文档系统管理范文1
关键词：文书档案；管理系统；系统技术
1文书档案管理系统的设计与应用
1.1系统总体设计
1.1.1设计目标
在设计文书档案管理系统时，主要是依托于计算机网络技术进行设计，首先设计人员要系统的总体进行规划与安排，要确定文书档案管理系统的设计目标，它的设计主要是为了简化程序，能够轻简文书档案，便于工作人员的管理。同时，也为了能够更好的实现档案的收集、归档、回收等方面的工作，实现工作的程序化与信息化。以上这些就是文书档案管理系统的总体设计目标，一切的设计工作都要围绕这一设计目标去执行。
1.1.2总体设计方案
在确定了设计目标之后，设计人员就要拟定总体设计方案。首先要确定系统内容的基本设置，一般在设计文书档案管理系统时，要保证其实现一些功能，主要包括以下几个方面。第一，就是可以将文书档案快速的归类，要实现归类功能，让工作人员按照等级重要程度以及文件机密程度进行归类，之后完整的储存起来。第二，系统要包含文书文档借阅部分，这一部分主要应该包括收发文档和归还文档的登记功能，这样可以便于工作人员在文档借阅和归还的时候，清楚准确的进行记录，从而提高工作效率。另外，在文档借阅的时候，系统也应该出示一些信息记录功能，例如，要具备人员信息借阅审批、人员归还日期等方面的内容。第三，系统要包含文书档案查询的功能，在进行这方面的设计时，一定要注意提高查询的便捷与方便程度，可以具体进行分类查询设计。例如，实现收文与发文信息的分类查询，实现文档的借阅与归还信息的分类查询等。
1.2系统架构设计与应用
在设计文书档案管理系统时，要设计系统的架构，系统架构是整个系统的基础部分，一个好的系统架构可以促进系统的安全运行，也利于之后的升级与完善，开发人员可以进行如下的设计。例如，可以使用J2EE的框架，这种框架通常有四层。每个系统层之间都是独立的，但是层与层之间也有一定的联系。其中应用表示层可以让用户与文书档案管理系统直接的联系起来，使用户可以接触，工作人员可以把web浏览器当作用户与系统间的沟通界面，在设计好之后，用户可以通过登录浏览器来访问文书档案管理系统的程序。应用持久层主要是进行数据库的链接，可以提高工作人员的工作效率，设计人员可以采用Hibernate和JDBC方式连接，这样可以进行文书相关数据的删除、新增等操作[1]。应用业务应用层主要的功能是为系统提供各种模块功能，例如，可以实现信息统计和档案管理等等。在整个档案系统中最重要的核心部分就是业务逻辑层，它是承载多种业务的重要部分，一旦业务逻辑层出现问题，管理系统就会受到影响，出现各种问题，所以一定要注意这部分的设计。
1.3系统网络部署结构的设计与应用
在对架构设计之后，还要对网络部署结构进行设计，在这方面要求技术人员将信息安全角度作为重点进行设计与考虑，一定要提高系统及文书信息的安全性。在通常情况下，设计人员可以用内部网络来设计系统，一旦想要通过外部网络访问数据库时，要对其进行授权操作，方可进入系统访问。在具体布置内部网络时，要做好结构设计，其中包括很多部分，比较重要的就是web客户端、档案数据服务器及应用程序服务器等等。目前，时下最流行的就是B/S，它可以实现数据库、浏览器、服务器这三者的设计，可以提高系统的扩展性，利于系统与用户在浏览器页面进行交互与操作。一般最好的在Windows7环境下进行开发，可以使用NET或ASP开发语言，服务器最好选用Windows2003或2008款，而客户端，选用360、火狐、搜狗浏览器均可。如果使用IE浏览器的话，至少要将其升级到IE8.0以上[2]。在具体应用时，工作人员可以通过路由器来访问系统内部资料，这方面可以通过web客户端的设计达成，但是应用时要注意建立相应的链接，将路由器进行防火墙检测，进行去除掉木马及病毒，保护内部网络以及文书档案系统的安全性。其中服务器与客户端是要连接在一起的，为了提高其安全性，技术人员还可以准备一个备份服务器，这款服务器不需要进行其他工作，只需要进行同步更新功能即可，这样一旦数据库信息资料丢失和损坏，则备份服务器上的文书档案信息也会完整的保留下来。
1.4功能模块详细的设计与应用
