工程档案管理论文范文1
关键词：重点工程档案管理项目组负责制
0引言
宣钢5#、6#焦炉及配套设施改造工程从立项、审批、设计到开工建设，形成了大量的有价值的档案资料，这些档案资料全面反映了工程建设的详细情况。做好这些资料的收集与管理，对工程建设过程管理和工程竣工投产后的正常生产组织维护，具有十分重要的意义。同时，我们也看到，随着我国市场经济体制的逐步建立，重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，对工程档案的收集、归档、管理提出了新的要求。宣钢焦化厂在组织好工程建设的同时，把工程建设资料的收集归档作为工程建设的一项重要工作来抓，切实加强企业重点工程档案管理工作。在工程管理实行全新的项目组负责制的基础上，建立了重点工程项目档案负责制，从实际出发，认真做好工程建设资料的收集工作，理顺工作程序，采取有效措施，在保证重点工程项目档案工作与建设进程同步的基础上，保障工程档案资料收集工作的正常进行，确保5#、6#焦炉技改工程项目档案完整、准确、系统。
1建立重点工程项目档案负责制，形成覆盖工程建设各个方面的工程资料收集网络体系
宣钢5#、6#焦炉技改工程是宣钢为实施铁钢材各600万吨规划目标的重点配套项目，也是为张家口市城市居民提供优质煤气气源的一项重点工程。焦化厂继续采用“项目组负责制”的工程管理模式对整个工程进行管理，在工程所涉及人员各自身份不变的情况下，成立工程项目指挥部，下设四个项目组，由厂长、承担工程任务的生产车间主管领导、科室的技术人员组成，在不改变现有编制的情况下，充分利用现有的人力资源，而每个人原来所承担的厂内业务不变，同时规定了各项目组的职责和任务，对项目的招标、合同签订、工艺技术论证、方案确定、施工组织、设备到货验收、资料整理收集等方面进行管理。
宣钢5#、6#焦炉技改工程竣工资料收集的齐全完整准确，对焦化厂今后的生产管理、技术改造具有十分重要的作用，因此焦化厂加强对档案工作的集中统一管理，建立重点工程项目档案负责制。我们按照统—领导、统一制度、分级管理的原则，成立了档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由总工程师主管档案工作，档案室设立专职档案员，在各项目组指定专业技术人员担任兼职档案员，形成了全厂的档案管理网络。技改工程指挥部在工程开始时，即把有关技术文件材料收集工作落实到人，做好积累、保管工作，由各工程项目组组长负责档案管理，做到每个重点工程均有专人管理，负责工程资料收、发、转、整理、归档及竣工档案收集等日常工作，其它项目组负责本工程范围内的技术方案、设计审查、施工组织、网络，这样从组织机构上形成了一个专、兼职档案员、各项目组、各施工单位相结合的工程资料收集网络体系，保证档案管理与项目建设同步进行，确保了工程资料的完整收集，避免了工程资料收集上的疏漏。
2围绕工程建设，理顺工作程序，形成全面的重点工程档案收集渠道
近年来随着技术进步和宣钢发展的要求，焦化厂技术改造任务加大，生产与基建施工项目交叉点多，为确保重点工程项目档案资料齐全完整，在基建工程项目开工之前，将有关计划通知各部门的档案管理人员，让档案人员参加设备开箱与有关工程会议，使档案人员在文件资料形成之初就能把握文件的来龙去脉，以便及时完整地收集相关资料，使应当归档的资料“粒粒归仓”，对基建、技术等档案的收集、整理、保管、移交、存档规定了明确的工作程序。工作程序由档案管理部门、各建设单位的工程技术人员和施工人员共同制订，制订出的工程项目档案工作计划，既符合工作进程，又符合档案管理要求。
在健全组织机构、明确工作程序的基础上，还进行具体的分工。各项目组负责工程档案资料收集工作，档案室与各项目组密切联系，首先对中冶焦耐工程技术有限公司、宣钢设计院等完成的有关工程项目的各种设计图纸、资料、设计变更等材料，经过档案室收进来、登记、审核、建台账，然后将施工图纸等资料分发到各项目组，并登记上账，再由项目组向施工单位分发。工程竣工时项目组负责项目竣工资料的验收，及时将该工程需要归档的有关图纸、文件资料收集齐全完整，进行审查，经过系统的整理后向档案室移交。各项目组在资料管理上对档案室负责，既负责接收资料，又负责收集、汇总、整理工程项目档案并与施工单位一起交付竣工资料。
为更好地做好档案管理工作，档案室人员经常深入现场进行指导，一方面向工程技术人员和施工人员宣传档案工作在工程建设中的重要作用，使他们在平时工作中有意识地做好工程档案资料的收集，另一方面加强档案人员与工程技术人员的联系，积极提供有效服务，从而通力合作，共同做好工程档案管理。
3强化档案全过程管理，形成做好重点工程档案工作合力
重点工程项目档案涉及面广，贯穿于工程全过程，工程的管理、设计、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，因此建设和施工单位的每一个档案管理人员头脑中都要有“档案”意识，要认识到做好档案工作，不仅仅只是为当前工作服务，也是为历史负责的表现。因此必须把各方面的力量集聚起来，形成齐抓共管的整体全力，即全过程管理。在全过程管理中，按照《档案法》和《建设项目（工程）验收办法》的有关规定，坚持对重点项目档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则，保证工程档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，为竣工后的生产、运行、维修、改扩建服务。
