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机电设备管理中备品备件管理策略

2019-11-01 09:13 来源:机电工程论文 人参与在线咨询

一、前言

1、博物馆机电设备与备品特性

进入21世纪,我国博物馆事业迎来了空前的繁荣发展。在“十二五”、“十三五”的政策推助下,博物馆数量迅速增长,公立博物馆兴建,私人博物馆纷随。人们对精神文明日益增长的需求,促使“走进博物馆”成为当今社会的风尚。当代博物馆不仅致力于为文物提供优良的展陈与库房环境,更以为观众打造良好舒适的参观体验为重要使命。除了要保证文物库房恒定的温湿度,为实现全年对公众开放,尤其要应对特别节假日的人流高峰,保证展区内空气质量与温湿度,博物馆内的机电系统几乎全年无间歇地运行,因而对设备的维护、保养与维修工作格外重要。随着科学技术的进步与国家标准的推出,博物馆的机电设备一方面向着大容量、精细化的方向发展,一方面向着物联网、智能化的方向整合。复杂的机电系统,使备品备件存储的种类更加多样化;而长年对公众开放,势必要求应对突发事件的时效性,这也对备品备件的适量储备与迅速提用提出要求。

2、中国国家博物馆与其机电系统概况

中国国家博物馆是代表国家征集、收藏、保管、展示、阐释能够充分反映中华优秀传统文化、革命文化和社会主义先进文化代表性物证的最高机构,是国家最高历史文化艺术殿堂。展览包括基本陈列、专题展览、临时展览三大系列,年均办展40余个,2018年国家博物馆观众人数达861余万人。中国国家博物馆改扩建工程于2007年启动,2011年3月新馆建成开放。现有的机电设备包括供配电系统、照明系统、空调新风系统、给排水系统、音视频群系统以及楼宇自动化控制系统等。机电设备的相关备品备件,由本馆设备管理部下设的材料配件科集中进行采购、管理。

二、备品备件的采购管理

1、采购流程。

即:采购申请——寻产品——试产品——[单一来源采购、科室内部比价、三方比选、公开招标]——签订合同——接收、验收产品——按合同付款——固定资产登记。

2、采购资金使用与风险防控

各科室提出的采购申请,由材料科进行审核。审核完成后,先进行货源的寻找,后进行市场询价。若供货商表示可以提供适合的产品时,则需先提供产品小样,经相关专业实地安装测试后,方可确认合格。对于大多数采购,市场询价与购买形式依单次采买货款总额而定。国家博物馆对于预算资金的使用有着严格地管控。根据采购金额的大小,采购形式分为科室内部比选、部门内部比选、政府公开招标、社会公开招标等。(1)科室内部比选:购买时,材料配件科自行组织开展同类产品的比价,并选择最优性价产品。验货时需由经办人与验货人双方在验收单上签字确认。对于单次采购一万元以下的产品,结款时需经馆财务处批准;对于单次采购一万元以上、10万元以下的产品,结款时需经馆财务处、分馆馆长与财务总监批准。(2)部门内部比选,即三方比选:购买时材料配件科采购员与部门纪律检查委员、部门领导共同组成三人比价小组,对两家或两家以上的供应商“背对背”报价进行拆封比较,共同确定最终供货商。验货时,需由经办人、部门纪检委员与部门领导三人在验收单上签字确认。单次采买10万元以上,100万元以下的货物,需要提前以书面形式向财务处、分管馆长、财务总监、纪检部门、馆长层层阅示审批,获得许可后方可启动部门内部比选,确定供货商,签订合同,并按合同履行货物验收与付款事宜。(3)公开招标。材料配件科采购员与馆财务部门政府采购科成员组成招投标小组,对政府企业资源或向全社会进行招标,中标者获得供货资格。单次采买100万以上的货物,需要以书面形式获得馆领导、各相关部门审阅批准,后启动招投标流程,面向政府企业资源进行招标;若数额巨大,则视情况向全社会进行招标。若特定供货商提供特定产品,则需附单一来源采购说明。若采购单价超过千元,且使用时效超过一年的产品,则需在财务处资产科进行固定资产登记。