在文书档案管理系统设计时，还要细化每一部分的模块的功能，整体设计主要分为四个模块系统。第一是分类管理模块，它是比较基础的模块，在具体应用时可以实现文书档案的分类、调取以及归还等工作，还可以通过收藏夹，实现文书资料的收藏，便于功能工作人员高效的将各种档案进行归档处理。其中在分类管理中可以按照文书档案的具体类型进行详细的划分。第二是系统管理模块，其主要实现对于用户的管理，当用户进行文书档案的借阅或归档的时候，工作人员就可以应用到这一模块，可以利用该模块进行文书档案的新添以及删除。第三是检索管理模块，这部分是对检索的级别程度进行设计。在应用时，工作人员可以选择是简单检索还是跨库检索等，还可以在高级检索中输入日期、年份等相关信息，从而快速的检索到想要找的文书文档。第四是业务模块，这部分是让工作人员进行具体的业务工作的，当对进行信息统计或文书档案进行管理的时候，都要应用到这一模块。
1.5数据库连接技术
在对整个文书档案管理系统进行设计时，其中有一项非常重要的环节必须引起设计人员的重视，就是数据库连接技术。进行数据库的设计主要是实现录入文书档案的功能。这种数据库与系统程序并不是在同一系统中，其是独立于系统之外的，这样可以较大的提高存续功能，不仅便于在运行过程中随时调整和维护，也可以进行相应的系统调试与更新。一般的数据库中要包含多个文档，各个文档之间是有联系的，技术人员可以通过组织这些文档实现数据的管理。在设计时，还要注意实现资源数据的共享性，做到统一控制，要标注清系统各部分的作用、字段表、字段名称与类型等相关内容[3]。人们在应用文书档案的数据库时，可以进行数据的录入与存储，这都是需要管理员进行管理系统中进行操作的。
2文书档案管理系统的应用策略
2.1应用原则
在应用文书档案管理系统时，一定要注意以下几点原则，第一，要注意整体性的原则，在具体应用时，工作人员最好通过与其他部门的协作配合进行文书数据的收集工作，使得文书档案管理具有整体性。第二，在应用时要注意规范性的操作，要按照严格的流程方式使用管理系统。尤其是在收发过程中，应该做好信息登记，并进行规范性的处理，以便为档案查询者提供真实有效的信息。第三，要注意保密原则，工作人员可以在信息系统中设置密码，将不同的文档放置在不同的分类系统中，将核心文档重点保管。
2.2应用注意事项
在具体应用文书档案管理系统进行工作时，要注意以下几点。第一，要提高应用意识，相关单位最好要加大资金投入，加大文书档案管理系统的建设力度，具体结合实际情况，配置高端的软件与硬件设备，提高档案管理的效率。第二，要对档案管理人员进行培训，提高他们的应用意识与管理意识，尤其是对文书档案管理系统的使用进行培训，提高他们的应用水平。第三，要提高档案管理的力度，相关单位应该健全档案管理制度，对系统的应用建立相关制度，对档案借阅与整理等工作的细则进行规范，保证工作者的工作质量。第四，要重视数字化的建设程度，要重视安全性，可以使用开放级别分类，使不同级别的用户有不同的使用权限。第五，要对重要文件备份，可以采用图像扫描等方式将最原始的信息内容储存起来。
2.3系统安全措施的应用
在应用文书档案管理系统时，为了使文书档案管理系统的信息能够更加安全，相关工作人员要应用一些系统安全的措施。第一，可以应用系统中的日志监控软件，其可以帮助管理员处理相关问题，尤其是对用户操作的信息进行记录，可以记录下操作的时间及过程。一旦系统出现问题，工作人员可以通过分析日志监督系统的使用，找到问题产生的原因，从而进行针对性的处理。第二，可以应用到用户权限管理，对不同级别用户设置权限。第三，在对文书文件管理的时候，可以借助其他软件进行进一步防护，促进系统的安全性，例如，防篡改技术以及文件电子签名都是比较好的选择，它们都可以对相关操作进行审批管理。另外，系统中设计的自动归化功能也可以被应用在日常管理中，当借阅者逾期不还时，管理系统就可以启用该功能，将文书自动还回系统中。
3结束语
综上所述，随着科技的发展，应用文书档案管理的工作者越来越多，因为其具有非常大的优势特点，既可以保持档案的完整，又可以提高工作效率。所以为了更好的服务于工作者以及用户，开发与设计人员更要完善设计技术。同时，工作人员也要提高自己的应用能力，发挥设计中的各组件内容，更好的进行工作。
参考文献：
[1]孙锡铭.浅析信息化建设项目中的档案管理系统建设[J].中国管理信息化，2018（18）：176-177.
[2]何虹.浅谈新形势下的文书档案保密工作[J].办公室业务，2018（15）：70+74.