首先，要树立质量管理意识，运用合同条款和档案管理的有关规定来提高重点项目建设工程档案的编制质量。在与施工单位签订施工合同和协议时，就把有关档案资料收集归档工作列入合同的条款中，同时在合同和协议中明确提出档案资料的归档要求，将《建设项目（工程）档案管理规定》下发给进厂的施工单位，做到工程验收与档案检查、交付验收同步进行。从工程项目的可行性研究论证、施工许可证、初步设计审查、土建、设备、供排水、电器的施工、设计变更单及竣工图的编制等方面进行检查验收，各项目组严格把关，并列入厂经济责任制考核中，以确保工程竣工档案的形成质量。这样形成齐抓共管的局面，确保重点工程项目档案资料齐全、完整、准确。
其次，在搞好重点工程档案管理中，充分利用先进的档案管理手段，建立档案管理网络。档案室负责集中统一管理本工程项目的所有档案，并对项目建设过程的各个阶段及各部门、设计单位、施工单位文件资料的形成、积累、整理、归档工作进行监督和指导。让网络覆盖整个工程项目，使之适应现代社会需要，为项目建设单位提供更好的服务。
4注重实效，健全完善的保证措施
重点工程项目建设是一个动态的过程，从项目的提出、设计到施工、验收，档案一直处于活跃的状态，直至验收以后，才能相对稳定。工程项目档案记载了工程项目活动的全过程，一旦工程出了问题，或交工后，需要改建、扩建，档案资料就会成为宝贵的信息资源。搞好企业重点工程档案管理，仅靠档案工作人员埋头进行具体业务工作远远不够，其档案管理体制、管理措施在整个档案工作中有着举足轻重的作用。
在重点工程项目建设中，影响重点工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重，部分人员不重视。为了解决这个问题，焦化厂注重健全和完善工程资料收集的保证措施，从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约，做好“三约束”，摆正档案和建设项目的关系，确保了重点工程收集归档工作的正常有序进行。
4.1在《经济责任制考核》上进行约束。把工程资料的归档情况，作为对车间、部室的一项考核内容。工程资料收集归档不及时、不齐全的，与各单位奖金挂钩，进行扣罚。
4.2在工程竣工验收环节上进行约束。按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误；工程竣工验收前必须先交齐工程竣工的有关资料，工程资料不齐全的不进行竣工验收。
4.3在工程决算、付款上进行约束。把工程建设资料收集、归档的及时性准确作为办理施工单位工程决算、支付工程款、支付工程质保金的一个重要条件。各工程项目组、档案室负责对施工单位的工程竣工资料归档情况进行审核、验收，齐全完整的予以签字确认。经签字确认的，给予决算、付款。验收不合格的，不签字确认，并不予付款、决算。
5开发利用档案信息，促进档案管理工作
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现代管理学认为，科学化管理包含三个层次：第一个层次是规范化管理，第二个层次是精细化管理，第三个层次是个性化管理。精细化管理是社会分工精细化对现代管理的必然要求，是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入基本思想和管理模式，是一种以最大限度减少管理所占用资源和降低管理成本为目标的管理方式。精细化管理的前提是基础管理,在此基础上,它是注重过程的细节管理,它的核心是规范管理,专业管理是精细化管理的支撑。地铁工程施工档案的精细化管理强调管理质量与效益的同步提高，强调档案管理者的责任心和敬业精神。施工单位实施精细化管理通过精细化的决策，确立以提高档案质量，建立精细化的档案管理模式等多途径来实现。
二、档案管理工作的内涵
中国最古老的档案是殷商时的甲骨档案。档案管理工作的内涵是健全机构档案的保管制度，规范档案管理工作的流程，积极发挥档案的功能。地铁工程档案资料管理包含一般文档资料管理和竣工验收资料管理。一般文档资料包含发文、收文、标书、会议纪要和其他文函;竣工验收资料主要包括文字资料、图纸资料等。
三、精细化管理在地铁施工档案管理
工作中的应用中的实际意义2014年，我们集团公司提出“精确管理、精益管理、精心经营、精诚共赢”管理理念。为认真贯彻这一管理理念，我们应加强精细化管理在地铁档案管理工作中的应用。精细化管理是地铁施工单位提高管理水平的有效手段。精细化管理在地铁施工单位档案管理工作中的应用,可以使地铁施工单位的档案管理更加规范化、科学化，提高办公效率。“精细化管理”融入地铁施工单位的档案管理工作中，地铁施工单位的档案管理工作将会做深做细，管理受控，做到流程规范化、管理科学化，更好地促进日常管理工作。因此，精细化管理在地铁施工单位的档案管理工作中的应用将会有深远的意义。四、精细化管理在地铁施工单位的档案管理工作中的应用地铁施工单位档案管理流程可以分为文件形成的准备阶段、文件的形成阶段、文件的流通利用阶段、文件的移交业主阶段，文件的作废处理阶段。每个阶段都有关键环节，在关键环节设置控制点，细化管理方法，严格控制要求，才能保证文件管理受到控制，提高文件质量。
