事业单位人事档案管理问题及策略浅析

2022-09-21 16:46:57 来源:写作指导

信息化社会的发展满足了事业单位人事档案信息化管理的需求。新时期,传统的纸质档案管理方式已经无法满足人事档案的管理需求,其专业化程度不高,在很大程度上制约了事业单位人事档案管理工作的效率和规范化建设。因此,对当前事业单位人事档案管理的现状进行分析,探究事业单位人事档案管理存在的问题,结合实际管理情况和信息化发展需求,有针对性地优化管理措施,满足事业单位高效和规范的人事档案管理需求。人事档案管理是事业单位运转过程中的重要内容,对事业单位的稳定发展和信息安全有着重要影响。对此,事业单位在开展人事档案管理工作的过程中需要积极转变管理方式,有效引进信息化管理技术,进而从根本上提高人事档案管理水平,促使事业单位人事档案管理逐渐向系统化、规范化和标准化的方向跨越。

一、人事档案管理内容

1材料归档

事业单位在开展人事档案管理工作的过程中,需要对新的档案材料以及文件进行有效分类。一是划分人事档案材料,分析档案信息是否满足档案归档的具体要求;二是在档案归档的过程中,结合工作人员以及岗位的具体属性、档案应用方向和材料内容进行细致研究,明确档案的具体位置;三是结合档案管理目录,有针对性地补充材料,保障归档属性和归档方式的合理性和科学性;四是在档案中纳入全新材料。2检查及核对档案核对事业单位人事档案时,需要对人事档案进行详细的检查,保证档案的系统性和完整性。在检查人事档案内容的过程中,除了要检查人事档案是否出现遗漏、信息是否无误等之外,还需要仔细检查人事档案的储存环境,比如档案储存库的安全性能和环境是否良好等。

二、事业单位人事档案管理的重要性

1保障信息的真实性

对于事业单位而言,人事档案管理环节也是全面体现工作人员能力的重要环节。工作人员需要全面构建比较完整的人事档案,以此为事业单位提供有效且真实的管理依据[1]。例如,事业单位在人事任命时需要借助真实且有效的人事档案,如果这些档案存在问题,就很难为人事任命提供依据。此外,事业单位在整理、收集、保管和分析人事档案的过程中如果出现操作不规范的问题,也会影响档案的真实性。

2全面体现人事问题

通过分析事业单位人事档案的建立过程发现,构建规范化和标准化的人事档案管理体系除了能使工作人员全面了解自身工作内容之外,还能全面体现人事问题,有效满足事业单位全面了解相关部门及岗位人才匹配情况的需求。比如,细致的人事档案除了能使管理部门全面了解相关部门当前人力过剩或短缺等问题之外,还能使管理部门了解相关岗位的技能要求,进而科学、合理地调整岗位。

3规范企业工作

通过对标准化和规范化的人事档案管理体系进行分析发现,在体系构建时需要制定标准化绩效评定制度。通过这种评定方式来衡量相关工作人员是否能够满足岗位要求,进而促进事业单位的规范化和标准化发展。在事业单位人事档案管理的过程中,实际管理制度和相关部门、岗位之间的联系比较密切。对此,事业单位在制订档案管理工作方案时,需要结合具体制度以及相关岗位要求进行管理,推动事业单位的规范化发展。

三、事业单位人事档案管理存在的问题

1信息化管理水平低

随着互联网技术的发展,事业单位在开展人事档案管理工作的过程中逐渐向信息化管理方向发展,这也是实现规范化、全面化和标准化管理的必然要求。但当前很多单位仍然采用传统纸质档案管理方式,很难满足人事档案信息化管理的需求,而且这种管理方式容易造成较大的人力、物力和财力浪费,不利于人事档案管理实现安全性、精准性和完整性的管理目标。这些问题都是导致人事档案信息失真的主要原因,若无法从根本上保障人事档案信息的安全性和保密性,就会对事业单位的长远发展造成不利影响[2]。对此,在人事档案管理的过程中,需要有效借助信息化管理方式,以此保障事业单位有序、稳定发展。

