毕业生档案管理办法范文1
第二条 本办法中非国有制单位接收大中专毕业生的范围，是指非师范类普通大中专院校中专及以上学历的统招、“并轨”、“计划内自费毕业生，电大普通班毕业生和国家批准的部委所属科研单位培养的毕业研究生。定向、委培毕业生与原定向、委培单位或地区解除合同（协议）的，也可到非国有制单位就业或自主创业。
第三条 非国有制单位接收普通大中专毕业生就业工作，纳入全省普通大中专毕业生就业工作管理和服务范围。
第四条 省人事厅负责全省非国有制单位接收大中专毕业生（以下简称毕业生）就业管理工作；各地（州、市）人事部门负责辖区内非国有制单位接收毕业生就业和自主创业的毕业生就业管理工作。就业管理工作包括用人单位需求方案确认、就业合同（协议）书签章、毕业生资格审核、就业政策咨询、就业手续办理、人事纠纷调解等。
第五条 各级政府人事部门所属人才交流中心负责非国有制单位大中专毕业生的人事工作。人事包括毕业生人事档案管理、户粮关系代（办）理；档案工资记载、转正定级手续办理；医疗和社会统筹养老保险基金代办；党（团）员组织关系管理；出国（境）手续办理；职称资格考评管理等。在省工商局注册的单位，由省人才交流服务中心；兰州高新技术产业开发区的单位，由开发区人才资源管理处；在地（州、市）及县（市、区）工商局注册的单位，由地（州、市）或县（市、区）人才交流中心；有人事管理机构且具备人事档案管理条件的单位，由用人单位或单位主管部门负责办理。
第六条 需委托代（管）理人事档案等业务的用人单位，应与所属人才交流中心签订人事档案等代（管）理委托合同书。各级人事部门所属人才交流中心按《甘肃省流动人员人事档案管理暂行办法》（甘人事〔1990〕47号）规定代（管）理人事档案。
到兰州高新技术产业开发区内单位就业毕业生的人事档案等代（管）理，按《甘肃省高新技术产业开发区人事委托管理试行办法》（甘人事〔1991〕80号）和《甘肃省外商投资企业中方干部管理暂行办法》（甘人事〔1992〕10号）规定办理。
第七条 非国有制单位毕业生需求方案由所在地（州、市）人事部门汇总，报省毕业生就业主管部门。在省工商局注册的单/！/位，由省人才交流中心汇总，兰州高新技术产业开发区的单位通过开发区人才资源管理处汇总，有人事管理机构且具备人事档案管理条件的在兰单位，直接报省毕业生就业主管部门。
第八条 用人单位选择毕业生和毕业生择业，通过各级毕业生就业主管部门或大中专院校主办的毕业生就业市场、各级政府人事部门所属人才市场及各级毕业生择业指导部门推荐，毕业生直接与用人单位洽谈，进行双向选择，实现自主选人和自主择业。
用人单位选择毕业生，须向毕业生提供以下资料及有关情况：单位有效生产（经营）许可证和法人资格证（复印件），生产（经营）项目（产品）范围，单位所在地址（联系人及电话），所需专业、学历层次、人数、就业去向或岗位，工资待遇、食宿条件及其它福利方面的情况等。
毕业生求职择业，应向用人单位提供择业推荐表、本人身份证、学历证及其它有效证件。
经供需见面双向选择后，毕业生与用人单位须签定就业合同（协议）书，不具备人事档案管理条件的单位，由相应人事部门签章，具备人事档案管理条件的单位，由用人单位或单位主管部门签章，分别经省、地（州、市）毕业生就业主管部门确认后，办理就业手续。
第九条 经双向选择落实就业单位，并签定有效就业合同（协议）书的毕业生，按本办法第四、五条规定，分别到省、地（州、市）毕业生就业主管部门办理就业报到手续后，到相应人事部门报到。不需要人事的毕业生，直接到用人单位或单位主管部门报到。
第十条 用人单位与毕业生须严 格履行就业合同（协议）。毕业生到用人单位报到过程中，如双方发生合同（协议）纠纷，由各级人事部门按有关规定予以协商调解。经调解仍不履行就业合同（协议）者，按甘财综发〔1999〕27号文件规定，由违约方交纳合同（协议）违约金500元人民币。双方履行就业合同（协议）后，毕业生在工作期间（含试用期），劳资双方发生劳务纠纷时，依据《劳动法》，由各级劳动部门的劳动争议仲裁机构按甘肃省人民政府令（第22号）《甘肃省劳动争议处理暂行规定》予以仲裁调解。
双方应服从人事或劳动争议仲裁机构的合法裁决。对不执行人事调解或劳动争议仲裁意见的，可直接向人民法院。
第十一条 到省外非国有制单位就业或自主创业的毕业生，其就业报到手续、档案和户粮关系，由生源地（州、市）、县（市、区）人事部门所属人才交流中心，不得在非生源地“空挂”。需办出省就业证明的，按甘财综发〔1999〕27号文件规定办理。
第十二条 毕业生报到后，用人单位应根据工作需要和毕业生所学专业及时安排工作岗位。
第十三条 毕业生自办理就业报到证之日起，无正当理由超过三个月不到就业单位或人事部门报到的，不再办理普通大中专院校毕业生就业有关手续。