1.文件形成的准备阶段。第一，要制定工作流程。根据图纸和现场实际情况编制工作流程，编制时要考虑有哪些资料，这些资料由哪些人编写，怎样传递，时间要求等，根据这些要求编制出具体工作流程，发放到相关个人以作指导，并督促其按此流程工作。如果缺少这一环节，技术员和资料员间不能很好配合，并影响到工作效率。第二，制定规章制定，促进施工档案的规范化、标准化。为了确保地铁工程档案的规范化、标准化，施工单位项目初期就要备齐各类规范和验收标准。根据国家《档案法》、《保密法》及各类规范和验收标准等制定《档案管理制度》、《档案员岗位责任制》等规章制度，对档案资料的收集、立档、管理、利用及安全保密等方面作了严格规定。信息化时代，给地铁施工档案工作带来了新的课题，地铁施工档案管理应推行计算机管理技术，适应现代管理模式，探索地铁施工档案信息资源体系，根据地铁工程和单位信息化管理实际情况，实现地铁工程档案网络远程传输、查阅、保管，逐步实现电子档案的收集、保管、利用工作规范、有序，建立电子档案数据库，提高地铁施工档案管理效率。第三，责任落实到人，制定奖罚制度，加强制度执行力和考核力。根据工作流程，分解工作职责，使技术员和资料员明确各自责任。如发生问题，不会发生推卸责任的现象。并制定奖罚制度。如果档案有问题，要责任到人，并对其进行处罚；如果档案做得非常好，并在各项检查中，取得良好的成绩，或项目竣工后，获得鲁班奖，就要对相关人员进行奖励，形成激励政策。这样才能形成赶帮超的局面，达到精细化管理的目的。第四，定期对资料员与技术员进行培训。人才资源是地铁施工单位资料管理精细化管理的关键因素。目前资料员和技术员的业务能力良莠不齐，有必要对资料员和技术员进行相关业务培训和拓展，提升资料员和技术员的工作能力，确保资料搜集的真实有效，使其明确精细化管理的必要性，并定期组织考试，使相关人员有紧迫感。我们项目部努力为档案人才提供良好的发展平台，多渠道多途径培养一支规模适度、素质优良的专家型、技能型的精细化人才队伍，充分挖掘地铁施工单位人员的主动性、创造性和发展潜力，实现天津地铁项目部档案的大发展。第五，建立三级档案工作管理网络。档案管理的网络是确保档案工作有序开展的关键。应建立三级档案工作管理网络，即总工程师领导一级、施技部部长一级、资料主管部长一级，建立三级领导责任制网络确保档案工作由上到下，全面覆盖，带动全员。
2.文件形成阶段控制。虽然项目部总工程师对档案的技术内容和质量负责，但资料员审查环节和文件输出环节在文件质量把关上也发挥着十分重要的作用。目前地铁施工单位的技术文件的编制流程是首先通过技术员在现场记录，然后把现场记录交给资料员，资料员检查现场记录，输出文件。文件流转中疏忽的问题会暴露在交接环节，审查环节和输出环节,所以技术人员和资料员要按照项目部档案管理制度的要求交接，审查和输出文件，将这些环节中的问题分类汇总，表格化管理，对共性问题制定措施，从而促进档案规范化管理，按流程流转，提高形成文件的质量。为了提高档案质量,采取了以下几项措施:(1)每周对资料进行一次抽查,使档案工作与地铁工程建设同步。根据地铁施工现场的进展情况，有针对性地进行跟踪,有效地避免了资料的丢失和滞后,保证资料与工程建设同步。(2)每月一次的工程资料例会制度,加强资料的协调管理。为了及时沟通资料档案中存在的普遍问题，每月召集项目部资料员、总工程师、施技部部长、主管资料部长召开资料例会，总结一个月以来的资料工作情况，对资料归档工作做得好的资料员提出表扬，提出存在和需要解决的问题，资料例会最终形成的会议纪要要下发到各相关部室，这样既有利于领导及时了解档案工作情况，又有利于工作的监督和落实。（3）严格文件工作流程。地铁工程项目文件的来源广泛，档案人员要严格把关，从文件的格式、签字手续、盖章情况等等严格把关，禁止形成不合规范的文件，以及严禁文件材料的不及时归档，从而有效提高文件资料的归档质量。
3.文件流通利用阶段控制。文件流通利用阶段包括文件查阅环节之前的准备工作，文件查阅环节，文件发放环节，文件归还环节。在文件查阅环节之前的准备工作如下：首先应建立档案卷内目录，图纸卷内目录，使文件有据可查；其次要建立文件和图纸卷内目录电子汇总表,能快速高效找到文件；再次，要扫描重要文件，以防文件丢失。在文件流通阶段，我们首先建立档案、图纸查阅登记簿和档案、图纸收发文登记簿，做到来源和去向清晰，有据可查。其次要建立档案、图纸电子文件数据库并根据工程进度完善相关信息，定期催促借阅人归还，跟踪文件流向，更要定期要组织文件检查工作，以便及时了解文件实际情况，保证文件、图纸与目录相符。但在归还环节容易发生矛盾，应建立归还确认制，使借阅管理更加精细化，无纰漏。对于外发的文件，发放记录应与分发申请单的要求一致，分发回执由接收部门或单位签字盖章后归还给地铁施工单位，发放单与回执单应成套管理，一一对应，确保外放文件闭环管理。