3、提高采购效率的措施

机电备品配件的采购分为日常采购与应急采购。机电备品配件的采购通常会有专业性强、货源有限、备货周期相对较长的特点,如何提高采购效率,是提高备品备件管理水平的首要问题。(1)日常采购,统计分析故障数据。日常采购目的是为例行的维修维护工作与应急预案中的备品备件提前做好适量准备。设备的保养检测有着固定的周期,然而随着机电设备运行的时间不断增长,设备各个部件的损坏率也会相应呈现出增长的态势。为应对未来突发性的设备故障,设备管理部各个专业每半年度便要对相应设备的运行状态数据进行统计与分析。将故障高发部位与相牵连部位进行风险预估,并根据预测采购贮备适量的备品配件。(2)应急采购,以标准化产品代替定制产品。应急采购目的是为应对未能进行预判的突发性事件。对于出现难以预判的故障,需要更换配件的情况下,一方面机电设备需要切换至备机运行的模式,另一方面更需要与合作良好的供应商通力合作,尽快调配可用货源。尤其是对于定制化、非标准化的产品,更是在快速随着企业的兴衰更替、行业的进步发展而逐步淡出市场。这不但加大了采寻配件的难度,更是大大提高了采购成本。为解决这一问题,自改扩建工程以来的10年间,国博设备部不断以改造、维修为契机,将定制化的非标准化设备逐一向标准化产品更替转化。这一工作的持续积累,已然大大提高了应急采购的效率。

三、备品备件库房的管理

1、入、出库管理

(1)软件管理平台。为了掌握库房中备品备件的种类与数量的动态变化,国博设备部开发定制了软件管理平台。在软件上,可是实现备品备件的分类、申购、审批、入库、出库、结存帐统计等,还可以将某段时期采买各种类目的备品情况进行统计分析。(2)入库,采购环节闭环。库管员将货品送入仓库存放,并根据货品验收单为备品备件办理“入库”手续。为了进一步核验信息无误,并防控廉政风险,入库“确认”后,需另一人进行“记帐”核验。入库后,采购员在对应的申购单上填注收货信息,完成采购环节的闭环。(3)出库,领用环节闭环。当某专业负责人提出领用备品申请时,经办人调取备品信息,确认库存数量,并开具出库单。出库单上需同时有四人签名:申领人、库管员、经办人、记帐人。拿到出库单后,库管员负责从库房中提出备品,记帐人再次核对记录。出库闭环完成。

2、备品备件的存放

备品备件被按照专业与用途进行分类。每种备品都对应创建一个类目,并被要求填写品牌、型号、颜色、用途等特征性信息。已经被归入相应类目的备品数量,是跟随者入库、出库的数量而相应变化的。一级目录主要类别为:工具类、电气类、专用设备、仪器仪表、备品材料、洁具、设备保养用品等;二级子目录将一级目录再做分类,例如工具下设手动工具与电动工具等。货品进入库房后大致按照专业与用途,以概率就近的原则放置。大概率同时被使用的,基本为同专业的备品就近放置,有利于取用时迅速查找。零、散、碎、微的备品放置在柜子中,柜门上贴有备品明细。中、小型备品放置按上轻下重的原则放置在货架上,货架相应部位贴有标注备品名称与数量的标签。大型备品在地面划分出专门区域放置。

