林业项目辅助体系设计办法

林业项目辅助体系设计办法

作者:柯善新 杨传金 单位:国家林业局中南林业调查规划设计院

引言我国林业项目管理,从无系统管理模式到现代项目管理,得到了长足的发展,科学的项目管理理念、先进的管理技术手段与国情相结合,形成了有中国特色的现代林业项目管理模式[1,2]。信息系统技术作为当代热门技术之一,理所当然地被广泛应用到林业项目管理中。以信息系统技术为基础,一些新技术得到实践与应用,如智能决策支持系统、网络与WEB服务、面向服务、地理信息系统、“天地一体化”技术等,极大地充实并发展了林业项目管理系统技术内含。林业项目管理为信息技术提供了展示的平台,信息技术提高了管理效率、促进了管理过程的规范[2]。然而,在实际应用中,一些林业项目管理软件系统并未达到理想效果。随着项目进展,用户越来越觉得软件系统不能满足管理需求。因此,一些管理系统在使用一段时期后被弃之,或者更换新的软件系统,或者系统频繁升级,升级的成本过高[1]。

目前,一些林业项目管理系统不如人意的关键原因,在于这些系统没有充分考虑林业项目管理的需求多变的特点。一般的管理应用系统开发,如书店管理系统,是根据“现行系统”来分析需求的,即参照手工管理过程分析需求,这些需求相对稳定。但很多林业项目管理系统则不然,系统开发常常在项目早期进行,此时“现行系统”还只是一个设计,体现为项目的相关规范、准则、标准、设计、要求等。这些准则性文件会随着项目进展逐渐积累完善。如最初的准则规定了合格的造林成活率标准,但是不合格的怎么办,于是第二年可能规定给一次或多次补植达标的机会。另外,总项目办常常会临时下发通知,要求各项目区按规范表提供项目数据,尽管这些数据可以由基础数据产生,但已使用的管理系统却未能提供产出。因此,林业项目管理软件既要满足不断变更的需求,又要能将系统更新的频率控制在可以接受的程度。

1辅助管理系统设计思路

一般项目管理系统开发,系统会起到“控制中心”的作用,在数据存贮、处理等方面,对用户“透明”,用户只需要录入数据,系统就能产出处理结果。如果想按照新的规则处理数据,往往要通过系统升级来完成。实际上用户根本不知道数据存贮在哪里、是什么格式、数据间的逻辑关系等,想要利用系统内数据手工操作获取处理结果几乎不可能。然而,对于林业项目管理中的临时统计任务:如果有原始数据的电子表格,用手工的方法,也许很快就能完成,没有必要升级系统;如果系统数据能随时导出来,用户又明白数据的逻辑关系,那么许多新增加的数据处理需求就可以手工完成。这样,系统的功能也就因为有了用户的参与而得到扩充,系统的应变能力会大大增强,也由此解决了林业项目管理需求变更过快的问题。辅助管理系统的思路,就是按照手工处理数据的流程来组织数据、表现数据,用户不依赖管理系统软件,就可以手工管理数据、处理数据。而开发的辅助管理系统,则成为辅助工具,用户可以用它进行数据的逻辑检查,进行数据管理,产出一些复杂的统计报表,进行任何能预计的数据处理,同时系统能方便地向用户提供基础数据或中间处理结果。

2辅助管理系统模型

借助电子表、字处理、文件管理等软件进行的手工管理,可以看成是一个手工处理系统。项目人员将项目数据录入电子表格,进行适当处理,汇集到上层管理者,编制统计报表。这是一个常规的处理流程。但手工处理对数据的逻辑检查相对困难,对于编制统计报表工作量大且容易出差错。辅助系统可以重点解决这些问题,它即可以完全取代手工处理系统,也可能仅用它完成部分数据处理工作。用户对辅助系统只具有亲和性,不具有依赖性。

3几个关键环节的讨论

3.1流程梳理

信息系统开发的前期工作,需要明确数据流动情况,根据管理机构、人员、分工,分析各项事务的处理过程。观察现行运作方式往往是最有效的方法。但对于林业项目来说,因所处的项目阶段不同,观察的效能是有限的,还必须分析项目准则,参考同类项目的管理活动过程,并充分预计可能发生的信息需求,弄清数据的处理过程。梳理流程,有三个重要内涵:一是对项目数据、数据处理规则、处理方式方法、与各类人员的责任关系等问题进行明确;二是对流程进行优化,使数据与处理流程更加简单明了,要保证数据安全,上下级数据汇总与拆分方便灵活,分类查询与分类汇总能顺畅进行[3];三是处理的技术方法,落脚于日常管理使用方法,如手工编制报表、电子表格处理、字处理软件使用等。

3.2数据组织

数据组织的好坏,关系到系统的成败优劣,因此要认真研究,不断优化。林业项目辅助系统的数据组织,要兼顾到手工处理方式与辅助系统运行方式两种状况。以手工处理便捷明了要求为主,合理选择数据的表现形式与存贮方式。如使用电子表格作为数据的主要存贮方式、使用简捷明了的汉字作为字段名、属性数据符合填表记载习惯、表间关系力求简单直观等。