4.档案的移交业主阶段。精细化管理在档案移交业主阶段，应做到“三同步”：即布置施工任务与布置竣工文件编制、工程施工进展与竣工文件形成积累、工程竣工验收交接与竣工文件交接同步进行。地铁项目部应指定专人负责竣工文件的编制、移交和档案信息化工作，特别是重点工程项目的竣工档案管理工作，集团公司、工程公司负责科研技术和档案管理的部门，应积极协助项目部做好竣工文件的编制与指导，必要时应配合项目部一起主动邀请工程竣工档案接收单位档案部门对编制工作进行检查指导，为竣工档案顺利移交、工程质量保证金及时回款打下基础。工程结束，要根据业主要求编制竣工资料，并把竣工资料移交给业主，并对作废文件进行处置。在这一阶段，文件归档环节与作废环节是关键环节。
工程档案管理论文范文3
关键词：建筑工程；电子文件；档案管理
随着信息化技术的进步，电子文档被广泛的应用在建筑工程的信息处理中，与此同时，由于我国建筑工程电子文件管理体系的不完备，导致建筑工程方面的电子文档出现管理混乱、信息不全等不良现象，因此，我们必须加强建筑工程电子文件的档案管理，建立健全档案管理体系，从而保证建筑工程电子文件可以得到妥善的保存和管理。
1我国建筑工程电子文件的档案管理现状
我国建筑工程电子文档与发达国家相比仍然存在一定的不足之处，这就导致建筑工程电子文档的现状存在着很多的问题，我们必须清楚的认识到现有建筑工程电子文件档案管理的现状，从而寻求到正确的解决方法，提高建筑工程电子文件档案管理效率。1.1电子文件归档不到位。采用信息化处理的建筑工程方面的电子文档，具有很强的操作，因此对于相关文件管理人员的专业要求比较高，但是由于我国文件管理人员储备不够丰富，部分地区的文件管理人员专业技能不够，无法完成复杂的文件档案管理工作，这就导致很多地区存在电子文件归档不到位的情况。1.2电子文件档案管理人员职责界定模糊。在我国，目前很多建筑工程场所对于电子文件档案管理人员的职责界定十分模糊，大部分企业单位将电子文件档案管理工作交由计算机技术人员负责，但计算机技术人员由于缺乏相关的档案管理技能，在电子文件的处理及管理中常常会出现疏漏，导致建筑工程电子文件档案管理产生混乱的情况。1.3电子文件的真实性、可读性较差。在建筑工程电子文件的档案管理中，存在比较严重的一个问题就是真实性和可读性较差。一方面，建筑工程电子文件为了粉饰项目，有内容造假的情况。另一方面很多单位档案管理人员对工作敷衍了事，导致电子文件内容可读性很差。这些情况都使现有的建筑工程电子文件所提供的内容可用性不强。1.4对传统纸质文档的更替工作不足。在很多地方，建筑工程单位仍存在很多传统的纸质文档，纸质文档在实际保管中十分容易出现丢失、破损等情况，造成工程信息的处理困难，因此我们需要广泛的对纸质的文件档案进行替换。对纸质文档的替换工作十分复杂，建筑工程方面的文档内容较多，落实电子文档的替换工作存在的一定的难度。在另一方面，由于工作人员的专业性不足，很多纸质文档的替换都存在着不够准确完整的情况。
2实现建筑工程电子文件档案管理的有效措施
针对我国建筑工程电子文件档案管理中存在的一系列的问题，需要采取相应的措施，来保证良好的文件管理，从而实现电子文件的普及，为建筑工程项目的有效落实奠定良好的基础。2.1对建筑工程电子文件实行统一格式。建筑工程方面的电子文件较为复杂，如果没有统一的格式，在文件查询的时候十分的困难，因此，统一建筑工程电子文件的格式是一项重要的工作要求。统一格式可以对信息查询提供有效的保证，同时有利于档案的完善管理，方便日后查询、纠错等。2.2明确档案管理人员的职责。档案管理人员是建筑工程电子文件的管理主体，因此，明确档案管理人员的职责可以确保文件得到妥善的管理。一方面，建筑工程单位需要设立专门的档案管理人员，对相关电子文件进行管理，做到专人专职。另一方面，需要加强对于档案管理人员的培训，提高工作专业性，增强电子文件档案管理技能。2.3普及建筑工程电子文件档案管理的意识。对于建筑工程单位来说，具有完善电子文件管理的意识是极为重要的，因此，相关的地方政府部门需要推行建筑工程电子文件档案管理的工作，使电子文件档案管理深入落实到各个建筑工程单位中，确保各地的工程电子文件可以完善、有效的保存和管理。2.4在工程项目的各个阶段落实电子文件工作。对于电子文件的整理不能只在建筑工程项目完成后进行整理，在工程项目进行的各个阶段都需要落实电子文件的整理工作。对于电子文件的整理工作，要保证具有完整性，对于以后的工作查询来说，是十分重要的基础性内容。因此在电子文件的处理过程中，保证信息的真实性，防止企业人员为了粉饰项目而随意篡改电子文件的内容。2.5提高对于电子文件的鉴定技术。在建筑工程电子文件的整理方面，真实性和有效性是十分重要的，因此，必须要保证，电子文件可以反映相关项目的全部真实信息，同时能为查询者提供有效的信息内容。基于这样的要求，就需要提高对于电子文件的鉴定技术，确保建筑工程电子文件的真实性和有效性。可以聘用专业的鉴定人员，对电子文件的内容进行查询，确保电子文件没有相关内容的遗漏以及篡改。2.6完善建筑工程电子文件档案管理体系。建筑工程电子文件档案的有效管理是建立在相关体系之上的，只有完善了建筑工程电子文件档案管理体系，才能够保证电子文件得到妥善的管理。一方面，我们对于电子文件的内容需要进行核实，另一方面，对于已经归档的文件要合理的保存，防止网络病毒的入侵导致文件受损等情况的发生。同时要严防不法分子对于电子文件档案的恶意窃取，确保建筑工程电子文件档案能够安全完备的保存。
