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互联网与一校多馆环境下的读者卡管理初探

2011-04-12 08:50 来源:公共管理 人参与在线咨询

摘 要:本文主要分析了在资源共建共享、互联网和多馆环境下读者卡的功能、读者卡管理工作的现状,并对进一步提升读者卡的管理水平提出了设想。
关键词:读者卡管理;读者数据;用户认证

  早在30年前,国外的大学就开始推进校园卡的管理工作。2000年前后,随着网络技术的发展和数字化校园工程的实施,国内大学纷纷启动了校园卡工程。校园卡集学籍卡、门禁卡、医疗卡、考勤卡、上机卡等于一身,同时还兼有支付功能,大大方便了学生和教工的日常工作和学习。目前,各高校的校园卡工程发展并不同步,有的高校已经真正实现了一卡在手,校内到处走,但是也有的高校却因为各种原因还不能真正实现这些功能。特别是在很多高校合并后,原本属于不同高校的学生身份发生了变化,也给校园卡的管理带来了相应问题。同时,有的高校因为读者群的不同而暂时存在校园卡用户和非校园卡用户。也有的高校还没有启动校园卡工程。因此,笔者重点不讨论校园卡,而是“读者卡”。即不管读者用的是智能校园卡、条形码卡还是IC卡,只要它具有借书的功能,笔者统称“读者卡”。笔者将探讨读者卡在互联网和多馆环境下的管理现状并提出管理水平的几点设想。
  
  1 互联网与多馆环境下读者卡的功能
  
  读者卡功能的实现首先依赖于互联网的环境,无论是只有一个借出口的图书馆还是有多个借出口的大馆和多个分馆,读者卡的所有功能需要后台人员的持续工作。
  1.1 多馆环境下借阅
  读者卡首先最重要的功能是借阅。告别了纸质卡片的借书证,利用电子化的手段发行的读者卡很大程度上提高了图书馆借书的效率。读者只需要一张卡片就能借10册、20册不等的图书。随着各高校合并工作的深入,图书馆分馆系统的逐渐成熟,读者基本上可以持一张卡就能完成多馆的借阅、不同校区之间的借阅,并且可以就近还书。借阅的册数可以通过参数系统调整,各高校根据读者类型划分不同的借阅数量与权限。
  1.2 门禁通道机出入
  目前,图书馆在读者入馆方面普遍采用的方法是门禁系统,即读者通过用读者卡刷卡进馆。这种方式通过门禁服务器实现对使用期限到期和挂失用户的限制,保护了在校读者的利益。但是也出现了个别读者借朋友的卡刷卡进馆的现象。有的学校在通道机旁边安装服务器显示读者照片,保安人员对照读者照片检查,尽量杜绝非本人使用读者卡的现象。同时,挂失、过期的读者卡通过系统和网络的数据更新,同步更新到门禁系统服务器的数据库中,不仅保护了读者的利益也提醒读者及时办理延期或者离校手续。
  1.3 数字图书馆门户认证
  近几年,各高校图书馆在门户建设方面发展很快。统一认证、统一检索的功能是门户建设的亮点。读者在各图书馆的门户主页中只需要输入一次读者卡的ID号和密码,成功登录后就可以实现查询状态、修改密码、续借、预约等操作,并使用图书馆的电子资源。在北大图书馆等参加了CASHL文献传递、CALIS文献传递的成员馆读者,一次认证就可以提交文献传递的请求,不需要再申请账户。这样不仅方便了读者,也免去了读者要记住多个用户名和密码的麻烦。密码的修改也可以通过门户网站实现,大大方便了读者使用。目前的认证系统登录后还用IP地址作进一步的限制。保证有效用户使用图书馆资源。
  1.4 电子资源检索认证
  数字图书馆不断把大量的数字资源充实到图书馆中,使得读者到图书馆除了借书、阅览外,对电子资源的使用量大大增加。各高校的电子资源阅览室、多媒体阅览室也采用自己的小管理系统。这些小管理系统与图书馆的自动化系统往往相对独立,但是读者检索时的认证也是使用读者卡完成。读者卡通常起到认证、计时等功能,既方便了读者也使管理科学化。另外,作为某一图书馆的固定用户,当读者在外地时如果想使用图书馆购买的电子资源,也可以通过使用读者卡的用户名和密码登录后进行检索。对图书馆用户的开放使得电子资源的使用不再因为地点的变化而受到影响,用户至上的服务理念得到体现。
  
  2 网络与多馆环境下读者卡管理的现状
  
  在当前网络与多馆的环境下,读者卡的功能范围大大增加,读者卡的管理也越来越依赖于电子化和网络化。读者数据的收集、更新、处理等环节需要通过网络的顺畅及时更新,目前各高校读者卡的管理现状大致如下:
  2.1 读者卡的办理机构不同
  目前读者卡的发放机构各不相同,但是比较统一的做法是新生在报到当天就可以到指定地点拍摄照片,几天后就能领到读者卡。发放读者卡的机构有图书馆、学校教务部的学籍科、还有的是专门成立的校园卡管理办公室。招生工作相对独立,几个学区分散在不同地点,读者卡的发放也就分在不同的校区。这样,学生领到读者卡的时间不同。并入综合性大学的医学院的附属医院和大学的性质不同,但也开始加入统一的自动化系统,管理方式就各有特点。
  2.2 读者数据的收集与更新渠道不同
  由于读者卡的管理机构不同,读者数据的收集渠道也就各不相同。而读者数据收集后导入系统的工作就更加重要。目前大多数学校采用的方法是新生开学时通过系统整批导入。读者数据不仅有姓名、号码、身份的信息。也有读者的院系、单位、电话、电子邮箱地址等信息。收集这些信息非常重要,这不仅关系到赋予读者唯一的证件,也关系到读者在使用图书馆期间是否能得到图书馆提供的很多服务。例如邮件提醒,电话联系,短信服务等等。所以不同的管理机构需要根据自己的特点来尽量收集读者的信息。读者的信息发生变化时,也要随时更新,包括读者卡丢失换卡等信息,保护读者的利益。离校的手续也由最初发卡机构负责,离校后读者数据的管理分在不同的发卡馆管理。
  2.3 读者卡的样式不统一
  尽管使用同一个系统,服务方式相同,但读者卡却不同。以北京大学图书馆为例,读者卡就有三种。一种是智能校园卡,读者数据通过卡内的智能芯片记录,并用读卡器读取数据和照片。校本部的老师和全日制有学籍的同学使用。一种是PVC卡,用红外扫描卡片上的条形码读取数据,主要用于校外的馆际互借读者和校内进修生和访问学者。同时医学部和各附属医院也颁发一种PVC的卡,功能与前一种卡相同,但是卡的外观和信息等项不同。为了解决不同的卡都能实现同样的功能,图书馆在解决这些问题的过程中,多次研究和测试,力求达到最佳效果。现在读者在借书时工作人员按照不同的读者卡使用不同的读卡设备。门禁通道机也选择了两种卡片都可以读取的双读取设备。这些工作的实施,大大方便了读者的使用。

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