2档案管理意识欠缺

高效的档案管理方式对事业单位的发展具有重要的促进作用,但在具体实施过程中,很多管理部门及相关领导更加重视业务拓展和经济发展,这也是档案管理人员管理意识欠缺的原因之一。忽视档案信息管理对单位和部门发展的重要意义,使得人事档案管理工作仅停留在表面上,甚至有些管理人员工作态度敷衍,导致档案管理工作无法全面落实。在人事档案管理的过程中,如果无法保证档案的系统性和真实性,就会使人事档案管理失去意义,进而对事业单位工作的开展产生不利影响,制约事业单位的稳定、高效和可持续发展。

3管理能力欠缺

当前,很多事业单位在开展人事档案管理工作的过程中,主要管理人员由其他岗位转岗而来,导致相关管理人员专业水平不足,甚至不具备人事档案管理的基础条件。同时,部分管理人员工作态度不积极,很难满足人事档案管理最基本的要求,也无法及时跟上社会发展的步伐[3]。随着信息技术的快速发展,档案管理工作不能仅依靠人力,还需要引进科学的管理设备和信息化系统,这种管理方式对相关管理人员的信息技术水平提出了更高的要求。此外,部分事业单位人事档案管理人员存在兼职管理现象,适应岗位的时间较短,流动性较高,这在某种程度上也制约了事业单位人事档案管理的发展。

四、事业单位人事档案管理策略

1加强档案管理思维

在人事档案管理的过程中,档案文件的管理和录入较为重要。管理部门需要发挥带头作用,强化管理人员的管理意识。管理人员需要按照具体要求录入档案信息,从根本上解决信息失真、不完整等相关问题,满足录入信息真实性和系统性的要求。此外,管理人员需要主动学习先进的管理方法,并将这些管理方法融入具体工作中,建立具体和具有权威性的相关管理制度,为后期的管理提供依据。人事档案管理具有较强的复杂性和系统性,若缺少合理和科学的管理模式,就会影响人事档案管理工作的开展[4]。因此,管理人员需要突出管理意识,结合人事档案管理现状,全面优化和完善相关管理制度。相关管理部门、领导以及工作人员需要高度重视管理过程,采用高水平和高层次的管理方式开展档案管理工作。此外,管理人员在使用档案和资料收集的过程中都要严格遵守规章制度,不断优化管理措施,提升人事档案管理水平。与此同时,落实好人事档案管理制度需要管理人员具有责任意识,还要将个人绩效和标准化、规范化的管理工作相结合,这种管理方式能够提升人事档案管理部门的建设水平。

2强化人才引进措施

要想满足事业单位人事档案管理规范化、专业化和系统化的管理需求,就需要引入先进的管理制度和专业技能人才,不断为事业单位人事档案管理的规范化提供新的发展动力,进而使管理人员摆脱传统的管理思想,学习先进的管理方式,制定出比较先进的管理制度。在此基础上,人事档案管理部门需要高度重视对现有管理人员的理论基础和技能的培训,以此全面提高管理水平和效率。

3深挖管理中存在的问题

人事档案管理体系的构建和完善需要结合事业单位的具体情况,全面探究管理时可能存在的问题,结合相关单位、相关部门和工作人员的实际工作情况,制定能够满足当前人事档案管理需求的制度;从档案调取、录入和归档等方面开展工作,将档案的录入者、查阅者、管理者、被记录人纳入制度管理中。同时,专业管理人员是保障人事档案规范化管理的基础,如果管理人员的综合素质不高,缺乏全面的管理思维,就很难满足人事档案管理规范化和标准化的管理需求。对此,在开展人事档案管理工作的过程中,需要高度重视管理人员的综合素质,以此作为人事档案管理的基础,积极打造高水平的管理团队。具体措施有以下几点:一是积极探索,培养专业技术人才,有效提高管理人员的专业技能和理论水平。二是要全面打造具有较高专业化水平的管理团队,提高管理人员的综合素养,在培养和优化专业管理人员综合素养的基础上有效提高其管理水平。

