文档信息化管理范文1
1.1时展的需要
为适应时展形势，医院信息化档案管理建设的速度应不断加快，诸如及时地开发档案管理软件、使用现代化办公设备并开发档案信息管理网络系统，做到档案信息资源共享，力求档案管理现代化，提高现有档案管理资源的应用水平及档案管理的工作效率。
1.2医院可持续发展的需要
医院要实现可持续发展，就要做到人尽其才。档案材料是发现人才和建设人才的关键，以做到人才的合理使用。医院档案管理信息化，不仅可以提高医院信息技术的使用效率，而且有利于医院人才的开发利用，为医院的发展服务。信息化技术可以是医院档案资源得以有效利用，更能够延长档案使用寿命。
2医院档案信息化管理中存在的问题
2.1信息化管理没有全面展开
医院档案实施信息化管理是时展的需要，更是推动医院快速发展的需要。在医院档案管理中融入信息技术，是医院现代化管理的重要途径。由于信息技术已经广泛应用在医院的行政管理部门、医疗技术管理及运营管理方面，档案管理中虽然采用了信息技术，通常是局限于档案的电子化管理，并没有进行全面的信息化建设。如医院的人事档案、医疗技术档案、文书档案等，还处于人工操作的阶段，只有在信息录入的时候，才会使用计算机操作，这种相对滞后的医院信息化建设严重地影响了医院的未来发展。
2.2没有建立标准的档案信息化管理体系
医院的档案管理工作要全面展开，就要将规范化、标准化的信息化管理体系制定出来。从目前医院档案管理来看，虽然出台了一系列规范，但是并没有形成相互衔接、有效贯通的信息管理体系。比如医院实施档案信息化管理，但是计算机软件的通用性存在不足，缺乏医院等特殊领域的实用性，严重制约了医院档案管理步伐。此外，医院针对计算机网络技术的信息安全问题并没有制定行之有效的技术管理标准，严重妨碍了医院档案信息化管理进程。
3做好档案管理信息化工作的有效途径
3.1实施医院档案信息管理标准化建设
医院档案管理由传统的管理模式向信息化管理模式转变，实现了实体的档案管理向信息化转向的过程，这就有必要建立信息化档案管理制度，统一制定档案信息化管理规范和技术标准，以对医院各方信息规范化、标准化管理。另外，实施医院档案管理，并不局限于档案管理部门本身，而是涉及到医院的各项工作，信息化网络服务系统，可以将医院各职能部门及医护之间的管理建立起来，促进相互之间的沟通，以快速地获得档案信息，有利于档案管理部门人员及时准确地收集医疗信息、对医疗信息进行整理，以为医院管理决策的制定提供可参考依据。
3.2提高档案管理人员职业素质
医院档案管理的信息化建设有赖于档案管理人员职业素质的提高。作为医院档案工作的主体，档案管理人员要跟得上信息化时代的脚步，就要在自身的工作领域中不断地学习、不断地探索、不断地创新，以运用现代化信息管理手段更新工作方法，提高专业技术水平。档案管理人员在更新观念的同时，还要善于将计算机数字化管理技术运用于档案管理工作中，做到两种知识的有效融合，通过建立档案数据库，完善信息资源库，将来自各方面的档案信息有效整合、统一管理，从而使档案管理的服务效率有所提高。
3.3强化档案管理保密工作
档案管理是具有服务性质的工作。医院档案的信息化管理决定了档案信息的开发利用效率达到最大化，实现了信息共享，同时档案资源的安全性有所降低。为防止档案信息数据库受到病毒或黑客攻击，档案管理人员要树立安全防护意识，做好档案管理软件的安全维护工作。另外，档案管理具有政治性，在档案人员对于医院的人事档案、病历档案进行分类管理的同时，还要做出细心鉴定，尤其对于收集到的特殊数据，要认真鉴定、严格审查，以根据档案密集程度规范档案资源的开放范围。除档案管理工作之外，档案管理人员还要对计算机的安全性负责，以避免电子文件损坏。
4结语