文档系统管理范文2
在档案信息自动化系统运行的过程中，没有一个统一的操作标准，同时在管理软件的应用上也存在着很大的差异，管理的结果也产生了一些误差，在这样的情况下，就会影响到整个系统的管理质量，在系统使用的过程中，硬件本身的质量是没有问题的，但是由于操作员的个人技能不能达到相应的要求，使得硬件中很多实用的功能都没有得到充分的发挥，所以在进行档案管理的过程中，要不断加大自动化技术的推广，有效的对管理工作进行规范，这要求管理人员要提高自身的业务水平，尤其是计算机应用技术，同时也要建立健全管理的机制。
2自动化建设要着眼于提高系统的整体水平
在自动化建设的过程中，系统的整体性高低对功能的发挥有着十分关键的影响，提高系统的整体性也就是提高计算机网络系统的管理质量，从而使系统的优势能够得以充分的发挥，从而也提高了系统自身的软硬件性能。但是在系统运行的过程中，一部分节点非常容易出现故障，这些故障的产生也严重影响到了系统的正常运行，所以在使用该系统的过程中一定要采取相应的措施，不断加强对故障的处理，使其发挥的负面作用能够缩减到最小，这样才能更好的提升系统的综合运行质量。
3有重点的抓好数据库的建设
在近几年的档案信息自动化系统发展中，对文件处理技术的开发和系统应用技术的创新还处在一个适应和过渡的阶段，因此在档案信息数据库的建设过程中还存在着很大的不足，这些问题的产生也会使得数据库在使用时无法发挥其正常的功能，所以在使用档案信息自动化系统的过程中，要根据每个档案管理部门自身的具体情况进行数据库的创建和完善。从另一个角度来看，数据库的建设和完善需要很长的时间，同时其相应的工作也是有一定的发展规律的，所以在数据库建设的过程中还要注重每个部门人员之间的配合。在进行档案信息运用的过程中，还要加强对信息内容的有效管理，只有这样才能更好的提升系统运行的可靠性和灵活性。同时我国的科学技术还在不断的发展，新的思想和理念还会不断的应用到档案信息自动化系统的运行中，所以档案信息自动化系统还会不断的发展和完善。
4慎重选定技术路线
信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。对我国档案信息自动化影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。
5实事求是地改进管理体制
集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。档案信息自动化系统实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。
6充分发挥系统建设资金的使用效益
档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目，在资金筹集和管理使用方面，较好的做法是多渠道筹措资金，实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。
7重视人才管理
档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧。
8结语
文档系统管理范文3
一、卫生系统人事档案管理存在的问题分析
1.卫生系统对人事档案管理重视程度不高。在很多卫生系统之中，管理人员对人事档案管理工作的重视程度不高，究其原因是很多管理人员没有认识到人事档案管理工作的重要性，没有在日常的工作中养成翻阅查询档案资料的习惯，在工作任务分配、工作安排、人员晋升、工作调动等人事安排上，没有对人事档案进行参考的习惯，因此很多管理人员认为人事档案管理就是把一些纸质的档案材料收集整理到一起，然后放到档案柜里彻底封存，没有任何利用的价值，所以在人事档案管理的工作上，不愿意投入更多的人力和物力，导致卫生系统的人事档案管理工作软件设施不齐全，硬件设施不到位，因此也就无法很好地开展人事档案管理工作。
2.卫生系统中专业的档案管理人员较少。卫生系统因为具有特殊的职能，有自己特殊的任务，所以为了更好的发挥卫生系统的职能，卫生系统大部分单位都把人力和物力应用到了一线科室的建设当中，使得卫生系统的人事档案管理工作中，人员配备较少，而且大多数都是从各科室中抽调出来的医护人员，不具备专业的人事档案管理工作经验，造成档案管理工作细节把控不到位，人事档案资料收集整理归类不及时，信息记录错误，甚至造成人事档案的损坏和丢失，极大地降低了人事档案管理工作效率，使人事档案管理很难在卫生系统管理工作中发挥其应有的价值。
3.卫生系统中没有健全的人事档案管理系统。人事档案管理工作应该和其他部门工作一样，具有完善的管理体系，拥有健全的管理制度，但是在实际的卫生系统档案管理工作中，由于工作人员数量不足，因此无法构建人事档案管理系统，也无法细化人事档案管理人员的工作内容，因此也就没有健全的人事档案管理制度，人事档案管理人员在人事档案管理的过程中，因为没有标准对其工作内容进行细化和要求，造成人事档案管理工作无计划、无目的地进行，导致人事档案管理工作的混乱，效率低下，甚至存在因为人事档案资料丢失而造假充数的现象存在，致使人事档案管理工作无法健康的、规范化的发展。