建筑工程电子文件档案管理的工作是建筑工程项目有效实施的基础，因此，我们需要从各个方面提高文档管理工作效率，从而及时准确的记录工程项目中的各项内容。档案管理工作者需要不断的提高自身的工作能力，确保文档准确真实。只有实现建筑工程电子文件档案管理的普及工作，才能够使我国的建筑工程项目有更好的发展空间。
作者:李薇 单位:哈尔滨市国家投资项目评审中心
参考文献
工程档案管理论文范文4
进行档案管理，一个标准化的流程是十分必要的。一套科学、可操作性强、合理、适用的档案管理办法会减轻企业档案管理的难度，增强档案查阅、修改等工作的方便性。要对组织领导、职责分工、奖惩机制、岗位培训等等方面做出系统化、标准化的体制建立。对文件的形成、收集、整理、分类、归档以及竣工后文件的编制、交接验收等提出具体要求。
2对于档案管理工作的具体工作及要求
多媒体工具的运用和标准化工作流程的的制定，提高了电力企业档案管理的效率，简化了档案查阅的复杂程度，但对于如何运用这些工具提出了一些具体要求，对此我们需要在日常工作中对员工进行培训。
2.1建立学习考核制度
有效提高档案管理的准确性、全面性、真实性和完整性，要求档案管理人员具备基础的电力工程建设知识，对多媒体工具的熟练运用以及标准化流程、步骤的熟练掌握，这离不开系统的培训与考核机制。首先，应制定档案室职员的学习规划，请专业的教师团体对档案员工进行培训，或科室内部培训。给科室员工制定详细的课程表、授课时间、及所学内容的规划，做到每一位职员都有学习新知识的机会与时间。其次，加强员工的考核机制。制定了职员的学习规划不代表职员能真正熟练掌握，因此需要我们建立考核机制，进一步激励职员学习的积极性。日常工作中做一些档案整理的实际操作练习，定期对员工进行考核，并记录到员工绩效。对于学不会和不肯学，以及积极性不高学不好的员工进行有效处理。对档案室的管理人员也提出新的要求，如何提高员工积极性，建立什么样的机制，怎么处理学不会、学不好、不肯学的员工都需要管理人员进一步探索。
2.2提高电力企业建设工程档案管理的意识
档案管理对于电力设施的运行，改建，设备升级，企业自身经济效益有着至关重要的作用，这一思想必须深入到每个员工的头脑。对于企业经济效益来说，如何控制成本、减少开支、如何保障自身权益、做到账目透明、如何记录企业真实的精神面貌、工作作风等，电力建设工程档案提供了有效凭据。从电力设施的运行、改建、扩建等方面来说，电力建设工程档案提供了有效依据。只有从根本上认识了这一点，电力工程企业才会真正把电力工程的档案管理做好。电力工程的档案管理不是一个档案管理室就能做好的，需要各个部门的配合与支持，需要电力企业的负责人有效重视。必须在全企业树立这一思想，把这一思想深入到每个员工的心中。提高认识，还需要我们建立遍及全公司的档案管理网络。加强各施工单位、各合同方的深入、有效沟通，统一各单位档案管理的标准，步骤，要深入到每一个施工单位，每一个设备厂商，每一个材料供应商。在电力建设工程开始，就要统筹各方，建立统一的档案管理网络，细化责任到个人，定期核定审查各部分的档案管理进度，做到有效管理。对于不配合电力工程档案管理的部门，不配合电力工程档案管理程序的个人，做出有效处理，整顿。以推动电力工程档案的透明化和标准化。
2.3如何应对电力施工过程中的不同步
在电力工程进行中，各施工单位的工作进度，难易程度都各不相同，加之建设工期较长，施工单位众多，工期不能统一，无形之中给档案的收集管理工作增加了很多负担。面对这一情况，需要我们时时做好档案的收集、审定、整理、验收的相关工作，细化到每一工程，做到一工程一验收。时刻追踪各项工程的进展情况，档案的收集整理验收要与工程进度保持一致。从工程开始的建档，到工程进行中的档案整编验收，再到每项工程竣工时的审定整理，再到全部完工时的档案汇总整理与验收归类，这四个过程缺一不可，必须做到实时追踪、实时管理、把档案管理从以前的最后一个环节，贯彻到整个电力工程施工项目的始终。
3结语
工程档案管理论文范文5
一、前言
现阶段的工程建设过程中，很多建设单位都只重视管理工程项目的施工现场，往往忽视工程档案资料的积累和整理工作。很多建设工程文件档案都达不到规范，没有一定的深度和广度，文件缺损，不够完备，有时候文件随着个人的流动而产生丢失和损坏等情况，给后期的查阅工作带来了很大的麻烦，一旦工程出现问题，责任追究工作都无法进行，不但给资料查阅者带来麻烦，也给社会带来巨大经济损失。
二、建设工程文件档案资料概述
建设工程文件档案由建设工程文件和档案组成，建设工程文件档案资料的概念可以分为以下三个方面来讲述，第一是建设工程文件，第二是建设工程档案，第三是建设工程文件档案资料载体。以下是具体概述：