文档信息化管理范文2
随着计算机技术的迅猛发展，高速大容量的档案影像管理系统已经日渐普及。综合文书档案的建立与管理亦急需专业化。下面是编辑老师为大家准备的试论文书档案的信息化管理。
计算机具有强大的信息处理能力。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求资料收集完整、齐全，避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用，字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用计算机软件之后，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递，都变得简单易行。
在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。
与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术发展日新月异，储存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
文档信息化管理范文3
随着计算机技术和网络技术的快速发展，在各个行业中的应用也越来越广泛。在当前人事档案管理工作中，信息技术的应用有效的提高了人事档案管理的水平，不仅人事档案管理效率得以大幅度提升，而且为人事档案的利用奠定了良好的基础。文中分析了人事档案信息化管理的必要性，同时对人事档案信息化管理的途径进行了具体的阐述。
【关键词】
人事档案 信息化管理 必要性途径
近年来，信息技术开始在人事档案管理工作中进行应用，这不仅有效的提升了人事档案管理现代化的水平，而且为什么各单位人事档案信息管理提供了可靠的保证。将人事档案管理技术与信息化技术有效的结合起来，加快推动人事档案信息化建设，这不仅是人事档案管理发展的必然趋势，而且能够更好的将人事档案在人事工作中重要作用发挥出来，为人事档案的健康发展起到积极的促进作用。
1人事档案信息化管理的必要性
1.1信息化管理有利于人事档案利用率的提升
人事档案作为国家和企事业单位不可或缺的重要工某些人，其是对个人信息的真实记录，而且与每一个职工的切身利益息息相关。人事档案还是单位人事部门对个人进行管理的重要凭证，是各项工作开展的基础。在单位选拔人才及干部队伍建设中具有非常重要的作用。通过实现人事档案信息化管理，有利于人事档案利用率的提升，特别是当前人事档案使用频率不断提高的新形势下，加快人事档案信息化管理更具有必要性。
1.2信息化管理有利于人事档案管理效率的提高
长期以来在档案工作中一直采用纸质载体进行保管，而且档案的收集、整理和利用也都是手工的方式，档案管理人员不仅工作量较大，而且工作效率很难提高。通过将信息化技术在人事档案管理工作中进行应用，只需要将个人信息数据录入到计算机系统中就可以反复对其进行查阅和使用，利用计算机管理系统可以自动对档案信息进行分类、提取和加工，不仅工作效率得以提高，而且数字档案更易于保存和查询，有效的提升了档案的利用率，同时档案管理成本也得以降低。
1.3人事档案信息化管理是必然趋势
信息化发展已成为当前社会发展的必然趋势，同时从档案管理的改革工作中我们也不难看出，信息化发展作为档案管理改革的总方向。在当前人事档案管理工作中，充分的利用计算机技术和网络技术，更好的运用当代科技新成果和管理新手段，通过对人事档案各类信息进行编辑、管理、存储和检索，提供更准确及方便的人事档案信息利用，加快推动档案信息资源共享的步伐。
2人事档案信息化管理的途径分析
2.1提高人事档案管理的信息化意识