4.卫生系统中人事档案资料更新不及时。随着国家对卫生事业的越发重视，卫生系统也在不断地发展壮大，随之而来的是人才的流动，不断的有新的工作人员补充到卫生系统中，也不断有人员的晋升和调动以及离职，但是由于档案管理工作人员数量不足，以及档案管理工作水平低下，导致档案资料更新不及时，新入职的人员档案资料长时间空白，已经晋升的人员资料还保持在原岗位，甚至离职人员的资料也没有及时进行转出，档案管理人员对档案管理工作没有一定的规划，致使卫生系统的档案管理工作十分混乱，而且档案资料长期得不到更新，使档案管理工作内容积压，也给后续的档案管理工作带来了不便。
5.卫生系统中人事档案管理工作效率低下。随着科学技术的不断发展，很多企业已经开始引进先进的信息技术进行档案资料管理，但是由于卫生系统中大部分管理者不重视档案管理工作，造成部分卫生系统中的档案管理工作还停留在纸质版档案资料的收集整理上，纸质版档案资料管理需要档案管理人员十分熟悉档案的分类以及存放位置，但是随着卫生系统的不断发展，人事档案资料的不断增加，档案管理人员的工作越来越难开展，而且档案管理人员还存在变动的可能性，档案管理人员在进行工作交接过程中，对于庞大的纸质档案资料进行交接，不仅加大了工作交接的数量，还加大了工作交接的难度，还有可能导致部分档案资料在交接的过程中遗失，对于档案管理工作的长久发展十分不利。
二、卫生系统人事档案管理问题解决策略探讨
1.提高对人事档案管理的重视程度。人的行动是受到思想支配的，因此要想在人事档案管理工作中取得良好的效果，卫生系统的管理者首先要重视档案管理工作，加大档案管理工作的力度，在人员分配上，要根据档案管理工作内容的多少合理安排档案管理工作人员，在物力的投资上，可以引进一些先进的人事档案资料管理设备或者系统，促进人事档案管理信息化，减少传统模式的人事档案管理所带来的巨大工作量，减轻档案管理工作人员的工作量。还要加强档案管理人员的思想认识，明白档案管理工作的价值所在，促使档案管理工作人员更加积极认真地对待档案的收集整理工作。
2.聘请和培养专业的档案管理人员。档案管理工作也是需要一定技术含量的，需要档案管理人员及时的对收集到的档案资料进行分类整理，按照不同类别对不同的人事档案进行系统录入，系统录入操作需要档案管理人员熟悉系统中各板块的操作方法，保证人事档案信息能够准确的录入到系统之中，方便以后进行查询。随着科学技术的不断发展，人事档案管理系统也在不断地优化升级，因此需要档案管理人员不断地进行自我学习，提升自己的专业技能，从而保证人事档案管理工作更好的开展。当然对于一些重要的纸质版档案资料，不仅要扫描电子版进行留存，也需要档案管理人员将原始的纸质版资料进行妥善保管。
3.构建完善的人事档案管理系统。任何一项工作的完善，都离不开制度的建立。因此只有标准制度的建立，才能促进档案管理工作更加规范化的开展。档案制度的建立首先要明确档案管理人员的工作职责，也就是哪些部门、哪些类型的档案资料是需要档案管理人员及时进行收集整理的，对档案管理人员的工作内容进行细化，使档案管理人员在档案收集整理的过程中能分清主次，避免一些不必要的档案资料收集整理工作。其次是对档案管理工作的标准进行细化，卫生系统可以根据自身对档案管理工作的要求对档案管理的标准进行设定，使档案管理工作有标准可参考，避免档案管理工作出现质量问题。最后制定档案管理考核制度，对于档案管理工作人员进行考核，督促档案管理工作人员及时进行档案管理工作。
4.积极开展人事档案收集整理工作。人事档案缺失，就无法为卫生系统进行人事调动工作提供参考依据，因此需要人事档案管理人员积极地开展档案管理工作。人事档案的收集和整理工作是一个枯燥乏味的过程，档案管理人员首先需要进行纸质版资料的收集，然后根据纸质版的人事资料提供的信息进行系统录入，对于一些图片资料要进行扫描存档，还有一些音频以及视频资料都需要进行上传，虽然整体来说技术含量不高，但是对工作人员的认真细致程度要求很高，在信息录入的过程中不能出现错误，文件扫描过程中要做到字迹清晰，音频、视频资料上传也要做到格式正确等，档案管理工作中有非常多的细致环节需要档案管理人员认真对待。
三、结语
文档系统管理范文4
装备机关文档资料管理系统的建设目标，是采用先进的计算机技术建设基于数据库的数字化文档管理系统，将装备保障系统工作文件及档案资料进行集中管理，实现各类电子文件及资料接收、整理加工、检索利用、编研、鉴定等功能。按照应用对象不同，可分为总部级、军区／军兵种级和部队级。各级业务文档管理信息系统在所管理的文档资料的种类、数量及内容上有所区别，但从组成上讲，各级系统都主要分为两部分：文档资料数据库和文档资料检索维护系统。
1．1文档资料数据库
装备保障文档资料数据库是以特定方式组织起来的文档资料数据集合。按照表现形式，可分为一般性文档资料数据库和存储图片、音像资料等多媒体数据的多媒体资料数据库；从存储内容上讲，包括以下4类文档资料。
（1）装备技术档案资料数据库：用于存储装备基本技术参数、图纸、零配件数据及使用和维修手册等文件资料。
（2）日常工作文件资料数据库：用于存储装备使用管理、维修保障、器材筹供、科研训练、经费管理等经常性业务工作文件资料。
（3）专项活动工作文件资料数据库：用于存储重大专项活动规划、组织、实施、检查评估等文件资料。
