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医药流通企业存货管理策略

2019-02-11 15:44 来源:存货管理论文 人参与在线咨询

摘要】随着我国人口老龄化进程的加快、人民生活水平的提高,作为世界人口大国,我国对于医药产品的需求将与日俱增,医药市场发展空间巨大。在行业快速发展的同时,和深化基本医疗制度和医药卫生体制的改革背景下,医药企业在企业管理,特别是内部控制的管理上暴露出一系列问题,为了维护企业流动资产的安全性,加强企业存货的管理,解决当今企业管理的重要课题。本文从分析我国医药流通企业企业存货管理现状入手,指明存货管理内部控制中存在问题和风险,提出使用先进的管理方法,在遵守行业规范的前提下,在确保临床用药的基础上,合理计算采购量控制库存量,完善存货清查和跌价准备,提高企业经济效益和社会效益。

关键词】药品库存;存货管理;经济效益;社会效益

近年来,我国医药行业发展迅猛,医药流通企业进入高速扩张期,市场竞争日趋白热化,迫切需求我们提高自身竞争力,占据市场有利地位。医药流通行业由于其产品种类繁多,效期短,销售进货渠道广泛,存储条件严格,存货管理难度大、政策监管严格等特点,决定了其专业性、药品法规的职能性和药品流通的商品性。随着基本医疗制度和医药卫生体制的改革,福建省阳光采购药品招投标对医药流通企业的履约考核要求,以及关系国计民生的药品临床用药保证供应的社会责任,企业急需有效的存货内控管理手段,降低企业存货的成本,提高企业存货周转率,同时完善企业的日常经营活动,才能最终实现企业经济效益和社会效益。

一、存货管理相关理论

(一)存货的定义及分类

存货是指企业在正常经营活动中持有以备出售的商品,以及在生产过程中提供服务过程中耗用的原材料、半成品、生产物料等资产。存货是反映企业流动资金运作的风向标,属于流动性较差的流动资产,在企业运营资本中占有重要地位。医药流通企业的存货主要是指备以销售给医疗机构等各类客户的药品库存。医药物流企业在药品经营质量管理规范体系(简称GSP)下,仓库作为存货保管场所有合理的功能分区,划分成待验区、合格品区、发货区、不合格品区、退货区等专用场所。

(二)存货管理的目标

存货管理涉及面广环节多,要在保证企业正常开展经营活动情况下,对企业存货各环节进行科学有效的管理,主要包括存货的实物、信息及在此基础上的分析决策、平衡供求关系、降低存货采购成本和存储成本,减少存货跌价风险,加强企业资金周转效率,增强企业经济效益以及增强企业竞争力。

二、现阶段医药流通企业存货管理存在的问题

(一)管理思想落后,缺乏存货管理概念

我国企业总体的存货管理水平不高,传统的存货管理思想和方法长期制约着先进的存货管理理论在实践中应用和发展。许多企业存货管理思想认识与管理工作落后,受制于传统的经营管理模式,存货管理仅仅停留在存货的进出仓工作,对存货本质及系统性存货管理缺乏认识。在经营管理过程中内控意识淡薄,大多数事后补漏,未能形成事前预机制警。不能落实责任制,考核标准单一缺乏科学指导性。

(二)采购环节缺乏科学管理,盲目性随意性,导致供求失衡

采购是存货管理的第一环节,有些采购员专业素质低,对存货各环节不熟悉,对内外信息缺乏了解和沟通,盲目随意地采购,导致存货储备低于市场需求量的短缺货现象,从而失去销售市场,或者造成存货库存积压,增加存储成本和风险,存货资金占用量大,资金效率低。此外采购人员对采购数量凭主观意愿操作,造成徇私舞弊现象。

(三)存货管理与物流管理脱节,增加风险

存在上游供应商来货不合规,在库库存保管等物流各环节合规意识薄弱,现场管理混乱、存货盘点不规范、对第三方物流管理失控等现象。存货管理停留在静态库存管理,对于动态库存及在途库存不重视。对存货的采购入库、进货退库、销售出库、销售退回、调拨移库、报损、运输途中等各动态环节均存在因缺乏管理而产生的风险。

(四)内控制度不完善,管理混乱

存货管理内部控制实施的环境薄弱,制度不健全,监管效率低下,有的企业虽然建立了存货内部控制制度,但形同虚设,执行不力,造成存货管理混乱,存货效期管理缺失,存在跌价风险,定期盘查实施不到位,药品保管不当,造成变质、污染、丢失、损毁、失效等存货损失,由此增加存货管理难度和管理成本。

三、提升医药流通企业存货管理的策略

(一)加强存货管理队伍建设,转变错误认知

企业要充分认识到存货对企业持续发展的重要作用,财务管理理念包含并不仅限于存货管理,在企业管理中具有核心地位。企业应当适当增加存货管理部门的人员及资金投入,建立健全存货管理体系工作,加强队伍建设,对存货管理人员进行培训和考核,使存货管理人员专业素质和综合素质得到提高,更加认真负责地做好本职工作。