第十四条 严禁用人单位向毕业生收取不合理费用。
第十五条 到非国有制单位就业的毕业生，工资待遇由毕业生与用人单位协商确定，但原则上应不低于国家规定的最低工资标准。
第十六条 到非国有制单位就业的毕业生，符合报考国家公务员条件的，经协商征得用人单位同意后，可按程序报名参加国家各级公务员考试。考试合格被录用为国家公务员的，其在非国有制单位工作的年限可计算连续工龄。
第十七条 兰外非国有制单位从省外院校引进急需紧缺专业毕业生，可按甘财综发〔1999〕27号文件规定享受我省相应的优惠政策，给予一次性安家补贴。办理程序按甘人事〔2000〕25号文件要求办理。
第十八条 由各级人事部门所属人才交流中心代（管）理人事档案的毕业生，可以保留全民所有制职工身份，在人事档案管理期间，比照同期进入全民所有制单位同类人员的工资标准核定其档案工资，若遇国家政策统一调整工资时，为其调整记载档案工资。
毕业生档案管理办法范文2
[关键词] 人事档案 滞留档案 档案管理 学生档案
在计划经济体制下，毕业生由国家统包统配，毕业时一次性全部离校，毕业生档案一贯遵循档随人走的原则。然而随着招生就业制度的改革和新形势的发展，特别是人事制度改革和大学生就业观念的变化。加之2002年国家教育部、人事部等联合出台规定，将毕业生的择业期延长为两年，两年内学校可代管其户口和档案。随之，学生滞留档案逐年大量增加，这种现象逐渐引起了众多高等院校档案管理人员和管理部门的注意，但这方面的研究开展得还很不充分。在高校学生档案管理的实践基础上，本文就此问题作以简单的探讨。
学生滞留档案的概念和特点
所谓高校学生滞留档案，是指学生离校后其档案没及时随本人到所就业单位、人才机构、原籍归口部门保管，存放在其就读学校两年以上的，保管权限不归学校而又遗留在学校的学生档案。学生滞留档案一般具有以下特点：
1.滞留时间长。此类档案往往长达两年之久，有甚者20年无人问津，更谈不上开发利用。
2.滞留数量多。此类档案随着用人政策灵活性以及毕业生数量扩大而不断增加。
3.滞留原因复杂。这类档案产生往往具有较一般档案更为复杂的原因和背景。
学生档案滞留形成的原因
从1999年开始，我国高等院校连年扩招，致使高校毕业生规模持续大幅度增长。高校毕业生从1998年的66万，到2011年的640万，十来年增幅近10倍。因此就业难的现象也不期而至，如此必然会导致大批学生档案滞留在其就读学校。其主要原因有以下几种：
1.由于招生就业制度的改革和新形势的发展，以及人事制度的改革和大学生就业观念的变化。大部分学生选择延期就业，学校只能将其档案保留在学校。
2.用人单位为降低用人成本，只签劳动协议不解决档案及户口问题，学生又弃之不理，致使其档案滞留学校。
3.机要局对机要的寄发规定导致部分档案滞留或退回学校。
4.学生档案意识薄弱、档案知识缺乏，形成了“档案无用论”的观念，毕业时不正常办理档案离校手续，使其滞留校。
5.档案机构制度不够健全，工作不规范，管理过程差别较大，加之不同的地区、学校或用人单位制定的毕业生分配、接收、管理制度不同，档案归属不明确，造成部分毕业生档案暂留学校。
6.为了缓解就业压力，“考研族”越来越多，大批毕业生就业后又辞职考研，其档案被退回就读学校。
7.出国留学生大量出现，其档案也会滞留于原就读学校。
8.被退学的学生在离校时，不办理档案离校手续，档案滞留于学校。
9.学生录取了但未报到形成了部分滞留档案。
10.学生在上学期间死亡，其档案无人办理，档案滞留在校。
高校学生滞留档案管理中存在的问题
毕业生档案虽然是人生工作中一项相当重要的内容，但是由于上述缘由，使越来越多的毕业生档案滞留在其就读高校，其管理已经成为高校学生档案管理工作中的不可忽视重要内容之一。同时它给学生档案管理工作带来许多不便，从而一定程度上影响了学生档案的管理和利用。其问题主要表现在以下几个方面：
1.加大了人事档案的库存量。许多高校自1999年以来，学校不断扩大招生规模，学生人数大量增加，档案数量自然不断增加，但是档案库房面积不变，致使学生档案借地存放。毕业生滞留档案也只能借地存放。
2.加大了档案管理人员的工作量。1998年以前普通二本高校在校学生不超过6千人，1999年扩招以后在校生逐年增加，至2011年在校生是1998年的6倍之多，滞留档案也在不断地增加，无形中加大了管理人员的工作量。
3.影响了主要工作。学生档案的管理虽然都是兼职管理，但是在这块工作中管理人员却要付出大量的时间和精力，这些时间主要用在滞留档案的管理中，管理人员每年都要对学生滞留档案进行仔细认真管理，并负责再次寄发。因此管理人员整天忙于学生滞留档案问题的查询、办理之中，这势必会影响她的主要工作。