（4）规范性文件数据库：已经颁布实施的装备保障系统相关行政法规、规章制度、标准规范等文件资料。文档资料数据库应依据装备机关职能分工，按照物理上分布，逻辑上集成的形式部署。以总部级通用装备保障文档资料管理为例，通用装备保障部统管车辆、陆军船艇、工程和防化等6种通用装备，应按装备类别，在分管该类装备的局机关建立相应的装备文档资料数据库，服务于该局文档资料管理与使用。各类数据库按统一的技术标准和数据标准设计，面向集成，需要时可集成为通用装备文档资料数据库，供总部机关使用。
1．2文档资料检索维护系统
档案资料检索维护系统主要由装备业务工作文档资料的采集录入子系统、分类管理子系统、检索服务子系统和统计分析子系统组成。
（1）文档资料的采集录入子系统：主要完成文本文件及多媒体资料的采集，转换为系统标准格式后录入和上传数据库，并对文档设定检索浏览权限等基本属性。
（2）文档资料分类管理子系统：依据构建的文档资料分类框架体系，对文档资料进行分类管理、数据维护和更新。
（3）文档资料检索查询服务子系统：设置多种检索查询方式，提供文档信息查询服务。支持联网远程访问，最大限度拓宽文档资料共享空间。
（4）文档资料统计分析子系统：主要根据发文时间、资源上传时间、资料类别等进行统计分析。此外，由于系统集中存放装备工作文档资料，系统安全性设计应得到重点关注，应采取权限管理、备份机制等多种技术方法保证系统数据安全及系统安全。
2系统体系结构及配置模式
2．1体系结构
采用B／S运行模式构建文档资料管理系统，将应用功能分成表现层、逻辑层和数据层3个部分。表现层是应用的用户接口部分，它担负着用户与应用间的对话功能。它用于检查和接收用户从键盘等设备输入的数据，显示应用输出的数据。在变更用户接口时，只需改写显示控制和数据检查程序，而不影响其他两层。逻辑层相当于应用的本体，它是将具体的业务处理逻辑编入程序中，例如，确认用户对应用和数据库存取权限的功能以及记录系统处理日志的功能；以及处理用户检索要求和反馈数据检索结果。数据层主要操作后台数据库，响应逻辑层数据存取请求，完成数据的物理存取。
2．2配置模式
装备机关文档资料管理系统采用浏览器／服务器（Browser／Server，B／S）架构进行建设。B／S结构的系统不需要安装客户端软件，它运行在客户端的浏览器之上，系统升级或维护时只需更新服务器端软件即可，这样就大大简化了客户端计算机载荷，减轻了系统维护与升级的成本和工作量，降低了用户的总体成本。在系统性能方面，B／S占有优势的是其异地浏览和信息采集的灵活性。局域网建立B／S架构的网络应用，能实现不同的人员，从不同的地点，以不同的接入方式访问和操作共同的数据库。它能有效地保护数据平台和管理访问权限，服务器数据库也很安全。系统部署在装备机关局域网中，如果满足数据安全要求，可以接入军事综合信息网，在机关机房部署数据库服务器和应用服务器，安装文档资料管理系统，对于需要录入数据的终端，配置扫描仪、摄像机、数码相机等数据采集设备，其他工作人员可通过网络登录系统进行各种文档资料查询。
3结语
文档系统管理范文5
人事档案是各个机关以及企事业单位，在对所属人员进行管理时所形成的，以个人为个体单位而进行集中保存的一种特殊档案。它主要用于对一个人进行全面、历史的考察，并对其进行深入了解。同时，人事档案也是党组织进行组织工作、人事工作中所不可或缺的重要参考资料。所以，加强人事档案的管理，充分利用档案的资源优势，可以更好地为医院进行人才选拔和合理使用人才，提供真实的第一手材料。医院信息系统应用于人事档案管理，不仅有利于档案的标准化、规范化，方便信息的存储、检索、提供利用，而且还会明显提高工作效率和现代化管理。
二、医院人事档案管理中存在的主要问题
1.对人事档案管理的认识不到位。
一些医院的领导认为，本单位的主管业务是医疗，是硬任务；而人事档案管理则是辅助性、服务性工作，属于兼顾的范围。由于单位领导对人事档案管理的认识不足，此项工作往往被忽视。
2.人事档案内容陈旧、材料不齐全。
科室以及个人都没有主动将各种进修以及培训工作的业绩、科研成果等个性化的材料进行归档处理；个人业务能力及其工作表现等资料都相对缺乏；部分人事档案材料较为陈旧，只是一些简单的干部履历、个人或其家属的政治情况、入党、入团志愿书等材料，无法对医院工作人员的真实情况进行全面、历史性地反映。
3.人事档案的管理方式与手段相对落后。
有些医院特别是一些基层医院，人事档案管理目前仍以手工操作为主。对其计算机的应用只处于比较低水平的状态，现代化的管理方式以及手段相对滞后。人事档案被损毁、丢失或是涂改的现象仍然时有发生。有的档案字迹难以识清，无法辨认，未进行修复和技术处理等。
4.人事档案管理者主动服务意识淡薄。
在人事档案管理工作中，普遍存在着“重管理、轻利用”的现象，仍然使用着传统的工作模式。这种模式在对材料进行收集的过程中，缺乏一定的主动性和及时性，只能被动地提供档案资料，无法树立起对档案信息进行开发利用，主动为医院提供各项档案服务的意识。平时，对档案用户的要求了解和研究不多，档案服务工作缺乏针对性和有效性，直接影响着档案提供利用工作。
三、医院信息系统在人事档案管理中的应用效果