1.建设工程文件，又称工程文件。建设工程文件的概念： 建设工程文件是指工程建设过程中所形成的信息记录，涵盖各种形式，具体包括以下五种文件：工程准备阶段产生的文件，施工记录文件，监理文件，工程竣工图以及工程的竣工验收文件。以下分述这五种文件类型，工程准备阶段文件具体是指在工程建设正式动工之前，在以下阶段产生的文件资料：工程立项，工程审批，征地工作，勘察，项目设计，工程招投标等多个阶段。施工文件是施工单位在工程施工过程中产生的文件。监理文件是指监理单位在工程设计、施工等阶段监理过程中产生的文件。竣工图是指工程竣工验收后， 真实反映建设工程项目施工结果的图样。竣工验收文件是指建设工程项目竣工验收活动中产生的文件。
2.建设工程档案，又称工程档案。建设工程档案的概念：是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形成的历史记录。
3.建设工程文件档案资料载体。载体具体包含四种：第一种是纸质载体，是指载体形式的基础是纸张；第二种是缩微品载体，这种载体形式的基础是胶片，保存方法是缩微技术；第三种是光盘载体，该载体形式的基础是光盘，保存方法是计算机技术。第四种是以磁性记录材料为基础，对工程资料的电子文件、声音、图像进行存储的方式。
三、建设工程文件档案资料特征
1.分散性和复杂性。一般的建设工程周期都比较长，整个生产过程中工艺复杂，所用到的建筑材料种类繁杂，尤其是现在的技术，更新换代极快，建设工程因此变得相当复杂，层次多，工程阶段相互错杂，这也导致了建设工程文件档案资料的分散性和复杂性。
2.继承性和时效性。随着时代的发展，建筑技术、施工工艺、新材料以及建筑企业管理水平也在不断提高和发展，在这一过程中，文件档案资料具有继承性和时效性。继承性体现在其可以记录以往施工的经验教训，给后面的施工提供指导；时效性体现在文件档案资料的价值会随着时间的推移而衰减。
3.全面性和真实性。建设工程文件档案资料的全面性体现在对项目相关信息完整而全面的反映上，其真实性体现在资料必须真实反映工程情况上，真实性包括要反映项目过程中发生的事故和存在的隐患。
4随机性。建设工程文件档案资料的范围涵盖了整个建设工程的过程，许多资料都是产生于具体的工程事件中，所以，建设工程文件档案资料是有很大随机性的。
5.多专业性和综合性。建设工程文件档案资料的存在依赖于不同的专业对象，其载体种类也有很多，所以其多专业性体现在：涉及专业多样，包括声学、建筑、力学、市政、电子、公用、消防、保安、美学等，其综合性体现在：综合内容包括合同、进度、造价、质量、组织协调等。
四、建设工程文件档案的归档层次和归档范围、要求
1.建设档案的归档层次：第一，向本单位档案管理部门移交的，包括在建设、勘察、设计、施工、监理等工程建设过程中形成的文件；第二，向建设单位档案管理机构移交的，包括在勘察、设计、监理、施工等工程建设过程中形成的文件；第三，向地方城建档案管理部门移交的，建设单位按照现行归档整理规范要求汇总的文件档案。
2.建设工程文件归档范围：“关于做好基本建设项目档案资料管理工作的通知”中明确指出：“基本建设项目的档案资料是指在整个工程建设过程中形成的应该归档保存的各种文件材料， 包括从建设项目的提出到竣工投产、交付使用的全部过程中形成的文字、材料、图纸、图表、计算材料、照片、录音录像磁带等， 它是工程建设及竣工投产、交付使用的必备材料， 是对工程项目检查、维修、管理、使用、改建、扩建的依据和凭证。”第一，与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件；第二，具体归档范围应按照国家颁布的规范进行归档管理。
3.建设工程文件归档的要求：第一，建设单位负责组织、监督和检查各个单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。第二，移交档案时，双方交接单位应编制移交清单，交接时双方要签字、盖章。第三，取得工程档案认可文件之后，城建档案管理机构出具工程档案认可文件， 最后方可组织工程竣工验收。第四，工程文件档案应采用耐久性强的书写材料，各方的工程文件档案均必须为原件。第五，工程文件档案资料中的文字材料统一使用A4纸张，竣工图要求加盖竣工图章。第六，工程文件档案的保管期限一般分为永久、长期、短期三种。第七，停建、缓建建设工程的档案，暂由建设单位保管。
五、工程项目档案资料的管理
工程项目档案资料管理的基本要求：标准化、规范化、系统化，便于检索和整理。
1.工程项目档案资料的搜集
项目建设阶段， 必须建立档案收搜集程序，避免不必要的损失，建立严格的档案资料管理制度，在收集资料时，要注意找准重点，去除重复，检查有无错漏资料页，保证资料的完整性和真实性。短期档案资料应在一定时期内重新核定，无继续保存价值的资料在办理核销手续后销毁。
2.工程项目档案资料的整理
档案资料的整理和组卷要遵循工程施工文件的自然形成规律，同时要保持案卷内各种文件的有机联系，便于保管和查阅，在管理过程中，已经存档的档案不可随意外借，如果需要借阅，一定要按相关的程序办理手续，再进行查阅或复制资料。
工程档案管理论文范文6
（一）法律法规对档案室的角色定位