4.档案教育宣传力度不够。学校对毕业生有关档案重要性的教育、宣传不够。
5.管理不规范。目前，我国还没有成文的高校学生档案管理办法及规定，学校档案管理人员一般是参照中组部规定的人事档案管理办法来管理高校学生档案，对学生滞留档案基本上作为正常档案管理中的例外情况看待，因此滞留档案就处于四无阶段，即无专门管理人员，无专门管理空间，无专门管理制度，无专门管理机构。
学生滞留档案管理的思考
我国“档案法”明确规定，各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划，《高等学校档案管理办法》也强调各高等学校必须加强对档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划之中，从而将高校档案从法律和法规上纳入了国家、社会和学校管理范围，2008教育部的《高等学校档案管理办法》第27号令中，把学生档案列入高校档案归档范畴，体现了高校档案工作的重要性和社会性。而学生滞留档案的增多，势必会影响到学校档案的正常管理工作。减少滞留档案是许多院校的迫切要求，除了宣传工作和管理工作要跟上改革的要求，还要采取一些更有效的措施。面对学生档案滞留问题的现状，笔者认为：
1.管理人员应深入学习贯彻《档案法》，制订高校学生档案管理办法，以加强高校学生档案管理工作。
2.以宣传为导向，增强高校师生档案意识。通过宣传教育，提高师生对档案重要性的认识，增强学生的档案意识，并且了解档案在转递过程中的一些注意事项，及时查询落实自己档案去向，有问题及时与学校联系。
3.增加存放设备，增加管理人员，要有相对稳定的学生档案管理人员。
4.对于正常毕业的学生滞留档案，档案管理部门可通过学生老师，联系到学生本人来解决此类档案。
5.对于非正常毕业的学生的滞留档案，如中途退学、开除等，办理离校手续时不要忘记办理档案转移手续。
6.妥善保存机要转递单和档案转递回执，以便查询。
7.档案管理部门要建立毕业生滞留档案检索工具。在毕业生档案管理中，必须既要有全面的各种信息，又要能迅速而方便的进行查询。
8.学校对毕业生遗留档案还可根据不同滞留原因收取相应的保管费。这样可促使学生及早提取、索取自己的档案，减少毕业生档案的滞留数。
我校在高校学生档案管理方面做了大量工作，特别是毕业生滞留档案的管理方面作了许多探讨和研究，并从实践工作中取得了许多有效的管理经验。在管理滞留档案我们严格按照国家、省教育厅以及学校的相关规定，结合我们的工作经验，参照上述思考，对我校学生滞留档案进行了有效的管理，并取得了良好的效果。
参考文献：
[1]王庆玉.大学生档案管理工作刍议[J].陕西档案，1999（增刊）.
[2]王广昌.试论高校学生档案管理[J].齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版），1997.6.
毕业生档案管理办法范文3
关键词：高校毕业生；档案管理；毕业生档案；存在问题
中图分类号：G647 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2015）015-000-01
引言
档案管理不仅能够起到保护档案的作用，更能够延长档案的使用寿命，进而使档案存在价值得到发挥。档案管理工作中需要进行分类、编号，以便于管理和使用。高校毕业生档案是国家人事档案的重要组成部分，是记录高等人才信息的第一手资料。新时代背景下人才已成为最为宝贵的资源，人才能够为企业创造更多利润和财富，是企业持续发展的源动力，毕业生档案是人才选用的重要参考。但随着近些年我国高校扩招政策的实施，高校毕业生人数越来越多，毕业生档案数量和信息量越来越大，高校毕业生档案管理、转递工作面临挑战。当前我国高校毕业生档案管理、转递工作现状并不理想，各方面都有待完善。
一、高校毕业生档案管理、转送工作的意义
高校毕业生档案属于既要文件，记录了学生主要经历、政治面貌、社会关系、学历职称、个人信息、工作履历表等信息，具有法律效益，是毕业生社会活动的重要依据。毕业生档案由学籍档案转换而来，由学校交转递毕业生就业单位或人才交流机构管理，若无就业单位则由学校免费保存两年。毕业生档案转递需要按照《就业协议书》签发《报到证》，完成转递档案[1]。若就业单位是国有企业或企业事业单位那么档案转递到工作单位。如果是非公有企业，那么档案转递到人才交流机构。若离校未就业，则转递到户籍所在地。对于高校毕业生来说不论考研、出国、就业都需要用到档案，如档案丢失便无法办理相关证明。对于企业来说，通过毕业生档案，用人单位可以对学生基本情况有一个初步了解，是用人的重要依据。可见做好高校毕业生档案管理、转递工作的重要性和必要性。
二、当前高校毕业生档案管理、转递工作存在的问题
