摘要：建筑工程档案是工程重要技术参数和建设过程的记录、集合，具有重要的参考价值和借鉴意义，做好档案管理工作势在必行。本文从新形势下建筑工程档案管理的重要性入手，探讨其有效管理的策略，以促进建筑工程档案管理质量的提升。
关键词：建筑工程；工程档案；档案管理；有效策略
在全面深入推进社会主义现代化建设的新形势下，城乡规划建设的步伐越来越快，建筑工程项目不断增多，从而形成了大量的资料。这其中不仅有建筑工程建设经验，还凝聚着建筑业发展的智慧，所以有必要将其保留下来。但当下的建筑工程档案收集归档要求和管理职责不明确，档案管理人员信息化意识薄弱，对建筑工程档案的传递、变更、督导、验收等工作的控制效果不理想等问题均导致建筑工程档案管理缺乏有效性，因此急需加强对其有效策略的探究。
一、新形势下建筑工程档案管理的重要性
建筑工程档案是直接形成于工程建设活动且具有归档保存价值的以文字、图表、声像等形式存在的历史记录。建筑工程档案的价值主要表现在其源自建筑工程建设实际，并直接为建筑工程建设实际提供服务[1]。站在新形势下加快城乡规划建设的角度，建筑工程档案记载着城乡建设活动，又服务于城乡规划、建设和管理。换言之，建筑工程档案从形成之日起就为城乡建设、发展及建筑工程管理提供服务，这也是对建筑工程档案实用价值的体现。与此同时，建筑工程档案是对建筑工程项目技术文件的汇总，是真实反映建设全过程的唯一依据性技术成果，不仅在城乡规划建设中起着重要的依据和凭证作用，还对建筑工程后续的管理、维修以及建筑工程技术交流、科学研究等方面起着重要作用。概括而言，建筑工程档案管理的重要性体现在：一是提供建筑工程管理、维修、恢复、改建和扩建等工作的依据；二是提供城乡规划审批、建筑工程设计、建筑工程施工和解决产权纠纷等的可靠凭证材料；三是城乡建设、总结经验、科学研究、交流技术和考察历史的重要信息资源。
二、新形势下建筑工程档案有效管理的策略
（一）明确工程档案资料的管理职责
建筑工程档案的收集归档要求，是在建筑工程竣工验收环节，建设单位管理者要联合项目负责人依据《建设工程质量管理条例》《工程竣工验收备案制》《建设工作质量管理条例》等规定要求，全面审查建筑工程建设全过程形成的所有文件资料，基于建筑工程档案构成进行分类，及时、准确、完整地收集和归档。因此，明确建筑工程档案资料员的管理职责是有效开展建筑工程档案管理的前提和基础。资料员的主要职责包括：收集有关建筑工程的档案资料、图表；整理建筑工程预建设表格、图纸、文件；检查建筑工程管理者审批施工单位的施工进度计划的情况；检查建筑工程管理者在施工管理中记录及整理各类档案资料的情况；监督现场人员收集和管理档案资料的情况；有序登记建筑工程档案资料，方便随取随用；检查工程人员工作计划完成情况和《施工管理日记》；检查建筑工程施工单位形成档案资料的情况；针对技术资料做好收文登记工作，并基于实际情况送给施工单位、监理单位等；及时和建筑单位沟通交流，协助工程人员联系设计单位，做好工程图纸和设计变更联系单的收文登记工作，及时交给分管人员签字确认；保管好图集、规范和标准等文件，做好借阅登记；针对经过批准外借的建筑工程档案，要按照规定办理手续；控制人员在资料室进出，确保建筑工程文件资料不被外泄；留存一份自己发送的图纸，并和发放清单一同存档；完成其他相关工作，做好工作笔记等。建筑工程资料员在明确档案管理职责的同时要严格履职，汇总、整理工程资料，保证建筑工程档案管理工作的有序、有效开展。
（二）有效推进档案管理信息化建设