将信息系统应用于医院人事档案管理中，就可以利用计算机技术以及网络信息技术更加方便地为医院进行各种信息存储、加工、检索等，更好地服务于人事工作。目前，医院应用信息系统对人事档案进行管理，主要是通过在计算机中输入相关的人事档案信息，并对其进行检索、查询和输出，在对人员素质状况以及人员知识结构进行了解的过程中，可以为医院提供更好地参考数据，以便在制定相应政策时有更加丰富的科学依据。应用信息系统对人事档案进行管理，可将人事管理和档案存储同时进行。这样，可以保证档案信息的时效性、真实性，更进一步提高档案信息的准确性和完整性。此外，通过对人事档案信息系统进行管理，可以建立科学的人力信息资料库，使得管理人员更快速、准确地获得工作人员的基本信息，对工作人员的能力进行全面的考察，更加方便地选拔人才。我院是一所集医疗、教学、科研、保健、急救等为一体的三级甲等医院，内部具有良好的局域网建设，信息化管理系统可以通过局域网在20个以上的医疗单位进行。随着信息化建设的不断深入，我院自身的科研水平得到了不断地提升，而且医院的运营成本也大大降低了，这为医院带来了良好的经济效益和社会效益。
四、结语
文档系统管理范文6
高校房地产档案资料的精准性，对高校各项指标是否达标意义重大，房地产档案内容是否全面完善，关乎到教职工自身最真实的利益。在住房货币化的今天，对教职工住房面积是否达标，需通过对房地产档案的检索来实现，因教职工在申请住房之时，住房信息中会对教职工的自然信息进行整理与记录，与此同时教职工若申请房屋补贴，则在申请材料中会对教师校外房屋信息进行全面的记录，因此如何快速的检索这些信息，为提高房屋管理工作的质量与效果，笔者认为专业化的房地产档案资料的建设尤为必要。
二、高校房地产文件烦人系统分类
高校房屋可以分为教学、科研、商业、住宅、后勤、商业等类型，其中住宅又可以进一步细分为已售和未售住宅、周转房、单身宿舍等，而高校现有对房地产资料的记录文件又可以分为电子文件、纸质文件两种类型，其中电子文件是伴随计算机的应用而逐渐形成的一种文件存储类型，在电子文件中对学校的房屋信息、教职工的家庭及住房状况、高校拟建房屋资料，甚至包括建筑工程图都有记录，这些数据虽然小，但是涉及到高校房屋信息的方方面面，这为高校历史遗留问题的处理以及房屋货币化发展提供了重要的依据，为高校进行学区规划、用房调整、教职工再购房提供了重要的基础数据，因此需对这些宝贵的资料做好保存，必须建立一套系统性的房产档案管理系统。
三、存在的主要问题
总体而言高校后勤房屋管理依然存在一些问题，包括：首先，档案管理不够规范，尤其是在资料移交、转移过程中，资料丢失严重，对档案的完整性造成严重的破坏，并且不可复制；其次，档案管理人员综合素养不足，尤其是缺乏系统性的档案管理技能学习与培训，导致档案资料整理意识的缺失；第三，房屋档案资料缺乏有效的保护，目前我国高校中有很大比例的高校没有建立专门的房屋档案管理室，文件堆砌严重，久而久之会使得文件出现破损甚至霉变，造成的损失难以估量；第四，住房档案信息缺乏流动。若高校教职工因工作等原因导致人事变动，一旦到了新单位，其住房档案信息依然留存在旧单位，可能会导致一些不符合享受房屋住房补贴标准的人员获得补贴，对高校也是一种损失；第五，因文件的鉴别缺失，导致统计数据出现矛盾。如对同一事件的资料，因记载人或时间间隔较长，导致资料被重复记载的概率大幅上升，这对高校学区规划建设存在隐性的影响。再如因高校住房信息没有实现共享，且工作人员仅仅对与自身业务相关的数据进行整理、统计，直接导致了高校住房面积统计数据结果不一，有些部门按照房屋的净面积进行统计，而有的部门则按照房屋可居住面积进行计算，这也会导致统计数据的矛盾。以上主要的几点原因会导致高校房屋管理出现混乱，也极易导致高校房屋电子文件与纸质文件记录结果有很大的差异性，因此对教职工住房面积是否达标的评判结果也值得怀疑，为确认教职工住房面积是否达标，不得不对纸质文件进行整理，不仅浪费了大量的人力、物力、财力，也使得教职工的利益受到不同程度的损害，因此改进高校房屋管理工作迫在眉睫。
四、建立房地产档案措施
用计算机进行存储，因存储磁盘空间大、存储文件，不仅为我们节省了大量的人力，也节省了大量的物力及财力，使得其经济效益得到充分的发挥，因此笔者认为可以充分利用计算机技术发展的成果，建立一套基于计算机的高校房屋管理信息系统，将笔者以上提及的信息及时的录入到计算机之中，并根据搭建的信息系统管理模块，实现信息的快速检索。如何搭建此系统，笔者认为应紧急结合档案管理工作的具体内容而展开。档案资料管理的规范化的管理信息系统建立前提及要求，档案资料必须准确、完整、客观，因此管理信息系统的建立，首要是做好档案文件的检查职能，对于纸质文件可以通过对文件的公章、签名、文件签订时间、时间反生时间等进行检查，对于电子文件则可以对其发生时间与文件起草时间的关联性进行判别；其次，做好档案的归类工作，如以件问单位进行档案的分类，可以分为工程图、公用房文件、未售住宅承租文件、规划许可验证证明、租赁合同、相关部门的未售住宅文件皮肤、买卖契约、房地产证、产权证明、购房申请表、个人证书复印件、夫妻双方证件、商品房产件等。若按照事件发生的年度进度资料分类，则可以分为会议既要、一般文件、来往通知。若按照事件发生的顺序，如房屋产权归属的变化等。其次，房屋信息的录入必须做到准确、完整。