3、提升库房管理水平的措施

(1)压缩真实库房面积,引入“零库存”理念。博物馆的备品备件的供货周期长、量大、种类复杂,国家博物馆自改扩建以来已运行了10年之久,机电设备正趋于中年时期,损耗量日益增加。为了将更大的空间使用于展览展示与核心业务,存储机电备品备件的物理空间越来越小。国博设备管理部探索压缩库房存储的方案,提出“零库存”的理念,将库房拓展至供应商,即用即送货,博物馆库房内只备存少量急用材料。(2)建立台账,分类管理供应商资源库。在供应商的选择上,设备管理部以速度快、服务好为第一标准。在长期的合作中,国博设备管理部筛减出了有效的供应商,分类建档。这些供应商以响应速度、供货速度、上乘的服务质量,与国博设备管理部建立良好的合作关系。因为供货商可以做到即用即送货,库房的存储量、单次购买的数量都大大降低。这既减少了库房的存储空间,也避免了一次性大量购入,或过早购入专业性的备品备件,造成备件质保期的损失,间接有效地防控了采购风险。(3)充分利用软件分析功能,统计使用频率高的应急配件。有限的库房空间内,要针对性存储使用频次高的专业仪表设备、以及使用频率高的应急备品。设备管理部材料配件科的备品备件软件管理平台,设立了分析类功能模块,可以将各个专业采购数据进行汇总分析,也可以将全采购数据进行分析统计。根据分析结果,材料配件科在征询专业科室的建议后,制定合理的采购计划与库房存储方案。

四、仍然存在的问题

1、应急采购流程

(1)问题分析。目前,这套备品备件采购与领用模式已经安然无恙地运行了多年。在通常的情形下,按步就班地完成每一个步骤,就可准确无风险地完成备品备件的整个流转过程。然而,在博物馆的开放过程中突发状况几乎是不可避免的。在库房中未配备备品的情形下,紧急采购的备品一到货就会被直接领用至维修现场。在现在的应急采购模式下,备品的入库、出库手续需要后补,这与实际情况并不相符,而且由于过程中数据要进行重复填写,既浪费时间也容易出现错误。(2)优化策略。在软件平台上开发“应急采购”功能模块,设置应急采购流程,实现一键出入库。在应急采购的模式下,专业科室填写应急采购单,提出应急采购需求,材料科采购员审核后进行加急采购,并督促供货方尽早供货。货品到达,由验收员签收验收单,并直接将货品直接交付申购者使用。验收员根据验收单在系统内通过一键出入库完成备品的流转,并在应急采购单上加注验收时间与数量,完成应急采购流程的闭环。

2、专用设备的存放问题

(1)问题分析。库房中除了存放定期消耗的物资,还有使用率并不高的专用设备。相对易耗物资,专用设备用途复杂、数量很少,复购率低,通常为中、大型设备,以“借用——归还”为主要存取模式。这些设备的取用,以开具借条的形式在纸本上记录借用方,借用、归还的时间与数量。当数据量大时,这种繁复的记录形式极容易出现差错。(2)优化策略。为每台专用设备建立身份,生成专用二维码附在机身,身份信息包括设备名称、进库日期、设备编码、借用日期、借用部门。在管理软件平台上为专用设备开发管理模块,与二维码关联,对设备身份信息与出库时间进行管理。当有借用、出库需求时,库管员只需扫描设备机身上的二维码,在页面中选借用信息或出库信息,便可与管理软件平台上实现数据同步。

五、结语

机电设备的备品备件管理是保障机电设备平稳运行工作中的重要一环。准确、高效的管理机制是应对种类繁多、时效性强等客观要求的有力保障。在建立起行之有限的机制之外,理解机电设备的现状,制定合理的维护计划,减少不确定性,针对性准备合理数量的备品备件,都是提高备品采购、取用效率的有效方法。在信息化、智能化飞速发展的今天,借鉴其他行业的经验,借鉴大工业管理模式,将科技手段植入管理过程,更是可以大大提高效率与准确性。发展是时代的主旋律,在实践过程中不断查漏补缺,不断健全与更新制度、方法,总会促使管理水平提高到一个新的境地。

作者:钟超超 单位:中国国家博物馆

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