3.3代码使用

将使用字符描述的数据数字化,是信息系统常用的处理方式。如使用数字1,2,3表示位置上、中、下等。有些调查统计类专业数据库,几乎见不到字符性数据,全部使用数字代码表达属性。使用代码的好处是便于计算分析、避免歧义、节省存贮空间、方便录入,其缺点是属性表达不直观、可读性差。对于林业项目管理,我们需要数据的可读性强,代码的使用就必须十分谨慎。不需要统计计算的字段不用代码;使用规范性词汇以便于统计,如对树种、权属、行政单位名进行规范,设计统计模块时要有充分容错机制;字段设计时,优选数字字段或带数字系列的属性,如面积、树高直接使用数字,而年度、等级、批次、层次等也直接用数字表达;对个别分类意义重大的属性,必须使用代码,如省级检查记录同县级自查记录放在相同表中,用检查级别字段加以区分,该字段就应当使用代码,因为该字段容不得差错、空缺和歧义。另一需要重点考虑使用代码的地方,就是小班的唯一性标记。当存在表关联,或者要考虑形成GIS(地理信息系统)图时,为确保其对应关系,就必须形成小班唯一标识。通常的做法,是用行政代码加顺序号。

3.4表间关系处理

数据表格之间存在关联关系。如造林小班表与造林树种设计表之间存在一对多的“父子”关系,而造林小班表与苗木采购发票之间存在多对多的关系。在辅助系统中如何表达、如何处理非常关键。手工方式下不宜表格个数太多,表间参照也很不方便,最好简化表的关系,改善数据的显示维护方式。如封山育林与人工造林的设计表,相同是主流,就可以用一个表;有时在电子表中镶嵌子表更容易被用户接受,如多个设计树种直接写在小班记录的下方,就象多条新记录一样,但不影响手工统计分析,表现也直观。当然,设计的辅助系统理解不了这种嵌套表达,因此仍应当使用关系表,只是要注意其相互的转换操作。#p#分页标题#e#

3.5GIS技术应用

林业项目管理,应当积极使用GIS技术。一是对于山头地块的管理,使用GIS管理更加直观、准确、便于与其它资料衔接。二是林业项目管理本身就使用地形图或卫片作为底图进行斑块区划,资料充分。三是技术成熟,可以满足任何档次的应用[4]。如果项目范围够大,管理也走向规范,可以考虑开发带GIS功能的管理系统。一般情况下,简单使用GIS桌面系统就很好,方便、灵活、成本低。最简单的应用,是由项目技术支撑单位承担GIS图的制作与维护,项目管理人员通过GIS浏览工具查看图面,如arcGISexplorer和arcReader都是免费的GIS图面浏览产品。这样图面绘制与维护交由专业人员完成,管理人员只是使用。无论采用哪种方式,或者暂不使用,都要注意图与属性的衔接,设置小班标识码编码规则,并在项目管理中严格遵守。辅助系统应提供小班属性数据输出功能,以便挂接到GIS系统中。

3.6辅助系统开发

辅助系统的开发,关键是在事务处理设计时,要以手工系统设计为首选,但又不能降低系统质量。在功能上:一是要确保能灵活地进行手工系统与辅助系统之间的基础数据交换,如电子表数据与数据库关系表间的数据导入导出;二是要着力于解决手工方式较难完成的功能,如逻辑检查、关系数据对应关系检查、重复记录检查、报表统计、较常用的定制分析、生成综合小班卡片、生成GIS属性数据等。

4辅助管理系统实例

河南省“中德合作小农户造林”项目,在鲁山等四个县实施,省和项目县分别成立了项目办,省林业设计院作为项目监测中心。项目采用报账制,根据监测结果,每年从复兴银行报账2次。最终项目结束时,会对项目实施进行全面评估,如果事实不清或凭据不足,将可能导致报账经费退赔。经分析项目管理特点,已有项目准则对主要数据的形式、主要报表作出了规定,但随着项目进展,会对准则进行必要修订,或提出一些新的统计上报指标。为此,项目决定开发辅助管理系统。首先,项目对准则要求、报账指标、管理活动中正使用的表格等进行了系统研究,根据项目管理流程特点,在征得项目首席咨询专家和省项目办同意后,对报表及项目管理用表进行了优化;其次,明确了表间逻辑与维护责任,对填表内容进行了适当的规范。依据这些表格和规定,省、县两级管理人员及监测中心可以仅使用电子表管理项目数据,完成统计上报工作;同时,开发了项目管理软件,供两级项目办和监测中心使用。辅助系统满足目前能预见到的数据管理与统计需求,能方便灵活地与电子表进行数据交换。项目管理人员与监测中心可以用电子表手工管理数据、分析统计数据,也可随时利用辅助系统进行逻辑检查、报表统计、表间关联分析等较为复杂的工作。系统在实际项目管理活动中得到较好地应用。

5讨论

(1)通过引入辅助系统开发的理念,使得系统软件能同常规系统一样,既能满足项目管理的需要,又能最大限度地方便用户脱离系统进行数据处理与分析,从而满足不断变更的林业项目管理需求。2)软件开发成果,不仅仅指系统软件包,还应该包括对与之相关的信息处理流程的优化与规范,如对信息采集流程的优化、对上下级或横向数据传递与审核的规范、对报表格式的改进等,应当作为系统开发的一项重要任务对待。3)林业项目管理软件特点明显,应用越来越广泛,有必要加强专题研究,更深入地探讨林业项目管理软件的开发问题。4)林业项目管理中,GIS应用有极高的实用价值,怎样突破GIS操作技术难度高的瓶颈,使之广泛服务于林业项目管理,有待进一步研究。