在当前社会知识信息进代，人们对信息的需求量不断增加，在这种情况下，作为档案管理人员，需要努力提高自身的信息化意识，更好的推动档案信息化建设。特别是在当前人事档案管理工作中还存在着手工管理的方式，这就需要加快向数字管理进行转变，确保人事档案接收、传递、存储和利用实现一体化，确保人事档案信息共享的实现。在当前人事档案信息化建设过程中，电子档案作为人事档案信息和资源建设的重要内容，通过加快档案信息化建设，可以更好的使人事档案为人事管理工作提供优质的服务，利用科学、先进的人事档案管理模式，从而实现人事档案管理的高效化，确保人事档案管理质量的提升。而且在信息化技术在人事档案管理工作中进行应用时，不仅提高了档案查阅的效率，而且档案内容也得以更加丰富，实现了人事档案的无纸化阅档。
2.2加快人事档案全文数据库建设
人事档案信息数据库虽然在信息的查询、检索、统计、及名册和表格的快速生成方面具有较大的优势，但在正常对人事干部进行提拔及考察时需要对其政历、组织鉴定和考核材料等内容进行查阅，这是人事档案信息数据库无法提供的。所以需要进行全文数据库的建设，有效的提高人事档案利用的效率，通过人事档案信息数据库虽能进行人员信息的查询、检索、统计、分析，并能快速生成各种名册和表格，但组织、人事部门在选拔、考察干部时经常会查阅其简历、政历、组织鉴定、考核材料等内容，这些则是人事档案信息数据库无法提供的。为深化人事档案信息资源的开发利用，提高人事档案利用工作的效率，满足利用者的需求，保护实体档案，全文数据库的建设就显得尤为重要。建立一个全文数据库，利用者通过屏幕就可以方便地查阅并按要求摘录打印了。建成技术先进、功能完善的人事档案信息服务网络，以实现单位内部管理部门、单位之间以及上级主管部门对全国人事档案信息资源的共享。
2.3加强人事档案信息动态化管理
人事档案的管理不能再拘泥于传统的统一模式，可以不断的充实本人的一些个性资源，使档案材料和信息得以不断的充实和完善。同时现在人员流动性较大，所以需要加快人事档案信息的更新速度，使之与人员流转的速度相协调，从而实现人事档案信息的动态化管理，完成人事档案信息的电子档案的建立，使现代化手段在人事档案信息动态化管理过程中得以有效的建立，从而有效的提高人事档案的使用价值。
2.4加强网络建设，构建信息平台
在当前人事档案管理工作中，需要构建完善的人事档案网络管理体系，各单位人事档案可以通过局域网进行联接，确保干部档案网络化管理的实现。而且人事档案网络管理体系构建以后，有利于提升人事档案管理效率，为人事档案管理现代化的实现起到积极的作用。另外，为了能够实现人事档案管理现代化，则需要人事管理机构要进行信息中心的设置，做好人事信息化管理的指导和技术支持工作，更好的对人事信息流动渠道进行规范，履行好人事信息收集和的重要职责。人事信息资料是人事管理工作的重要基础，当前社会发展过程中，人员具有较大的流动性，而且人事信息资料量较大，并且呈现动态的变化，这就需要建立科学的人事信息库，并将人事信息库与人事档案管理有效的结合起来，实现静态信息和动态信息的统一，有效的确保人事档案利用过程中信息的准确性和实时性，为人事档案管理工作的顺利开展奠定良好的基础。
3结语
在当前社会和经济快速发展的新形势下，相对于经济和社会的发展，人事档案管理工作存在一定的滞后性，为了能够使人事档案管理工作更好的与当前社会发展的需求相适应，则需要加快对人事档案管理工作的完善和优化，加快推动人事档案信息化建设工作，为人事档案更好的服务于人事管理工作奠定良好的基础。
作者：凌玲 单位：黑龙江省哈尔滨水文局
参考文献：
[1]李玮,温婉稀.论人事档案管理信息化和社会化[J].科技资讯,2011(18).