（一）缺乏对高校毕业档案特殊性的重视
高校毕业生档案与其他档案不同具有一定特殊性，有着流转速度快、流动性强等特点，管理复杂性要远远大于传统档案。通常情况下毕业生档案多保存在生源地、用人单位或人才交流中心。但近些年，我国毕业生跳槽率明显增大，档案管理、转递工作面临着新问题、新情况[2]。但当前我国在高校毕业生档案管理方面并没有正确认识到毕业生档案的特殊性，工作开中存在着不重视、敷衍应付等现象，管理方式粗放，一些时候甚至不能保障毕业生档案完整性。
（二）不规范
虽然我国已了《高等学校档案管理办法》，但仍没有具体且具有可操作性的高校毕业生档案管理规定，当前我国在高校毕业生档案管理、转递工作方面，管理体制十分混乱，并且缺少专职档案管理人员，管理人员多没有接受过专业档案管理的系统培训，并不具备专业档案管理技能和知识，这严重影响了档案管理、转递工作效率和质量，在档案收集、整理、归档等工作中时常造成学生档案的遗失、损坏。
（三）管理方式落后
随着我国高等教育招生范围的不断扩大，高校毕业生数量大幅度增加，档案信息量越来越大，档案管理、转递工作复杂性也随之提高。但当前大多机构在高校毕业生管理中仍停留在老模式、老思路当中。当前不仅学生档案信息化程度不高，且管理中也缺乏对信息技术的运用[3]。传统人工管理模式已无法适应新形势下日益复杂的档案管理工作需求，传统人工管理方式不仅效率低下，也较容易出现纰漏。
三、高校毕业生档案管理、转递工作改进思路
（一）正确认识高校毕业生档案管理、转递工作
想要提高我国高校毕业生档案管理、转递工作质量，就必须正确认识高校毕业生档案管理、转递工作的特殊性，提高对毕业生档案管理、转递工作的重视，积极改革毕业生档案管理、转递工作，为其开展创造有利条件，加大投资力度强化对信息技术的应用，构建现代化管理工作模式，从而实现高校毕业生档案信息化。信息化管理不仅管理效率更高、速度更快，且更加方便、可备份，不易丢失。
（二）健全管理制度
高校毕业生档案管理体制混乱，档案管理、转递工作有效性差和缺乏必要的管理制度有着直接关系。想要提高高校毕业生档案管理、转递工作水平，就是建立起科学、合理、规范，符合毕业生档案管理特征的管理制度，通过制度保障毕业生档案管理、转递工作的顺利展开，利用制度增强工作人员责任心，提高工作有效性。制度不仅能够为毕业生档案管理、转递工作开展提供依据，更能够有效协调各相关部门工作，使毕业生档案管理、转递工作有条不紊的开展。
（三）提高管理工作人员综合素质
档案管理人员是毕业生档案管理、转递工作开展的核心力量和前提基础。如果管理人员自身不具备过硬的专业知识，便很难保证工作的顺利开展。提高高校毕业生档案管理、转递工作质量，必须要从工作人员抓起，工作人员素质直接决定管理效果和管理有效性。所以必须要先提高工作人员自身素质，通过多种学习方式，使其熟练掌握毕业生档案管理技能和知识，保障毕业生档案管理、转递工作的有效落实。
四、结束语
高校毕业生档案关系着毕业生日后发展、就业、工作以及其他社会活动，做好毕业生档案管理、转递工作至关重要。但当前我国高校毕业生档案管理、转递工作现状并不理想，存在着许多问题。想要提高毕业生档案管理、转递工作水平和质量，必须健全相关规章制度，提高工作人员综合素质，把工作落到实处。
参考文献：
[1]李玲.论高校毕业生人事档案管理存在的问题及解决对策[D].安徽大学，2014，11（14）：132-136.
[2]赵湘渝.高校毕业生档案转递规范化及查询智能化探讨[J]. 成都体育学院学报，2013，08：76-78.
毕业生档案管理办法范文4
乙方：
丙方： (毕业生毕业学校就业管理部门)
高等学校毕业生就业指导中心(以下简称甲方)是 高校毕业生就业主管部门。 (以下简称乙方)于 年 月毕业于 (院校) 专业，是 省 市 县(市、区)生源。甲方与乙方和丙方(毕业生毕业学校就业管理部门)根据教育部及 省(市)关于高校毕业生可申请暂缓两年就业的有关规定及乙方的申请，就乙方暂缓两年就业事宜，经协商，达成如下协议：
一、乙方暂缓就业时间为 年 月 日至 年 月 日。
二、暂缓就业期限内，乙方的档案委托甲方保管，乙方须将有效联系地址及电话通知甲方;乙方的户口(入学时户口未迁入学校的按有关规定办理)及党团关系及材料按规定保留在丙方，丙方负责提供用人单位所需乙方在校期间或在暂缓就业期间行为表现等鉴定材料。
三、暂缓就业期限内，乙方应每月一次向丙方所在院系汇报有关情况，党员要交思想汇报，参加组织生活。乙方可以参加丙方举办的各种类型的招聘活动，获取用人单位的需求信息，与用人单位进行双向选择，以及获取丙方提供有关就业的其他服务。
