摘要：
公司开发了新一代采购管理系统，该系统根据公司分级管理的要求，由区公司把控生产材料的价格与质量，分公司根据业务需要选购材料。新模式可有效降低库存、增加流通性，更适应本地市场的需求变化并规避风险。
关键词：
采购管理系统；采购模式；分级管理
1引言
随着业务拓展和信息化水平的提高，企业提出整合外部资源和战略合作伙伴的需求，进而需对采购流程进行有效的信息化改造，实现一体化的企业物资供应管理。良好的采购环节管理能为企业提高效益，提高企业的净资产回报率。公司旧有的采购系统采用的是集中采购模式，即由区公司和厂家签订供应合同后分公司上报预计使用的材料，区公司汇总后再批量向厂家提交订单。这种集中管理模式因分公司自主性不够高、时效性不够强，容易造成分公司不顾库存加大购买自己倾向性高的商品，造成仓库材料积压。且订单大批量流入生产厂家，会造成厂家原料采购、安排生产等方面的诸多问题。因而，建设一个符合企业当前业务发展方向，优化业务流程的采购管理系统成为公司信息化建设的新需求。
2系统设计
经济全球化形式下，企业资源逐渐向横向集成转变以实现提高服务质量、降低成本、快速响应顾客需求的目的。因此，系统设计采用横向设计，系统用户间协同工作。一般，供应系统中上下游企业间存在“需求放大”的问题，上游企业得到的需求信息与实际的市场需求可能存在较大偏差，上游企业必须保证比下游企业更高的库存量。这种情况是由于需求信息不够清晰透明造成的，而维持一个高库存会给上下游企业的经营带来诸多隐患，不符合企业运营系统整体最优的原则。因此，系统设计时，要保证信息流通双向透明，各方都要得到完整准确的信息，且尽可能在保证系统逻辑的情况下满足业务部门的需求。
3系统架构
现代企业信息系统众多，为了系统迭代升级一般采用模块化设计方案，减少系统间的耦合。采购管理系统为独立模块，与仓库管理系统、OA系统协同工作，相互间通过接口通信进行事务处理。网络架构如图1所示。供应商通过Internet域名访问系统，分公司则通过局域网访问。用户登录权限验证通过OA系统接口提供，采购系统根据返回的用户类别和权限信息展现相应的内容给用户，采购系统不用维护人员和账号信息。供应商处理订单发货后，采购系统会通知仓库有即将到货的物资，物资到货后由仓库系统接口处理并把结果返回给采购系统，采购系统把仓库提供的数据作为付款依据。采购系统前端采用比较流行的Angularjs+Bootstrap架构，后端采用ASP.NET的MVC和WebAPI架构，使用NinjectWebCommon进行依赖注入，使用EntityFramework访问数据库，数据库则使用SQLServer。
4系统业务流程
系统使用人员包括广电合同管理人员、广电采购业务人员、各供应商订单管理人员、财务人员等。首先，由合同管理人员根据采购需求和潜在供应商签订入围合同，再把合同信息录入系统，其中包括合同详细信息、供应商订单负责人信息、合同附件、商品清单、合同有效范围等。另外，要在系统录入合同供应商的信息、人员账号信息，如此供应商才能登录采购系统。然后，供应商就可以进入系统维护合同商品的详细信息，包括说明、参数、图片等。分公司采购人员可根据需要在商品列表自行选购商品，确认购买后由系统拆分生成各个合同的订单。供应商会在订单列表看到用户提交的订单，根据订单安排发货，填写发货信息等。厂家发货后仓库管理人员就可以在仓库管理系统中看到发货待入库的信息，在收到货物核对后办理入库。最后，财务人员可以在系统中看到仓库入库信息，根据仓库入库情况核对合同进行付款。总体流程如图2所示。系统主要由五部分构成：
（1）用户首页