如在进行资料立卷之时，对于已经出现泛黄、破损的资料要进行及时的修补与维护，对于容易褪色的资料应做好复印件的存档，并在立卷卷宗中做好备注说明，并将卷宗的目录、标题、档案号、文件数量及内容等信息输入计算机之中，确保录入管理信息系统的资料准确完整；第三，管理系统建立，信息的检索功能不可或缺，这样当相关人员有房屋信息检索需求之时，可以充分发挥计算机的强大运算能力，实现快速、便捷的检索，也可以利用计算机的存储空间，对相关的信息资料进行收集、整理及归档，之后根据计算机具备的模糊检索功能，及时检索相关的档案信息，以满足不同人员对资料的差异化需求；第四，管理信息系统的建设模块也应包括后台管理职能，对于具体负责房屋信息管理的人员，在管理信息系统中，要甚至权限，权限的设置可以通过身份验证（如姓名、身份证信息亦或是指纹指别等），这样管理人员就可以实现房屋信息的更新，对于非管理人员而言，由于不具备权限，对于房屋信息只具备只读功能，而不具备改写功能，确保房屋资料信息管理的规范性。
五、结语
文档系统管理范文7
关键词：科研文档管理；总体设计；详细设计
目前我校的科研文档管理处于隔离状态，各学院科研文档分散在层级之间，难以整合，文档内容难以相互借鉴，价值难以发掘。存储方式以纸质文档格式存放在资料室，电子版存档到光盘中，或者存放在某台电脑的磁盘中，数据共享成为难题。
1理论及相关技术
1.1开发工具的选择。在互联网领域当中，主流的Web服务端开发语言有Sun公司的Java、微软的ASP以及号称是世界上最好的编程语言的PHP。由于我们专业系统学习了Java编程语言，从巩固知识的角度出发，本系统选择Java作为开发语言。
1.2DBMS的的选择。MySQL是一款开源免费的关系型数据库，运行速度快，容易使用，简单方便，支持标准的SQL查询语言，功能强大并且易于维护。因此，选择MySQL作为本系统的存储系统十分合适。
1.3服务器架构的选择。Tomcat服务器是最佳选择。Tomcat服务器是一个免费的开放源代码的Web应用服务器，属于轻量级应用服务器，在中小型系统和并发访问用户不是很多的场合下被普遍使用，是开发和调试JSP程序的首选。
1.4前后台显示界面选择。在B/S模式中，用户看到浏览器端的界面大多是采用HTML、CSS、JAVASCRIPT来展示界面。而BootStrap是一个用于快速开发Web应用程序和网站的前端框架。它为开发人员创建接口提供了一个简洁统一的解决方案，包含了功能强大的内置组件，易于定制。经分析比较，本系统前端界面基于Boot-Strap框架。
2需求分析
针对我校科研文档管理的困难，文档结构组织结构混乱，检索效率低等问题，通过与学院老师的交流，我们针对以上问题开发一套科研项目文档管理系统。
3总体设计
项目开始之前收集了大量的文档管理系统的资料，其中包括文档管理系统的侧重点，文档管理系统的使用人员，文档系统录入信息标准等。系统主要分为基础数据管理、文档上传、文档检索、系统用户管理等几大模块。
4详细设计
4.1教师信息批量导入。1）功能概述：服务器解析教师信息并且将其保存到数据库中。2）批量导入信息流程：要想实现批量教师信息的导入，管理员需要按照固定的格式将教师信息记录到excel中。excel的格式系统已经固定，只需要从服务器下载到本地。下载完成后，管理员需要把要添加的教师信息填写到excel中。填写完成后，将表格上传。输入信息：填写多名教师信息的excel表格。
4.2文件检索功能。1）功能概述：对所有教师上传的科研文档进行搜索、高级查询、文件预览、文件下载、文件批量下载等功能的集合。2）多文件检索流程：由于做了多种类型文档的聚合，文件检索流程比较简单，前端用户输入完查询条件后，点击搜索即刻进行文件检索。
4.3文件在线预览。1）功能概述：在某些情况下，可能需要预览上传文档中的内容，由于本文件系统中要求的文档格式为pdf格式或者图片格式，现代流行的浏览器都支持pdf预览。2）文件预览流程：前台需要传入需要预览的文件ID，后台服务器端接收到文件ID后，根据ID从数据库中查询中文件保存的路径返回前端页面。
4.4文件上传功能。1）功能概述：文件上传分为前端处理和后端保存两个流程。2）文件上传流程说明。前端文件上传：前端管理员或者教师在上传文档到系统的时候，首先应该查询一下该教师是否已经上传本文件。如果已经上传则无需要重复上传；如果没有上传，需要填写文件信息，选中教师学号，选中文件上传即可。
4.5文件下载功能。1）功能概述：在某种情况下，可能需要将文档管理系统中的文档下载到本地，如在文件预览过程中，发现某篇文档有参考价值，因此需要有文件下载的功能。2）文件下载流程：用户首选选中需要下载的文件，传递到服务端后，服务端根据文档ID从数据库中查询文件保存的路径。
4.6数据可视化展示。功能概述：数据可视化展示是一个重要功能，可以把数据利用柱状图、饼状图等形式展现出来。
参考文献
[1]廖信彦.ActiveServerPages应用大全[M]：北京：清华大学出版社，2000：183-241.
[2]贾佳，郝洪明.JSP与SQLServer网站架设[M].北京：机械工业出版社，2001.
[3]杨继平，吴华，等.SQLServer2000自学教程[M].北京：清华大学出版社，2000.