文档信息化管理范文4
供电企业的档案管理工作是供电企业管理工作的重要基础和环节，对于供电企业的生产经营有着同等重要的作用，是供电企业获取市场竞争主动权的有效保证。供电企业档案是供电企业各种生产经营活动的原始记录，涉及范围广，门类较多、信息含量大，对供电企业的生产经营起着至关重要的作用，它真实的反应了供电企业的发展历程，拥有广泛的科技资源和特有的知识信息，是供电企业不可估量的宝贵财富。所以，必须要对供电企业档案管理的现状进行分析，以科学创新的理念，抓住各种机遇，把档案信息化工作纳入供电企业发展计划、加快推进档案信息化进程，建立起能够适应供电企业档案信息化管理机制，不断拓展系统档案工作新领域，为促进供电企业经营发展提供强有力的信息保障。
二、建立健全档案信息化工作机制
档案信息化工作是一个长期、系统的工程，并不是有了人、设备与档案库就能顺利的开展档案信息化工作，其中涉及到了信息化范围的确定、相关信息化标准的确立以及如何对档案中的机密文件进行界定、存储格式的确定和永久保存等多种问题。面对信息化过程中将会遇到的各种问题，如何去进行统筹规划，这些都需要由主要领导从发展战略高度来重视，将该项工作与供电企业的生产经营工作同等重要工作来抓，真下做到认识到位，措施到位，并要时刻关注档案信息化进展情况，及时解决各种突发性问题，为档案信息化项目工程提供强有力的保障。档案信息化工作是一项技术、系统、复杂的工作，推进档案信息化工作需要有一套完整、健全和长效的运行机制提供保障。除了要建立起档案信息化工作小组外，省公司还应该建立起一个相对独立的综合档案管理部门，通过该部门来对整个供电企业的档案信息化建设和管理工作进行协调和指导，从而能够对供电企业各部门在生产经营管理过程中产生的各类信息进行规范化管理，能够依照统一规范的档案管理标准建立数字档案库。并能够在管理职能上，可以承担起档案信息化建设的实施与相应的后续管理、维护、升级与服务工作。在推进档案信息化建设的过程中，为了能够让各种机制进行有效的运转并明确相关的责任，保障网络与档案数据的安全运行、有效管理、科学使用，结合供电企业的工作实际情况出发，省公司统一建立起相应的管理制度，如《电子文件归档管理制度》《档案数据录入责任制度》电子文件安全保密制度》《网络运行安全制度》及《音像档案资料管理标准》等各种制度，真正做到有效利用。
三、加快网络与数据库的建设
网络与数据库的建设，可以有效的实现资源的互联互通以及共享，有利于供电企业的发展。网络与数据库以及相关的计算机设备都是实现档案信息化的重要基础。因此，必须要大力的推进网络与数据库两方面的建设，为档案信息化打下良好的基础。在进行网络建设时，需要重点建设供电企业省公司档案核心网络。因为它是沟通供电企业档案信息管理中心工作与公司系统各个单位的重要网络，是实现文档一体化的重要渠道之一。通过内网可以在线及时查看公司系统各个单位电子文件的整理归档情况，为公司系统各个单位在线查询、调阅资料提供方便。而通过外网则可以有效的开展信息交流、信息及共享服务。核心网是档案数据基础与提供利用的中心，是供电企业实现档案信息化建设的重要基础节点。在进行核心网建设的过程中，要对电子文件的归档以及管理进行调研，同时加强与办公自动化管理系统的衔接和融合，从而建立起一个文档一体的档案信息管理体系。这样做不仅可以对今后的整理、查阅及各项工作有着重要参考作用而且还可以减少省公司档案工作专业的培训。在进行数据库建设时，需要根据供电企业的实际情况，分别建立起目录数据库、全文数据库与多媒体数据库等各种类型的数据库。在初期必须要对档案目录数据库的构建进行重视，因为该数据库不仅仅能够满足用户查询需要，同时还是数字档案信息管理的基本要求。同时还必须要注意目录数据库的建设不仅对数量有要求，对特色性也有一定的要求。
四、统一实施、加强指导
在推动公司系统档案工作信息化建设进程中，可以借助档案达标管理模式，重视档案管理信息工作的指导与培训工作，充分利用办公自动化系统，建立起公司系统专业化，系统化的信息平台，及时对公司系统各单位档案工作进行远程监控与技术指导。加强信息技术人才的引进和档案人员信息技术知识的培训，提高档案人员运用信息技术的能力，引导档案人员不断满足信息化要求，使公司系统档案信息化工作达到质的飞跃。
文档信息化管理范文5
关键词：文书档案 信息化 利用
中图分类号：R19 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）07（c）-0237-02