4优化档案管理效率

近年来,现代化技术的发展如火如荼,很多事业单位在开展人事档案管理工作的过程中注重引入数字化管理技术,以满足事业单位人事档案管理的需求。通过学习数字化管理技术,能够提高事业单位的人事档案管理水平[5]。对此,部门建设需要借助先进的科学技术,建立起比较完善的人事档案信息库,缩减档案管理流程,缩短档案管理时间,提升档案管理效率。

5整合信息化管理平台

在平台应用中,可以借助硬件设计搭建人事档案管理平台。本文将某事业单位作为实际案例,对其平台应用效果进行验证。为了有效阻止非档案管理人员进入平台,需要在软件开发阶段设计登录窗口,将登录界面显示在上位机显示器上,输入密码和账号后才能进入平台。需要设置的人事档案资源属性以表1为主。通过对上述资源进行整合,借助遗漏数据统计软件来统计遗漏量,将其制作成表格的形式(见表2)。表中整合率的主要计算方式为整合量与“整合量+遗漏量”之间的百分比。通过分析发现,在整合的过程中四项整合率分别为99.7%、99.0%、97.3%和98.3%,这些整合率数值均高于人事档案管理所需要的95.0%。通过分析整合遗漏数据发现,其多数都属于利用价值较低的资源,不会对事业单位的发展产生影响。

1.数据库服务器

事业单位在开展人事档案管理工作的过程中,可以采用信息化管理方式,不断引进先进的管理技术和平台,结合平台的服务器进行选择。其在平台核心硬件的选择上,可以选用安装PowerEdgeR740型号的服务器,该服务器有4个4TB硬盘、2个480GB硬盘以及2个CPU;服务器的内存以4×32GB为主;所采用的结构以机架式为主;服务器的主要尺寸大小为82.3mm×426.0mm×702.3mm。在该服务器的使用过程中,该型号数据库中所涉及的ProSupport能够满足平台24×7远程运行需求,进而满足事业单位人事档案管理相关程序应用的需求,促使各种资源达到均衡,使其具有一定的经济性和可扩展性,满足档案数据变化的现实需求。

2.上位机显示器

在上位机显示器的应用中,主要采用的平台借助C/S架构,不断在平台的客户端有效整合管理信息并安装相关软件,同时,在上位机现实界面上展现出人机交互界面,通过这种方式来满足平台用户的操作需求以及访问和查询后台档案数据库的要求[6]。而在上位机显示器的选择中,需要借助型号为SD4-6560的19—65寸落地卧式电容屏触查询一体机,同时将VisualC++引入该型号的显示器中,有效开发相关平台的软件操作界面。因此,借助该型号显示器,平台用户可以有效查询相关人事档案信息。触屏查询的方式能够体现出平台的交互性,满足用户信息查询的需求。在事业单位发展的过程中,人事档案管理部门的建设具有重要作用,同时人事档案管理工作也是档案管理部门开展工作的重要基础和内容。因此,事业单位要想有效提升人事档案管理效能,就需要在日常管理工作中积极创新,全面深化落实标准化、规范化管理方式,且在管理中融入信息化管理措施,通过这种方式提升人事档案管理水平、管理人员的专业素养以及管理质量。

参考文献

[1]黄小玫.浅议大数据背景下事业单位人事档案管理工作[J].文化产业,2021(36):145-147.

[2]应晓红.事业单位人事档案管理创新与服务模式的改革研究[J].中国市场,2021(34):134-135.

[3]陈丽生.事业单位人事档案信息化管理亟待创新[J].人才资源开发,2021(22):37-38.

[4]黄思民.新时期机关事业单位人事档案管理工作的现状分析及应对策略[J].黑龙江人力资源和社会保障,2021(14):85-87.

[5]贾坤涛.浅析事业单位人事档案管理现状及对策[J].经济研究导刊,2019(13):123-124.

[6]黄珊珊.探索事业单位人事档案管理信息化建设路径[J].人力资源,2020(08):10-11.

作者:沙金 单位:中共甘南州委党校