《中华人民共和国档案法》从国家法律的层面对机关档案室的角色定位作出明确规定：“负责本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导”。其他相关法律法规也对档案室的职责与基本任务进行明晰，强调档案室应对本单位的档案工作进行管理、监督、指导，并负责档案的移交。可见，法律法规中机关档案室的角色定位是明确的：对本单位的档案工作负责，使本单位的档案得以妥善保存并合理提供利用，最终顺利移交给档案馆。
（二）传统档案学理论对档案室的角色定位
在传统的档案学理论中，档案室是“把各行各业的工作与档案工作相结合，与社会相沟通，把档案工作与文书部门的有关工作相联系，把自身的工作同档案馆工作相配合”的“综合部”。它有三个方面的性质：“机关的内部组织机构”、“保存档案的过渡性机构”、“主要任务是服务于本机关”。传统档案学理论强调机关档案室作为连接文书部门与档案馆工作的中枢机构，具有非常重要的承上启下作用。
（三）机关档案室对纸质环境中的角色定位
我国相关法律法规更强调档案室对机关档案工作的管理作用，强调其作为机关信息集合部门的职责。而在理论研究中，则是从文件生命周期的角度出发，指出机关档案室处于其中的重要作用。双方各有侧重，但基本观点是一致的：机关档案室的作用是负责本单位的档案工作，使其能够为本单位的业务活动所利用，并将需要永久保存的档案移交给档案馆。
二、电子政务环境中档案工作的变化
电子政务系统的应用，不仅带来文件载体形式的改变，更是对业务部门的工作流程进行再造和优化。对于档案部门来说，它改变了其管理的根本——保管载体，并由此引发了管理活动的变化。
（一）新的管理要求
纸质文件载体与内容的一致性、不可分离性，使得传统档案工作较为简单明了，重点要确保载体的安全性、可靠性。而电子文件特有的信息与载体的可分离性、系统依赖性、信息的易变性与可操作性等特点，使其易于被修改并总是处于不断变化中，从而引发了管理方式的变革，给档案工作带来了巨大的挑战。在电子文件的保管中，要解决的核心问题是如何对具有原始性的电子文件进行长久保存。这包括两个方面的内容：一是电子文件原始性的认定问题；二是电子文件的长期保存问题。与传统档案管理相比，电子文件的管理具有相关因素多、各因素之间的相关度高、变量多、目标复杂、技术含量高、更新快等特点，对管理活动提出了更高要求，需要从政策、制度、技术方法等不同层面共同采用新的对策。
（二）新的业务流程
有学者曾指出：“计算机应用到了一定程度，不可避免地要改变业务流程。”电子环境下，原有的许多观念与做法都不可避免地要发生相应改变，原有的业务流程也要改变。在传统的档案管理中，文件的生成、归档和最终处置三个环节将文件生命周期清晰地划分为现行阶段、半现行阶段和非现行阶段。文件的生成、收集、整理、鉴定、归档、移交或销毁等管理环节都是相对独立的，并形成前后衔接、在顺序和时间上不可逆的、单一性的线性流程。在电子办公环境中，文件管理环节之间的界限逐渐模糊，不同的业务环节交叉进行或同时进行，各管理阶段的界限不像在纸质环境中那么明显，导致各个环节出现互相穿插、互相衔接、我中有你、你中有我的复杂关系，业务流程变得多样而复杂。
三、电子政务环境对档案工作本质的影响
保管载体、保管环境的变化是否会对档案管理活动造成根本性的改变？是否需要构建全新的管理理论？厘清这些问题，就必须明晰电子文件管理活动变化的本质，即管理理论最本质的两个方面——逻辑起点与管理职责是否发生改变。如果这两个方面发生了改变，那么必然要构建新的管理理论体系，但如果只是由于载体的不同而引起管理方法、管理流程的相应调整，那么这种变化就不是根本性的，就没有必要完全抛开传统的档案管理理论。
（一）逻辑起点
档案部门在纸质档案管理中的逻辑起点是明确的：业务部门按规定将需要归档的文件移交给档案室，标志着文件工作的完结，标志着文件管理权限与管理责任的转移，也标志着档案工作的正式开始。而电子环境下业务环节的非线性，导致档案部门管理工作的起点也变得模糊进而引发争议。由于电子文件及其元数据易被篡改、易丢失、易损坏，档案部门必须将归档工作前移，实时在线归档，才能更好地维护档案的真实性、完整性与安全性。尽管归档的时间提前了，但只有在文件归档之后，档案部门才能获得文件管理权限，档案管理工作才能正式展开。因此，从管理的逻辑起点看，无论是纸质档案还是电子档案，都是始于文件归档。
（二）管理职责
电子办公环境对档案管理环节最显著的改变是归档环节的提前。尽管管理的时间点提前了，但档案部门仍然是在归档之后才履行管理职责，管理权限并没有扩展。归档前，电子文件的真实性、完整性、可靠性由文件形成部门负责；归档后则转由档案部门负责，文件形成部门可以对档案进行利用，但无权对其进行更改、删除等操作，这与传统的档案管理理论也是相符的。因此，从管理职责上看，电子档案的管理并未发生根本性的改变。综上，电子政务系统中档案室的管理工作有所提前，但工作范围并没有本质性的扩张，管理边界是和传统的管理方式一致的。因此，档案室并不需要已有的管理理论，建立新的电子档案管理理论，而应该清楚地认识到电子政务环境给档案工作带来的“变”与“不变”，这样才能正确地把握自己的角色定位，更好地开展核心业务。
四、电子政务环境中档案室的角色定位
