小学人事档案管理问题及优化策略

小学人事档案管理问题及优化策略

摘要:在新时代信息剧增的发展大环境下档案资料的迅速整理归位,管理逐渐成为社会发展中的一项必不可少的重要工作,从古至今,无论何职何业都需要对档案进行合理的科学化和高效化的管理,提供日常工作的便利,提高效率以此促进行业化的发展。现代人事管理分类多样,种类齐全细密。这其中的人事文档管理则构成了现代人事管理中的重要内容,是满足社会协作、保证人力资源有效的利用的基础保障。可见无论在古代封建社会或者现代社会中,档案管理都发挥其不可替代的作用。同理,一个小学的运行也是离不开档案管理的,档案的管理对于学校的文件处理,工作事宜的交接,以及小学未来的发展进程中都具有十分积极的意义。对此,文章作者针对在档案管理的过程中出现的系列问题进行系统化的论述,并借此浅谈一些在工作中体会到的有效的解决对策。

关键词:档案管理;系统性;高效

随着我国基础教育的不断发展,信息处理量的扩展也要求我们在今后的档案管理工作中的管理水平得到进一步的提升。当前我国小学人事档案管理情况还在起步阶段,基本的内容和管理情况还需要我们进一步的探索。人事的档案记录了在单位中所形成的人事信息记录档案,也记录着极重要的教师个人品德方面的状况。

1从实处出发,发挥档案的特长

个人能力在人力资源管理的工作中能够得到充分体现,人力资源的管理状况也直接影响着小学人事档案信息的内容处理分类。分析可知,现阶段小学人事档案管理中的一些通病在于目前我国小学人事档案的管理体制中,比如:参与力度不够、普遍法制化水平不高、所采用的技术手段落后、新的方法还在实践中、大环境的不重视。这些问题的存在都严重影响着我国小学人力资源的全面管理,一定程度上造成人力资源的不充分利用,造成人力市场的资源浪费等现象。所以我们需要完善自身的工作管理,进行制度上的创新,加强管理人才队伍上的建设。小学人事档案管理事业的健康发展,也需要专业性的人才的指导,需要新鲜的花朵为我国的中小学人事管理工作做出自己的贡献。学校的人事档案在学校的人力资源管理和人力物力的调动和配合中发挥着重要的作用,然而就目前我国多个学校的人事档案管理现状来看,学校的人力资源管理和档案归纳依旧困难重重。档案需要真实性,因此这份工作是高度严谨的,我们在采集资料的过程中,要以使命感为方向,做好严格把关。

2档案建立要全面详细

档案函括的方面较多,角度也要清晰,不可带有主观色彩,所以在正式建档前要理清思路。(1)建立健全有关各类档案。档案之所以存在,其必要性就是为学校整合整体资源,为各级各部门领导进行可利用资源的展示,以便领导对相关数据的分析、总结、部署、调度学校工作,保证了学校工作决策的准确性、可靠性,使决策有据可依、真实有效。档案可以调整学校的方向,并精准定位每个人,使大家各司其职,发挥专长,达到资源利用的最合理化。需要我们巧妙地运用我们的专业知识来把控档案的收集方向和保证对资料的时效性。以专业化的指导来处理资料的收集、分析、筛选、立卷、归档等工作的顺利实施,做到公开、公平、公正,全程在阳光下进行。(2)现代专业档案室的建立。专门建立专职(或兼职)管理,按照《小学档案资料收集范围细目》建立档案。档案的重要性要求专业性的资源配件,专门的档案室方便档案的存放和条例的分类,可以使档案的输入和查找更加快捷,也增强了对档案的保护。(3)档案的覆盖面要广,所包含的内容要足够多。不仅只包括学校的档案和教师的档案,还要细致到每一个学生的档案。档案的整理可以按时间为大序列,按类别为小序列,以时间为纵轴,以人、事、物为横轴,搭建起资料库的平台,教师按人头分类,建立个人细致的人事档案职务档案和业务档案,学生学籍则按届按班分类建立,保证资料的清晰可查。保证后期使用的效率。

3档案立卷妥善保存

(1)管理人员按资料的范围及类别,分组收集信息,保证资料的时效性,收集完备各档案资料后,按统一要求进行筛选、分类装订、编制目录、上报入档。(2)学校可根据自身所需决定档案篇目的去留。档案的建立是为了服务学校的工作,小学主要在于教师的编制管理和学生的学籍管理,这些资料的妥善保存都有利于教师和学生的以后个人发展。

4及时补充更正档案

学校是一个工作的场所,教职工的任免、考核、晋升、调资、入党、入团、奖惩、离休等材料要及时录入最新数据,以保证资源的可调配性。所有的外来文件、函件等由校领导阅批后,立刻编号入库归档。学期结束时,及时核整档案。

5档案的查阅系统的合理安排

档案室的配合,可以简化相关手续,缩减借阅时间,带来极大便利的同时,也需要档案教师与校方的沟通和配合。系统化的操作,节省了办事的时间成本,有助于档案的归还和二次提用,贯彻了档案室的设立初心。

6档案的安全

(1)档案资料是学校的人力软财富,我们应该保持整洁,而许多资料为纸质文档,对储存的条件有定性要求,要保持自然通风的良好干燥,适宜纸张保存的温度和湿度。保持室内卫生,防止鼠灾和虫害。备好消防器材,严禁易燃、易爆等火源类物质进入档案室内,从源头上杜绝隐患。(2)杜绝一切无关人员进入档案资料室,保证文件的机密性。管理人员也要不断给自己“充电”学习最新的、适合的管理方法,合理安排自己的工作时间。

7校方的重视和投入

档案室的存在,缓和了对人力资源安排的紧张,是学校必不可少的调度中枢。现如今处于信息化社会,电子资料也是管理的重头戏,学校也要配备相应的电子设备。

8结束语

大数据时代,档案资料具有动态、真实、有效等特点,在学校的管理方面起了整合的作用,作为管理员更应该按标准提升能力,通过档案的规划整理对学校的发展提供长远的保障。

参考文献:

[1]王云庆,苗壮.现代档案管理学[M].青岛:青岛出版社,2014.

作者:杜喜燕 单位:广州市越秀区东川路小学