一、在写作商务英语信函中所体现出的语言环境
所谓的商务英语，是指商务专业人士在商务活动中使用的具有专门用途的英语。鉴于其在商务活动中使用，因此它自然就会具有特定的交际环境、对象和主题，而且这些也必然会影响到使用商务英语的范围、风格与方式，而这在写作商务信函方面则反映出其具有与众不同的语言环境。第一，商务是商务英语信函话语的范围，关系到商务活动的各个场所和环节。商务活动涉及法律、保险、运输、金融等相关领域，可以说涉及面非常广泛，而且在各个环节的商务活动中，需要始终伴随着信函、电子邮件、备忘录传真等书面的商务英语交流形式。第二，在商务活动中，人们都信奉“时间就是金钱”的理念，明白与人为善的有益之处，因此常常是珍惜时间就如同珍惜金钱，而且十分注意社交礼仪在贸易往来中的应用。上述心态、意识与行为准则决定了商务英语信函具有独特的文体特征，即客气委婉、朴素简洁，也直接决定了商务英语信函的语式(话语方式)。
二、商务英语信函在语境制约下的文体风格与特征
(一)使用词汇方面
1.使用词汇正式、规范
尽管人们的生活工作节奏不断加快，与之相适应的商务信函也呈现出非正式化与口语化的发展趋势。但是商务信函毕竟不是个人的私事和私下的活动，有关的商务活动是有组织的、有明确公关和经济目的的活动，而且是商务组织之间涉及公众利益的活动。因此，商务英文信函常常使用书面正式词汇，或者正式词汇与非正式词汇并用，但是较多情况下都是使用正式和中性词汇，从而体现出商务英语信函的正式规范、公事公办的特殊性质。例如:WearepleasedtoadviceyouthatyourorderNo．105hasbeendis-patchedinaccordancewithyourinstruction．(我高兴地通知你们:遵照你方指示，第105号订单货物已运出。)文中，以书面语advice代替口语tell。
2.意思表达准确，具有很强的专业性
在各个商务合作环节的商务信函中，涉及到合同、协议、单据等，因此有必要使用准确的词汇，从而体现出专业性。鉴于此，商务英语信函中更多地使用行业、专业术语，以及专业缩略词语。例如:trimmingcharges(平仓费)、pre-mium(保险费)、bid(递盘)、irrevocableletterofcredit(不可撤销信用证)、CIF(到岸价格)、C．B．D．(付现提货)等等。在商务活动各个环节使用的信函中，都较为频繁地出现上述词汇或缩略语。
3.使用语言朴素简练，一般不加修饰
进行信息传递和业务洽谈，促进交易达成是商务英语信函具有的主要功能。因此商务英语信函要求其使用的语言必须平易、朴实、易懂。这是因为现代国际商场存在着激烈的竞争，有着日益加快的工作节奏，人们往往追求的是高效率，所以商务工作人员根本就没有时间去斟酌如何遣词造句，于是在写作商务英语信函时，更多的是使用朴素简单的常用词，通常不能使用华丽的词藻，绝对避免使用深奥、抽象、冷僻、花哨的词汇，而且尽量少使用或者不使用修饰语或修辞手法，其目的是直接进入主题，避免致使中心转移，从而便于交易双方都可以很容易地接受和理解。例如:Accordingly，wewillexpectthefullpaymentof$5，403plus6．5%interestdueonJuly1，2000．Welookfor-wardtodoingbusinesswithSmithAdvertisinginthefuture．同时要注意，尽管感叹句具有渲染气氛的作用，能够增强语言的表达效果和语言气势，但是商务英语信函讲究严谨、客观，所以商务英语信函中极少使用感叹句。
4.使用词语客气礼貌