文档系统管理范文8
关键词：档案管理；交通运输；问题；对策
交通运输档案是交通运输行业各部门各单位在其工作过程中形成，记录和反映交通运输事业发展情况的文件材料，是推进交通运输事业的重要基础性条件。与一些行业相比较，交通运输单位所产生的档案的实际内容更为复杂，所涉及的内容也比较广泛。随着经济社会和科技的发展，交通运输档案管理工作遇到了一些困难的问题，需要引起我们的重视。认清交通运输档案管理存在的问题，优化相关档案管理方法，对于交通运输事业和经济社会的发展有着重要意义。
1交通运输档案管理存在的主要问题
1.1档案管理非科学化。交通运输行业在档案管理意识方面的不科学，是现阶段交通运输档案管理相关问题的主要表现［1］。有的交通运输单位还存在重视交通运输业务，不重视档案管理的现象和思想，认为档案管理的必要性不强，还不如好好做业务。也正是因为这种错误的意识和认知，使得交通运输档案管理工作的地位比较低，投入革命的时间和精力比较小，对交通运输行业档案管理工作的发展产生了严重影响。
1.2档案管理非制度化。通常，交通运输档案的收集、整理、归档、保存都应在明确且科学合理的制度和规范约束下进行，但现阶段交通运输行业的实际档案管理工作中，有关档案管理方面的制度和规范都亟需提升，许多单位在实际操作方面还存在一定的随意性，并没有形成一个有效且科学的完整流程。部分交通运输单位档案管理工作比较混乱，没有专门的档案管理人员去审核相关交通运输档案的正确性和准确性，尤其是对于一些在年代上比较久远的档案，更是无人问津，也没有进行必要的资料补充和资料更新［2］。
1.3档案管理非专业化。许多交通运输单位档案管理不专业，是制约当前交通运输档案管理工作发展的重要因素之一。非专业化的表现主要有两个方面。1.3.1交通运输档案内容不够专业。相关档案的必要资料收集不全面，部分档案的材料遗漏、流失或者丢失等；也存在着相关档案信息在填写方面不规范、格式不统一等问题。1.3.2相关交通运输档案管理人员专业素养缺失。许多交通运输单位档案管理工作人员是从其他管理岗位转岗过来的，并无档案管理经验，有的兼职多，整体岗位呈现不稳定状态。当交通运输行业建设项目增多和需要整理的档案数量较大时，易出现档案资料收集不及时和档案分类出现偏差或者档案重复整理等方面的问题。
1.4档案管理非信息化。现阶段，交通运输单位普遍都实现了在办公方面的信息化，有关的档案管理也被包含进了所在单位的信息系统中［3］。但是，部分交通运输单位在档案管理方面的软件系统或者软件程序在操作上比较繁琐，实用性、可操作性不强，加之相关档案管理工作人员的熟练程度欠缺，使得交通运输档案管理工作的质量被大打折扣。除此之外，还有部分交通运输单位档案管理工作还处于人工管理的状态，整体的现代化和信息化能力不强，这不仅影响了交通运输行业的档案管理工作，也直接影响了档案作用的发挥。
2交通运输档案管理优化对策
2.1提高认识、落实责任。交通运输是直接影响我们国家经济社会发展和民生的重要行业之一，同各项事业发展及人民群众的实际生活需要密不可分。交通运输业只有不断提升自身整体管理和发展水平，才会为当前的经济社会发展提供更好的服务。而交通运输档案管理工作作为推进交通运输事业的基本条件之一，利用其相关档案信息资源，可以为交通运输业的相关决策提供科学且有价值的参考，也会为其提供一个理性的思考方式［4］。所以，应着重提升有关交通运输行业对交通运输档案在管理方面重要性的认知，给予交通运输档案管理工作足够的重视，严格遵循交通运输档案管理工作基本规范，坚持部门领导主抓，相关部门领导积极配合的工作格局，认真开展交通运输档案管理工作。应建立健全交通运输档案管理规章制度，使交通运输档案管理工作有章可循。在交通运输档案管理工作的每个实际环节中，都要明确相关负责人员，落实管理责任。
2.2规范工作、科学管理。交通运输业是一个复杂且艰巨的工作，也正是因为这样，需要相关的管理人员不断地、积极地探索一个科学且有效的交通运输档案管理工作办法，并以此来规范交通运输档案管理工作能够顺利且高效的开展［5］。与此同时，也应严格遵循国家有关各类档案在案卷质量、档案装具、技术保护等方面的相关规定和标准，执行交通运输档案在保管和管理方面的各项行业要求，对交通运输中随时出现的多种档案进行全面、精细的管理。相关交通运输管理部门应制定出台一定的交通运输档案管理流程，以实现交通运输档案业务在实际处理方面的规范化，让交通运输行业中具有历史性和记录意义的档案更好地实现其记录的使命。对于交通运输档案在前期的形成和评估方面，中期的分类和归纳整合方面，后期的保存和相关档案价值的评估方面，都应在相关工作规范上予以明确，相关的交通运输行业档案管理人员也要认真检查相关档案的组成文件，在实际检查中确认相关材料是否应该归档，及时进行督促，争取做好统一档案中的相关资料的跟踪和收回的工作［6］。应做好交通运输档案在整理方面的工作，以保证相关档案在必要资料方面的完整性，根据交通运输行业的实际管理制度和管理办法，进行相关档案资料的组织整理，并做好相关的电子文档记录、收集和存储，实现交通运输档案信息化、自动化。也要做好交通运输档案的分类、排列和编目等项工作，以切实保证交通运输档案资料能够及时立卷、资料齐全规范、排列有序、编目科学、查找方便。