随着网络信息技术在新形势下的广泛应用和快速更新，档案管理信息化建设被提上日程。在建筑工程建设过程中，档案管理占据重要地位，对提高整个建筑工程建设质量有重要意义。建筑工程档案管理发挥的监督作用较大，但档案管理信息化建设在一段时间里处于发展十分缓慢的状态，相关部门缺少沟通与交流，未能及时更新建筑工程档案管理所需技术，从而导致档案管理无法适应当下的发展需要。所以，建筑工程档案管理人员必须增强信息化意识，在建筑工程建设中落实档案管理工作，整合并存储建筑工程资料，建立统一网站，确保在建设过程中更有效地管理档案。同时，完善建立档案管理信息化体系，规范档案管理工作。为加快建筑工程档案信息化管理速度，档案管理人员还必须做好对信息与相关档案资料的采集、存储等工作[2]。如采集建筑工程数据，利用计算机输入相关数据信息，整理并存储其中的图纸、资料和相关文件等，通过计算机把这些数据存档，有效预防出现信息丢失或者是信息泄露的情况。在存储好档案数据信息之后应基于相关内容做好分类工作，如果建筑工程资料管理系统明确规定基建文件、设计文件和监理文件的分类方法、编号原则，就不应另行规定，也不得变更模板文件编号，从而有利于形成完善的档案检索系统，方便使用者高效查找资料，提高建筑工程档案管理的整体效率，更好地推进信息化建设。
（三）做好工程档案管理的控制工作
第一，及时做好建筑工程档案的传递与变更记录。在建筑工程档案管理工作中，频繁传递、变更档案极易改变档案的有效性与完整性，相关单位及部门务必要及时记录建筑工程档案的传递、增减变动[3]。如记录档案的传递情况、变更情况、修改情况和作废情况等，掌握建筑工程档案资料的来龙去脉，避免档案损毁、丢失或失效，保证档案的有效性、完整性，保证使用者及时有效获取档案资料、档案信息。第二，定期挂钩内业资料督导和计量支付。建筑工程档案资料整理琐碎，没有经济效益，而建筑工程施工现场十分繁忙，导致施工人员在工地上集中大部分精力，对整理档案资料通常是被动应付，必须认真督导和检查，保证资料的完整性。如档案管理人员要定期、不定期地对建筑工程内业资料进行检查、评比，提高各方面的重视度，预防堆积大量工作，通过强制措施将其和计量支付挂钩，保障做好建筑工程档案管理工作。第三，严格把关建筑工程档案的验收。验收是确保建筑工程档案管理有效性的关键环节，应基于国家档案局整体性验收重点建筑工程项目的原则，落实档案验收操作。如建筑工程档案验收的重点在于检查建筑工程前期文件和隐蔽工程材料、编制的竣工图；如果建筑工程的建设周期较长，则要分阶段验收，及时发现问题，纠改错误，查漏补缺；对建筑工程档案做好预验收工作，保证档案资料准确、齐全。在新形势下，随着经济社会的持续发展，建筑工程建设事业的发展更加迅速，档案管理作为建设建筑工程的重要部分之一，对建筑事业的进一步发展意义重大。因此，在实际工作中必须充分认识建筑工程档案管理的重要性，明确档案收集归档要求和档案资料管理职责，增强档案管理人员的信息化意识，有效推进建筑工程档案管理信息化建设。同时，加强对档案的传递与变更控制，定期挂钩内业资料督导和计量支付，严格严控验收大关，提高档案管理控制效果，从而提升建筑工程档案管理质量，推动建筑事业和城乡规划建设事业的健康快速发展。
参考文献：
[1]刘巧莉.关于建筑工程档案管理工作的建议[J].建材与装饰，2018（1）：181-182.
[2]田海红.建筑工程档案管理现状及存在问题浅析[J].档案管理，2016（4）：90-91.
[3]徐维芳.工程档案管理面临的问题及应对策略[J].科技创新与应用，2017（2）：264.
作者:郭晋琴 单位:太原市城乡规划设计研究院