因为商务英语信函与业务的得失成败直接相关，所以商务信函中频繁地使用礼貌用语，体现出措辞的客气，这不但反映出草拟人的素质，而且还有助于企业树立良好的外部形象，进而营造出友好的业务合作氛围，建立融洽的业务合作关系。在英文信函中非常突出地表现出用词礼貌客气的特点。当收到对方的商务信函后，无论是接受与否，都一定要做到使用礼貌语言对此表示感谢;在传递使人高兴的信息时，要体现客气的措辞;当需要传递的信息可能会使对方不满意，或者表达对对方不满意时，更需要委婉客气地进行措辞;如果是向对方提出要求或者希望对方做什么，也应该要客气礼貌。
(二)使用语法方面
作为一种特定的文体，人们在贸易、商务往来这种特殊的语言环境中使用商务英语信函，并且在长期的商务交流过程中自然地形成了约定俗成的写作规范。同时，拟定商务英语信函的最终目的是推动商贸顺利运作并且实现盈利。而要真正实现这一目的，就需要既讲究工作效率，又要注意社交礼仪的合理运用。这些要求充分体现在商务英语信函使用的语法方面。
1.较多地使用陈述句，而很少使用祈使句
在商务英语语言环境中，通过商务信函进行协商沟通的双方多数情况下是贸易伙伴，具有平等的地位。因此，在商务英语信函中常常使用陈述句来表达己方的诉求，如此会保证信函具有委婉的语气，进而把己方良好的形象树立起来，更重要的是，这种委婉的语气常常能够促进贸易伙伴采取一定的行动。与此相反，祈使句的语气一般都是命令性的，容易使对方感到过于直接、盛气凌人，因而觉得不是很舒服，所以通常商务英语信函很少使用祈使句，但是如果能够在祈使句中加入礼貌用词“please”，则原本命令的语气就变为了请求语气，从而与陈述句相比语气上更加礼貌。
2.较多地使用肯定句，而很少使用否定句
为了表现出友好礼貌的语气，商务英语信函中不宜过多地使用否定。因为如果直接使用否定句，指出对方不能尽如人意之处，或己方无法做到的事情就会给人留下冒昧不敬的印象，有悖于礼貌原则，所以应尽量使用肯定句而非否定句，从而使语气委婉客气。
3.较多地使用复杂句，而且句式完整
商务英语信函是一种正式的文体，主要使用书面语进行草拟，因此多半都是较长的句式，也就是说以复杂句居多。之所以是如此的句式结构，是因为可以较为完整地呈现进行外贸业务活动的各种条件、各种方式或者是预期的结果，从而确保业务往来或者签订的协议不会有任何的漏洞存在，以此为基础，在今后的贸易往来中就可以减少甚至避免双方产生贸易争端，进而使双方的利益都可以得到很好的维护。例如:TheCreditcouldcover85%ofthelocalexpensesiftheyaremadeundertheresponsibilityoftheBritishContractorandwithinthelimitofthedownpaymentspaidontheContract，i．e．，15%asamaximum．(此项贷款可以用来支付85%的当地费用。但是此项费用英国承包商必须负责直接支付，并且必须在合同预付款的幅度之内，即最高不得超过15%的合同金额)
4.较多地使用套语
商务英语信函是公函的一种，因此其必然要带有公对公的性质，属于极为正式的一种文体，因此在长期的写作中自然地会保留下来一些较为固定的表达方式，一些特定的语句被固化下来，成为国际商务界认可的套语。例如:DearSirs:Thankyouforyourinterestinourfireworks．(敬启者:承蒙贵方对我们的烟花感兴趣，十分感谢)。
5.十分注重使用虚拟语气
商务信函是利用书面形式进行贸易交往的一种手段，因此这一文体十分注重体现委婉、礼貌和客气的语气。在草拟商务英语信函时，如果用陈述语气提出己方的要求或者建议，则会体现得过分的肯定，甚至令对方觉得过于自以为是，而这时如果使用虚拟语气，就能够使信函的语气显得很委婉客气，这时虚拟语气的句子的谓语多数都是should，could，would，might等情态动词加上动词原形。也就是说，如果己方需要向对方就商务问题提出某种要求，较为妥当的表达形式就是使用虚拟语气。
作者：郝秀婷 单位：绥化学院外国语学院