用户首页是用户使用系统的快捷入口，因此必须涵盖用户常用的功能。系统采用扁平化设计，根据登录用户类型和权限显示不同的功能入口和公告、消息列表，而不用点击导航菜单再次进入常用功能，内容直观，操作便捷。首页上方设置用户个人信息、缩进左侧菜单、进入首页等功能按钮。左侧布局为系统功能菜单，根据用户权限进行加载。中间部分为个人待处理任务入口和待办消息等个性化内容。
（2）合同管理
合同管理模块可以新增、编辑合同信息。合同清单页面可填写合同的商品信息，执行范围页面可设定本合同的适用公司范围，订单信息页面显示该合同的所有订单信息，可直接根据本合同下订单，付款信息页面显示本合同所有的付款单信息，可直接根据合同新建付款单。合同类型为入围合同的，需要供应商参与。选择合同供应商后，该供应商用户即可登录系统维护自己的商品信息，从而及时反映商品的变化。合同也可以指定订单是否需要审核和订单审核人，加强对有特殊要求的合同进行管理。供应商只能收到审核通过的订单，审核不通过的订单会返回给订购人做进一步处理。
（3）商品列表
搜索、显示可购买的合同清单对应的商品信息。系统提供了多样的筛选过滤方式，只列出符合条件的待购商品。购买人员搜索对应的商品后，点击商品名称进入商品详情页面购买商品，或直接填写数量加入购物车。由于商品详情直接由厂家维护，因此内容更加详尽，实时性更高。购买人员不必关心商品的来源，只需关心商品本身的属性即可，买卖双方都是透明的。生产商可把精力集中在订单导向的产品上，而消费者可以选择对自身更优的解决方案。
（4）购物车
电子商务已经发展得越来越成熟，信息系统用户目前对于购物车的使用不再陌生，可以说购物车在电子商务网站已经成为了标配。本系统也采用购物车的方式供采购人员使用，采购人员在购买不同厂家、不同合同商品时不必再一个一个的下订单，可以一次性完成所有购物车内商品的订单，简化了订购流程，在购物车内对商品进行比较时也更加直观和便利。
（5）报表
报表的统计信息是提供决策的重要依据。系统根据业务部门需求开发了面向不同用户的报表。有面向合同管理人员的合同商品统计报表、购买人员的商品订购统计报表、供应商使用的订单明细报表等。合同管理人员可以根据订购情况对相应的合同商品进行调配，实现统筹规划管理的目的。购买人员可以查看自己的订单流转情况，及时对生产进行调整。生产厂家可以在统计页面批量发货，导出订单安排生产。财务人员可以了解企业的进销存情况，掌控资金流，安排付款。
5系统安全
由于采购系统的供应商需要从互联网外部接入公司的内部网络环境，因此必须做好网络安全的防护措施。首先，通过互联网出口防火墙做第一道保障，外网访问Web服务器经过VPN及WAF防火墙。外网用户登录专用的站点，确保安全性和独立性。数据采用SSL加密传输，防止信息被截取泄露。身份认证上采用JSONWebToken（JWT）方式，用户提交账号密码经过身份验证服务器验证成功后，验证服务器会把用户信息对象发送给采购系统。采购系统会对用户信息进行加密生成Token返回给用户，用户访问系统时需要提交Token内容。系统会解密Token信息对用户的权限进行验证，只有合法用户才能收到系统的返回信息。各个系统相互间的调用接口通过esp管理，增加key校验，确保接口安全性。
6结束语
采购环节面对的是上游厂家，而订单都是来自于下游的客户需求，多样化的需求应该直接提交给上游厂家为他们的生产做决策参考。订单的延迟或产品不能跟随市场变化，可能会误导上游的生产企业，导致下游订购厂家利益受损。因此，必须让市场和上游企业建立更紧密的联系，理顺供应关系，清理其中可能出现的障碍，让信息流通更加流畅。
作者：翁毅 赵冠臣 李天日 罗佳宇 单位：广西广播电视信息网络股份有限公司
参考文献
[1]亚历山大•泽埃尔,彼得•默腾斯.供应链管理与SAP系统实现[M].机械工业出版社，2004.