电子政务流程的再造与文档管理活动的变化，虽未触及档案管理理论的本质，但还是对档案室的角色定位造成一定的改变，因此不可避免地要讨论全程管理理论与前端控制理论的合理性与可行性。
（一）全程管理理论与前端控制理论的可行性探讨
全程管理理论与前端控制理论的定义都是比较简单明了的，但是关于如何操作、如何实施并没有统一、具体的阐释。目前对这两个理论的研究主要存在两个问题：
1.构建了理想的管理模式，难以实现。全程管理和前端控制理论构建了一种理想状态，即档案部门可以对文件从形成直至销毁或永久保存的全过程进行统一管理。然而，文件在不同阶段是由不同的部门负责管理的，档案部门与业务部门是平等的业务对接关系，不存在上下级的领导关系。档案室可以对业务部门的文件管理工作提出建议与意见，但并不能实施真正意义上的管理。此外，档案部门包含了档案室与档案馆，它们分属不同的立档单位，档案馆并无权限干涉不同立档单位业务部门的文件管理工作；同理，档案室既不能对前端的业务部门进行管理，也不能对后端的档案馆工作进行监管，而是要接受档案馆对其档案管理工作的指导与监督。因此，无论是从权职划分还是具体分工来看，档案部门都无法实现对电子文件的全程统一管理。
2.模糊了前端控制的内涵，混淆概念。有的学者认为“保存即归档”就是实现了前端控制，是把归档环节“纳入到前端收、发文流程当中”。这种说法模糊了“控制”的真实涵义。保存即归档是归档时间的提前，实现了管理环节的交叉，但档案室仍然负责归档工作，并没有参与前端的文件形成的工作中去，更没有对前端工作起到实质性的“控制”作用。可见，业务环节的提前，并不是“前端控制”的实现。因此，全程管理理论与前端控制理论对档案部门作为电子文件全过程管理者的角色定位是无法实现的，也是不现实的。
（二）机关档案室在电子政务系统中的角色定位
露西安娜•杜兰蒂教授认为，在从电子文件到电子档案的整个生命周期中，文件的形成者和档案的保管员共享管理者的角色和职责。也就是说，文件的形成者与档案的保管者各有分工、各司其职，共同承担从电子文件到电子档案全生命周期的管理责任。我国机关档案室与文件形成部门和档案馆紧密相连，处于电子文件整个生命周期的“中端”。传统的档案学理论中，档案部门除了扮演档案实体保管者和社会记忆捍卫者之外，还应肩负档案信息管理专家、档案信息中介、档案文化传播者等重要角色。而在电子文件管理理论研究中，很多学者在提倡“全程管理”与“前端控制”的同时，提出要建立新型的文档一体化管理机构，作为电子文件管理全过程的中部枢纽。在实践工作中，档案室也“多数仅被定位为档案实体的管理者、检索提供的服务者，监督指导本单位档案工作和信息服务的职能基本处于缺失状态”，档案室开展机关资源整合等工作往往被认为有“越位”之嫌。忽视档案室的作用，建立新的、独立于业务机构之外的档案管理机构，使档案室的地位不仅尴尬、作用被边缘化，而且造成管理上的混乱。因此，当务之急应明确档案室的角色定位，使其在电子政务系统中发挥应有的作用。既然电子文件的管理与纸质文件的管理并无根本性区别，那么档案室在电子政务环境下的角色定位应与传统纸质文件管理类似。档案室还是以机关档案工作的管理者、文件流转的中纽这两个角色为主，并肩负起机关信息建设工作的参与者等职责。具体来说，机关档案室在电子政务环境下的角色定位主要包括：
1.机关档案工作的负责者。作为机关档案工作的负责部门，档案管理工作是档案室最重要的职责，具体包括：（1）妥善接收并保管各业务部门应归档的文件。与纸质文件归档类似，档案部门最大限度地接收不同业务部门产生的电子文件。由于要求各业务部门生成的电子文件都是格式规范、结构完整、符合要求的，也只是最理想的状态，现实中是很难做到的。面对版本形式多样、不完全符合归档标准等情况，档案室也应该最大限度地接收、维护前端产生的电子文件，以确保后续管理工作的顺利进行。（2）为业务部门的文件管理工作提供专业意见。档案部门最清楚应如何确保电子文件的安全可靠性，对于电子文件形成过程的凭证性保障也有着更深刻的认识。因此，档案室可以对前端业务部门的文件管理工作提供专业意见，使电子文件更规范、有序地流转。
2.机关档案信息资源的管理者。档案室通过对机关电子文件的管理，拥有对机关信息资源的管理权。一方面，应积极进行电子文件内容的分析与挖掘，并利用电子政务系统进行资源共享，提高对信息的搜集、分析、传递和利用能力，建立更加丰富、全面的档案资源体系；另一方面，应提供多途径的档案检索与利用服务，使业务部门能够快速、便捷地获取所需的档案信息资源。通过为电子政务提供更有效的决策支持，提高政府整体的管理水平和行政效率。
3.档案馆基础工作的支撑者。档案室移交的档案，其完整程度、价值高低、整理质量、保管状况等都直接影响到档案馆的馆藏建设情况，影响到国家文化遗产累积和保护状况。只有最大限度地接收、妥善保管业务部门产生的电子文件，并将其完整地移交给档案馆，才能确保档案馆工作的顺利开展。
4.信息化建设工作的辅助者。机关档案室对电子文件的真实性、凭证性和长期保存有更专业、更深刻的把握，应当为机关信息化建设提供专业意见。另外，当下我国数字档案馆建设正处于起步阶段，机关档案室作为档案信息化的先行者，可以为数字档案馆的建设提供有用的实践经验与参考意见，促进数字档案馆建设工作的顺利开展。