四、暂缓就业期限内，如乙方需要升学(出国留学除外)或报考公务员时，甲方负责为乙方出具与升学有关的和报考公务员有关的证明，乙方须持本协议书及毕业证到甲方办理;如乙方需办理《失业证》、《结婚证》、《计划生育证》或申请出国留学等手续，必须终止本协议，将档案、户口及其关系转回生源地毕业生就业主管部门，由生源地按相关规定办理相关手续。
五、暂缓就业期限内，乙方回生源地就业的，凭本协议书到甲方办理派遣手续;乙方在非生源地落实就业单位的，凭本协议及当地毕业生就业主管部门接收证明到甲方办理派遣手续。
六、暂缓就业期限内，乙方在非生源地落实单位或回生源地就业经批准办理了派遣手续的，凭报到证及本协议书到甲方办理档案转递手续。甲方在五个工作日将乙方档案交由机要部门转递(特殊情况除外)，如乙方未交回转递资料而造成档案转递延误，由乙方承担一切责任。
七、暂缓就业期限届满时，如乙方尚未落实就业单位，必须在暂缓期限届满后的十天内，到甲方办理派遣回生源地和档案转递回生源地毕业生就业主管部门手续，并到丙方办理户口迁出及党、团组织关系转出手续。若协议到期时乙方不办理，甲方有权将档案转回乙方生源地地级市毕业生就业主管部门，并将报到证交由丙方，由丙方连同户口、党团关系一并寄回生源地，一切后果由乙方承担。
八、暂缓就业期限内，乙方必须严格遵守法规法纪，如果乙方有违法违纪以及民事纠纷、劳务纠纷、债权债务纠纷等，所引起的法律责任及后果由乙方自行承担，与甲、丙方无关。乙方被劳动教养或犯罪被追究刑事责任的，甲方有权取消其暂缓就业资格，将乙方档案转回生源地级市毕业生就业主管部门，户口关系和党组织关系及材料按本协议第七条中关于未落实单位毕业生的规定办理。暂缓就业期间，医疗费用、人身意外伤害费用由乙方个人承担。
九、本协议书一式三份，甲方委托丙方签署，甲、乙、丙三方各执一份。协议书自丙方将本协议书及乙方档案在规定时间内移交给甲方之日起生效(档案未到甲方，此协议无效)。
甲方签章： 丙方签章：
联系地址： 联系地址：
邮政编码： 邮政编码：
年 月 日 年 月 日
乙方签章：
联系电话：
家庭地址：
邮政编码：
毕业生档案管理办法范文5
关键词：高职院校；学籍档案；管理
中图分类号：G717
文献标识码：A
文章编号：1673－2111(2009)04－053－03
作者：胡娅丽，湖南体育职业学院办公室；湖南，长沙，410014
学籍档案管理是教学行政管理的重要内容，它对学校领导和教师全面了解学生情况，并及时改进教学管理和教学方法均起着重要作用。教育的进步，高校改革的深化，对学籍档案管理工作的严肃性、准确性和适时性，提出了更新、更高的要求。因此，学籍档案管理人员要不断的研究学籍档案管理过程中的新问题，拓展新的工作途径，充实新的工作内容，寻找新的管理方法，以适应新形势的需要。
一、高职院校学籍档案的主要内容和主要作用
(一)高职院校学籍档案的主要内容
学籍档案是学生从入校到毕业分配的整个在校学习过程的原始记录，是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列教学活动中直接形成的具有保存与利用价值的文件材料。依据根据《中华人民共和国档案法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》，结合高职院校的实际情况，高职院校学籍档案主要包括：(1)招生计划、新生名册等；(2)在校学生名册，新生登记表，学生学籍卡片、考试成绩卡，学生学籍变更(休学、复学、转学、转专业等)的材料；(3)学生职业技能培训参训情况和所获证书统计表；(4)各年级实习计划和实习单位合同、学生实习情况、实习报告和实习成绩；(5)学生奖惩材料：获奖、评优、处分等；(6)毕业证书和发放登记表：(7)毕业分配单位统计表和签约单位合同；(8)扩展材料――毕业生跟踪调查统计情况：使用单位对毕业生质量的意见、毕业生社会满意度调查、优秀毕业生情况和典型事迹等。
(二)高职院校学籍档案的主要作用
学籍档案对个人、学校和社会都具有重大价值。(1)对个人而言，学籍档案记录的内容是评价学生在校表现和学习情况的依据。因此，学生在校期间，通过了解学籍制度，可以明确努力的方向、规范自己的行为，并有意识地遵循有关规则，从而促进良好学风的形成。学籍档案作为学生在校期间真实情况的证明，学校可据此为学生开具相关证明。(2)对学校而言，学籍档案的建设是学校基础性建设之一，学籍档案的管理是学校日常管理的重要部分。好的学籍档案管理制度可引导教学活动的有序进行，有效降低学校管理成本。・学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化水平在一定程度上体现着高职院校的教学管理水平。加强学籍档案的管理，可大大提高职院校的管理水平。(3)对社会而言，学籍档案是用人单位挑选人才的重要参考依据，学籍档案的完整性、真实性在一定程度上影响单位对学生的评价。此外，用人单位对毕业学生的反馈情况进行统计分析和评价，可以为学校拟定人才培养方案提供重要依据，有助于促进高职院校向社会输送全面发展的、社会迫切需要的合格人才。