(二)加强采购环节科学管理,完善采购部门结构设置

1.运用存货管理ABC方法划分经营品种。ABC法是现代存货管理的方法之一,用以确定采购周期和安全合理的库存量。根据存货的使用效率和资金占用大小,将存货划分为ABC类,其中A类属于分品种重点管理,此类存货品种少货值大;B类,属分类别一般控制存货,金额一般,品种数量较多;C类,按总额灵活掌握,存货品种数量繁多价值金额却小。一般来说,三类存货金额比重大致为A:B:C=0.7:0.3:0.1,品种数量比重大致为A:B:C=0.1:0.3:0.7。A类重点品种药品严格控制库存量,BC类可根据需要放宽,对于处于新老品种交替时期、使用量下降的老品种要特别控制库存,根据这种先进的库存管理模式,再结合实际情况根据药品分类和用量波动,合理定制采购计划和采购量。2.完善采购部门进货计划管理,提高采购效率。公司采购销售部门常常以本位为准,缺乏信息沟通,销售为了增加销售可能要求储备大量存货,采购因担心造成积压谨慎进货,导致一边缺断货一边库存积压。因此需要销售部门深入市场,提高销售预测的准确性,采购首先要根据销售部门反馈的客户的需求和明确市场需求以及企业的实际情况,根据现有库存结合季节性、突发性雨雪天气、厂家原材料价格上涨、厂家对品种常备库存的要求、在途时间等等因素,增加部门间信息沟通交流,整合资源,全面做好规划,采购方式也要选择批量采购的方式,确定批次进货数量和进货周期,做到少量多时代金融TimesFinanceNO.12,2018(CumulativetyNO.717)2018年第12期中旬刊(总第717期)次,设置药品库存上下线,综合考虑制定进货数量和周期编制采购计划,既满足需求又少量占用资金,并根据实际情况变化随时修改更新,确保下次计划准确。3.合理分工、完善制衡机制,建立严格的付款审批手续。目前,我国的企业存货资金占整个资金总量的20%以上,企业存货资金管理在整个资金流管理中举足轻重,由此增加了企业资金使用成本和存货风险成本。付款环节是决定企业资金占用和库存风险的重要环节,因此采购进货付款必需先做好付款审批各环节的岗位分工,构建岗位责任制,明确岗位工作主要内容、奖惩措施,确保不相容岗位相互分离、相互制约和监督。

(三)物流环节合规管控

1.保证来货合规。验收是企业存货管理的“入口”关,重点要防止“病从口入”的风险。收货员验收员应按药品质量管理规范要求从来货的票据是否合法齐全,数据准确性,运输工具合规,药品的质量以及运输过程的温度等方面严格验收方可入库。2.在库库存保管合规。用于药品储存的仓库,是企业经营的基础性设施,是保证药品在流通环节正常流转的必不可少的基本条件,也是GSP认证审查的重点环节之一。围绕着质量把控的中心在存储条件的控制,硬件设施配备达到正常使用状态,区域划分,温湿度控制,环境的净化等方面保证在库存货合法合规。3.运输环节合规。国家《药品生产质量管理规范》对于药品储存、运输条件具有严格的规定。运输车辆、人员的要求,冷藏药品必须在途使用冷藏装备,保证运输过程温度不超标。

(四)建立健全内控机制,把控存货跌价准备风险

1.建立严格的存货盘查制度。由财务部门联合储运部门定期和不定期对在库存货进行全面盘查,及时发现短少或有瑕疵的药品,纠正串批号串效期等差错,落实责任,减少损失,及时处理报损存货,并做相应的账务调整,严格保障账实相符。2.关注药品的有效期。由于药品有效期短的显著特点,大多数的效期在1.5年,从药厂生产运输到医药公司的进存销运环节需要比较长的时间,因此必须实施关注药品的有效期,对近效期药品或者滞销药品要采取退换货或者相应的促销策略,避免因过期给企业带来损失。建立一个良好的存货内部控制管理系统对于制药企业降低管理成本、提高运营效率尤为重要。3.保持适当的存货周转率。运用科学的财务指标衡量存货管理工作的优劣。在流动资产中存货所占比重极大,它的流动性对公司的流动比率有重要影响,因此,存货指标分析具有重要意义。用以衡量和评价企业购入存货、投入生产、销售收回等各环节管理效率的综合性指标存货周转率和存货周转天数。存货周转速度快慢与存货占用水平高低呈反比提高存货周转率也可提高公司的变现能力。

参考文献

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[4]黄肖静.存货管理存在的问题与解决策略[N].财会信报.2013年3月11日.

[5]颜冬雨.M制药有限公司存货管理内部控制研究[D].安徽财经大学.2017年.

作者:岳燕 单位:南平鹭燕医药有限公司

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