期间的工作能力表现，从而从根本上充分调动人才的工作热情。
3.加强流动人员档案的管理
要建立健全流动人员的相关网络档案，根据相关材料的具体规律以及特点，采取定期的收集材料，定向的收集材料以及补充收集材料的方法，与流动人员或者是报业集团签订人事档案管理的合同，并详细的阐明具体的合同权利以及相应的利益，要严格的执行合同中阐明的双方权利以及义务，要确保所形成的材料可以及时归档，流出或者是接收的人事档案材料的真实性、规范性和完整性。任何单位或个人均不得以任何原因扣留档案或对档案资料进行违规转出。接收到的有关流动人员的人事档案，应该清除无用的案卷资料，保障相关的记录更加的全面以及客观。
五、结束语
人事档案管理是一项相对复杂和系统的工作。为此，我们必须不断提高人事档案管理的科学水平，提高管理人员的业务水平及能力素质，转变陈旧的观念，完善相应的制度，将人事档案管理向由“人工式”转变为“信息式”，由“零散型”转变为“集中型”，实现“在库有数、出库有序”的管理模式推进。切实提高服务效率和档案管理水平，使之更好的服务于报业集团的干部选拔、任用和管理等工作的同时，也不断促进我国人事档案事业能得到更好的发展。
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作者:陆莉莉 单位:海南日报报业集团