二、高职院校学籍档案管理的现状
高职院校对学籍档案工作在宏观上普遍比较重视，现在许多高职院校不仅安排政治素质好、责任心强、学历高的同志从事档案管理工作，而且提供了比较完备的硬件设施条件。但是，高职院校学籍档案管理在微观的具体管理上，还存在不少问题，主要体现在以下几点：
(一)学籍档案自身的问题
1、学籍档案繁杂：这是由目前高校自身的教育形式决定的。许多高校不仅有学历教育，还有非学历教育。学历教育又分脱产学习的全日制教育和业余学习的成人教育，成人教育又包括大专教育、专升本教育、远程教育。非学历教育的名目则更多，如短期培训、单科教育、证书教育、职业技能认证等。而每个学员的个人档案又包括新生录取审批表、登记表、名册(含照片)、学籍变动档案(如转学、休学、复学、转专业等)、在校各科成绩登记表、毕业生登记表、短期学员名册、成绩册、结业名册等。如此，学员从入学到毕业所形成的学籍档案材料就相当繁杂。
2、学籍档案缺损：高职院校学籍档案的缺损表现在材料不齐全，不完整。有些学院、分校在填写学籍档案材料时，没有逐一填满；有的竟然在毕业生名册上没有填写毕业生情况，给日后的学历核实、查找带来了困难。
3、学籍档案模糊：学籍档案除漏填现象比较严重之外，另一个严重的问题是填写时书写不工整，字迹潦草，而且多处有涂改的痕迹。有的用圆珠笔或铅笔填写，时间长了档案内容往往模糊不清、难以辨认，客观上削弱了高职院校学籍档案的凭证效用。
(二)学籍档案管理问题
1、学籍档案整理不规范：主要存在以下几种情况：一是编排混乱，同一学院的档案材料年度互相穿插：二是组卷、装订不规范。组卷没有严格规定，没有按学院(或分校)、系、专业的层级关系组卷，有时两、三个系、或几个专业一起组卷。
2、学籍档案管理不严：在学籍档案里竟然发现有假材料，还有篡改学籍的现象，严重违背档案真实性的特点。每年开展干部学历、学位档案核查，档案部门就可能发现不少假毕业证书、假证明。这虽然绝大多数是社会上不法分子的行为，但是与高校部门操作不当、管理不严也有一定的关系。
3、学籍档案检索不先进：高校自2001年实施《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》之后，1991年(含1991)以后的学籍全部实行网络化管理，电脑检索，查询十分便利。但1991年前的学籍档案资料却仍是手工查找，加上以前的档案资料杂乱、不规范，使得查找相当困难。
三、对高职院校学籍档案管理的几点思考
(一)增强学习意识：既要学习相关的党的路线、方针、政策和法律法规，以保证工作中能依法办事，又要掌握计算机技术、统计分析等专业技能；既要坚持孜孜不倦地自学，又要虚心向老同志请教；既要加强理论知识的学习。又要积极参加实践锻炼。
(二)增强服务意识：学籍管理工作事关学校的发展和学生的前途，学籍管理工作者必须时刻牢记党的全心全意为人民服务的宗旨，在工作中摆正心态，绝不能唯利是图。
(三)增强政治和法律意识：学生学籍管理有着严肃性和规范性的特点，学籍管理工作者的一切行为都不能违背党的路线、方针、政策，不能违背国家的法律法规。同时，必须时刻保持清醒的头脑，认清学籍管理工作的严肃性，自觉抵制不良风气的影响。
(四)增强创新意识：在学籍管理工作上，一些旧的学籍管理文件、学籍管理方法和学籍管理手段，已经不再适应时展的需要，必须大胆改革。学籍管理工作 者要勇于探索、敢于创新，淘汰不适应要求的旧方法和旧手段，把新的管理方法和手段运用到学籍管理工作中。
(五)增强统计分析意识：学籍管理工作者应该用好统计知识和统计分析手段，及时、真实、准确地为学校有关领导提供有关学生的学习成绩分析、教学计划的调整和完成情况的资料统计以及分析结果，以便领导能采取有效措施，保证教学质量的不断提高。
(六)运用好现代化技术：学籍管理是一项严谨细致的工作，许多信息用手工处理非常困难，为此，可以运用适合实际需要的计算机软件，并通过计算机网络技术对学生的学籍进行管理。
四、高职院校学籍档案的管理办法
正确认识目前高职院校学籍档案管理中存在的问题，制定科学的管理方法，就显得尤为重要。高职院校有关职能部门应切实加强和完善学籍档案管理工作，着重做好以下几方面的工作。
(一)不断完善管理制度
随着高等教育的不断发展，学生学籍管理部门必须结合具体情况，对细则进行适当合理的修订，使之日趋完善。不断完善管理制度实施细则，对学生提出更高、更符合时展的要求，以便更好地保证学生素质的提高。