科学技术的迅猛发展给医院文书档案的信息化管理带来的很大的便捷，对促进医院管理效果的提升发挥了巨大的作用。但由于我国很多医院的文书档案在信息化建设上起步比较晚，仍存在着不少的问题，制约了医院档案资源的开发利用。为此，有关部门必须高度重视文书档案信息化管理与利用工作，促进医院管理水平的持续提升。
1 医院文书档案信息化管理与利用的意义
1.1 提升办公效率
传统医院文书档案管理过多依赖于纯手工操作，对工作人员的要求比较高，但极易发生各种错误。而计算机拥有强大的处理信息能力，使得文件收集储存和统计分类变得更加有序、便捷，文件起草、传递等各环节都变得更加简单方便，办公效率得到了有效提升。
1.2 共享档案资源信息
文书档案实施信息化管理后，使管理由单途径发展到体系化管理，实现了档案目录与内容的合并管理。档案信息同载体分离，实现了同其它医疗机构档案信息的互联互通，提高了档案资源的利用效率，所调阅的信息能够及时脱机处理和适时响应，查准率和查全率都得到了保证。
1.3 信息传递安全及时
传统医院文书档案的传递受人为、距离、方式等的影响，容易发生丢失现象，给工作带来的严重影响。而信息化管理以网络作为传递平台，有效克服了上述因素的弊端，有效提升了信息传递的安全性与及时性。
1.4 信息资源保存稳定
电子文件载体的寿命比传统纸质载体要长的多，在高温、高湿等恶劣环境下，纸质文书档案就会发生损失，而电子文件则不会发生这些情况。电子技术的发展异常迅猛，也给医院文书档案的存储带来的很大的便捷，可选用光碟、闪存、移动硬盘等各种载体，这些载体不仅信息储存方便快捷，且不易受外部环境干扰，信息资源保存非常稳定。
1.5 充分发挥多学科档案资源互补的作用
不同学科之间，由于各自学科的自身特色是不同的，造成在档案管理上存在一些不同。且由于学科上的跨度，信息资源的调度存在不少的难度，档案管理人员很难做到对每个学科的档案信息都了如指掌。而采取信息化手段，档案管理人员通过操作电脑，进行简单的平台操作，就可以迅速调阅出不同学科的信息，发挥了多学科档案资源的互补功效，管理效能大大提升。
2 医院文书档案信息化管理与利用中存在的问题
虽然医院文化档案的信息化管理利用的优势非常明显，但也存在着一些不可忽视的问题。
2.1 与其它学科档案资源信息共享方面重视程度不高
管理者往往只是重视自身学科文书档案的信息化建设，敝帚自珍，不同学科之间的信息资源很难做到及时调阅。这导致在信息资源利用中，无法实现资源的跨学科调阅利用，降低了工作效率，延误了诊治时间。究其原因，还是不同学科的档案资源信息的共享重视程度不够。
2.2 档案管理软件的横向对接相对滞后
由于医院档案的种类和数量不断提高，对其标准要求也日渐提升，传统档案管理软件的开发相对而言就显得比较滞后，不同的档案软件，由于在开发技术环境、使用方式、接口上等的不同，导致其很难做到横向对接，可扩张性和兼容性都不够理想，影响了对档案的管理利用效率。
2.3 文书档案管理与利用宣传力度不够
当前，信息化系统的应用已渗透至医院的方方面面，如文书档案管理系统、单位内部助力办公系统、科教管理系统、医院基建、设备管理系统等，都已得到了广泛的应用。但由于部分管理者的思维还停留在固有观念上，并没有将这些系统有机整合提高档案管理，有效利用，导致其档案资源整合管理利用效率不高，作用难以充分发挥。
3 提升医院文书档案信息化管理与利用效果的途径
面对医院文书档案信息化管理利用中存在的问题，必须采取切实有效的措施，才能不断提升其管理利用效率。
3.1 规范文书档案管理与利用的基本体系
医院采用的档案管理软件必须符合多种文件存储格式，具备内联网和互联网两大检索功能，支持信息的实时浏览，实现良好的数据存储、收集整理、权限控制、借阅管理、统计报表、检索浏览、格式转换、数据输入输出等功能，确保医院文书、职能管理档案的信息资源利用开发、业务流程管理和一体化管理，实现文书、职能管理档案系统网、内部信息网三网间的互联互通，建立科学的档案管理利用基本体系。
3.2 提高各部门对档案集合体的认知意识
医院文书档案管理者必须清醒的认识到，文书档案管理工作不仅仅是管理者的责任，也不是医院哪个部门、哪个科室的责任，所有人员和部门，如党办、护理部、医务处、总务处、药剂科、门诊部、设备科、财务处等都是档案资源来源和管理中的重要一环，哪一环出了问题，档案信息资源发生了疏漏，都可能会对档案资源的整体利用效率产生较大影响。为此，必须提高对档案集合体的认知意识，共同为实现文书档案的现代化管理而贡献力量。
3.3 加强信息传输网络化布局建设的力度