(二)做好原始材料的收集与整理
学籍档案具有周期长、头绪多、问题杂的特点。为了确保归档材料的准确性、真实性，必须从原始材料的收集整理做起。要做好这一工作，要做好以下几点：一是要重视学籍档案和档案工作的重要性，增强责任感，使各部门上报的有关材料、数据准确无误，真实可信。二是要加强管理，从严要求。对各部门教学管理人员，职能处、室与学籍档案工作有联系的工作人员，要加强管理，责任到人。明确应该收集什么材料，何时上交，以保质保量，按时完成。三是要建立相应的规章制度，奖惩分明，调动有关工作人员的积极性。四是要根据不同档案的分类，设计相应的材料收集上报表格，以便及时汇总，归入档案。
(三)加强学生考核管理工作
在对学生的考核中，注意健全和完善考核命题制度，加快考试科学化进程；不断改进考核方法，实行教考分离制度，并实行口试、论文答辩、演讲等多种考试形式；加强考试和考场管理的规范性和制度化，对考试中的违纪行为要及时、严肃处理；认真组织好集中阅卷登分工作和缓考、补考工作。
(四)做好学生成绩管理工作
做好学生平时成绩的登载检查工作，对学生缺考、作弊、补考科目一定要如实记载；对学生各科考核成绩要按照教学计划要求和学籍管理办法规定进行登记，并载入学生学籍管理档案；对成绩的查询、修改一定要严格履行学籍管理规定的手续。
(五)做好学籍异动工作
在对学生进行学籍异动处理工作中，要严格执行学生学籍管理办法的有关规定。不管是留降级还是退学处理，都必须坚持“教育先行”的主导思想，要把相关处理看作是教育手段，鼓舞学生进步，而不是机械的处罚，让学生厌学。
(六)做好毕业质量把关工作
毕业生档案管理办法范文6
1．1档案意识薄弱，缺乏责任意识
学籍档案是历史的原始记录，它具有很强的原始性，为提高学籍管理质量，应该保证档案材料的真实性和完整性。认识不足，管理不到位，这是许多成人院校的共性不足。在市场经济利益驱动下，千方百计办教育，一心一意谋发展，把招生作为工作重点，生源带来发展，一切工作都以招生工作为核心，忽视学生学习发展工作，这是以往成人办学的误区。电大一年两季的毕业办证，工作量大，任务繁重。电大开放教育的学籍有效期为8年，跨度较长，管理人员流动性较大，使得学籍档案管理工作容易出现脱节现象。基层电大教务工作人员往往身兼多职，涵盖招生学籍考试各方面工作，有时无法兼顾。材料收集上存在残缺遗漏现象，需要省级电大学籍管理员反复提醒催促，致使工作效率低下。由于电大学生多为社会人员，流动性较大，这就要求基层学籍档案管理员要有较强责任心，对学生提出的各项学籍异动信息修改等要求追踪管理。比如从近两学期开始中央电大要求应届毕业生要提前一个学期申请办理学生信息修改，毕业当季不做受理。但是还是有小部分基层电大管理员未及时跟进，以致学生推迟毕业时间，给学校办学声誉带来负面影响。笔者近期接触了较为典型的一个学籍管理案例。某县电大一学生在毕业审核时发现所学专业和考试科目大相径庭，经核实，发现学生在学期间申请从行政管理转到工商管理专业，但县电大管理人员粗心大意，忘记帮其提交转专业申请，却在每学期末报考时帮学生报考了工商管理的科目，以致学生毕业审核出现异常，只能本学期先做转专业异动操作，下学期再进行毕业审核，延误了学生毕业时间。
1．2在档案整理过程中，管理不规范
学籍档案整理就是将从下属市县电大收集的原始材料，进行分类、排列。整理工作在整个学籍档案工作中占有极其重要的地位。在整理档案材料时，尽量做到分类准确、编排有序。近年来，国家、省教育厅行政部门非常重视高校的教学评估工作，把档案管理也列为评估范围，通过评估来促进档案管理的规范性。电大教育具有自身特点，其学籍档案形成过程时间跨度比较大，同时又缺乏统一性。目前中央开放生的学籍有效期为8年，从新生录取，注册到毕业发证，一般要经历三五年甚至更长的时间。休学、补考学生的学籍档案跨度时间更大。但凡涉及学籍异动的，为防止日后产生纠纷，部分异动记录甚至要保存直至学生毕业后的两到三年。由于周期长，分级管理，导致管理困难，规章制度难以落实到位，系统学籍档案管理存在多种问题。
1．2．1档案收集不系统、不完整广东电大分教点众多，所以对下属市县电大的学籍管理只能采取以市电大为单位统一收取材料，再汇总上缴省电大相关负责的学籍管理员。但仍有小部分县级电大教学点，由于跟市级电大存在管理分歧等问题，多次通知之下仍单独上报材料给省电大学籍管理员，也不报给所属市电大汇总，导致材料收集容易出现混乱遗漏的现象。
1．2．2学籍档案填写不规范目前广东电大学籍管理小范围内选择分模块，专人管理。比如跨省转学这一模块，下级电大在填写跨省转学汇总表的时候，时常漏注明会计学、工商管理专业的专业方向。如果不在转学审批表中详细标明转入电大的专业方向，很可能出现转错专业等问题，给学生和转入电大带来不便。所以在汇总全省学生跨省转学材料的时候，相关学籍管理人员都要多次单线联系下属电大确定学生的转学转专业方向，造成工作效率低下，易出错。