必须依托医院已形成的内部网络平台，建立专门的档案信息网站，提供信息的联机、公共目录的查询、检索服务。还应提供档案信息咨询服务，以定向和定题授权的方式，为员工提供交互式的信息查询服务，便于其能够及时了解到文书档案及职能科室归档信息。利用现代化计算机技术，对档案信息进行深层次提炼、加工与开发，从而扩展医院档案的服务功效和范围，提升医院的文书档案，职能科室管理档案的总体质量水平。
3.4 注重档案资源的挖掘与持续性发展
文书档案资源是医院重要的战略性资源之一，是医院多年来发展成果的最宝贵结晶。在挖掘档案资源内在价值的过程中，应将重点放在医院管理、重大事件、重点项目、科学技术、会计凭证、设备仪器、科室文化、特殊载体等方面的档案资源的归档整理利用上，从而提升其管理利用的潜力。同时，医院各个部门和人员还应注意档案信息的不断更新，采取现代化技术手段改善档案信息的管理质量，时刻保证档案信息的实时性，确保档案资源的可持续发展。
3.5 树立档案资源为医院工作和员工服务的理念
文书档案的信息化管理利用，有利于实现档案的一次性输出记录，扩展了档案检索方法，提高了电子档案查阅的快捷性和方便性。利用计算机对医院各种载体和门类的档案进行储存，既利于医务工作者的阅读查找，同时也节省了传统档案管理方式下的造成了人力物力财力方面的浪费，确保了医院工作效率，也为医院创造出更高的经济效益与社会效益，这也反过来推进了医院文书档案现代化管理的不断发展。
4 结语
加快医院文书档案信息化管理与利用建设步伐，加强与职能科室的横向信息化对接与管理，功能互补，注意档案资源的开发利用，达到与医院各项工作协调一致，可持续性发展的功能，对提升我国医疗卫生事业的现代化建设水平有着非常重要的意义。医院管理者应高度重视这一问题，多措并举、持续用力，不断促进我国医院文书档案信息化建设利用水平迈上一个崭新的台阶。
参考文献
[1]王健.浅谈对加强医疗档案信息化管理的思考[J].价值中国，2013（4）.
文档信息化管理范文6
［关键词］文书档案 信息电子化应用 存在问题 应对方法
文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用信息电子化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。
一、应用信息电子化的文书档案管理的优点
1.办公效率大幅提高
计算机强大的信息处理能力也是正确运用信息电子化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。
2.文件和文字信息得到充分交流与共享
在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。
3.电子文件保存的稳定性
与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如vcd、dvd光碟，小容量的闪存u盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
4.提高了文件传递的速度和安全性
日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。
二、应用信息电子化的文书档案管理存在的问题
1.电子文件保密性受限制
电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
2.对档案综合管理人员要求高
对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
三、几点应对方法
文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实践应用过程中遇到的一些问题，笔者提几点方法。
1.信息化系统内、外网隔离
在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的ip地址和服务。可以首先屏蔽所有的ip地址，然后有选择的放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
2.提高档案人员的综合素质
一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。
四、结束语
文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。我们在充分享受网络信息电子化方便、快捷的同时，更要时刻注意维护系统信息的安全。
参考文献：
[1]徐莉：浅谈文书档案的计算机管理[j]．平顶山师专学报，2001，5
[2]裴承志 奥多：办公自动化与文书档案管理[j]．中国冶金教育，2002，2