1．2．3学籍档案材料准备欠详尽，没有统一规格每学期的常规学生信息修改工作，包括在籍生和新生信息修改。经过2012年初大批量在籍生信息核对清理，目前这一块业务量相对较少。但是在提交关于学生更改名字或身份证号等身份信息的时候，经常遗漏派出所证明;或者没按要求将不是A4纸规格的证明贴在A4纸上，造成学籍档案的缺失，不合格。
1．3对档案的保存和利用重视不够，档案管理制度不健全，缺少系统的业务培训
长期以来，基层电大的学籍档案的保存条件较有限，保存方法落后，大多数的手工档案材料因为年代久远缺乏保养，存在丢失或缺漏等现象，也未通过现代信息技术把手工档案保存到电脑上。导致有时有些学生因为原始档案丢失需要补办录取花名册复印件和毕业生成绩单，都要上省电大档案室查询，费时费力，给学生带来不便。目前有关学籍材料的汇总表、审批表等常规表格都是随着办证文件下发，但是如补办毕业证明书，中英文成绩证明等其他利用率较低的表格，都是根据基层电大的需要再单独发放，也为日常业务工作带来不便。暂时没有完备齐全的业务表格电子版和使用操作规范流程。基层电大学籍档案管理一般都不配备专职人员，难以满足工作需求。人员流动性大，造成业务不熟练，专业知识不足，这些都容易导致学籍档案质次量少，工作不到位等现象。近五年来，省级电大教务部门都未曾组织过针对性的业务技能培训，只能通过下发学籍办证文件加以规范要求，也只是笼统到面，无法具体到点上。
2加强电大学籍档案科学管理的对策
学籍档案是成人高等教育档案的重要组成部分，为学校有序管理、教育评估、学生就业等方面创造条件。随着信息化步伐的加快，档案管理方式也由传统的档案实体化向档案信息化转变。学籍档案更是首当其冲。在这种背景下，我们更应积极应对，全面实现电大学籍档案工作的现代化、科学化、规范化。根据笔者五年来的学籍管理工作体会，提出几点建议。
2．1加强组织领导，更新观念，提高档案意识
“琐碎、繁杂、枯燥”是学籍档案管理工作的特点，要做好这项工作，首先应该明确，学籍档案管理的主体是学生，加强学籍档案管理归根到底是为了更好地为学生服务［3］。加强学籍档案管理是教学管理的需要，学籍管理也可以对教学管理起到参谋的作用。比如教学资源科经常都是根据学籍科提供的某科目课程注册人数来分配教学资源。不能重资源，轻整理。《高等学校档案管理办法》规定:“高校档案工作是办好学校的基础工作之一，各高等学校必须把档案工作纳入学校整体规划，加强对档案工作的领导和管理。”［4］可见，领导的重视和支持是开展档案管理工作的基础。必须把学籍档案工作纳入学校教务整体发展规划，完善管理体制，坚持“统一领导、分级管理”的原则，科学划分层级管理。学籍档案的归纳纳入各主管人员的职责范围，做到每学期每学年按时、完整、准确归档。
2．2建章立制，健全网络，落实职责，推进学籍档案管理的规范化
建立和完善各项规章制度，比如制定学籍管理规定、学籍收集整理制度、学籍管理人员岗位职责等，做到有章可循，有据可依，按章办理。制定统一的标准和要求，比如发放各类表格模板，规定材料的尺寸等。并且把相关制度要求整理成册并发放电子文档，方便基层电大管理人员查阅，使用，同时也使管理工作走向制度化、规范化。利用计算机进行辅助管理，以便准确、及时地提供大量的学生信息，促进管理水平的提高。目前已将DOS系统的毕业生数据库联合，完成数据的整合，再用ASP做成前台查询界面，以便毕业生或用人单位有需要的时候，学籍管理员可以迅速查询结果。电子学籍档案是学籍档案管理信息化建设的基础，是数字化校园建设的重要组成部分。加大经费投入，进行学籍档案管理数字化的研究，开发功能齐全的管理软件，建立动态学籍档案。利用电子学籍档案可以提高管理效率，更好地利用、开发档案资源，充分发挥电子学籍档案的信息功能。
2．3重视培养并建立一支稳定的高素质学籍档案管理队伍
建立相对稳定的高素质学籍档案管理工作队伍是提高档案管理水平的关键。首先要保持学籍档案管理员的相对稳定，条件允许下优化档案管理人员配置。由于基层电大管理人员经常身兼多职，因此在人员更换时，须先培训后上岗，完善交接工作，保证管理水平跟得上。其次是抓好对基层电大学籍管理人员的业务指导，通过岗位培训和专题培训，使他们熟练掌握档案管理的基本知识和专业技巧，熟知档案材料上缴要求，在理论和实践上成为本专业的行家里手，不断提高他们的业务素质，实现学籍档案的优化管理。同时，可以建立学籍档案管理的激励机制，每学年评选优秀基层学籍档案管理员，通过对上缴材料的检查和评估，树立典型，表彰先进，激发管理员们的责任意识和服务精神。
2．4档案管理要有偿利用
